Najważniejsze trendy w controllingu w 2024 roku
Rok 2024 przynosi nowe wyzwania w dziedzinie controllingu. Jakie narzędzia, technologie i praktyki będą kluczowe dla efektywnych działań controllingowych? Poznaj naszą subiektywną listę trendów w controllingu.
Przewidujemy, że w 2024 roku kontroling będzie koncentrować się na poprawie szybkości i transparentności procesów. Nasza analiza top 4 trendów w controllingu obejmuje:
- zwiększenie zwinności i elastyczności budżetowania i prognozowania,
- skrócenie terminów raportowania zarządczego,
- zapewnienie widoczności rentowności i marż generowanych przez centra zysków, kanały dystrybucji czy produkty,
- mocniejsze dostosowanie informacji zarządczej do potrzeb kadry zarządzającej.
Te hipotezy opieramy na potrzebach Klientów zgłaszanych do FlexiSolutions. Są to realne, praktyczne potrzeby controllingu, które w 2024 roku przełożą się w większości na projekty optymalizacji procesów i narzędzi. Naszym zdaniem stanowią one doskonały wyznacznik trendów controllingu na rok 2024.
Analizujemy bardzo „zróżnicowaną” próbę przedsiębiorstw. Co ciekawe, wyłaniające się trendy w controllingu są uniwersalne, odpowiednio odnoszą się do wyzwań firm na różnych etapach rozwoju organizacyjnego. Oczywiście szczegółowe projekty i działania będą odmienne w mniejszych firmach (budujących dopiero podstawy profesjonalnego kontrolingu) i dojrzałych korporacjach (które muszą dostosować ustabilizowane procesy do wyzwań wynikających z rosnących potrzeb informacyjnych oraz nasilającej się konkurencji).
Przyjrzyjmy się więc szczegółom najważniejszych wyzwań, które będą towarzyszyć pracy działów kontrolingu w najbliższym roku.
1# Zwiększenie „zwinności” prognozowania i budżetowania
W obliczu dynamicznie zmieniających się wymagań biznesowych metoda budżetowania bottom-up traci na znaczeniu w kontekście efektywności procesów budżetowania i prognozowania. Planowanie oddolne silnie obciąża menedżerów operacyjnych, którzy dodatkowo nie widzą istotnej wartości dodanej w wypełnianiu formatek kontrolingu. W rezultacie jakość budżetów przygotowanych metodą bottom-up jest niewystarczająca, a procesy negocjacji i uzgodnień budżetowych stają się czasochłonne i męczące.
Dodatkowo procesy planowania oddolnego okazują się zbyt wolne w kontekście wyzwań związanych z wdrożeniem procesów prognozowania.
W odpowiedzi na te wyzwania rośnie znaczenie narzędzi i systemu do budżetowania i prognozowania. Te zaawansowane technologie umożliwiają tworzenie elastycznych symulacji i analiz. Dzięki możliwości wprowadzania centralnych zmian w określonych parametrach firmy mogą szybko dostosowywać się do dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego. Takie narzędzia pozwalają również na efektywne dostosowanie planów finansowych do aktualnych priorytetów i inicjatyw operacyjnych, które pochodzą od właścicieli i zarządu.
Z naszych obserwacji wynika, że umiejętność i narzędzia pozwalające na tworzenie 2-3 wersji budżetu lub prognozy w krótkim czasie są obecnie jednym z najważniejszych trendów w controllingu. Dzięki temu kontrolerzy finansowi mogą skutecznie wspierać zarządzanie strategiczne, stając się cennymi partnerami biznesowymi. Potrafią oni szybko dostosować plany finansowe do bieżących potrzeb i przewidywać konsekwencje decyzji operacyjnych dla wyników finansowych i płynności firmy.
2# Skrócenie terminów raportowania zarządczego
Ogólnie rzecz biorąc, stosujemy dwie „strategie” radzenia sobie z tym wyzwaniem. Pierwsza polega na skróceniu terminu zamykania ksiąg obrachunkowych. Optymalizacja procesu wystawiania faktur, obiegu dokumentów i zawiązywania rezerw często pozwala „urwać” kilka dni, co przekłada się na wcześniejszą publikację raportów zarządczych.
Druga to automatyzacja samego procesu raportowania – zastępując ręczne przetwarzanie i budowanie danych w arkuszach kalkulacyjnych odpowiednimi mechanizmami systemowymi, zwykle skracamy proces o 1-2 dni robocze.
Jednak taka optymalizacja ma swoje granice. Publikacja raportów zarządczych w 5-6 dniu roboczym po zakończeniu miesiąca to zazwyczaj bardzo dobry wynik, trudny do dalszej poprawy bez istotnej zmiany podejścia do raportowania zarządczego. A przecież 5 lub 6 dzień roboczy oznacza, że mniej więcej 1/4 kolejnego miesiąca jest już za nami.
W odpowiedzi na to wyzwanie coraz więcej firm dzieli zamknięcie miesiąca na dwa etapy. W pierwszym etapie tworzą wyniki szacunkowe, bazując na danych operacyjnych, takich jak zrealizowana sprzedaż, produkcja, zamówienia klientów czy wykonane procedury medyczne. Te dane, połączone z wartościami historycznymi lub prognozowanymi, pozwalają uzyskać bardzo dobre przybliżenie ostatecznych wyników miesiąca.
Wdrażanie takich procesów i narzędzi, które je umożliwiają, jest coraz bardziej cenione przez firmy, dlatego umieszczamy raportowanie FLASH (jak często określana jest taka wersja danych wykonania) na drugim miejscu naszej listy trendów rozwoju controllingu w 2024 roku.
3# Jeszcze lepsza analiza rentowności
Pozycję numer „3” bez większych kontrowersji można zawsze umieścić na liście trendów kontrolingu. To niezawodny element, który wyjaśnia rolę controllingu w firmie: identyfikowanie źródeł i przyczyn zmian wyników finansowych firmy. Jeżeli chcielibyśmy opowiedzieć „po co w firmie jest controlling?”, to właśnie argument wskazujący rolę kontrolingu jako pomoc w wyjaśnieniu gdzie powstają oraz gdzie uciekają wyniki finansowe firmy.
Cykle koniunkturalne i dekoniunkturalne dotykają wszystkich branż i firm. Gdy nadchodzą trudniejsze czasy, kluczową kompetencją staje się zrozumienie, gdzie i dlaczego firma zarabia (lub nie zarabia) pieniądze.
Jak w praktyce przełożyć trend „poprawy zrozumienia rentowności przedsiębiorstwa” na praktyczne inicjatywy?
W części firm będzie to efektywnie oznaczało wdrożenie podstawowych narzędzi controllingu – odpowiedniej ewidencji przychodów i kosztów, optymalizacja procesów rozliczania produkcji czy alokacji kosztów. W tych przypadkach dużym „krokiem do przodu” będzie uzyskanie raportów, które pozwolą monitorować marże w przekroju klientów, rynków, grup produktowych czy projektów.
W dojrzałych organizacjach praca nad zrozumieniem rentowności firmy oznaczać będzie dalsze doskonalenie procesów ewidencji i rozliczania kosztów.
Dla wszystkich firm, zarówno większych, jak i mniejszych, wyzwaniem jest dostosowanie procesów raportowania zarządczego do zmian w modelu biznesowym. Innowacyjne usługi i nowe modele sprzedaży wymagają doskonalenia modeli rachunkowości zarządczej. Transformacja biznesowa wymaga „liczb”, które pozwolą ocenić, czy wdrażane zmiany dostarczają wartości dodanej dla klientów i czy przekładają się na poprawę rentowności sprzedaży.
4# Walka o talenty
Ostatni punkt naszej listy trendów controllingu dotyczy innych aspektów niż trzy poprzednie. Inspiracją dla umieszczenia na liście trendów controllingu 2024 walki o talenty było eksperckie opracowanie Think Tanku ICV, który w tym roku analizuje szczegółowo wyzwania kryjące się za hasłem „Controlling and New Work” (źródło: Think Tank Quarterly, Edition 37, August 2023 – przejdź do dokumentu)
Do tej pory skupialiśmy się na tym, „co” i „jak” powinien robić controlling. Jednak, aby osiągnąć te cele, potrzebni są kompetentni kontrolerzy otwarci na zmiany. „Walka o talenty” w świetle zmian technologicznych i demograficznych będzie trwałym trendem, a nie przejściowym wyzwaniem.
Wiele firm już teraz zmaga się z zatrudnieniem odpowiednich osób, gotowych do bycia partnerem biznesowym dla kadry zarządzającej. Jakie kompetencje będą potrzebne w kontrolingu w roku 2024 i kolejnych latach?
Pierwszą kluczową kompetencją jest umiejętność analitycznego myślenia. Kontroling wymaga kompetencji „inżynierskich” – umiejętności projektowania i wdrażania rozwiązań dostosowanych do specyfiki danej organizacji, z uwzględnieniem standardów i dobrych praktyk.
Naszym zdaniem nie ma gotowego „przepisu na kontroling”, który metodą kopiuj-wklej można przenieść do danej organizacji. Dlatego „inżynierowie kontrolingu” będą niezwykle cennymi pracownikami w świetle stałego doskonalenia i rozwoju procesów raportowania zarządczego, budżetowania i prognozowania.
Druga ważna kompetencja to umiejętność korzystania z nowych technologii. W perspektywie kilku lat controlling oparty wyłącznie na arkuszu kalkulacyjnym przejdzie do przeszłości. Excel nie zniknie i dalej będzie odgrywał ważną rolę w raportowaniu zarządczym, ale rosnąca ilość danych, skrócenie terminów czy wykorzystanie mechanizmów sztucznej inteligencji sprawi, że skuteczny kontroler będzie musiał odważnie radzić sobie z narzędziami IT.
Trzecim elementem są kompetencje interpersonalne. Kontrolerzy, jako partnerzy biznesowi, muszą umieć efektywnie komunikować się z menedżerami i budować relacje.
Powyższa charakterystyka to potencjalny profil „kontrolera 2030”. Co to oznacza tu i teraz i jak to przekłada się na trendy 2024 roku?
Z punktu widzenia firmy (Zarządu, Dyrektora Finansowego) kluczowe jest stworzenie warunków pracy. Te warunki powinny umożliwiać autonomię i skuteczne wdrażanie pomysłów. Zamiast angażowania ich w powtarzalne zadania, warto skupić się na innowacjach. Trudno oczekiwać, że ponadprzeciętne jednostki będą chciały utknąć w organizacji, która wykorzystuje ich talent do powtarzalnych zadań związanych z comiesięcznym przygotowywaniem raportów i wykonywaniem miesiąc w miesiąc tych samych zadań. Zadania te, które niedużym nakładem sił i środków mogą być zautomatyzowane.
Obecni kontrolerzy, niezależnie od etapu kariery, powinni w 2024 roku skupić się na technologii i branży IT. Wykorzystanie narzędzi wspierających pracę controllingu, takich jak Business Intelligence, systemy do budżetowania, raportowania czy oprogramowanie do konsolidacji, pozwoli nie tylko poprawić jakość pracy, ale również zbudować umiejętności cenione na rynku pracy.
Trendy w controllingu - podsumowanie
W 2024 roku liczymy na brak eskalacji konfliktów zbrojnych czy niespodziewanych kryzysów na miarę COVID-19. W takim kontekście nie przewidujemy wielkiej rewolucji w procesach controllingu, lecz raczej systematyczną ewolucję skierowaną na dostarczanie menedżerom wymaganej informacji zarządczej, która pozwala na zdobywanie przewagi konkurencyjnej.
Kierunek i trend zmian w controllingu odpowiada ogólnym trendom w życiu zawodowym i prywatnym. Rosnąca dostępność, przystępność cenowa i łatwość wykorzystania technologii IT, w tym AI napędza zmiany i umożliwia pokonywanie barier, które wcześniej wydawały się nieprzekraczalne.
Skuteczni „inżynierowie kontrolingu” powinni odważnie stawić czoła wyzwaniom i trendom 2024 roku, projektując narzędzia i procesy odpowiadające na potrzeby właścicieli, zarządów i menedżerów operacyjnych.
Komentarz eksperta:
