#MODUŁ Controllingu HR
Z FlexiEPM zyskujesz pełną kontrolę nad danymi personalnymi – od zatrudnienia, przez wynagrodzenia, aż po szczegółową analizę kosztów HR. Zamiast ręcznie zbierać dane z różnych źródeł, pracujesz w jednym, spójnym środowisku, które automatyzuje raportowanie i planowanie zatrudnienia. Dzięki temu szybciej podejmujesz trafne decyzje, optymalizujesz koszty osobowe i lepiej zarządzasz strukturą zespołu.
przewiń i dowiedz się więcej
Integracji z Microsoft Excel!
#Funkcjonalności FLEXIEPM
Poznaj system controllingu HR, który w pełni dopasujemy do struktury i potrzeb Twojej organizacji. Dzięki spójnemu modelowi planowania uprościsz analizy zatrudnienia, wynagrodzeń i kosztów personalnych, a budżetowanie i prognozowanie staną się integralną częścią codziennej pracy. Zamiast ręcznie zestawiać dane z różnych działów, skupisz się na tym, co kluczowe: podejmowaniu lepszych decyzji i budowaniu efektywnej polityki personalnej.
Zamiast tworzyć plany zatrudnienia i siatki płac w arkuszach Excela, korzystasz z jednego, zintegrowanego narzędzia. Możesz łatwo definiować wakaty, kontrolować zmiany stanowisk, planować nowe etaty oraz wprowadzać zmiany w strukturze zatrudnienia z poziomu budżetu. Dodatkowo zyskujesz narzędzia do zarządzania procesem akceptacji – bez potrzeby przesyłania plików między działami.
Tworzysz spójny model planistyczny, który obejmuje wszystkie składniki wynagrodzeń – w tym wynagrodzenia zasadnicze, dodatki, premie, benefity oraz koszty narzutów. Każdy element jest przypisany do konkretnego pracownika, zespołu lub stanowiska, co pozwala szczegółowo planować i kontrolować całościowe koszty osobowe w organizacji.
System automatycznie uwzględnia składki ZUS, PPK i inne narzuty wynikające z przepisów prawa oraz wewnętrznych zasad firmy. Gotowe formuły i wzorce uwzględniają różnice w typach umów (umowa o pracę, B2B, kontrakty menedżerskie), co pozwala na dokładne wyliczenie pełnego kosztu pracownika bez ręcznych przeliczeń.
Planuj rezerwy na premie kwartalne i roczne w oparciu o predefiniowane algorytmy i reguły wyliczeń. Automatyzacja uwzględnia warunki nabycia prawa do premii, progi procentowe, a także okresy rozliczeniowe. Dzięki temu proces tworzenia rezerw staje się spójny, powtarzalny i łatwy do prześledzenia — również dla audytu.
Twórz wiele alternatywnych wersji budżetu HR – w zależności od planów wzrostu zatrudnienia, strategii wynagrodzeń czy zmian organizacyjnych. Przechowuj historię zmian, analizuj scenariusze „co-jeśli” i porównuj ich wpływ na budżet – z dokładnością do stanowiska, zespołu lub całej organizacji.
Wymieniaj dane bezpośrednio z systemami kadrowymi i płacowymi, unikając ręcznego przepisywania informacji o etatach, stawkach, listach płac czy kartotekach pracowników. Automatyczna synchronizacja pozwala zachować spójność między planem a wykonaniem oraz znacząco skraca czas przygotowania danych.
Porównuj dane rzeczywiste z planem w czasie rzeczywistym. System automatycznie identyfikuje odchylenia w wynagrodzeniach, kosztach dodatkowych i narzutach – z możliwością filtrowania danych po działach, stanowiskach lub grupach kosztowych. Dzięki temu szybciej reagujesz na zmiany i masz pełną kontrolę nad realizacją założeń budżetowych.
Twój budżet HR jest bezpośrednio powiązany z budżetem finansowym. System automatycznie przypisuje dane personalne do Centrów Kosztów i jednostek organizacyjnych, zapewniając spójność raportowania i unifikację danych we wszystkich działach.
Dzięki temu unikasz rozbieżności i nie musisz ręcznie dopasowywać struktury HR do struktur finansowych.
Zaplanujesz nie tylko wynagrodzenia zasadnicze, ale także wszystkie dodatkowe koszty związane z zatrudnieniem pracownika. Uwzględnisz benefity, premie, szkolenia, wyposażenie stanowiska, koszty podróży służbowych, samochody, pakiety medyczne czy abonamenty. Zyskasz pełny obraz kosztów kadrowych — nie tylko w skali działu, ale całej organizacji.
#przykłady formatek
Zobacz, jak FlexiEPM upraszcza controlling personalny i sprawia, że planowanie zatrudnienia, analizowanie wynagrodzeń i kontrola kosztów stają się intuicyjne i wygodne. Korzystaj z narzędzia, które działa w znanym środowisku Excela, a jednocześnie oferuje zaawansowane funkcje analityczne – bez konieczności angażowania działu IT.
do uproszczenia procesów analitycznych w obszarze HR oraz wsparcia i usprawnienia procesów budżetowania, prognozowania i raportowania.
#KORZYŚCI
Zastanawiasz się, jak połączyć planowanie zatrudnienia z kosztami całkowitymi, zgodnością z regulacjami i wymogami controllingu?
W wielu firmach planowanie i raportowanie HR odbywa się w oderwaniu od narzędzi finansowych, co skutkuje dublowaniem danych, nieefektywnymi procesami i ryzykiem błędów. Trudno precyzyjnie oszacować koszty osobowe, uwzględnić wszystkie składniki płacowe i jednocześnie przygotować dane zgodne z wymogami finansowymi.
Z FlexiEPM to wszystko działa razem – w jednym środowisku. System pozwala zbudować precyzyjny model kosztów osobowych, który łączy plan zatrudnienia, budżet wynagrodzeń, narzuty i rezerwy z danymi controllingowymi. Zyskujesz zgodność z regulacjami, prostsze uzgodnienia z finansami i komfort pracy w narzędziu, które rozwija się wraz z Twoją organizacją.
Model planistyczny uwzględnia aktualne składki (ZUS, PPK), mechanizmy kalkulacji kosztów, struktury organizacyjne i wszystkie wymagane składniki wynagrodzeń. Dzięki temu masz pewność, że planowane koszty są zgodne z polityką firmy i przepisami prawa.
Twój budżet HR automatycznie trafia do struktur raportowania finansowego. Unikasz duplikowania danych i ręcznych uzgodnień z działem finansowym — listy płac, etaty i koszty są powiązane z kontami i Centrami Kosztów.
System rozwijany jest w Polsce i dostosowany do lokalnych realiów. Nasi konsultanci znają specyfikę controllingu HR, mówią po polsku i oferują szybkie, proaktywne wsparcie — zarówno przy wdrożeniu, jak i codziennym użytkowaniu.
Controlling personalny to dziś nie tylko kwestia budżetowania wynagrodzeń, ale realne wsparcie w zarządzaniu zasobami ludzkimi. FlexiEPM wybierają firmy, które chcą łączyć dane kadrowe z finansowymi w jednym, spójnym modelu planistycznym.
Nasi klienci to organizacje, które stawiają na transparentność, automatyzację i zgodność z regulacjami. Dzięki FlexiEPM zyskali precyzję w planowaniu zatrudnienia, lepszą kontrolę nad kosztami osobowymi oraz uproszczoną współpracę działów HR i controllingu.
#FAQ
Jak skutecznie planować zatrudnienie i kontrolować koszty osobowe? Zebraliśmy odpowiedzi na najczęstsze pytania o controlling personalny: łączenie danych kadrowych i finansowych, budżetowanie kosztów pracy, analizę odchyleń oraz przygotowywanie prognoz. Sprawdź, jak FlexiEPM pomaga działom HR, controllingu i finansów pracować na jednej, aktualnej wersji danych.
W niedużej organizacji pracującej na jednym systemie kadrowo-płacowym raportowanie luki płacowej da się przygotować nawet w arkuszu, a część dostawców systemów kadrowych z pewnością dołoży odpowiednie funkcje.
Trudność zaczyna się w grupach kapitałowych. Spółki pracują na różnych systemach kadrowo-płacowych, część podmiotów zagranicznych ma obsługę HR w outsourcingu, dochodzi wielowalutowość. Dane o tych samych rzeczach są w kilku miejscach i w kilku różnych układach.
Żeby porównać wynagrodzenia za pracę o jednakowej wartości, trzeba wcześniej te dane połączyć, ujednolicić i skategoryzować. Bez tego kroku porównanie nie ma sensu, bo porównuje się rzeczy nieporównywalne. To jest zadanie dla systemu stojącego ponad systemami kadrowo-płacowymi, a nie dla żadnego z nich osobno.
Dwa zestawy, oba miesiąc po miesiącu i osoba po osobie.
Pierwszy to dane o zatrudnieniu: stanowisko, poziom zaszeregowania, jednostka organizacyjna, rodzaj umowy, wymiar etatu, płeć, wykształcenie, staż pracy i wynagrodzenie zasadnicze.
Drugi to wynagrodzenia rzeczywiście wypłacone, czyli dane z list płac.
Dopiero na tej podstawie da się budować analizy porównawcze. Historia zatrudnienia jest tu równie ważna jak stan bieżący, bo bez niej nie widać, jak wynagrodzenia zmieniały się w czasie i czy zmiany były spójne dla podobnych stanowisk.
Trochę więcej. Hurtownia danych kojarzy się z dużym projektem technicznym, a tutaj skala danych nie jest wyzwaniem. To nie jest sprzedaż ani produkcja, gdzie miesięcznie powstają miliony operacji. Nawet organizacja licząca dwa czy pięć tysięcy pracowników nie generuje wolumenu, który sprawiałby trudność techniczną.
Wyzwanie leży gdzie indziej: w porządkowaniu. W regułach, słownikach i mapowaniach, które sprawiają, że na koniec dnia porównuje się jabłka do jabłek. To jest warstwa, której sama hurtownia nie dostarcza, a bez której analiza luki płacowej nie ma wartości dowodowej.
Punktem wyjścia jest budżet w wersji as-is, czyli obecni pracownicy z obecnymi wynagrodzeniami. Ta wersja powstaje bez udziału użytkownika, na podstawie danych już zgromadzonych w systemie.
Na tę bazę nakłada się w procesie planistycznym zmiany organizacyjne, awanse, wakaty i podwyżki. Model przelicza pozostałe składniki: dodatki, premie i nagrody zgodnie z regulaminem wynagradzania obowiązującym w firmie, składki ZUS po stronie pracodawcy, wpłaty PPK, składki na PFRON oraz odpisy na ZFŚS.
Zmiana parametru, na przykład stawki składki albo progu, wymaga jednej aktualizacji. Przeliczenie propaguje się na cały budżet.
Mechanizm działa na dwóch stawkach ZUS: jednej do momentu osiągnięcia rocznego limitu podstawy składek, czyli tak zwanej trzydziestokrotności przeciętnego wynagrodzenia, i drugiej, niższej, po jego przekroczeniu, gdy ustaje obowiązek opłacania składek emerytalnej i rentowej. Obie stawki i sama kwota limitu to parametry globalne systemu. Raz wpisane działają automatycznie dla wszystkich pracowników i wszystkich linii budżetowych.
Jeśli limit zostaje przekroczony w trakcie miesiąca, system nie przełącza stawki dla całej kwoty naraz. Nalicza składki proporcjonalnie, tylko od tej części podstawy, która jeszcze mieści się w limicie.
Osobno konfigurowana jest składka PPK i PPE, bo część pracodawców korzysta z pracowniczych planów kapitałowych, a część z pracowniczych programów emerytalnych, z innymi stawkami. Dział HR decyduje też, które linie kosztowe w budżecie w ogóle podlegają ozusowaniu, więc na przykład zwroty kosztów czy wybrane świadczenia można z automatycznego naliczania wyłączyć.
System i tak liczy to poprawnie. Nie czeka do końca miesiąca i nie przełącza stawki dla całej kwoty naraz. Sprawdza, jaka część wynagrodzenia mieści się jeszcze w limicie, a jaka go przekracza, i do każdej części stosuje właściwą stawkę składki. To samo dotyczy PPK, bo składka liczona jest tylko od tych elementów wynagrodzenia, które w regułach budżetowych oznaczono jako podlegające ozusowaniu.
W procesie opartym na plikach każdy uczestnik dostaje własny arkusz, który trzeba przygotować, zabezpieczyć hasłem i rozesłać, a potem zebrać i połączyć. Przy pięćdziesięciu czy stu osobach i wielostopniowej akceptacji to jest dużo pracy ręcznej i dużo okazji do pomyłki.
W FlexiEPM każdy menedżer pracuje na własnej formatce podłączonej do wspólnej bazy. Widzi wyłącznie swój zakres, a dane konsolidują się na bieżąco. Osoba prowadząca proces widzi w każdej chwili, kto już wypełnił swoją część, a kto jeszcze nie. Akceptacja przebiega w systemie, więc nie trzeba jej odtwarzać z korespondencji mailowej.
Tak, i to jest funkcja, którą klienci wskazują jako najbardziej odczuwalną zmianę. Można przygotować kilka wersji budżetu z różnymi wariantami podwyżek albo różnymi warunkami premiowymi i zestawić je obok siebie.
Praktyczna konsekwencja dotyczy roli działu HR w rozmowie z zarządem. Pytanie „a ile by to kosztowało, gdybyśmy dali dwa procent zamiast trzech” przestaje oznaczać kilka godzin pracy wieczorem. Odpowiedź powstaje w trakcie spotkania.
Celem przepisów nie jest raport, tylko doprowadzenie do równości wynagrodzeń. Jeżeli analiza pokaże różnice wykraczające poza przyjęte tolerancje, organizacja musi je wyrównać. Z raportowania przechodzi się więc wprost do budżetowania i procesu podwyżkowego.
W praktyce działa to tak: menedżer na formatce budżetowej widzi aktualne wynagrodzenie pracownika oraz porównanie tej kwoty do danych referencyjnych, czyli średniej na podobnym stanowisku w firmie albo mediany z zewnętrznego raportu płacowego. Na tej podstawie decyduje, czy i jaką podwyżkę zaplanować.
Dzięki temu decyzja zapada tam, gdzie jest wiedza o pracowniku, ale w oparciu o wspólne, porównywalne dane. Nie po to, żeby raport wyglądał lepiej, tylko żeby w kolejnym okresie nie było czerwonych flag.
Nie. Użytkownicy pracują w Excelu: tam wypełniają formatki, tam czytają raporty i tam robią analizy ad-hoc. Nie ma osobnego programu, do którego trzeba się logować i uczyć jego nawigacji.
W formatkach obowiązuje prosta konwencja kolorystyczna: pola żółte są do uzupełnienia, pozostałe są wyliczane albo zablokowane. Widać od razu, gdzie kończy się zakres odpowiedzialności danej osoby.
Osobne zaplecze administracyjne służy do zarządzania modelem: struktura grupy, plan kont, użytkownicy i uprawnienia, reguły przetwarzania, układy raportów. Pracują w nim nasi konsultanci oraz zwykle jedna do trzech osób po stronie klienta, dzięki czemu proste zmiany, jak dodanie spółki czy nowej pozycji raportowej, można wprowadzać samodzielnie.
CASE STUDIES
Sprawdź, z jakimi wyzwaniami mierzyliśmy się dotychczas i jakie rozwiązania wdrożyliśmy u naszych klientów.
Dlaczego controlling HR zyskuje dziś tak dużą rolę? Jakie korzyści daje elastyczny system, który łączy dane HR z finansami i pozwala na lepsze budżetowanie oraz raportowanie? Przeczytaj, jak FlexiEPM wspiera organizacje w zarządzaniu zasobami ludzkimi i budowaniu przewagi konkurencyjnej.
W pierwszym etapie wdrożenia FlexiEPM został wykorzystany jako narzędzie do raportowania wyników w układzie zarządczym. Sukces projektu zaowocował rozbudową rozwiązania o kolejne moduły. Obecnie FlexiEPM pokrywa wszystkie procesy i obszary controllingu. Rozwiązanie wspiera raportowanie, budżetowanie i prognozowanie, a z systemu korzysta pion finansów oraz analitycy i menedżerowie sprzedaży, marketingu i produkcji.
Grupa Wielton S.A., lider w branży motoryzacyjnej, zintegrowała procesy raportowania zarządczego, budżetowania i monitorowania wyników dzięki wdrożeniu FlexiEPM. System umożliwił automatyzację raportowania, ujednolicenie controllingu w międzynarodowej strukturze Grupy oraz wsparcie jej szybkiego rozwoju.
System służy dziś ponad 100 użytkownikom w Polsce i za granicą. Obejmuje budżetowanie, prognozowanie oraz zarządczą konsolidację wyników w ramach międzynarodowej struktury kapitałowej.
Pokażemy, jak FlexiEPM może skrócić zamknięcie miesiąca, uporządkować raporty i ograniczyć ryzyko błędów. 30 minut rozmowy, zero zobowiązań.
