Program do budżetowania - jakie funkcję są kluczowe?
Gdy chodzi o wybór oprogramowania do zarządzania budżetem, niezawodność i elastyczność są najbardziej kluczowymi cechami. Niezawodność oznacza zaufanie do danych pochodzących z systemu. Pewność, że budżety i prognozy prezentowane dla Zarządu i Właścicieli są wolne od błędów technicznych i niespójności. Elastyczność z kolei stanowi gwarancję, że model budżetowy będzie mógł być szybko dostosowany do zmieniających się struktur i potrzeb organizacji.
Dlatego FlexiSolutions stworzyło i rozwija platformę FlexiEPM. Jest to kompletne środowisko automatyzacji procesów controllingu, które w wielu firmach z powodzeniem wykorzystywane jest jako program do budżetowania. Zaprezentujemy Wam możliwości i wybrane funkcjonalności narzędzia do tworzenia cyklicznych budżetów.
Najważniejsze funkcje programów do budżetowania - co trzeba wiedzieć?
Programy do budżetowania stanowią fundament dla efektywnego zarządzania finansami w każdej organizacji. Ich rola wykracza daleko poza możliwości podstawowych arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Excel. Oferują one zaawansowane funkcje integracji danych, prognozowania, symulacji scenariuszy finansowych i analizy wariancji, co jest nieocenione dla nowoczesnego controllingu. Wspierają one również podejmowanie strategicznych decyzji poprzez precyzyjne śledzenie wydatków i przychodów.
Kluczowe funkcje, które powinien posiadać każdy zaawansowany system do budżetowania, to między innymi szczegółowe planowanie i prognozowanie, monitoring wykonania budżetu, analiza odchyleń, oraz wsparcie w podejmowaniu decyzji opartych na solidnych danych finansowych. Programy te umożliwiają zarządzanie przepływami pieniężnymi w czasie rzeczywistym, co jest kluczowe w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.
Projektowanie modelu planistycznego w programie do budżetowania
Kluczową cechą zaawansowanego programu do budżetowania jest możliwość projektowania modelu planistycznego. Dzięki temu system można w pełni dostosować do unikatowych potrzeb i struktury Twojej organizacji. Model ten składa się z różnorodnych elementów konfiguracji systemowej, które pozwalają na pełne odwzorowanie procesu controllingowego danej firmy.
Słowniki Planistyczne: W zaawansowanym programie do budżetowania, możesz projektować centralne hierarchie i katalogi. Obejmują one na przykład:
- Struktura organizacyjna: centra zysków i kosztów,
- Produkty lub usługi,
- Rynki, kanały dystrybucji i klienci
- Prowadzone projekty.
- Formatki i Raporty: W oprogramowaniu do controllingu, nie jesteś ograniczony do predefiniowanych układów i formatek. Zaawansowane systemy oferują elastyczność w projektowaniu własnych formatek i raportów.
- Reguły Budżetowe: Zintegrowane modele budżetowania pozwalają na definiowanie formuł i zasad, które automatycznie przetwarzają dane. Możesz na przykład planować sprzedaż, zarówno ilościową jak i wartościową, a także łączyć różne elementy kosztów i przychodów. Reguły budżetowe implementują często także „składanie” Rachunku Zysków i Strat ze szczegółowych modeli satelitarnych (sprzedaż, produkcja, marketing, koszty, capex, ipt).
Oprogramowanie do budżetowania, które oferuje te funkcje, umożliwia nie tylko efektywne zarządzanie finansami, ale także dostosowanie się do dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego. Dzięki zaawansowanym możliwościom projektowania i elastyczności, taki system staje się niezastąpionym narzędziem w efektywnym zarządzaniu finansami i procesami kontrolingowymi.
Centralne zarządzanie formatkami budżetowymi
W erze cyfryzacji i złożonych struktur organizacyjnych, centralne zarządzanie formatkami budżetowymi w zaawansowanych programach do budżetowania staje się kluczowym elementem. Jest to zwłaszcza ważne w dużych korporacjach, gdzie zastosowanie odpowiednich narzędzi do budżetowania może znacząco wpłynąć na efektywność procesów finansowych.
W procesie realizowanym za pośrednictwem arkusza kalkulacyjnego, wprowadzenie zmiany na formatce do budżetowania kosztów wykorzystywanej przez 50 lub więcej menedżerów wiąże się z dużą ilością pracy oraz ryzykiem „popsucia” formuł modelu Excel.
Program do budżetowania korzysta z szablonów formatek. W tym wypadku każdą zmianę wprowadzamy w jednym miejscu, a jej efekty są widoczne dla użytkowników natychmiast po jej publikacji w systemie. Podobnie wygląda aktualizacja formatek danymi wykonania.
Jeżeli proces budżetowy trwa przez kilka tygodni lub miesięcy, to bezpośrednio po każdorazowym zamknięciu miesiąca zaktualizowane dane mogą pojawić się na formatkach użytkowników. Dzięki temu przez cały proces budżetowania użytkownicy korzystają najbardziej aktualnych danych referencyjnych.
Przepływ informacji pomiędzy uczestnikami procesu budżetowania
Tworzenie różnych wersji budżetu
Dużą wartością dodaną programu do budżetowania jest możliwość tworzenia alternatywnych wersji planu. Z jednej strony funkcjonalność ta może zostać wykorzystana do archiwizacji wersji historycznych powstających w trakcie kilkumiesięcznego procesu. Monitorowanie zmian i korekt wprowadzanych w kolejnych wersjach budżetu zapewnia odpowiednią transparentność dla wszystkich uczestników.
Równocześnie możliwość korzystania z wersji historycznych może być krytyczną funkcjonalnością w przypadku, gdy firma dokonuje śródrocznych rewizji budżetu. W takim przypadku przygotowanie raportów zarządczych może wymagać prezentacji „obok siebie” dwóch wersji budżetu – oryginalnej oraz zaktualizowanej.
Z drugiej strony, program do budżetowania pozwala jednocześnie budować kilka różnych wariantów budżetu lub prognozy po to, by finalnie wybrać optymalny scenariusz. Zaawansowane rozwiązania wspierające budżetowanie i prognozowanie pozwalają także na projektowanie scenariuszy symulacyjnych.
Takie podejście pozwala centralnie zmodyfikować wybrane parametry modelu budżetowego (np. zwiększyć sprzedaż określonego produktu o 10%) i pokazać automatycznie nową skonsolidowaną wersję budżetu uwzględniająca taką zmianę.
Monitorowanie realizacji w programie do budżetowania
Program do budżetowania powinien gwarantować możliwość skutecznego raportowania danych wykonania. Jest to kluczowe, aby zautomatyzować proces monitorowania i porównywania wyników bieżącego okresu z założonymi planami finansowymi. Dlaczego?
Zautomatyzowane Raporty Zarządcze
Typowe raporty zarządcze w programie do budżetowania prezentują bieżące wyniki finansowe w kontekście zarówno budżetu, jak i lat ubiegłych. Struktury planistyczne tworzymy w taki sposób, że można je bezpośrednio wykorzystać do monitorowania realizacji celów finansowych firmy.
Dane Bieżące jako Punkt Odniesienia
W programach do budżetowania, formatki planistyczne nie tylko uwzględniają dane historyczne, ale także służą jako punkt odniesienia dla przyszłych planów. Dlatego programy do budżetowania oferują funkcję automatycznego generowania propozycji budżetu na podstawie danych historycznych i określonych wskaźników wzrostu.
Integracja z systemami
Kluczową funkcją programu do budżetowania jest jego zdolność do integracji z istniejącymi systemami ERP lub finansowo-księgowymi w organizacji. Nie chodzi tu tylko o techniczny aspekt komunikacji między systemami, ale również o elastyczność w transformowaniu danych księgowych do modelu planistycznego. Wybierając program do budżetowania, de facto wybieramy platformę do automatyzacji szerokiego zakresu procesów controllingu.
Program do budżetowania - kluczowy element nowoczesnego controllingu
FlexiEPM to nasza odpowiedź na wyzwania zarządzania finansami, jest liderem na rynku wśród programów do budżetowania. Dostarcza on kompleksowe rozwiązania umożliwiające zarówno szczegółowe przygotowanie budżetów, jak i zaawansowane prognozowanie finansowe.
Niezależnie od wielkości organizacji – czy to wielka korporacja z tysiącami pracowników, czy dynamicznie rozwijające się małe przedsiębiorstwo – FlexiEPM dostosowuje się do indywidualnych potrzeb, oferując narzędzia niezbędne do efektywnego zarządzania finansami. W dzisiejszym świecie efektywny controlling to podstawa sukcesu biznesowego, a FlexiEPM stanowi o sile i skuteczności procesu budżetowego w każdym nowoczesnym dziale controllingu.
