Controlling kosztów to planowanie, monitorowanie i analiza kosztów operacyjnych: od budżetu, przez comiesięczne raporty realizacji, po analizę odchyleń i rozliczenie kosztów na jednostki, produkty czy projekty.
FlexiEPM łączy te elementy w jednym modelu danych. Budżet, prognoza i wykonanie liczą się według tych samych reguł i są dostępne dla controllingu oraz menedżerów w tym samym momencie.
Excel zostaje jako interfejs pracy. Znika przesyłanie plików mailem, uzgadnianie wersji i ręczne sklejanie danych z systemu księgowego.
Wdrażając FlexiEPM zyskasz skuteczne narzędzie controllingu kosztów. System przetwarza i przechowuje dane wykonania. Jednocześnie FlexiEPM wspiera controlling w przygotowaniu budżetów i prognoz. W ten sposób połączysz wszystkie dostępne dane w spójnym procesie zarządzania kosztami.
FlexiEPM automatyzuje comiesięczny proces raportowania kosztów. Interfejsy do systemów finansowo-księgowych, reguły raportowania zarządczego i spójny model danych sprawiają, że raporty realizacji budżetu stają się dostępne na jedno kliknięcie.
Interfejs użytkownika zintegrowany z Microsoft Excel pozwoli Ci zachować zgodność z obecnymi formatami i szablonami raportowania kosztów. Z FlexiEPM masz pewność, że uda Ci się przenieść do systemu obecne raporty.
FlexiEPM pozwoli Ci raportować, analizować i monitorować koszty w układzie miesięcznym, kwartalnym czy narastającym. Możliwa jest również konfiguracja raportów z wykorzystaniem 12-miesięcznego okna kroczącego. Jednocześnie system gwarantuje spójność i niezmienność danych referencyjnych i historycznych.
FlexiEPM pobiera zaksięgowane dokumenty bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego i przekłada je na wymiary controllingowe. Tabele mapujące grupują konta rodzajowe do kategorii budżetowych, więc układ raportu odpowiada strukturze controllingu, a nie planowi kont.
System łączy się z systemami finansowo-księgowymi i ERP, między innymi z Microsoft Dynamics, enova365 i Comarch, a z rozwiązaniami chmurowymi przez API. Zakres integracji ustalamy indywidualnie, po przejrzeniu środowiska źródłowego. Więcej o tym, jak to wygląda technicznie, znajdziesz na stronie architektury systemu FlexiEPM.
Raport jest gotowy od razu po imporcie danych. Możesz go budować w układzie miesięcznym, kwartalnym, narastającym albo w 12-miesięcznym oknie kroczącym, a dane referencyjne i historyczne zostają niezmienne, więc raport sprzed pół roku wygląda dokładnie tak samo jak wtedy, gdy powstał.
Kierownicy jednostek organizacyjnych i dysponenci budżetów dostają raporty dopasowane do zakresu swojej odpowiedzialności. System zarządza uprawnieniami, więc każdy widzi tylko swoje dane, a controlling nie przygotowuje osobnego pliku dla każdej osoby.
Funkcja drążenia danych prowadzi od pozycji w raporcie do analitycznego rozbicia i dokumentu księgowego, który się na nią złożył. Menedżer, który nie zgadza się z liczbą, sprawdza ją sam, zamiast czekać na odpowiedź controllingu. Więcej o samej analizie odchyleń przeczytasz na stronie monitorowania realizacji budżetu.
Interfejs pozostaje w Microsoft Excel, więc raport wygląda tak, jak wyglądał dotychczas. To skraca czas wdrożenia i ogranicza potrzebę szkoleń, bo zespół pracuje w układzie, który już zna.
Formularze budżetowe trafiają do menedżerów w znajomym układzie, a wprowadzone dane konsolidują się automatycznie. Reguły planowania i formuły budżetowe odwzorowują sposób, w jaki organizacja liczy koszty, więc model w systemie odpowiada rzeczywistemu procesowi, a nie odwrotnie.
Budżet kosztów łączy się z innymi strumieniami planowania: sprzedażą, inwestycjami i zatrudnieniem. Zmiana planu przychodów albo planu etatów przelicza koszty zmienne i osobowe automatycznie, bez ręcznego uzgadniania między działami. Pełny zakres funkcji opisujemy na stronie budżetowania i prognozowania.
Wersje budżetu są zapisane osobno, więc porównanie wariantu bazowego z wariantem oszczędnościowym nie wymaga tworzenia kolejnych plików z datą w nazwie. Zatwierdzona wersja zostaje zamrożona, a kolejna prognoza dokłada się jako nowy wariant, zamiast ją nadpisywać.
FlexiEPM rozlicza koszty ogólne na centra zysku, jednostki biznesowe, klientów, kanały dystrybucji i projekty. Reguły alokacyjne są zdefiniowane w systemie, a nie w pojedynczym arkuszu, więc przeliczają się automatycznie po każdej zmianie danych źródłowych, nawet w modelach wieloetapowych.
W TU INTER Polska w systemie działa ponad 100 reguł alokacyjnych obejmujących 2 spółki. Proces, który wcześniej opierał się na ponad 100 arkuszach Excel rozproszonych w różnych lokalizacjach i angażował około 40 osób, dziś kończy się odświeżeniem danych w około 15 minut. Więcej o tym wdrożeniu przeczytasz w case studies.
Każda zmiana wartości w budżecie albo w regule alokacyjnej zostaje zapisana razem z informacją, kto i kiedy ją wprowadził. Nie trzeba odtwarzać historii z wątku mailowego ani pytać, czy dana korekta była uzgodniona.
Dostęp do danych ustawiasz na poziomie jednostki, wymiaru i typu operacji, a integracja z Active Directory i SSO pozwala logować się przez istniejące konta firmowe. Zatwierdzony budżet zostaje zamrożony jako punkt odniesienia, a kolejne prognozy dokładają się jako nowa wersja, zamiast go nadpisywać.
To pytanie wraca przy każdym audycie i przy rozmowie z zarządem o to, skąd wzięła się dana liczba. Więcej pytań technicznych i formalnych zebraliśmy na stronie FAQ.
#BAZA WIEDZY
Systemy IT w controllingu coraz częściej przestają być postrzegane wyłącznie jako koszt, a stają się inwestycją. Jak jednak rozwiązania EPM i automatyzacja usprawniają budżetowanie, raportowanie oraz konsolidację danych? I czy nowoczesne systemy IT rzeczywiście się opłacają?
Proces konsolidacji w grupie kapitałowej może działać sprawnie bez zaawansowanych narzędzi, ale gdy rośnie liczba spółek i pojawia się więcej danych oraz wymagań, ręczne podejście zaczyna być niewystarczające. Jak jednak wsparcie systemowe może realnie usprawnić przygotowanie sprawozdania skonsolidowanego? Oto cztery różne przykłady!
Awans na stanowisko CFO to moment, w którym zmienia się sposób działania. To, co wcześniej było atutem, czyli operacyjne zaangażowanie, znajomość raportów i biegłość w Excelu, może szybko stać się pułapką. Na przykładzie dwóch polskich firm pokazuję, dlaczego o sukcesie wdrożenia systemu klasy EPM nie decyduje sam system, lecz rola, jaką odgrywa CFO.
Pokażemy, jak FlexiEPM może skrócić zamknięcie miesiąca, uporządkować raporty i ograniczyć ryzyko błędów. 30 minut rozmowy, zero zobowiązań.
