CASE STUDY

Automatyzacja raportowania do GUS

Polski oddział międzynarodowej sieci handlowej potrzebował narzędzia, które zoptymalizowałoby pracę zespołu odpowiedzialnego za raportowanie. Okresowe przekazywanie danych do Głównego Urzędu Statystycznego, obejmujące ponad 80 spółek działających w Polsce, stanowiło znaczne obciążenie dla zasobów firmy.

FlexiEPM w pełni zautomatyzował proces raportowania – od importu danych z systemu SAP R/3 po przesyłkę gotowych raportów bezpośrednio do serwisu GUS.
automatyzacja raportowania
SAP R/3

Automatyczna integracja danych z SAP/R3 zapewniająca spójne i zgodne z wymogami GUS raportowanie.

Okresy fiskalne

Automatyczna konwersja danych finansowych z cyklu październik-wrzesień na wymagane okresy kalendarzowe.

Workflow

Formularze umożliwiające ręczne wprowadzenie wybranych danych.

RPA

Automatyzacja wysyłki meldunków do portalu GUS.

Szczegóły projektu

  • Pełna automatyzacja okresowych raportów do GUS, usprawniająca procesy księgowości, raportowania i sprawozdawczości.
  • Znaczne usprawnienie procesów angażujących zespoły księgowości, raportowania i sprawozdawczości.​
  • Rozwiązanie w pełni dostosowane do lokalnych wymogów sprawozdawczych, z pełną integracją z korporacyjnym systemem ERP.​
  • Generowanie raportów GUS z danych SAP R/3, z uwzględnieniem modułów środków trwałych, księgi głównej i rejestru sprzedaży.

Wyzwanie

Wyzwanie z raportowaniem do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS)

Media Saturn Holding Polska, jako część międzynarodowej grupy Metro Group i lider handlu RTV/AGD w Polsce, opiera działalność na rozbudowanych korporacyjnych systemach IT, w tym SAP R/3.

  • System SAP nie obsługuje jednak w pełni lokalnych potrzeb raportowych, co stwarza trudności w generowaniu wymaganych przez GUS raportów i meldunków.
  • Dodatkowo, ponad 80 spółek w Polsce jest zobligowanych do okresowego przesyłania szczegółowych raportów.


Media Saturn potrzebował więc narzędzia, które automatyzowałoby procesy raportowania, minimalizując konieczność ręcznego uzupełniania danych i formularzy.

Rozwiązanie

FlexiEPM - pełna automatyzacja raportowania do GUS

FlexiEPM zautomatyzował przygotowanie i przesyłanie raportów GUS. System obejmuje automatyczne raportowanie w ramach takich zestawień, jak:

  • DG-1: Miesięczne meldunki o działalności gospodarczej.
  • F-01: Kwartalne sprawozdania o przychodach, kosztach, wyniku finansowym oraz nakładach na środki trwałe.
  • RF-01: Kwartalne sprawozdania o aktywach i pasywach finansowych.
FlexiEPM zapewnia integrację danych z SAP R/3 z modułu środków trwałych, księgi głównej oraz rejestru sprzedaży, umożliwiając generowanie danych z zachowaniem spójnych reguł raportowania dla wszystkich jednostek gospodarczych w jednym, zintegrowanym pliku.

System zapewnia też weryfikację danych przez odpowiednie osoby odpowiedzialne w strukturze organizacyjnej, a dzięki regułom mapowania i tabelom konwersji przetwarzanie jest spójne, bezpieczne i zgodne z wymaganiami.
Integracja danych z SAP/R3

Raporty GUS przygotowywane są na podstawie danych z systemu SAP R/3. FlexiEPM importuje dane z kluczowych modułów SAP: modułu środków trwałych, księgi głównej oraz rejestru sprzedaży. Takie podejście pozwala na efektywne generowanie danych dla wszystkich jednostek gospodarczych w jednym pliku, zapewniając pełną zgodność z wymaganiami GUS, jednolite reguły raportowania oraz spójność danych.

Do FlexiEPM importowane są zestawienia z:

  • modułu środków trwałych (operacje na środkach trwałych i wartościach niematerialnych i prawnych, niezbędne do poprawnej prezentacji nakładów inwestycyjnych),
  • księgi głównej (zestawienie sald i obrotów dla raportowania przychodów, kosztów oraz sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa),
  • rejestru sprzedaży (obroty w podziale na stawki podatku VAT).

W systemie zdefiniowano reguły mapowania i tabele konwersji, które odpowiadają za przypisanie odpowiednich słowników wejściowych SAP R/3 do właściwych linii sprawozdań GUS. Te mechanizmy umożliwiają bezbłędne przyporządkowanie wartości do odpowiednich raportów i meldunków, gwarantując zgodność z wymogami prawnymi oraz jednolitość raportów. Dzięki temu proces raportowania w Media Saturn Holding Polska staje się w pełni zautomatyzowany i wolny od błędów wynikających z ręcznego przetwarzania.

Automatyczna wysyłka raportów GUS w formacie XML

System informatyczny GUS umożliwia przesyłanie raportów i meldunków w formie plików XML. W ramach wdrożenia FlexiEPM opracowano dedykowany mechanizm, który automatycznie generuje pliki XML zgodne z wymaganiami GUS. Dzięki tej funkcjonalności wyeliminowano konieczność ręcznego wypełniania formularzy online, co dotychczas wiązało się z ryzykiem popełniania błędów oraz znacznym nakładem czasu ze strony zespołów odpowiedzialnych za raportowanie.

  • System umożliwia pełną automatyzację procesu raportowania do GUS, eliminując wszelkie krytyczne punkty, które wcześniej były podatne na błędy ludzkie.
  • FlexiEPM jest w stanie generować kilkaset raportów kwartalnie, zapewniając terminowość oraz zgodność z wymaganiami prawnymi.
  • Automatyzacja ta przekłada się na oszczędność dziesiątek godzin w każdym kwartale, co oznacza nie tylko oszczędność czasu, ale także redukcję kosztów operacyjnych oraz zwiększenie wydajności.

Korzyści

Oszczędność czasu i redukcja błędów operacyjnych

Dzięki pełnej automatyzacji procesu raportowania FlexiEPM umożliwia znaczącą oszczędność czasu pracy zespołów zaangażowanych w przygotowanie raportów GUS.

Automatyzacja generowania i przesyłania raportów skutkuje eliminacją błędów ludzkich i zminimalizowaniem punktów krytycznych, które wcześniej wymagały intensywnej weryfikacji. Firma oszczędza dziesiątki godzin kwartalnie, co przekłada się na wymierne oszczędności kosztowe.

Zgodność z przepisami i zwiększenie efektywności operacyjnej

FlexiEPM został zaprojektowany tak, aby spełniać wszystkie wymogi polskiego prawa w zakresie raportowania do GUS. Automatyczne przetwarzanie danych fiskalnych na układ kalendarzowy wymagany przez GUS sprawia, że firma nie musi angażować dodatkowych zasobów, a raporty są generowane terminowo i zgodnie z przepisami.

Integracja z korporacyjnym systemem ERP

Dzięki pełnej integracji z systemem SAP oraz korporacyjnym systemem ERP, FlexiEPM umożliwia bezpośrednie importowanie danych z modułu środków trwałych, księgi głównej oraz rejestru sprzedaży. Zapewnia to spójność i jednolite reguły raportowania dla wszystkich jednostek gospodarczych, co skutkuje większą dokładnością danych i zgodnością z wymaganiami GUS.

Podsumowanie projektu w liczbach

spółek objętych wdrożeniem
0 +
oszczędzonych godzin kwartalnie
~ 0
raportów generowanych co miesiąc
0 +
czas wysyłki kompletu raportów F-01
~ 0

Rekomendacja Klienta

Współpraca z FlexiSolutions pozwoliła mi na stworzenie elastycznego ekosystemu, który adresuje trudne problemy operacyjne takie jak planowanie sprzedaży i w spójny sposób odzwierciedla je w obszarze controllingowym.

Szczególnie warto podkreślić elastyczność rozwiązań i podejście zespołu FlexiSolutions wysoko zorientowane na rozwiązanie problemu – mogliśmy dzięki temu znaleźć niestandardowe rozwiązania, z którymi nie radziły sobie pudełkowe systemy.

Michał Gumiński

Dyrektor Finansowy w Torf Corporation

media saturn
BAZA WIEDZY

Dowiedz się więcej

na naszym blogu

Webinar dla użytkowników systemu
Pozostałe
Webinar dla użytkowników systemu

W styczniu zmieniliśmy nazwę naszego systemu – oprogramowanie, które znacie jako „FlexiReporting”, funkcjonuje pod marką FlexiEPM. Nowa nazwa podkreśla pełne spektrum możliwości naszego rozwiązania w obszarze Enterprise Performance Management.
Zmiana nazwy zbiegła się z premierą nowej wersji systemu, nad którą intensywnie pracowaliśmy przez ostatnie miesiące. Dlatego zapraszamy na bezpłatny webinar, podczas którego przedstawimy kluczowe zmiany, scenariusze migracji oraz plany dalszego rozwoju.

Czytaj więcej >
FlexiReporting zmiana nazwy
Pozostałe
FlexiReporting zmienia się na FlexiEPM

W styczniu nastąpiła istotna zmiana dla naszej platformy – FlexiReporting stał się FlexiEPM. Dlaczego zdecydowaliśmy się na zmianę nazwy? Jakie korzyści przynosi to naszym klientom? W tym wpisie odpowiemy na te pytania i przybliżymy, co kryje się za procesem transformacji naszego oprogramowania.

Czytaj więcej >
rynek EPM
Pozostałe
EPM w Polsce: Rynek dla wybranych czy nisza pełna możliwości?

Rynek Enterprise Performance Management (EPM) w Polsce to wciąż dość wąska specjalizacja. Według branżowych szacunków zajmuje się nim zaledwie kilka firm, a samych specjalistów można liczyć w dziesiątkach. Dlaczego tak niewielu decyduje się na tę ścieżkę kariery, mimo że oferuje ona ciekawą i dobrze płatną pracę? Przyjrzyjmy się bliżej.

Czytaj więcej >

Umów konsultację z ekspertem

Uporządkuj procesy planowania, controllingu, raportowania i konsolidacji w jednym systemie.
Wyeliminuj błędy i zmniejsz czasochłonność dzięki integracji i automatyzacji.
Mariusz Sumiński
Mariusz Sumiński

Dyrektor Zarządzający, Współzałożyciel