SAP R/3
Automatyczna integracja danych z SAP/R3 zapewniająca spójne i zgodne z wymogami GUS raportowanie.
Okresy fiskalne
Automatyczna konwersja danych finansowych z cyklu październik-wrzesień na wymagane okresy kalendarzowe.
Workflow
Formularze umożliwiające ręczne wprowadzenie wybranych danych.
RPA
Automatyzacja wysyłki meldunków do portalu GUS.
Szczegóły projektu
- Pełna automatyzacja okresowych raportów do GUS, usprawniająca procesy księgowości, raportowania i sprawozdawczości.
- Znaczne usprawnienie procesów angażujących zespoły księgowości, raportowania i sprawozdawczości.
- Rozwiązanie w pełni dostosowane do lokalnych wymogów sprawozdawczych, z pełną integracją z korporacyjnym systemem ERP.
- Generowanie raportów GUS z danych SAP R/3, z uwzględnieniem modułów środków trwałych, księgi głównej i rejestru sprzedaży.
Wyzwanie
Wyzwanie z raportowaniem do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS)
Media Saturn Holding Polska, jako część międzynarodowej grupy Metro Group i lider handlu RTV/AGD w Polsce, opiera działalność na rozbudowanych korporacyjnych systemach IT, w tym SAP R/3.
- System SAP nie obsługuje jednak w pełni lokalnych potrzeb raportowych, co stwarza trudności w generowaniu wymaganych przez GUS raportów i meldunków.
- Dodatkowo, ponad 80 spółek w Polsce jest zobligowanych do okresowego przesyłania szczegółowych raportów.
Media Saturn potrzebował więc narzędzia, które automatyzowałoby procesy raportowania, minimalizując konieczność ręcznego uzupełniania danych i formularzy.
Rozwiązanie
FlexiEPM - pełna automatyzacja raportowania do GUS
FlexiEPM zautomatyzował przygotowanie i przesyłanie raportów GUS. System obejmuje automatyczne raportowanie w ramach takich zestawień, jak:
- DG-1: Miesięczne meldunki o działalności gospodarczej.
- F-01: Kwartalne sprawozdania o przychodach, kosztach, wyniku finansowym oraz nakładach na środki trwałe.
- RF-01: Kwartalne sprawozdania o aktywach i pasywach finansowych.
Integracja danych z SAP/R3
Raporty GUS przygotowywane są na podstawie danych z systemu SAP R/3. FlexiEPM importuje dane z kluczowych modułów SAP: modułu środków trwałych, księgi głównej oraz rejestru sprzedaży. Takie podejście pozwala na efektywne generowanie danych dla wszystkich jednostek gospodarczych w jednym pliku, zapewniając pełną zgodność z wymaganiami GUS, jednolite reguły raportowania oraz spójność danych.
Do FlexiEPM importowane są zestawienia z:
- modułu środków trwałych (operacje na środkach trwałych i wartościach niematerialnych i prawnych, niezbędne do poprawnej prezentacji nakładów inwestycyjnych),
- księgi głównej (zestawienie sald i obrotów dla raportowania przychodów, kosztów oraz sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa),
- rejestru sprzedaży (obroty w podziale na stawki podatku VAT).
W systemie zdefiniowano reguły mapowania i tabele konwersji, które odpowiadają za przypisanie odpowiednich słowników wejściowych SAP R/3 do właściwych linii sprawozdań GUS. Te mechanizmy umożliwiają bezbłędne przyporządkowanie wartości do odpowiednich raportów i meldunków, gwarantując zgodność z wymogami prawnymi oraz jednolitość raportów. Dzięki temu proces raportowania w Media Saturn Holding Polska staje się w pełni zautomatyzowany i wolny od błędów wynikających z ręcznego przetwarzania.
Automatyczna wysyłka raportów GUS w formacie XML
System informatyczny GUS umożliwia przesyłanie raportów i meldunków w formie plików XML. W ramach wdrożenia FlexiEPM opracowano dedykowany mechanizm, który automatycznie generuje pliki XML zgodne z wymaganiami GUS. Dzięki tej funkcjonalności wyeliminowano konieczność ręcznego wypełniania formularzy online, co dotychczas wiązało się z ryzykiem popełniania błędów oraz znacznym nakładem czasu ze strony zespołów odpowiedzialnych za raportowanie.
- System umożliwia pełną automatyzację procesu raportowania do GUS, eliminując wszelkie krytyczne punkty, które wcześniej były podatne na błędy ludzkie.
- FlexiEPM jest w stanie generować kilkaset raportów kwartalnie, zapewniając terminowość oraz zgodność z wymaganiami prawnymi.
- Automatyzacja ta przekłada się na oszczędność dziesiątek godzin w każdym kwartale, co oznacza nie tylko oszczędność czasu, ale także redukcję kosztów operacyjnych oraz zwiększenie wydajności.
Korzyści
Oszczędność czasu i redukcja błędów operacyjnych
Dzięki pełnej automatyzacji procesu raportowania FlexiEPM umożliwia znaczącą oszczędność czasu pracy zespołów zaangażowanych w przygotowanie raportów GUS.
Automatyzacja generowania i przesyłania raportów skutkuje eliminacją błędów ludzkich i zminimalizowaniem punktów krytycznych, które wcześniej wymagały intensywnej weryfikacji. Firma oszczędza dziesiątki godzin kwartalnie, co przekłada się na wymierne oszczędności kosztowe.
Zgodność z przepisami i zwiększenie efektywności operacyjnej
FlexiEPM został zaprojektowany tak, aby spełniać wszystkie wymogi polskiego prawa w zakresie raportowania do GUS. Automatyczne przetwarzanie danych fiskalnych na układ kalendarzowy wymagany przez GUS sprawia, że firma nie musi angażować dodatkowych zasobów, a raporty są generowane terminowo i zgodnie z przepisami.
Integracja z korporacyjnym systemem ERP
Dzięki pełnej integracji z systemem SAP oraz korporacyjnym systemem ERP, FlexiEPM umożliwia bezpośrednie importowanie danych z modułu środków trwałych, księgi głównej oraz rejestru sprzedaży. Zapewnia to spójność i jednolite reguły raportowania dla wszystkich jednostek gospodarczych, co skutkuje większą dokładnością danych i zgodnością z wymaganiami GUS.
Podsumowanie projektu w liczbach
Rekomendacja Klienta
Współpraca z FlexiSolutions pozwoliła mi na stworzenie elastycznego ekosystemu, który adresuje trudne problemy operacyjne takie jak planowanie sprzedaży i w spójny sposób odzwierciedla je w obszarze controllingowym.
Szczególnie warto podkreślić elastyczność rozwiązań i podejście zespołu FlexiSolutions wysoko zorientowane na rozwiązanie problemu – mogliśmy dzięki temu znaleźć niestandardowe rozwiązania, z którymi nie radziły sobie pudełkowe systemy.
Michał Gumiński
Dyrektor Finansowy w Torf Corporation
