System controllingowy – jaki wybrać?

Sprawny system do controllingu to podstawa efektywnie działającego działu controllingu i generowania odpowiedniej informacji zarządczej. Odpowiednie oprogramowanie pozwoli zoptymalizować pracę kontrolerów i analityków.

Właściwie przetworzone dane umożliwią skuteczne planowanie, kierowanie, kontrolowanie oraz motywowanie, które przełoży się na podejmowanie trafnych decyzji dotyczących operacyjnych i strategicznych działań w przedsiębiorstwie.

Czym zajmuje się controlling?

Controlling to kompleksowy system zarządzania, który wspiera przedsiębiorstwa w podejmowaniu strategicznych decyzji. Jego głównym celem jest zapewnienie efektywności i rentowności działalności firmy poprzez dostarczanie kluczowych informacji finansowych i operacyjnych. Obejmuje planowanie, kontrolę oraz analizę wyników, co pozwala na monitorowanie realizacji założonych celów oraz identyfikowanie potencjalnych zagrożeń i możliwości. 

Więcej o procesach za które odpowiada dział controllingu przeczytasz w tym artykule. Przeczytaj też, jaką role pełni controlling w firmie, zdaniem ekspertów.

Charakterystyka efektywnego systemu controllingu

Odpowiedni system controllingu umożliwiający budowanie przez kontrolerów i analityków pozycji partnera biznesowego zarządu i menedżerów operacyjnych powinien charakteryzować się następującymi cechami:

  • Przejrzystość. Najważniejszej jest to by system i jego działanie było zrozumiałe dla użytkowników. System do controllingu nie może być czarną skrzynką. Standardem jest, że automatyzacje w raportowaniu i budżetowaniu wymagają stosowania złożonych reguł i algorytmów przetwarzania danych. Ich konfiguracja musi być zrozumiała i transparentna dla kontrolera. Przejrzystość systemu i jego ustawień gwarantuje komfort w pracy z biznesem.
  • Elastyczność. System powinien łatwo dostosowywać się do zmieniających się wymagań biznesowych. System controllingu nie działa jak oprogramowanie ERP. Tu oprócz stałości i powtarzalności procesów konieczne jest sprawne reagowania na potrzeby zarządu. Regularne wyzwania, przed jakimi staje zespół controllingu, jak np. nowa wersja budżetu, zmiana struktury organizacyjnej, nowy układ raportów, wymagają od kontrolerów szybkiej reakcji. Jest to bardzo ważny aspekt w codziennej pracy użytkowników systemu.

  • Kontrola poprawności. Kontroler musi być pewny liczb, które raportuje na podstawie danych z systemu. Ponieważ „wejścia” do systemu pozostają poza kontrolą kontrolera, system controllingu musi posiadać wbudowane mechanizmy sprawdzające. Mechanizmy te mają na celu informować, kiedy pojawią się jakieś anomalie czy niespójności. Czas na sprawdzanie, czy system dobrze raportuje możemy przeznaczać w trakcie wdrożenia i testów. Podczas użytkowania oprogramowania zespół controllingu powinien mieć pełne zaufanie, że oprogramowanie ostrzeże nas przed brakiem danych lub błędami w źródłach.

Kryteria wyboru systemu controllingu

Wybór systemu controllingu powinien opierać się na zdolności systemu do integracji z istniejącymi procesami i narzędziami zarządzania, zapewniając jednocześnie elastyczność w dostosowywaniu do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Kluczowe jest również uwzględnienie łatwości użytkowania i wsparcia technicznego, aby zapewnić płynne wdrożenie i minimalizację problemów operacyjnych. Decydując się na system do controllingu, warto zwrócić uwagę na:

  • Funkcjonalność. Ważne jest, by sprawdzić, czy system jest w stanie obsłużyć specyficzne procesy i reguły, których potrzebujemy. Czy system obsługuje budżetowanie, prognozowanie, czy też konsolidację grupy kapitałowej? Wybór systemu musi być podyktowany konkretnymi potrzebami przedsiębiorstwa.
  • Koszty. Chociaż aspekt finansowy jest istotny, decyzja nie powinna opierać się wyłącznie na ofercie cenowej. Wybrane rozwiązanie musi przede wszystkim spełnić oczekiwania działu kontrolingu oraz zarządu, a koszt wdrożenia i użytkowania powinien odpowiadać potencjalnym korzyściom. Rozwiązania przeznaczone dla dużych korporacji mogą być nieosiągalne cenowo dla mniejszych firm, co należy wziąć pod uwagę.
  • Architektura i integracja. System controllingowy powinien harmonijnie współpracować z innymi używanymi w przedsiębiorstwie systemami, takimi jak finansowo-księgowy lub ERP. Zdolność do integracji z obecnymi systemami jest kluczowa, podobnie jak możliwość współpracy z arkuszami kalkulacyjnymi typu Excel, które nadal będą używane przez zespół.

  • Współpraca z partnerem wdrożeniowym. Wybór odpowiedniego partnera do wdrożenia systemu jest równie ważny jak sam system. Kompetencje, doświadczenie i podejście konsultantów ds. wdrożenia mają bezpośredni wpływ na sukces projektu. Ważne, aby partner wdrożeniowy miał zrozumienie specyfiki działalności firmy i potrafił dostosować system do jej unikalnych potrzeb.

System controllingowy FlexiEPM

W wielu firmach zespoły controllingu postrzegane są jako eksperci od arkusza kalkulacyjnego. To bardzo często prawda, bowiem Excel jest jednym z głównych narzędzi wykorzystywanych w codziennej pracy controllingu. FlexiSolutions oferuje nowoczesne rozwiązanie FlexiEPM, wspierające raportowanie wyników, monitorowanie realizacji oraz przygotowanie i konsolidację budżetów i prognoz.

Oferowany system usprawnia pracę działów controllingu, co potwierdzają liczne wdrożenia. Umożliwia szybsze i dokładniejsze generowanie raportów, planowanie oraz analizę wyników, jednocześnie zachowując obsługę interfejsu Excela. Nasz zespół wdrożeniowy dostarcza wartość dodaną dla zarządu i właścicieli firmy.

Powiązane artykuły

Controlling personalny jako partner biznesowy
Controlling

Jak sprawić, by controlling personalny był partnerem biznesowym?

Controlling personalny to nie tylko zbieranie danych, ale przede wszystkim wsparcie strategiczne w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Trzy filary tego obszaru to raportowanie KPI HR, tworzenie planów zatrudnienia oraz analizowanie kosztów osobowych, a także dostarczanie konkretnych wniosków i rekomendacji.
Dzięki temu controlling personalny staje się kluczowym partnerem w podejmowaniu decyzji opartych na danych, wspierając firmę w osiąganiu celów biznesowych. Dowiedz się, jak efektywnie wdrożyć te procesy, by controlling personalny stał się istotnym elementem strategii Twojej firmy.

Czytaj dalej >
Polski System EPM
Controlling

System informacji zarządczej dla controllingu

W dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym dostęp do aktualnych i precyzyjnych informacji zarządczych jest fundamentem podejmowania właściwych decyzji.

Dlatego coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemu informacji zarządczej, który umożliwia przekształcenie danych w realną wartość biznesową. Jak działa taki system i dlaczego warto go wdrożyć w przedsiębiorstwie? Sprawdźmy.

Czytaj dalej >
Controlling

Sztuczna inteligencja w controllingu

Sztuczna inteligencja zyskuje na popularności, a jej potencjał w controllingu jest ogromny. Przedstawiamy innowacje zmieniające zadania kontrolerów i analityków: od budżetowania i prognozowania z AI po identyfikację anomalii i konsekwencje jej zastosowania w controllingu.

Czytaj dalej >

Co klienci mówią o nas?

Michał Gumiński
Michał Gumiński
Dyrektor Finansowy w Torf Corporation
Współpraca z FlexiSolutions pozwoliła mi na stworzenie elastycznego ekosystemu, który adresuje trudne problemy operacyjne takie jak planowanie sprzedaży i w spójny sposób odzwierciedla je w obszarze controllingowym. 
Szczególnie warto podkreślić elastyczność rozwiązań i podejście zespołu FlexiSolutions wysoko zorientowane na rozwiązanie problemu – mogliśmy dzięki temu znaleźć niestandardowe rozwiązania, z którymi nie radziły sobie pudełkowe systemy.
Marcin Radziszewski
Marcin Radziszewski
Dyrektor Finansowy w PBKM S.A
System bardzo dobrze poradził sobie ze skalą i złożonością Grupy - w wyniku wdrożenia dysponujemy spójnym repozytorium danych finansowych wszystkich konsolidowanych spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach ewidencji księgowej prowadzonej na poziomie jednostkowym.
Z punktu widzenia comiesięcznego procesu raportowego szczególnie wysoko oceniamy wykorzystanie raportów kontrolnych pozwalających na szybką weryfikację spójności danych lokalnych dostarczanych przez spółki oraz raport pozwalające na uproszczenie uzgodnienia sald i rozrachunków. Dodatkowo, możliwości narzędzia zostały wykorzystane do zebrania i konsolidacji budżetów wszystkich spółek. Widząc realne korzyści, systematycznie rozwijamy zakres wykorzystania systemu w naszej firmie, nie tylko w dziale finansowym.
Piotr Kamiński
Piotr Kamiński
Wiceprezes Zarządu w Wielton SA
Wdrożone narzędzia szeroko wspierają procesy kontrolingu i raportowania zarządczego na poziomie jednostki dominującej Wielton S.A oraz spółek zależnych. System jest stale rozwijany i dostosowywany do rosnących potrzeb przedsiębiorstwa (...).
Obecnie FlexiEPM wykorzystywany jest przez wszystkie 16 spółek wchodzących w skład grupy, a z rozwiązania korzysta ponad 100 użytkowników.
Jednym z wdrożonych modułów jet moduł uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych. Dostarczone narzędzie umożliwia uzgodnienie transakcji w ramach procesów raportowania zarządczego oraz giełdowego.
Grażyna Maciejuk
Grażyna Maciejuk
Dyrektor Finansowy w Instac
FlexiEPM to bardzo elastyczne narzędzie, w którym strukturę raportów można całkowicie dopasować do konkretnych potrzeb firmy. Polecam to rozwiązanie gdyż odpowiada potrzebom użytkowników różnych szczebli - operacyjnych, finansów jak i również kadry zarządzającej.
Zespół wdrożeniowy dokładnie rozpoznaje potrzeby analityczne i raportowe klienta, proponując różne możliwe rozwiązania ze swojego szerokiego doświadczenia. Znajomość merytoryki tematu analizy danych i raportów, a nie tylko technicznych aspektów wdrażania aplikacji - bardzo ułatwia proces wdrożenia.
Jolanta Anton
Jolanta Anton
Główny Księgowy w MediaMarktSaturn Polska
Rozwiązania dostarczone przez FlexiSolutions umożliwiają automatyczne przetwarzanie danych wejściowych w postaci odpowiednich raportów i transakcji systemu SAP R/3 oraz zapewniają możliwość wprowadzenia informacji uzupełniających i parametrów bezpośrednio przez użytkowników za pomocą odpowiednio zaprojektowanych formularzy.
Wdrożona konfiguracja zapewnia pełne wsparcie procesów sprawozdawczych włączając możliwość automatycznego przygotowania ostatecznych raportów w strukturach XML zgodnych z wymogami regulatora.
Justyna Szumowska
Justyna Szumowska
Główny Księgowy w Transition Technologies
System został wykorzystany do przygotowania sprawozdań jednostkowych spółek grupy oraz przygotowania sprawozdania skonsolidowanego. Aktualnie system wykorzystywany jest przez 18 podmiotów z grupy (włączając zagraniczne spółki zależne). Zestaw raportów pozwala w czytelny sposób analizować transakcje pomiędzy spółkami.
Raporty kontrolne pozwalają analizować dane od wartości sumarycznych do najniższego poziomu danych wejściowych. Rozwiązanie zostało przygotowane pod indywidualnie sprecyzowane potrzeby naszej organizacji. Mechanizmy przetwarzania danych finansowo - ksiegowych zapewniają odpowiednią automatyzację procesu. Efektem jest spójne repozytorium danych finansowych wszystkich spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach.
Michał Kacprzak
Michał Kacprzak
Członek Zarządu w Baltona
FlexiEPM wspiera następujące obszary raportowania: konsolidacja w układzie statutowym na potrzeby comiesięcznych pakietów raportowych dla właściciela, przygotowania sprawozdań jednostkowych oraz skonsolidowanych na potrzeby raportowania giełdowego, przygotowanie rocznych sprawozdań zgodnie z UoR oraz konsolidacja i raportowanie zarządcze.
System wykazuje się elastycznością niezbędną do obsługi różnych struktur kapitałowych, zaś zespół realizujący wdrożenie posiada odpowiednie kompetencje i doświadczenie pozwalające na efektywną realizację prac wdrożeniowych i rozwojowych.

Umów konsultację z ekspertem

Uporządkuj procesy planowania, controllingu, raportowania i konsolidacji w jednym systemie.
Wyeliminuj błędy i zmniejsz czasochłonność dzięki integracji i automatyzacji.
Mariusz Sumiński
Mariusz Sumiński

Dyrektor Zarządzający, Współzałożyciel