CONTROLLING PERSONALNY

Oprogramowanie do planowania zatrudnienia

FlexiEPM to więcej niż narzędzie do planowania zatrudnienia – to kompleksowe wsparcie w budżetowaniu i prognozowaniu HR, które dostosowuje się do specyficznych potrzeb Twojej organizacji. Dzięki FlexiEPM zyskujesz niezawodne środowisko, w którym możesz tworzyć, monitorować i aktualizować plany zatrudnienia bez konieczności korzystania z arkuszy Excel.

Wdrożenie FlexiEPM to krok w stronę usprawnienia zarządzania zasobami ludzkimi: z łatwością zaplanujesz headcount oraz FTE, a następnie stworzysz budżet wynagrodzeń i kosztów osobowych, zyskując pełną kontrolę nad procesem budżetowania HR w Twojej firmie.

Spójne formatki planowania
dla menedżerów i HR Business Partners

FlexiEPM to narzędzie, które wprowadza jednolity standard planowania w całej firmie. Niezależnie od tego, czy plan zatrudnienia tworzy centralnie dział HR, czy uczestniczą w nim kierownicy jednostek – system dostarcza formatki idealnie dopasowane do roli każdej osoby w procesie.

Dzięki FlexiEPM eliminujesz konieczność łączenia danych z różnych źródeł. System automatycznie konsoliduje dane z formatek wypełnianych przez użytkowników, zapewniając błyskawiczne i bezbłędne wyniki.

FlexiEPM umożliwia planowanie Headcount i FTE z poziomu szczegółowych formatek zawierających kluczowe informacje o pracownikach. Elastyczność projektowania formatek pozwala dostosować je do specyficznych potrzeb organizacji – możesz w nich uwzględnić dane o pracowniku, rodzaj umowy, centrum kosztowe, stanowisko, wyniki ocen, a także daty ostatnich podwyżek.

Formatka pracownika w systemie FlexiEPM: Spójny model planowania zatrudnienia, wynagrodzeń i kosztów osobowych
Formatka pracownika w systemie FlexiEPM: Spójny model planowania zatrudnienia, wynagrodzeń i kosztów osobowych
KPI HR w FlexiEPM
Dashboard KPI HR w FlexiEPM

Jedna formatka do kompleksowego planowania HR:
FTE, Headcount i wynagrodzenia

FlexiEPM umożliwia ujęcie wszystkich kluczowych parametrów planowania na jednej, głównej formatce, która doskonale wspiera procesy zatrudnienia i wynagrodzeń, ułatwiając pracę zarówno managerom, jak i HR Business Partners. 

Jeśli masz już wypracowany układ formatki, FlexiEPM pozwala na jego zachowanie i pełne dostosowanie do specyfiki Twojej firmy. System oferuje zaawansowane możliwości projektowania formatek, co sprawia, że mogą one być dopasowane do potrzeb każdej organizacji i zapewnić wygodę użytkownikom na każdym poziomie.

Główna formatka umożliwia elastyczne planowanie parametrów HR – dla każdego pracownika lub wakatu możesz precyzyjnie określić daty rozpoczęcia i zakończenia pracy, wymiar czasu pracy oraz warunki wynagrodzenia.

Model planowania wynagrodzeń jest w pełni dostosowany do rodzaju umowy i modelu biznesowego, oferując budżetowanie wynagrodzeń miesięcznych, stawek godzinowych lub akordowych. Dodatkowo formatka pozwala na uwzględnienie różnych składników wynagrodzenia, takich jak dodatki, premie czy nagrody.

Integracja z systemem kadrowo-płacowym

FlexiEPM dzięki integracji z systemem kadrowo-płacowym umożliwia automatyczne i bezobsługowe przygotowanie pierwszej wersji planu zatrudnienia. Inicjalnie generowane formatki zawierają kompletne dane aktualnych pracowników, co eliminuje potrzebę ręcznego uzupełniania wynagrodzeń lub dzielenia plików na „paczki” dla poszczególnych menedżerów.

FlexiEPM bezpośrednio pobiera dane z ewidencji pracowników systemu kadrowo-płacowego, co maksymalnie automatyzuje przygotowanie modelu planowania. W efekcie dane do formatek wczytywane są automatycznie i mogą być dowolnie aktualizowane w miarę trwania procesu planowania, co jest szczególnie przydatne przy długoterminowych projektach.

W ramach integracji przetwarzane mogą być różnorodne informacje, w tym dane pracowników, warunki umów, stanowiska, centra kosztowe, historia podwyżek, długoterminowe absencje oraz inne parametry istotne dla przypisania pracowników do schematów premiowania lub pakietów benefitów.

Przykładowy dashboard finansowy w systemie FlexiEPM
Przykładowy dashboard finansowy w systemie FlexiEPM
Zarządzanie wakatami w procesach planowania
Zarządzanie wakatami w procesach planowania

Zarządzanie wakatami

FlexiEPM pomaga skutecznie planować nowe etaty i wakaty, wprowadzając spójny proces zgłaszania zapotrzebowania na nowe stanowiska oraz ustalania wynagrodzeń dla nieobsadzonych miejsc pracy. Dzięki temu narzędziu łatwo i transparentnie rozbudujesz plan zatrudnienia, uwzględniając kontrolowane procesy zatwierdzania i akceptacji, które dostosowują kształtowanie planu zatrudnienia do specyfiki firmy.

FlexiEPM oferuje wbudowany proces zarządzania nowymi etatami, zapewniając menedżerom operacyjnym i HR Business Partners dostęp do dedykowanych formatek, które umożliwiają zgłaszanie zapotrzebowania i wprowadzanie propozycji. Dyrektorzy pionów i koordynatorzy z działu HR mogą z kolei weryfikować i akceptować plany zatrudnienia, zatwierdzając konkretne wakaty. 

Taki wielopoziomowy proces zatwierdzania może być również powiązany ze scenariuszami budżetowymi, co pozwala na przygotowanie alternatywnych wersji budżetu HR, uwzględniających różne scenariusze zatrudnienia.

Funkcje zarządzania etatami i wakatami w FlexiEPM są dostosowane do potrzeb prognozowania kroczącego. System umożliwia powiązanie konkretnego wakatu z osobą zatrudnioną w ramach danego budżetu, co ułatwia kolejne iteracje planowania i pozwala na skuteczne monitorowanie realizacji budżetów.

Planowanie zmian organizacyjnych

FlexiEPM oferuje prosty sposób modelowania zmian w strukturze organizacyjnej firmy. Tworząc budżet wynagrodzeń, możesz z łatwością przypisać koszty osobowe do nowej struktury organizacyjnej, co pozwala sprawnie zarządzać przesunięciami pracowników między MPK oraz łączeniem i dzieleniem jednostek organizacyjnych.

System wspiera tworzenie budżetu w sposób, który pozwala na prezentację danych w formatach wymaganych przez raportowanie zarządcze i controlling kosztów. FlexiEPM uwzględnia przypisanie pracowników do struktury organizacyjnej, centrów kosztowych oraz innych wymiarów raportowania finansowego, co daje pełną kontrolę nad procesem planowania kosztów.

FlexiEPM pozwala na łatwe wprowadzanie zmian tych parametrów w dowolnym okresie, dzięki czemu możesz bez trudu dostosować budżety i prognozy do planowanych zmian organizacyjnych. System umożliwia także przekształcanie danych historycznych, by były zgodne z nową hierarchią organizacyjną, co ułatwia analizę kosztów w aktualnym układzie struktury firmy.

raport realizacji budżetu
Raport realizacji budżetu w FlexiEPM
Formatka pracownika w systemie FlexiEPM: Spójny model planowania zatrudnienia, wynagrodzeń i kosztów osobowych
Formatka pracownika w systemie FlexiEPM: Spójny model planowania zatrudnienia, wynagrodzeń i kosztów osobowych

Planowanie awansów i podwyżek

Planowanie zatrudnienia w FlexiEPM obejmuje nie tylko FTE i Headcount, ale również awanse oraz wynikające z nich podwyżki. System umożliwia łatwe aktualizowanie stanowisk pracowników, pozwalając na płynne zarządzanie zmianami w siatce stanowisk, co przyspiesza proces planowania i budżetowania wynagrodzeń.

Dzięki zintegrowanej funkcji planowania wakatów, nowych stanowisk i zmian organizacyjnych, FlexiEPM pozwala na stworzenie kompleksowego planu zatrudnienia. System wspiera przygotowanie budżetu HR, który jasno określa liczbę, typ oraz rozmieszczenie potrzebnych pracowników na nadchodzący rok.

FlexiEPM oferuje możliwość zaprojektowania macierzy stanowisk i wynagrodzeń, co automatyzuje kolejne etapy planowania. System pozwala na definiowanie struktury wynagrodzeń, podwyżek, premii i benefitów, które są przypisane do konkretnych stanowisk i struktur organizacyjnych. 

Dzięki danym zbieranym od kierowników i HR Business Partners, system automatycznie przelicza budżet wynagrodzeń i kosztów osobowych, co zapewnia spójność planu zatrudnienia z budżetem kosztów HR i poprawność finansową wszystkich zmian w planach zatrudnienia.

Absencje długoterminowe

FlexiEPM umożliwia precyzyjne planowanie i raportowanie zatrudnienia, zarówno nominalnego, jak i efektywnego. System uwzględnia jedynie „aktywnych” pracowników w statystykach ilościowych, budżetach wynagrodzeń, premiach, narzutach oraz wskaźnikach średniego wynagrodzenia, co oznacza, że osoby na długoterminowych absencjach, takich jak urlopy macierzyńskie czy wychowawcze, nie są wliczane do budżetu kosztów osobowych.

Dzięki integracji z rejestrem absencji systemu kadrowo-płacowego, FlexiEPM automatycznie uwzględnia wszystkie zarejestrowane długoterminowe nieobecności w formatkach planistycznych. System eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania takich danych, co przyspiesza i upraszcza proces planowania.

W ten sposób FlexiEPM zapewnia pełny obraz zatrudnienia – pokazując zarówno całkowitą liczbę pracowników, jak i liczbę osób aktywnie pracujących, które są ujęte w budżecie wynagrodzeń. To podejście umożliwia dokładniejsze planowanie budżetu i lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi.

Wielowymiarowe raportowanie KPI HR w systemie FlexiEPM
Wielowymiarowe raportowanie KPI HR w systemie FlexiEPM
Zarządzanie wakatami w procesach planowania
Zarządzanie wakatami w procesach planowania

Różne scenariusze i wersje danych dla planu zatrudnienia

Jedną z kluczowych zalet FlexiEPM jest wbudowana funkcja tworzenia wielu wersji planu zatrudnienia, co stanowi znaczną przewagę nad tradycyjnym budżetowaniem w arkuszach Excel. FlexiEPM umożliwia szybkie generowanie alternatywnych wersji planu, co jest niezwykle przydatne w dynamicznym środowisku HR.

System pozwala na łatwą edycję statusu wakatów, symulację zmian w strukturze organizacyjnej oraz modyfikację macierzy podwyżek i parametrów systemu motywacyjnego, umożliwiając elastyczne dostosowywanie planu do bieżących potrzeb Zarządu. FlexiEPM umożliwia błyskawiczne dostosowanie planów do nowych inicjatyw i strategii, zapewniając pełną kontrolę nad procesem.

FlexiEPM oferuje także możliwość analizowania i porównywania różnych wariantów planu zatrudnienia, gwarantując transparentność każdej zmiany. Dzięki spójnym regułom planistycznym systemu każda wersja budżetu HR jest dokładna i logicznie powiązana, co obejmuje plan zatrudnienia, budżet podwyżek oraz koszty osobowe.

Planowanie poziomu zatrudnienia pracowników operacyjnych

FlexiEPM oferuje możliwość elastycznego planowania zatrudnienia operacyjnego, umożliwiając organizacjom planowanie oparte na zapotrzebowaniu na personel, co jest szczególnie przydatne przy wysokiej rotacji, sezonowości czy standaryzacji kompetencji i wynagrodzeń. Dzięki temu dla stanowisk produkcyjnych, w centrach logistycznych lub call center nie ma potrzeby tworzenia szczegółowego planu dla każdego pracownika i wakatu.

Planowanie zatrudnienia i kosztów osobowych na podstawie zapotrzebowania znacząco obniża czasochłonność budżetowania, zachowując wysoką jakość planu. Zmiany w założeniach, takie jak wzrost lub spadek sprzedaży lub produkcji, automatycznie przeliczają zapotrzebowanie na personel, co umożliwia szybką adaptację planu do bieżących potrzeb biznesowych.

FlexiEPM pozwala na dopasowanie modelu budżetowania do specyfiki firmy, umożliwiając planowanie zatrudnienia operacyjnego w roboczogodzinach, FTE lub kwotach wynagrodzeń. Dzięki zaawansowanym regułom planowania i możliwościom prognozowania system wspiera dynamiczne planowanie, odpowiadające wymaganiom Twojego modelu biznesowego.

KPI HR w FlexiEPM
Dashboard KPI HR w FlexiEPM
BAZA WIEDZY

Dowiedz się więcej na naszym blogu

Controlling
Technologia IT nie jest czymś, co zabierze pracę w controllingu – ona ją zmieni.

Jak wygląda mistrzowska forma w controllingu? Czy to automatyzacja raportów, nowoczesny P&L zarządczy, a może integracja z AI?
W tym wpisie – bazując na wystąpieniu podczas webinaru FlexiSolutions – pokażemy, jak krok po kroku przejść od Excela do zaawansowanego, zintegrowanego i efektywnego kontrolingu. Bez skrótów, za to z konkretnymi przykładami, metaforami i praktycznym podejściem do wdrożeń IT w finansach.

Czytaj więcej >
Controlling
Mistrzowska forma w controllingu – jak wykorzystać system IT, by wejść na wyższy poziom analityki i automatyzacji

Nowoczesne technologie obiecują rewolucję – ale czy Twój controlling jest na nią gotowy?
Świat zachwyca się AI. Mówimy o ChatGPT, Copilocie, przełomowych technologiach i „systemach jutra”. W controllingu również liczymy na to, że nowe rozwiązania usprawnią codzienną pracę, zautomatyzują powtarzalne procesy i pozwolą skupić się na analizie, a nie na operacjach.

Czytaj więcej >
Automatyzacja procesów w controllingu
Controlling
Automatyzacja procesów w controllingu – szansa czy zagrożenie

Rozwój i wdrażanie innowacyjnych systemów wykorzystywanych przez kontrolerów, analityków i finansistów wymaga inicjatywy ze strony menadżerów średniego szczebla zarządzającymi tymi obszarami. Wielu z nich ma jednak obawy, że automatyzacja w finansach zabierze im pracę, w imię redukcji kosztów. Czy słusznie powinniśmy się bać automatyzacji?

Czytaj więcej >

Co klienci mówią o nas?

Michał Gumiński
Michał Gumiński
Dyrektor Finansowy w Torf Corporation
Współpraca z FlexiSolutions pozwoliła mi na stworzenie elastycznego ekosystemu, który adresuje trudne problemy operacyjne takie jak planowanie sprzedaży i w spójny sposób odzwierciedla je w obszarze controllingowym.

Szczególnie warto podkreślić elastyczność rozwiązań i podejście zespołu FlexiSolutions wysoko zorientowane na rozwiązanie problemu – mogliśmy dzięki temu znaleźć niestandardowe rozwiązania, z którymi nie radziły sobie pudełkowe systemy.
Marcin Radziszewski
Marcin Radziszewski
Dyrektor Finansowy w PBKM S.A
System bardzo dobrze poradził sobie ze skalą i złożonością Grupy - w wyniku wdrożenia dysponujemy spójnym repozytorium danych finansowych wszystkich konsolidowanych spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach ewidencji księgowej prowadzonej na poziomie jednostkowym.

Z punktu widzenia comiesięcznego procesu raportowego szczególnie wysoko oceniamy wykorzystanie raportów kontrolnych pozwalających na szybką weryfikację spójności danych lokalnych dostarczanych przez spółki oraz raporty pozwalające na uproszczenie uzgodnienia sald i rozrachunków. Dodatkowo, możliwości narzędzia zostały wykorzystane do zebrania i konsolidacji budżetów wszystkich spółek. Widząc realne korzyści, systematycznie rozwijamy zakres wykorzystania systemu w naszej firmie, nie tylko w dziale finansowym.
Piotr Kamiński
Piotr Kamiński
Wiceprezes Zarządu w Wielton SA
Wdrożone narzędzia szeroko wspierają procesy kontrolingu i raportowania zarządczego na poziomie jednostki dominującej Wielton S.A oraz spółek zależnych. System jest stale rozwijany i dostosowywany do rosnących potrzeb przedsiębiorstwa (...).

Obecnie FlexiEPM wykorzystywany jest przez wszystkie 16 spółek wchodzących w skład grupy, a z rozwiązania korzysta ponad 100 użytkowników.
Jednym z wdrożonych modułów jest moduł uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych. Dostarczone narzędzie umożliwia uzgodnienie transakcji w ramach procesów raportowania zarządczego oraz giełdowego.
Grażyna Maciejuk
Grażyna Maciejuk
Dyrektor Finansowy w Instac
FlexiEPM to bardzo elastyczne narzędzie, w którym strukturę raportów można całkowicie dopasować do konkretnych potrzeb firmy. Polecam to rozwiązanie gdyż odpowiada potrzebom użytkowników różnych szczebli - operacyjnych, finansów jak i również kadry zarządzającej.

Zespół wdrożeniowy dokładnie rozpoznaje potrzeby analityczne i raportowe klienta, proponując różne możliwe rozwiązania ze swojego szerokiego doświadczenia. Znajomość merytoryki tematu analizy danych i raportów, a nie tylko technicznych aspektów wdrażania aplikacji bardzo ułatwia proces wdrożenia.
Jolanta Anton
Jolanta Anton
Główny Księgowy w MediaMarktSaturn Polska
Rozwiązania dostarczone przez FlexiSolutions umożliwiają automatyczne przetwarzanie danych wejściowych w postaci odpowiednich raportów i transakcji systemu SAP R/3 oraz zapewniają możliwość wprowadzenia informacji uzupełniających i parametrów bezpośrednio przez użytkowników za pomocą odpowiednio zaprojektowanych formularzy.

Wdrożona konfiguracja zapewnia pełne wsparcie procesów sprawozdawczych włączając możliwość automatycznego przygotowania ostatecznych raportów w strukturach XML zgodnych z wymogami regulatora.
Justyna Szumowska
Justyna Szumowska
Główny Księgowy w Transition Technologies
System został wykorzystany do przygotowania sprawozdań jednostkowych spółek grupy oraz przygotowania sprawozdania skonsolidowanego. Aktualnie system wykorzystywany jest przez 18 podmiotów z grupy (włączając zagraniczne spółki zależne). Zestaw raportów pozwala w czytelny sposób analizować transakcje pomiędzy spółkami.

Raporty kontrolne pozwalają analizować dane od wartości sumarycznych do najniższego poziomu danych wejściowych. Rozwiązanie zostało przygotowane pod indywidualnie sprecyzowane potrzeby naszej organizacji. Mechanizmy przetwarzania danych finansowo - ksiegowych zapewniają odpowiednią automatyzację procesu. Efektem jest spójne repozytorium danych finansowych wszystkich spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach.
Michał Kacprzak
Michał Kacprzak
Członek Zarządu w Baltona
FlexiEPM wspiera następujące obszary raportowania: konsolidacja w układzie statutowym na potrzeby comiesięcznych pakietów raportowych dla właściciela, przygotowania sprawozdań jednostkowych oraz skonsolidowanych na potrzeby raportowania giełdowego, przygotowanie rocznych sprawozdań zgodnie z UoR oraz konsolidacja i raportowanie zarządcze.

System wykazuje się elastycznością niezbędną do obsługi różnych struktur kapitałowych, zaś zespół realizujący wdrożenie posiada odpowiednie kompetencje i doświadczenie pozwalające na efektywną realizację prac wdrożeniowych i rozwojowych.