Konsolidacja sprawozdań finansowych to proces łączenia danych finansowych wszystkich spółek wchodzących w skład grupy kapitałowej w jeden wspólny raport. Ma on na celu przedstawienie skonsolidowanego obrazu sytuacji finansowej i wyników grupy jako całości, co jest wymagane przez standardy rachunkowości oraz przepisy prawne. Proces ten wymaga uwzględnienia eliminacji transakcji wewnątrzgrupowych, uzgodnień danych oraz zastosowania odpowiednich korekt konsolidacyjnych.
Konsolidacja sprawozdań finansowych - Excel a oprogramowanie - różnice
Czy możesz przygotować skonsolidowane sprawozdanie finansowe za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel? Owszem! Ale czy proces ten jest sprawniejszy, gdy skorzystasz z oprogramowania do konsolidacji sprawozdań finansowych? Zdecydowanie! Chociaż inwestycja w oprogramowanie nie zawsze wydaje się konieczna, może znacząco uporządkować i przyspieszyć wiele aspektów raportowania grupowego.
Co zyskujesz dzięki wykorzystaniu oprogramowania do konsolidacji sprawozdań finansowych? Cztery główne usprawnienia w porównaniu z procesem realizowanym wyłącznie za pomocą Microsoft Excel to:
Automatyzacja przygotowania sprawozdań jednostkowych na podstawie danych księgowych.
Poprawa kontroli nad jakością raportów spółek zależnych.
Uproszczenie procesu uzgodnień transakcji intercompany.
Uporządkowanie korekt konsolidacyjnych.
Jak oprogramowanie usprawnia proces konsolidacji finansowej?
1. Automatyzacja pakietów jednostkowych
Dzięki właściwemu wdrożeniu oprogramowania do konsolidacji, prace spółek stają się prostsze, a jednostka dominująca zyskuje pewność poprawności danych. Typowe wdrożenie FlexiEPM umożliwia automatyczne generowanie podstawowych sprawozdań finansowych – Rachunku Wyników i Bilansu – przez mapowanie pozycji zakładowego planu kont spółek zależnych do struktur raportowania grupowego. Bezpośrednia integracja z systemem księgowym lub import zestawienia sald i obrotów księgi głównej (CSV/XLS/TXT) gwarantuje powtarzalność i usuwanie konieczności ręcznego wypełniania formularzy.
System pozwala zautomatyzować proces i oszczędzić czas na kluczowych etapach przygotowania pakietu. Jednostka dominująca zyskuje lepszy dostęp do danych oraz możliwość szczegółowego wglądu w pozycje, co jest przydatne w dalszych etapach uzgodnień i wyłączeń konsolidacyjnych.
2. Raporty walidacyjne
Dobrze zaprojektowany zestaw reguł walidacyjnych zapewnia natychmiastową kontrolę spójności całego sprawozdania finansowego. Aby wyeliminować rozbieżności między notami a sprawozdaniem, warto stworzyć kompleksowy system alertów wychwytujących różnice w wartościach podawanych w różnych sekcjach pakietu konsolidacyjnego.
W jakim aspekcie system do konsolidacji przewyższa arkusz kalkulacyjny?
Przede wszystkim uniemożliwia modyfikowanie wartości, które pozostawać powinny niezmienione. Na przykład „bilansy otwarcia” są automatycznie importowane do not na podstawie danych z poprzedniego roku.
Odpowiednio skonfigurowany system eliminuje konieczność ich ręcznego wprowadzania i zapewnia, że ich modyfikacja jest transparentna i dokładna. Co więcej, systemy do konsolidacji często zawierają funkcję „raportu walidacyjnego”, który agreguje kluczowe sprawdzenia dla wszystkich spółek w procesie konsolidacji.
3. Uzgodnienie i wyłączenia transakcji wewnątrzgrupowych
Zasilony odpowiednimi danymi, system do konsolidacji automatycznie generuje raporty uzgodnień intercompany według ustalonych reguł. Może to obejmować krzyżowe sprawdzenie sald należności i zobowiązań czy porównanie przychodów i kosztów wewnątrzgrupowych. Księgowi w spółkach zależnych mają dostęp do tych raportów, widząc transakcje intercompany oraz ewentualne rozbieżności.
Dodatkowo system może porównywać transakcje ICO w ich walutach, automatycznie neutralizując różnice związane z kursami walutowymi. W FlexiEPM można także integrować proces na poziomie indywidualnych dokumentów. Automatyczny import danych pozwala na sparowanie faktur zarejestrowanych przez dwie strony, identyfikując niezgodności czy braki bez dodatkowej analizy, czy komunikacji.
Zautomatyzowane uzgodnienia w systemie nie tylko upraszczają pracę tych odpowiedzialnych za konsolidację, ale także umożliwiają regularne miesięczne kontrole, gwarantując dokładność danych do raportowania menadżerskiego i ograniczając liczbę dokumentów do weryfikacji podczas sporządzania sprawozdań kwartalnych czy rocznych.
4. Korekty konsolidacyjne
Arkusze kalkulacyjne, mimo swojej elastyczności, często nie gwarantują czytelności i porządku, zwłaszcza gdy chodzi o ewidencję korekt konsolidacyjnych. Wprowadzane dane czy formuły w Excelu zazwyczaj są jasne tylko dla osoby, która je tworzyła.
Natomiast systemy konsolidacyjne działają bardziej jak „księgowość konsolidacyjna”. Umożliwiają one wprowadzenie korekt w sposób strukturalny, przypominający tradycyjne księgowanie.
Systemy te wymuszają czytelność i uporządkowanie: każda korekta jest dokładnie opisana, ma unikalny numer i jest zbilansowana. Funkcje takie jak automatyczne przenoszenie korekt z lat ubiegłych czy kontrola kursów walutowych zapewniają przejrzystość i kontrolę, której nie można uzyskać przy użyciu samego Excela.
Program do konsolidacji sprawozdań finansowych
Podsumowując, korzyści płynące z ulepszenia procesu sprawozdawczego za pomocą dedykowanego narzędzia IT są ogromne. Menadżerowie finansowi doceniają redukcję ryzyka, lepszą kontrolę, mniejsze zależności od jednostkowych pracowników czy też łatwiejszą współpracę z audytorami.
Wiele dużych polskich firm dostrzegło te korzyści już kilkanaście lat temu, inwestując w specjalistyczne systemy konsolidacyjne. Dziś rynek oferuje także rozwiązania dla firm mniejszych, które jeszcze nie są na liście „Top 100”, ale które także mogą czerpać korzyści z takich inwestycji. Dlatego inwestycja w narzędzia takie jak FlexiEPM może przynieść korzyści każdej firmie, która wciąż opiera się głównie na arkuszach kalkulacyjnych.
Podsumowanie: Konsolidacja sprawozdań finansowych - Excel a oprogramowanie
Excel może służyć do konsolidacji sprawozdań finansowych, ale oprogramowanie dedykowane oferuje wiele istotnych zalet, które czynią proces bardziej wydajnym, dokładnym i przejrzystym.
Główne korzyści oprogramowania do konsolidacji:
- Automatyzacja:
- Automatyczne generowanie pakietów jednostkowych
- Import danych z systemów księgowych
- Usprawnienie uzgadnień transakcji wewnątrzgrupowych
- Kontrola jakości:
- Raporty walidacyjne wychwytujące błędy i rozbieżności
- Czytelne i uporządkowane korekty konsolidacyjne
- Usprawnienia:
- Lepsza kontrola nad procesem
- Mniejsze ryzyko błędów
- Krótszy czas konsolidacji
- Łatwiejsza współpraca z audytorami
Oprogramowanie dedykowane jest szczególnie polecane dla firm, które:
- Posiadają wiele spółek zależnych
- Konsolidują duże ilości danych
- Cenią dokładność i kontrolę nad procesem
- Chcą ograniczyć ryzyko błędów
- Pragną usprawnić współpracę z audytorami
Nawet mniejsze firmy mogą czerpać korzyści z inwestycji w oprogramowanie do konsolidacji, ponieważ może ono znacząco poprawić efektywność i jakość raportowania finansowego.
Podsumowując:
Zastosowanie oprogramowania do konsolidacji sprawozdań finansowych może przynieść wiele korzyści firmom o różnej skali działalności. Inwestycja w takie narzędzie może znacząco usprawnić proces konsolidacji, zapewniając lepszą kontrolę, dokładność i przejrzystość danych finansowych.
