Ile do tej pory kosztował projekt?
To ważne pytanie. Ale z perspektywy zarządu i Project Managera jeszcze ważniejsze jest inne: ile ostatecznie na nim zarobimy?
Odpowiedzi nie znajdziemy wyłącznie w księgowości. Potrzebujemy danych o poniesionych kosztach, ale również aktualnej wiedzy o pozostałych pracach, zakupach, podwykonawcach, zmianach zakresu i ryzykach. Dopiero zestawienie wykonania z budżetem oraz aktualną prognozą daje realny obraz rentowności projektu.
Dotyczy to firm budowlanych, usługowych i IT. Podobne wyzwania mają przedsiębiorstwa projektowo-produkcyjne, które w ramach jednego kontraktu projektują rozwiązanie, produkują własne urządzenia lub komponenty, rozwijają oprogramowanie, korzystają z kooperantów, a następnie montują i uruchamiają całość u klienta.
W takich organizacjach zwykły raport kosztów projektu to zdecydowanie za mało.
#W SKRÓCIE
Raport kosztów pokazuje, co już zaksięgowano. O rentowności projektu mówi dopiero zestawienie wykonania z budżetem i aktualną prognozą do końca projektu.
- Hurtownia Danych i BIIntegracja i raportowanie danych, które już są w systemach
- System FP&ABudżet, prognozy, wersje i akceptacje w jednym modelu z wykonaniem
Budżet projektu i aktualna prognoza
Budżet projektu często powstaje jeszcze na etapie ofertowania. Firma kalkuluje przychody, materiały, pracochłonność, usługi obce, transport, montaż, uruchomienie oraz ryzyka.
Po podpisaniu umowy kalkulacja jest uszczegóławiana i zatwierdzana jako budżet bazowy. To punkt odniesienia dla późniejszej oceny projektu.
Sam budżet nie odpowiada jednak na pytanie, jakiej marży oczekujemy dzisiaj. W trakcie realizacji zmieniają się koszty materiałów, zakres prac, harmonogram, wyceny podwykonawców, liczba godzin zespołu i terminy dostaw. Pojawiają się również prace dodatkowe, reklamacje oraz ryzyka, których nie dało się przewidzieć na początku.
Dlatego potrzebna jest regularnie aktualizowana prognoza całego projektu. Powinna uwzględniać:
- koszty i przychody rozpoznane do danego momentu;
- zobowiązania, które nie zostały jeszcze zaksięgowane;
- pozostałe prace i zakupy;
- aktualną pracochłonność;
- zmiany zakresu i wartości kontraktu;
- ryzyka oraz rezerwy projektowe;
- harmonogram realizacji i fakturowania;
- wpływ kursów walut.
Budżet pokazuje pierwotne założenia. Prognoza pokazuje, czego spodziewamy się na podstawie aktualnej wiedzy.
Jak monitorować realizację projektu?
Raportowanie powinno pokazywać projekt z kilku perspektyw:
- wynik bieżącego miesiąca;
- wykonanie narastająco od początku roku;
- wykonanie od początku projektu;
- prognozę do zakończenia projektu;
- oczekiwany wynik całego kontraktu.
Perspektywa „od początku projektu” jest szczególnie ważna. Kontrakty często trwają dłużej niż jeden rok finansowy, a rentowność trzeba oceniać dla całego przedsięwzięcia, a nie wyłącznie dla bieżącego okresu.
Potrzebne są również dwa podstawowe porównania.
Pierwsze to aktualna prognoza całego projektu versus budżet pierwotny. Pokazuje, ile zostało z zakładanej marży i które założenia się nie sprawdziły.
Drugie to aktualna prognoza versus prognoza z poprzedniego miesiąca. Pokazuje, co zmieniło się od ostatniego raportu. Dzięki temu zarząd może od razu zobaczyć, na których projektach oczekiwany wynik się pogarsza i dlaczego.
Dobry raport rentowności powinien zawierać między innymi:
- pierwotną i aktualną wartość kontraktu;
- budżet bazowy oraz zatwierdzone zmiany;
- wykonanie miesięczne, roczne i od początku projektu;
- koszty zaangażowane, ale jeszcze niezaksięgowane;
- prognozę przychodów i kosztów do zakończenia projektu;
- oczekiwany koszt końcowy;
- aktualną marżę kwotową i procentową;
- odchylenie prognozy od budżetu pierwotnego;
- zmianę prognozy względem poprzedniego miesiąca;
- komentarze wyjaśniające najważniejsze odchylenia.
#POJĘCIA
Jak liczyć oczekiwaną marżę projektu?
- Budżet bazowyBACZatwierdzony budżet całego projektu.
- Koszt do zakończeniaETCPrognoza kosztów pozostałych prac.
- Oczekiwany koszt końcowyEACKoszty poniesione i zaangażowane plus koszt do zakończenia.
- Oczekiwana marżaAktualna wartość kontraktu minus oczekiwany koszt końcowy.
Skróty według metodyki earned value, opisanej m.in. przez Project Management Institute.
Co zapewnią Hurtownia Danych i BI?
Hurtownia Danych i BI dobrze radzą sobie z integracją oraz raportowaniem danych dostępnych w systemach źródłowych.
Mogą połączyć informacje z ERP, księgowości, ewidencji czasu pracy, zakupów, magazynu, CRM czy systemów do zarządzania projektami. Następnie przedstawią je w formie raportów i dashboardów.
W controllingu projektowym HD/BI może zapewnić:
- automatyczne pobieranie danych rzeczywistych;
- połączenie danych finansowych i operacyjnych;
- raportowanie kosztów i przychodów projektów;
- analizę wykonania na tle wczytanego budżetu;
- raporty miesięczne i narastające;
- analizę portfela projektów;
- raportowanie według spółek, jednostek biznesowych, klientów i Project Managerów;
- możliwość przejścia od wyniku projektu do dokumentu źródłowego.
To dużo. Nadal jednak raportujemy przede wszystkim dane, które już mamy.
Jeżeli budżet i prognoza powstają w Excelu, można je wczytać do Hurtowni Danych i pokazać w Power BI. Nie rozwiązuje to problemu zbierania kolejnych wersji, ich weryfikacji, zatwierdzania i wyjaśniania zmian. Nadal ktoś musi zebrać pliki od Project Managerów, sprawdzić ich kompletność i przygotować dane do raportowania.
Co wnosi system FP&A?
System FP&A obsługuje budżetowanie, aktualizację prognoz oraz monitorowanie realizacji w jednym modelu danych.
Dane rzeczywiste są automatycznie pobierane z systemów źródłowych. Project Managerowie aktualizują prognozy, uzupełniają informacje o pozostałych pracach, zakupach, zmianach zakresu i ryzykach. Controlling sprawdza kompletność danych, zarządza procesem i analizuje odchylenia.
W tym samym środowisku znajdują się:
- budżet pierwotny;
- kolejne wersje prognozy;
- wykonanie bieżącego miesiąca;
- wykonanie narastająco;
- dane od początku projektu;
- prognoza pozostałych przychodów i kosztów;
- oczekiwana marża całego kontraktu.
System może automatycznie przygotować raporty miesięczne, narastające oraz od początku projektu. Pokazuje również odchylenie aktualnej prognozy od budżetu pierwotnego i zmianę względem poprzedniej prognozy.
Dzięki temu widać nie tylko poniesione koszty. Widać również, jak zmienia się przewidywany wynik projektu.
Oprócz samego raportowania system FP&A zapewnia:
- wspólne formatki budżetowe i prognostyczne;
- wersjonowanie danych;
- kontrolę statusów i terminów;
- historię zmian;
- uprawnienia dla poszczególnych użytkowników;
- akceptację budżetów i prognoz;
- komentarze do odchyleń;
- przeliczenia walutowe;
- konsolidację wyników projektów na poziomie jednostek biznesowych, spółek i całej grupy.
| Kryterium | Hurtownia Danych i BI | System FP&A |
|---|---|---|
| Dane rzeczywiste z ERP i innych systemów | Pobierane automatycznie | Pobierane automatycznie |
| Budżet i prognoza projektu | Wczytywane z gotowych plików | Tworzone i aktualizowane w systemie |
| Wersje, terminy i akceptacje | Poza hurtownią, zwykle w plikach | W systemie, z historią zmian |
| Zmiana prognozy względem poprzedniego miesiąca | Tylko jeśli ktoś wczyta obie wersje | Porównanie wersji w tym samym modelu |
| Dashboardy i wizualizacje | Mocna strona Power BI | Raporty w Excelu i dane do Power BI |
Czy do controllingu projektowego potrzebna jest Hurtownia Danych?
Nie zawsze.
W wielu firmach liczba aktywnych projektów wynosi kilkanaście lub kilkadziesiąt. Jeden projekt może przez cały okres realizacji wygenerować kilkaset, czasem kilka tysięcy dokumentów. Z punktu widzenia technologii nie są to szczególnie duże wolumeny danych.
Główne wyzwanie leży gdzie indziej. Trzeba właściwie przypisać dane do projektów, połączyć wykonanie z budżetem i prognozą oraz zebrać aktualną wiedzę od osób odpowiedzialnych za realizację.
System FP&A może spokojnie obsłużyć również dane rzeczywiste i raportowanie wykonania. Ma przy tym istotną zaletę: budżet i prognoza już w nim są. Nie trzeba budować osobnych mechanizmów zasilających Hurtownię Danych kolejnymi wersjami planu ani uzgadniać struktur pomiędzy różnymi rozwiązaniami.
Jeżeli firma ma już korporacyjną Hurtownię Danych, może ona pozostać źródłem danych rzeczywistych dla FP&A. Power BI może być natomiast wykorzystywany do dodatkowych analiz i wizualizacji.
Jeżeli jednak głównym celem jest zarządzanie budżetami projektów, regularna aktualizacja prognoz i monitorowanie oczekiwanej marży, system FP&A może obsłużyć cały proces. Od pobrania wykonania, przez budżet i prognozę, aż po raporty dla Project Managerów, controllingu i zarządu.
Więcej o możliwych wariantach architektury pisaliśmy w artykule Skuteczne wdrożenie Power BI: Hurtownia Danych czy system EPM?
Controlling projektowy w FlexiEPM
FlexiEPM łączy dane rzeczywiste, budżety i prognozy w jednym modelu controllingowym.
Dane z systemów finansowo-księgowych, ewidencji czasu pracy i innych źródeł mogą być pobierane automatycznie. Project Managerowie uzupełniają informacje, których jeszcze nie ma w księgowości: aktualny plan pozostałych prac, oczekiwane zakupy, zmiany zakresu, ryzyka oraz prognozę końcową.
Controlling zarządza strukturą procesu, wersjami, terminami i uprawnieniami. Zarząd otrzymuje spójny obraz rentowności pojedynczych projektów, jednostek biznesowych, spółek oraz całej grupy.
Może również sprawdzić, jak prognozowana marża zmieniała się w kolejnych miesiącach i które projekty odpowiadają za zmianę oczekiwanego wyniku.
FlexiEPM wykorzystuje Excel jako interfejs użytkownika, natomiast dane, reguły i kolejne wersje prognoz są przechowywane centralnie. System może też przekazywać kompletne dane obejmujące wykonanie, budżet i prognozę do Power BI.
Więcej o specyfice tego procesu można przeczytać w artykule Controlling projektów w firmie.
