Kiedy wystarczy ERP i Excel, a kiedy potrzebny jest EPM
| Wystarczy ERP i Excel | System EPM ma sens | |
|---|---|---|
| Wielkość firmy | ok. 50–70 osób | od ok. 200 osób |
| Kto planuje | dyrektor finansowy, czasem z jedną osobą | dział controllingu, a plan zbierany jest od wielu menedżerów |
| Struktura | jedna spółka | przybywa spółek |
| Pytania zarządu | odpowiedź szybka, „od ręki” | każdy kolejny wariant to kilka dni liczenia i sprawdzania |
| Właściciel, inwestor | wystarczają przychód, marża i wynik | inwestor chce wyników w podziale na segmenty, klientów i produkty |
EPM nie zastępuje ERP ani Excela. Można go dołożyć do systemów, które już działają.
Czym różni się system EPM od ERP
EPM najprościej opisać jako wszystko, czego potrzebuje dyrektor finansowy, a czego nie znajdzie w systemie ERP: budżetowanie, prognozowanie, controlling i raportowanie zarządcze. Te procesy wykraczają poza standardowe ustawienie ERP, a w wielu firmach od lat wykonuje się je w Excelu.
| ERP | System EPM | |
|---|---|---|
| Na jakie pytanie odpowiada | Co się wydarzyło? | Dlaczego? Co, jeśli? Co dalej? |
| Z jakich danych korzysta | transakcje: sprzedaż, zakupy, produkcja, magazyn | dane z ERP i innych źródeł oraz budżet, prognoza i reguły zarządcze |
| Rentowność | zwykle koszt wytworzenia | marża klienta i produktu po kosztach sprzedaży, marketingu i dostaw |
| Kilka spółek | każda spółka w swoim systemie | wspólny obraz wszystkich spółek |
ERP pokaże spadek sprzedaży, ale nie powie, co z nim zrobić
Gdy sprzedaż spada o 10%, organizacja to zobaczy. W ERP, w dziennym raporcie sprzedaży, w zamknięciu miesiąca, najpóźniej na rachunku bankowym. Wartość EPM nie polega więc na tym, kiedy spadek widać.
EPM pomaga zrobić dwie rzeczy, które przychodzą później. Pierwsza to zrozumieć, dlaczego sprzedaż spadła: u których klientów, w jakich produktach, z jakim skutkiem dla marży. Druga, ważniejsza, to zdecydować, co dalej. Jeśli spadek wygląda na trwały, trzeba dopasować koszty i organizację do mniejszej skali.
To samo działa w drugą stronę. Gdy sprzedaż rośnie szybciej niż w planie, trzeba policzyć, ilu ludzi zatrudnić i ile towaru zamówić przy obecnych czasach dostaw. EPM jest w firmie mostem między tym, co się wydarzyło, a tym, co ma się wydarzyć.
„EPM to nie jest szklana kula, która pokazuje przyszłość. To narzędzie, które pozwala tę przyszłość planować w zorganizowany sposób” – mówi Mariusz Sumiński, Dyrektor Zarządzający FlexiSolutions. Wiedzę o klientach i operacjach wnoszą menedżerowie, a system porządkuje ją w jeden model.
Rentowność często kończy się na koszcie wytworzenia
ERP służy do rozliczania produkcji i dobrze pokazuje koszt wytworzenia. Wielopoziomowego rachunku marż zwykle już nie zbuduje. Chodzi o rentowność klienta czy produktu liczoną także po kosztach sprzedaży, marketingu i dostaw.
Tę lukę w wielu firmach wypełnia Excel, a w większej skali system EPM, w którym klucze alokacji kosztów ustawia się raz i stosuje co miesiąc.
Pytanie zarządu rzadko kończy się na jednym wariancie
Pytanie o skutki wzrostu sprzedaży o 10% wydaje się proste. Trzeba jednak ustalić, gdzie ten wzrost nastąpi, u których klientów i w jakich kategoriach, przy jakich rabatach i warunkach handlowych. Trzeba też sprawdzić, jak zmieni się pokrycie kosztów stałych.
Takie pytanie otwiera rozmowę. Zaraz padają kolejne: a przy 8%? A przy 6%? A jeśli ograniczymy współpracę z największym kontrahentem? Bez modelu controlling prosi o trzy albo pięć dni, z których większość idzie na sprawdzanie, czy nigdzie nie wkradł się błąd.
Jeśli model w EPM wie, jak działa firma, kolejny wariant przelicza się na tych samych założeniach. Sam system na pytanie nie odpowie, ale pozwala organizacji z nim pracować. Controlling może wtedy rozmawiać z zarządem o decyzjach, bo nie siedzi w tabelkach.
Kiedy firma potrzebuje EPM
W firmie działa dział controllingu
Przybywa spółek i menedżerów w planowaniu
Excel przyjmie wszystko i to jest jego wada i zaleta
Firma osiąga odpowiednią skalę
Pojawia się inwestor
FlexiEPM obok ERP w firmie średniej wielkości
ERP i EPM to zwykle różni dostawcy, a wybór jednego nie przesądza o drugim. To, że firma ma SAP jako ERP, nie oznacza, że EPM musi być od SAP. FlexiEPM pobiera dane z różnych systemów ERP, między innymi z SAP, Comarch, Symfonii i enova, a w firmach usługowych i handlowych także z systemu finansowo-księgowego i systemów sprzedażowych.
Użytkownicy FlexiEPM pracują w Excelu. Dane, reguły biznesowe, wersje budżetu i uprawnienia są zarządzane centralnie. Proces przestaje zależeć od rozproszonych plików i wiedzy pojedynczych osób.
Zakres wdrożenia można dopasować do bieżących potrzeb. Firma może zacząć od budżetu i prognoz albo od raportowania zarządczego, a potem rozwijać model razem z organizacją. Przy budżetowaniu najlepiej sprawdzają się dwa momenty startu:
- przed budżetem: projekt układamy tak, żeby system był gotowy wczesną jesienią, a pierwszy budżet powstał już w nim;
- od nowego roku: budżet powstaje jeszcze w Excelu, trafia do systemu, a pierwszą aktualizację prognozy robi się już w EPM.
W obu przypadkach kolejne budżetowanie firma zaczyna na sprawdzonym narzędziu.
