Controlling wynagrodzeń - czym jest i co obejmuje?
Controlling wynagrodzeń to proces systematycznego monitorowania, analizowania i planowania wynagrodzeń w firmie. Ma on na celu optymalizację kosztów osobowych, motywację pracowników i osiągnięcie celów biznesowych.
Główne cele controllingu wynagrodzeń to:
- Utrzymanie konkurencyjności wynagrodzeń: Controlling wynagrodzeń pomaga firmom upewnić się, że oferują one wynagrodzenia na odpowiednim poziomie w porównaniu z rynkiem. Pozwala to na przyciąganie i zatrzymywanie najlepszych pracowników.
- Kontrola kosztów: Controlling wynagrodzeń pomaga firmom monitorować i kontrolować koszty osobowe. Może to pomóc w identyfikacji oszczędności i optymalizacji wydatków na wynagrodzenia.
- Motywacja pracowników: Controlling wynagrodzeń może być również wykorzystywany do motywowania pracowników poprzez premie i inne programy motywacyjne. Dobrze zaprojektowany system wynagradzania może pomóc w poprawie wydajności i zaangażowania pracowników.
- Wsparcie celów biznesowych: Controlling wynagrodzeń powinien być powiązany z ogólnymi celami biznesowymi firmy. Pomaga to w zapewnieniu, że wynagrodzenia są wykorzystywane w sposób efektywny i przyczyniają się do osiągania tych celów.
Controlling wynagrodzeń jest ważnym narzędziem dla każdej firmy, która chce zoptymalizować koszty osobowe, zmotywować pracowników i osiągnąć cele biznesowe. Dobrze zaprojektowany i wdrożony system controllingu wynagrodzeń może przynieść firmie wiele korzyści.
Controlling i HR - różne narzędzia i dane źródłowe
Planowanie i monitorowanie kosztów wynagrodzeń to proces składający się na obszar kompetencji controllingu finansowego oraz analitycznej części działu kadr i płac. Każdy z zespołów korzysta najczęściej z innych źródeł danych i własnych narzędzi raportowania zarządczego.
Controlling personalny korzysta z danych rejestrowanych w systemie kadrowo-płacowym. To jest źródło dla „twardych” danych HR – zatrudnienia, wynagrodzeń i pozostałych kosztów osobowych. Podstawowym raportem wynikowym jest lista płac. Udostępnia ona analitykę składników płacowych naliczonych za danych okres poszczególnym pracownikom. Kody analityczne składników systemu kadrowego zawierają informację o wynagrodzeniu podstawowym, dodatkach, potrąceniach, świadczeniach socjalnych związanych z danym pracownikiem.
Odpowiednie grupowanie i filtrowanie składników listy płac pozwala uzyskać syntetyczne zestawienie pozycji składających się na koszt pracodawcy. Grupując pracowników zgodnie z ich przypisaniem do komórek organizacyjnych, działów czy centrów kosztowych możemy uzyskać zarządcze podsumowanie kosztów wynagrodzeń.
Raportowanie finansowe opiera się na dokumentach zarejestrowanych w systemie finansowo-księgowym. Dział controllingu zazwyczaj nie posiada bezpośredniego dostępu do danych o wynagrodzeniach pracowników, a korzysta z informacji zgromadzonych w księgowości. Koszty pracownicze trafiają do ewidencji księgowej w procesie zamknięcia miesiąca, najczęściej w formie automatycznej dekretacji listy płac na styku obu systemów.
Controlling wynagrodzeń: wyzwania
- Różne źródła danych: Dział HR korzysta z systemu kadrowo-płacowego, a dział finansów z systemu księgowego. Dane w tych systemach mogą być rejestrowane w różny sposób.
- Premie i nagrody: Premie kwartalne i roczne są naliczane w systemie kadrowo-płacowym, ale księgowane w systemie finansowo-księgowym w innym okresie.
- Osoby współpracujące i kontraktorzy: Koszty wynagrodzeń osób współpracujących i kontrahentów nie są uwzględniane na liście płac.
- Reguły raportowania zarządczego: Firmy mogą mieć wewnętrzne zasady rachunkowości zarządczej, które wpływają na sposób prezentacji kosztów wynagrodzeń.
Jeżeli zatem lista płac została poprawnie zaksięgowana to skąd się biorą różnice? Poniżej przedstawione zostały trzy typowe źródła niezgodności.
Premie roczne i kwartalne w controllingu wynagrodzeń
Przetwarzanie listy płac w systemie kadrowym ma na celu ustalenie łącznej kwoty netto wynagrodzenia dla pracownika w danym okresie. Premie okresowe, takie jak kwartalne, półroczne lub roczne, są uwzględniane na liście płac w miesiącu ich wypłaty. W związku z tym powstaje obowiązek odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczek na podatek dochodowy.
Jednakże zasada współmierności przychodów i kosztów wymaga od firmy ujęcia premii jako kosztów okresu, którego dotyczą. Z tego powodu, w procesie zamknięcia miesiąca lub kwartału, należy zawiązać rezerwy na premie.
Kluczowa rola rezerw na premie
Jeśli system premiowy stanowi istotną część całkowitych wynagrodzeń, odpowiednio skonstruowany proces naliczania rezerw na premie jest kluczowy dla prawidłowego raportowania kosztów osobowych.
W systemie FlexiEPM moduł analityczny HR oferuje mechanizmy umożliwiające planowanie premii regulaminowych zarówno w ujęciu memoriałowym (księgowym), jak i kasowym (lista płac).
Comiesięczne naliczanie rezerw z wykorzystaniem oprogramowania
Kalkulacja rezerw odbywa się na poziomie pojedynczego pracownika (etatu). System łączy dane o:
- Wartości podstawy premii: wynagrodzenie z odpowiednich tytułów należne pracownikowi zgodnie z listą płac.
- Realizacji celu premiowego: stopień osiągnięcia wyznaczonego celu, który wpływa na wysokość premii.
- Warunkach systemu motywacyjnego: funkcja, która przekłada poziom realizacji celu na wskaźnik procentowy premii.
Osoby współpracujące i kontraktorzy w controllingu kosztów osobowych
Przykład premii kwartalnych i rocznych pokazuje, że opieranie raportowania kosztów wynagrodzeń wyłącznie na danych z systemu kadrowo-płacowego może prowadzić do pominięcia części informacji.
Podobnie dzieje się w przypadku osób współpracujących prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz kontrahentów. Ponieważ nie są oni formalnie pracownikami firmy, ich wynagrodzenia nie figurują na liście płac. Koszty te trafiają bezpośrednio na konta księgowe, podobnie jak faktury VAT za towary i usługi dostarczone przez osoby trzecie.
W sytuacji, gdy profesjonaliści świadczący usługi stanowią istotną część zespołu, naturalnym krokiem jest włączenie ich do procesów controllingu zatrudnienia i wynagrodzeń. Raportowanie i analiza danych muszą obejmować zarówno informacje z listy płac, jak i wybrane koszty usług zewnętrznych. Identyfikacja kosztów związanych z osobami współpracującymi odbywa się najczęściej na podstawie rejestru kontrahentów lub odpowiedniej struktury analitycznej kont księgowych.
W takich przypadkach otwarty interfejs systemu FlexiEPM okazuje się niezwykle pomocny. Po pierwsze, umożliwia on importowanie danych bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego do modelu analitycznego HR. Po drugie, integracja danych z różnych źródeł pozwala uzyskać pełny obraz kosztów wynagrodzeń, niezależnie od formy prawnej łączącej daną osobę z pracodawcą.
Reguły raportowania zarządczego kosztów wynagrodzeń
Wiele firm posiada wypracowane wewnętrzne zasady rachunkowości zarządczej, które określają reguły prezentacji i raportowania przychodów oraz kosztów. Te zasady mają na celu zapewnienie przejrzystości i zrozumiałości wyników prezentowanych w raportach dla menedżerów.
Controlling firmy dokonuje przekształceń danych na poziomie raportowania zarządczego, nakładając dodatkową warstwę korekt na dane importowane z systemu finansowo-księgowego. Te korekty są następnie uwzględniane wyłącznie w narzędziach wykorzystywanych przez controlling.
Przykładowe reguły zarządcze w controllingu wynagrodzeń:
- Alokacja kosztów: Polega na przeniesieniu wynagrodzenia wybranych pracowników na inne działy lub projekty. Kluczem alokacji może być struktura godzin wynikająca z ewidencji czasu pracy lub też odgórnie ustalone wskaźniki podziałowe uwzględniające rzeczywisty zakres obowiązków pracowników. System FlexiEPM umożliwia ewidencjonowanie i rozliczanie kosztów zgodnie z przyjętym modelem alokacji.
- Normalizacje: Polegają na prezentowaniu w raportach zarządczych kosztów restrukturyzacji lub zdarzeń jednorazowych w oddzielnych liniach Rachunku Zysków i Strat. Te korekty są zazwyczaj wprowadzane poza systemem finansowo-księgowym, a ich transparentność jest kluczowa. System FlexiEPM eliminuje ryzyko błędów w formułach i kopiowaniu wartości, zapewniając wiarygodność danych.
Jak oprogramowanie wspiera controlling wynagrodzeń?
Katalog problemów w zapewnieniu spójności raportowania kosztów wynagrodzeń można rozszerzać o kolejne wyzwania. Istotność przedstawionych powyżej zagadnień jest oczywiście indywidualną sprawą danej firmy. W każdym przypadku odpowiednio wdrożony system IT może skutecznie uporządkować komunikację pomiędzy działami finansów oraz HR.
FlexiEPM tworzy spójne, zintegrowane środowisko dla budżetowania, prognozowania i raportowania zarządczego zatrudnienia, wynagrodzeń oraz kosztów osobowych. Rozwiązanie znacząco ogranicza konieczność ręcznej pracy w procesie zamknięcia miesiąca. Automatyzacja kalkulacji rezerw, alokacji i uzgodnień poprawia jakość i transparentność raportowania. Z tego względu, budując nowoczesny proces analityki HR, warto zainteresować się rozwiązaniami dla działu HR. Nowoczesne narzędzia analityczne zastąpią arkusze kalkulacyjne, poprawią bezpieczeństwo procesu i komfort pracy wszystkich interesariuszy.
Podsumowując, FlexiEPM:
- Umożliwia integrację danych z różnych źródeł.
- Automatyzuje kalkulacje rezerw, alokacji i uzgodnień.
- Pozwala na tworzenie raportów i analiz zgodnych z wewnętrznymi zasadami rachunkowości zarządczej firmy.
Korzyści z wdrożenia controllingu wynagrodzeń:
- Poprawa dokładności raportowania: Spójne dane z obu działów prowadzą do dokładniejszych raportów kosztów wynagrodzeń.
- Lepsza kontrola kosztów: Controlling wynagrodzeń umożliwia lepszą identyfikację i kontrolę kosztów pracowniczych.
- Wsparcie podejmowania decyzji: Dokładne i spójne dane o wynagrodzeniach mogą wspierać podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.
Controlling wynagrodzeń to ważne narzędzie, które może pomóc firmom w optymalizacji kosztów osobowych, motywowaniu pracowników i osiąganiu celów biznesowych. Nowoczesne oprogramowanie może znacząco ułatwić wdrożenie i realizację procesu controllingu wynagrodzeń.
