W teorii Excel daje dużą swobodę. W praktyce, gdy w procesie bierze udział kilkunastu lub kilkudziesięciu menedżerów, ta swoboda zaczyna działać przeciwko controllingowi. Pojawiają się kolejne wersje plików, zmienione formatki, błędy w formułach, ręczne kopiowanie danych i trudności z ustaleniem, która wersja budżetu jest aktualna.
Podczas webinaru Budżetowanie przy 20+ osobach. Jak uporządkować proces BUD 2027 w dużej organizacji? Agata Kruczek i Mariusz Sumiński pokazali, jak podejść do budżetowania jako do procesu, który można uporządkować bez zmiany jego logiki biznesowej. Omówili etapy od przygotowania założeń, przez budżety cząstkowe, konsolidację i kontrolę, aż po zatwierdzenie budżetu i raportowanie wykonania vs. plan.
5 najważniejszych wniosków z webinaru
1. Budżetowanie zaczyna się dużo wcześniej niż od wypełniania formatek
Zanim użytkownicy zaczną wpisywać dane, trzeba przygotować założenia, strukturę procesu, zakres odpowiedzialności i źródła danych. Im lepiej uporządkowany jest start, tym mniej ręcznej pracy i poprawek na późniejszych etapach.
2. Excel dobrze sprawdza się w analizie, ale nie zawsze jako narzędzie do zarządzania procesem
Przy kilkunastu lub kilkudziesięciu uczestnikach budżetowania pojawiają się typowe problemy: różne wersje plików, zmiany w formatach, ręczne kopiowanie danych, błędy w konsolidacji i brak pełnej kontroli nad statusem prac. To właśnie te elementy najczęściej spowalniają controlling, a nie sama analiza danych.
3. Centralne zarządzanie formatkami porządkuje cały proces
Jeżeli controlling zarządza formatkami centralnie, może lepiej kontrolować zakres danych, blokować przypadkowe zmiany, pilnować spójności struktury i szybciej reagować na nowe założenia z zarządu. Dzięki temu budżetowanie nie opiera się na pilnowaniu plików, tylko na pracy z danymi.
4. Statusy, wersje i scenariusze dają większą kontrolę nad budżetem
W dużej organizacji ważne jest nie tylko to, kto wprowadził dane, ale też na jakim etapie jest dana jednostka, która wersja budżetu jest aktualna i jak zmiana założeń wpływa na wynik. Bez tego controlling traci czas na ustalanie, które dane są właściwe.
5. Dobrze zaprojektowany proces pozwala szybciej przejść od budżetu do decyzji
Automatyczna konsolidacja, kontrola danych i raportowanie wykonania vs. budżet pomagają szybciej zobaczyć wpływ zmian na całą organizację. Dzięki temu zarząd i controlling mogą rozmawiać o scenariuszach, a nie o tym, czy wszystkie pliki zostały poprawnie zebrane.
Co dalej?
Zapraszamy na kolejny webinar z serii Finanse w praktyce.
📅 27 maja, godz. 11:00
Planowanie Top-Down w praktyce
Tym razem pokażemy, jak podejść do planowania od strony celów zarządczych: jak przełożyć założenia strategiczne na liczby, jak zejść z poziomu całej organizacji do jednostek, działów i kategorii oraz jak kontrolować spójność planu bez ręcznego przepychania kolejnych wersji arkuszy.
To spotkanie dla CFO, dyrektorów finansowych i controllerów, którzy chcą lepiej połączyć cele biznesowe, budżet i odpowiedzialność menedżerów za wynik.
Zapisz się >>
https://flexisolutions.clickmeeting.com/planowanie-top-down-w-praktyce/register
Co daje FlexiEPM w procesie budżetowania?
FlexiEPM wspiera budżetowanie w dużych organizacjach tam, gdzie sam Excel przestaje wystarczać jako narzędzie do zarządzania procesem.
System pozwala uporządkować m.in.:
- przygotowanie i dystrybucję formatek,
- wprowadzanie danych przez wielu użytkowników,
- kontrolę wersji,
- statusy prac,
- konsolidację budżetów cząstkowych,
- automatyczne przeliczenia,
- kontrolę spójności danych,
- zarządzanie scenariuszami,
- raportowanie wykonania vs. budżetu.
Dzięki temu controlling może zachować elastyczność pracy z Excelem, ale jednocześnie zyskać centralny model danych, kontrolę nad procesem i większe bezpieczeństwo całego budżetowania.
