Alokacja kosztów to proces przypisywania kosztów pośrednich, takich jak koszty administracyjne, utrzymania biura czy zasobów wspólnych, do konkretnych działań, projektów, produktów lub jednostek organizacyjnych. Celem alokacji jest lepsze zrozumienie, które obszary działalności generują koszty, a także dokładniejsze wyliczenie rentowności i optymalizacja wydatków. Dzięki temu przedsiębiorstwo może podejmować bardziej świadome decyzje finansowe.
Alokacja kosztów i metody rozliczeń w controllingu projektowym
W ramach controllingu projektowego istotna jest alokacja kosztów oraz inne metody rozliczeń. Alokacja kosztów pozwala na efektywną analizę marży zarządczej na kontraktach, szczególnie w sektorach, gdzie wynagrodzenia stanowią znaczącą część kosztów bezpośrednich projektów. Przykładem są projekty informatyczne czy marketingowe, gdzie koszty pracowników przewyższają wydatki na usługi zewnętrzne i materiały.
Zastosowanie metod alokacji kosztów w praktyce
Większość firm projektowych korzysta z narzędzi do rejestracji czasu pracy, co jest kluczowe dla metod alokacji kosztów. Pracownicy, angażując się w różne projekty, rejestrują czas pracy na poszczególnych zadaniach. To niezbędne do alokacji kosztów osobowych (wynagrodzenia, świadczenia, benefity) i zarządzania projektami.
Alokacja kosztów – metoda alokacyjna
Reguły rozliczania kosztów na projekty mogą być względnie swobodnie kształtowane zgodnie ze specyfiką organizacji oraz potrzebami osób zarządzających. Dwie typowe metody rozliczania kosztów to alokacja oraz absorpcja.
Istotą działania modelu alokacyjnego jest proporcjonalne rozłożenie kosztów na obiekty kosztowe zgodnie z zadaną strukturą klucza podziałowego. W przypadku alokacji wynagrodzeń na projekty będzie to najczęściej podział wynagrodzenia pracownika strukturą liczby godzin zarejestrowanych na poszczególnych zadaniach. Alternatywnym rozwiązaniem jest wprowadzenie stawek zarządczych (ustalony odgórnie koszt godziny pracy) oraz przypisywanie do projektu kosztów wyliczanego jako iloczyn liczby godzin, oraz ustalonej a priori stawki.
To tylko wstęp do koncepcji kompletnego modelu rozliczania kosztów na projekty. Jeżeli celem procesu jest dostarczenie wiarygodnej informacji o rzeczywistych kosztach kontraktu, to model musi uwzględniać kilka aspektów.
Są to m.in. absencje, prace administracyjne (rzadko kiedy pracownik przeznacza 100% swojego czasu na projekty), koszty rzeczowe związane z pracownikami (samochody służbowe, benefity, korzystanie z infrastruktury i systemów IT) czy wreszcie koszty pośrednie (wynagrodzenia osób zarządzających, działy wspierające). Z tego względu modele alokacji kosztów w controllingu projektów nie należą do prostych rozwiązań. Bardzo często jest to wieloetapowa kalkulacja, która w kolejnych przebiegach dokonuje rozliczenia określonej puli kosztów w sposób adekwatny do ich specyfiki.
Alokacja kosztów – metoda absorpcji
Działanie modelu absorpcji jest teoretycznie prostsze: formuła przypisująca koszt do projektu jest wręcz banalna. Tu trudność kryje się jednak w kalkulacji stawki. Wszystkie wyzwania poruszone przed momentem przy omawianiu modelu alokacji kosztów na projekty powinny zostać odpowiednio zaadresowane przy wyliczaniu stawek zarządczych. Niewątpliwą zaletą takiego rozwiązania jest możliwość „ukrycia” rzeczywistych wynagrodzeń pracowników – stawki kosztowe (wyliczane dla określonych specjalizacji lub ról projektowych) są transparentne i mogą być swobodnie komunikowane wewnątrz organizacji.
System do alokacji kosztów - FlexiEPM
FlexiSolutions oferuje system FlexiEPM, wspierający alokację kosztów w controllingu. Nasze oprogramowanie umożliwia wykorzystanie różnych kluczy alokacji, zapewniając efektywność i poprawność rozliczeń kosztów.
FlexiEPM automatyzuje przetwarzanie danych i gwarantuje spójność danych, podobnie jak systemy ERP, pozwalając na elastyczne projektowanie i konfigurację modelu alokacji. Elastyczne rozwiązanie bez problemu zaimplementuje reguły alokacyjne zgodnie z potrzebami Twojej firmy.
