KPI HR (Key Performance Indicators Human Resources) to kluczowe wskaźniki efektywności stosowane w zarządzaniu zasobami ludzkimi, które mierzą skuteczność działań HR w kontekście celów organizacyjnych. Służą one do monitorowania i oceny takich aspektów, jak rekrutacja, retencja pracowników, zaangażowanie, szkolenia, czy produktywność zespołów.
W jakim celu stosuje się KPI HR w przedsiębiorstwach?
Monitorowanie KPI w obszarze HR może być kluczowym narzędziem dla pomiaru i doskonalenia efektywności zasobów ludzkich przedsiębiorstwa. Celem wdrożenia KPI HR może być:
- Pomiar efektywności. KPI HR pozwalają organizacji mierzyć skuteczność zarządzania zespołem, identyfikować silne i słabe strony oraz podejmować decyzje na podstawie wiarygodnych danych.
- Monitorowanie postępów. KPI HR pomagają menedżerom śledzić postępy realizacji celów związanych z doskonaleniem procesów zarządzania zasobami ludzkimi.
- Identyfikacja trendów. KPI HR uwidaczniają trendy w zachowaniu i postawach pracowników (np. zmiana zaangażowania lub wzrost absencji), co pomaga zespołowi HR z wyprzedzeniem dostrzegać ryzyka i wdrażać odpowiednie działania naprawcze.
- Benchmarking. Wykorzystanie KPI daje możliwość porównania parametrów HR organizacji ze standardami właściwymi dla branży lub firm konkurencyjnych. Takie analizy, podobnie jak identyfikacja trendów pozwala identyfikować szanse i zagrożenia w procesach zarządzania zasobami ludzkimi.
- Pokazywanie wpływu HR na funkcjonowanie firmy. Odpowiednio dobrane KPI związane z obszarem HR pozwalają monitorować oraz łączyć nakłady na szkolenia i rozwój pracowników i wyniki biznesowe (wzrost przychodów, poprawa satysfakcji klientów).
- Komunikacja z interesariuszami. Raportowanie niefinansowe wprowadza nowe wymogi w zakresie prezentacji dokonań i praktyk przedsiębiorstwa. KPI z obszaru HR znajdują powszechne zastosowanie w rozdziałach raportów ESG odnoszących się do polityki zatrudnienia i warunków pracy w firmie.
Podstawowe KPI w HR - FTE i Headcount
Kluczowym wskaźnikiem w zarządzaniu zasobami ludzkimi jest poziom zatrudnienia. Jest on często opisywany za pomocą dwóch terminów: liczba pracowników (ang. „Headcount”) oraz etaty (znane również jako „FTE”, czyli Full Time Equivalent).
Różnica między Headcount a FTE leży w sposobie traktowania pracowników zatrudnionych na część etatu. Na przykład, pracownik zatrudniony na pół etatu będzie liczony jako 1 w kategorii Headcount i 0.5 w kategorii FTE przy obliczaniu kluczowych wskaźników wydajności (KPI).
Wskaźnik poziomu zatrudnienia, mimo swej podstawowej natury, odgrywa ważną rolę w analizie HR, często pojawiając się w różnego rodzaju dashboardach i raportach HR. Pozwala on na śledzenie zmian w zatrudnieniu zarówno w całej organizacji, jak i w poszczególnych jej częściach. Dodatkowo FTE i Headcount stanowią fundamenty przy obliczaniu wskaźników dotyczących produktywności, kosztów i rotacji pracowników.
KPI HR - Wskaźniki produktywności
Wskaźnik produktywności pracownika jest powszechnie stosowany wskaźnik KPI HR w przedsiębiorstwach. Analiza produktywności zasobów ludzkich pozwala monitorować trendy (np. zmiany w produktywności z czasem) i przeprowadzać analizy benchmarkingowe w stosunku do standardów branżowych. Ale jak dokładnie mierzyć produktywność w kontekście HR?
Podstawowym narzędziem mierzenia jest przychód na pracownika. To uniwersalny wskaźnik, odpowiedni dla większości firm. W zależności od charakteru firmy lub specyfiki stanowiska, inne miary, takie jak sprzedaż na handlowca czy wolumen produkcji na pracownika produkcji, mogą być bardziej odpowiednie.
Produktywność jako kluczowy wskaźnik KPI HR odgrywa kluczową rolę w odnoszeniu do rentowności firmy. Jednakże warto zauważyć, że produktywność pracowników jest wynikiem nie tylko działań w zakresie HR, ale także innych aspektów przedsiębiorstwa, takich jak know-how, procesy biznesowe czy technologia. Dlatego ważne jest, aby równoważyć ten wskaźnik z innymi wskaźnikami HR, które skupiają się bardziej bezpośrednio na aspektach związanych z zarządzaniem personelem.
KPI HR - wskaźniki kosztów
Koszty wynagrodzeń i średnie wynagrodzenie to kluczowe wskaźniki KPI HR w każdym przedsiębiorstwie. Rzadko spotyka się panel HR, który nie przedstawia informacji na temat kosztów związanych z zatrudnieniem. Szczególnie w firmach, gdzie koszty pracy przekraczają 50% całkowitych kosztów, monitoring kosztów wynagrodzeń, czy to jako wartość bezwzględna, czy procent przychodów ze sprzedaży, jest niezbędny nie tylko w zakresie HR, ale także w kontekście ogólnego śledzenia wyników firmy.
Wskaźnik średniego wynagrodzenia jest również cennym narzędziem benchmarkingowym. Porównując średnie zarobki w przedsiębiorstwie, zwłaszcza w odniesieniu do konkretnych stanowisk i lokalizacji, z danymi z zewnętrznych raportów płacowych, możemy ocenić, jak konkurencyjna jest firma jako pracodawca na rynku pracy.
KPI HR – wskaźniki odnoszące się do zasobów ludzkich przedsiębiorstwa
Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi są niezbędne w każdej firmie, niezależnie od sektora czy wielkości. KPI HR mogą być uniwersalne i odpowiednie dla różnorodnych przedsiębiorstw. Wskaźniki te mogą być zarówno „twarde”, takie jak rotacja czy absencje, jak i „miękkie”, obejmujące satysfakcję czy realizację celów. Oto kilka głównych KPI HR:
- Wskaźnik rotacji: Określa procentowo ilu pracowników opuściło firmę w ciągu roku. Jest to kluczowe narzędzie do analizy zaangażowania i lojalności pracowników.
- Wskaźnik absencji: Pokazuje, jaki procent czasu pracownicy nie są dostępni z różnych powodów, nie licząc urlopów wypoczynkowych. Zbyt wysoki wskaźnik może wskazywać na problemy w kulturze firmy.
- Wskaźnik awansów wewnętrznych: Pokazuje skuteczność procesów HR w zakresie rozwoju pracowników i zarządzania talentami.
- Realizacja celów okresowych: KPI z kategorii „miękkich”, który monitoruje zaangażowanie pracowników w kontekście rocznych celów.
- Wskaźnik satysfakcji: Mierzy zadowolenie pracowników, będąc wskaźnikiem kluczowym dla retencji i produktywności pracowników.
KPI HR – wskaźniki efektywności procesów w obszarze kadr i płac
Optymalizacja procesów HR poprzez wskaźniki efektywności jest kluczowa dla każdego działu zasobów ludzkich. Szczególnie proces rekrutacji pracowników wymaga skutecznego monitorowania i analizy. Oto trzy kluczowe wskaźniki KPI, które mogą być stosowane w rekrutacji:
- Czas obsadzenia wakatów (time-to-fill, time-to-hier): Średni czas potrzebny od zatwierdzenia wakatu do zatrudnienia odpowiedniej osoby. Jest to kluczowe narzędzie do identyfikacji problemów w procesie rekrutacji lub kwestii związanych z wizerunkiem firmy na rynku pracy
- Wskaźnik pomyślnych rekrutacji: Określa procent procesów rekrutacyjnych, które zakończyły się sukcesem, rozumianym jako zatrudnienie osoby, która przeszła okres próbny. Dzięki temu wskaźnikowi możliwe jest monitorowanie jakości i efektywności prowadzonych rekrutacji
- Koszt zatrudnienia nowego pracownika: Wskaźnik ten obrazuje całkowity koszt rekrutacji i zatrudnienia nowego pracownika, uwzględniając wszystkie związane z tym wydatki, od publikacji ogłoszeń po wdrożenie nowego pracownika. Jeśli koszt ten jest zbyt wysoki, może to wskazywać na nieskuteczność procesu rekrutacji lub niską jakość kandydatów.
Stosując te wskaźniki, dział HR może stale optymalizować proces rekrutacji, co przekłada się na lepsze wyniki firmy i zadowolenie nowo zatrudnionych pracowników.
