Zastosowania systemu do budżetowania
Najlepsze systemy budżetowania umożliwiają opracowanie modelu planistycznego, który jest dostosowany do unikalnych potrzeb organizacji. Co to oznacza w praktyce?
Na podstawie doświadczeń płynących z licznych wdrożeń systemu FlexiEPM wiemy, że procesy budżetowania mogą różnić się między branżami, rozmiarami firm i strukturami zarządzania. Mimo to, wiele przedsiębiorstw skupia się na specyficznych elementach procesu budżetowania. Oto przykładowe zastosowania systemów budżetowania, które adresują specyficzne potrzeby biznesowe:
1) System do budżetowania sprzedaży
System pomaga stworzyć ilościowy budżet sprzedaży. Pozwala planować sprzedaż produktów w przekroju klientów, kanałów dystrybucji czy rynków geograficznych. Umożliwia powiązanie ilościowego i wartościowego planu sprzedaży; pozwala na wprowadzanie cen, warunków handlowych czy promocji do modelu budżetowego.
Dostęp do programu wykorzystywanego do budżetowania sprzedaży otrzymują najczęściej handlowcy lub dyrektorzy regionów sprzedaży. System do budżetowania sprzedaży powinien być aktualnie aktualizowany danymi o realizacji, dlatego w większości przypadków integracja z system ERM lub modułem sprzedażowym realizowana jest za pośrednictwem interfejsów uruchamianych codziennie w ramach tzw. nocnego przetwarzania danych.
2) System do budżetowania produkcji
Pozwala on przełożyć ilościowy plan sprzedażny na plan produkcji. Umożliwia zaplanowanie kosztów standardowych na podstawie technologii produkcji oraz stawek kosztowych poszczególnych składników. Wspiera przygotowanie budżetu kosztów wydziałowych oraz kalkulację stawek robocizny bezpośredniej i narzutów.
Systemy do budżetowania produkcji wymagają odpowiedniej integracji z systemem ERP. W wielu firmach traktowane są wręcz jako nakładka czy rozszerzenie dla ERP. Dzieje się tak dlatego, że automatyzacja budżetowania kosztów produkcji wymaga dostępu do aktualnych wersji technologii czy kosztów materiałów. Z drugiej strony wyliczone w systemie do budżetowania produkcji stawki kosztów standardowych mogą stanowić wsad do wyceny zapasów i produkcji w toku.
3) System do budżetowania kosztów
Przygotowanie budżetu kosztów to jeden z bardziej powtarzalnych elementów procesu budżetowego. Oczywiście program do budżetowania kosztów musi zapewniać wsparcie dla różnych technik planowania. Możliwość planowania za pomocą kwot, wskaźników lub parametrów operacyjnych to typowe wymagania formułowane w odniesieniu do systemu do budżetowania kosztów.
Ponadto, oprogramowanie wspomagające przygotowywanie budżetu kosztów powinno umożliwiać personalizację uprawnień dostępu dla poszczególnych użytkowników. Jest to istotne, aby umożliwić każdemu z kierowników dostęp wyłącznie do informacji dotyczących jednostek, za które są odpowiedzialni.
4) System do budżetowania zatrudnienia i kosztów osobowych
Budżetowanie zatrudnienia i wynagrodzeń to proces, który często realizowany jest na styku controllingu oraz HR. Niezbędna jest integracja systemu do budżetowania zatrudnienia i kosztów osobowych z oprogramowaniem kadrowo-płacowym. Skutecznie zaimplementowane narzędzie umożliwia planowanie promocji, wakatów, podwyżek, bonusów oraz innych świadczeń dla pracowników.
Efektywne wdrożenie jest możliwe dzięki zastosowaniu gotowych mechanizmów planowania dla różnych segmentów budżetu HR oraz sprawdzonej metodologii wdrożeń, która pozwala na maksymalne wykorzystanie dostępnych danych kadrowo-płacowych do zautomatyzowania przygotowania wstępnej wersji budżetu.
5) System do budżetowania nakładów inwestycyjnych
Firmy często opracowują, obok budżetu przychodów i kosztów, również budżet nakładów inwestycyjnych (Capex, czyli wydatki kapitałowe). Ten proces również może być wspomagany przez specjalistyczny program do budżetowania. W zależności od poziomu szczegółowości, budżetowanie Capex może być przeprowadzane na poziomie obszarów funkcjonalnych (takich jak IT, flota, administracja, utrzymanie), konkretnych projektów lub nawet poszczególnych zadań inwestycyjnych.
Program do budżetowania nakładów inwestycyjnych umożliwia często zarządzanie portfelem projektów Capex, w tym formalny proces przeglądów i zatwierdzania projektów. Wykorzystanie scentralizowanego programu do budżetowania umożliwia integrację między budżetem Capex a Opex (wydatki operacyjne). Dzięki temu budżet kosztów operacyjnych jest uzupełniany o koszty amortyzacji wynikające z realizacji zaplanowanych inwestycji.
6) System do budżetowania projektów
Programy do budżetowania projektów zazwyczaj nie zapewniają wsparcia dla procesu budżetowania prowadzonego w controllingu. Są to najczęściej aplikacje posiadające wbudowane formularze pozwalające na przygotowanie budżetu projektu. Rozkład kosztów na poszczególne zadania inwestycyjne lub elementy struktury podziału pracy (WBS – Work Breakdown Structure) zwykle realizowany jest przy pomocy standardowych formatek.
W związku z tym, systemy te zazwyczaj nie oferują funkcjonalności omówionych wcześniej, które są bardziej złożone i służą wsparciu procesu budżetowania prowadzonego na poziomie controllingu.
Program do budżetowania FlexiEPM
FlexiSolutions projektuje i rozwija FlexiEPM, wiodące oprogramowanie budżetowe, które kompleksowo wspiera różnorodne potrzeby planowania finansowego.
Dostarczając elastyczne rozwiązanie, tworzymy skuteczne narzędzie, które wspiera wszystkie obszary i zadania związane z przygotowaniem budżetów oraz prognoz. Zarówno duże organizacje zatrudniające 1000+ pracowników, jak i mniejsze, dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwa, które uczyniły efektywny controlling jednym ze swoich priorytetów, korzystają z naszego systemu.
Pełna integracja ze środowiskiem MS Excel
Pełna integracja programu z Microsoft Excel sprawia, że jest on intuicyjny i łatwy w użyciu, ponieważ proces budżetowy odbywa się w środowisku Excel. Użytkownicy mają dostęp do wszystkich formatek i raportów z poziomu dodatkowego menu nawigacyjnego, które jest „osadzone” w menu Microsoft Excel.
Wdrażanie nowego rozwiązania wymaga tylko niewielkiej ilości szkoleń, dzięki czemu osoby zaangażowane w przygotowanie budżetu bardzo szybko adaptują się do nowych narzędzi.
Chociaż interfejs użytkownika FlexiReporting bazuje na Excelu, to przetwarzanie danych modelu budżetowego odbywa się za pomocą platformy Microsoft SQL Server. Wielowymiarowy model danych programu został specjalnie zoptymalizowany, aby sprostać wymaganiom procesów budżetowania, prognozowania i raportowania zarządczego. Dzięki temu system oferuje wysoką wydajność i niezawodność, przewyższając możliwości narzędzi stworzonych z wykorzystaniem MS Access czy VBA.
Zarządzaniem procesem bez udziału IT
FlxiEPM umożliwia pracownikom controllingu samodzielne zarządzanie modelem budżetowania, składając się z dwóch głównych elementów:
- aplikacji klienckiej, która jest używana przez użytkowników do pracy z formatkami i raportami budżetowymi,
- aplikacji administracyjnej, która umożliwia zaawansowanym użytkownikom projektowanie i modyfikowanie modelu budżetowego.
Administratorzy biznesowi mają możliwość przeprowadzania typowych modyfikacji modelu budżetowego, takich jak wprowadzanie zmian organizacyjnych, dodawanie nowych produktów lub klientów, modyfikacja parametrów planistycznych czy zmiana reguł alokacji, korzystając z odpowiednich ekranów aplikacji.
Dzięki FlexiEPMkontrolerzy finansowi mogą samodzielnie zarządzać modelem budżetowym, eliminując potrzebę angażowania zespołów IT w ten proces.
FlexiEPM - system do budżetowania
Stworzyliśmy FlexiEPM z myślą o możliwości jego łatwego wdrożenia w dowolnej firmie. Oznacza to, iż funkcjonalności systemu pozwalają na elastyczne projektowanie formatek, raportów czy reguł budżetowania. W ten sposób dostarczamy program do budżetowania, który świetnie sprawdza się w firmach handlowych, produkcyjnych czy usługowych.
Kluczowym atutem FlexiEPM jest jego otwarte środowisko integracji, które ułatwia wykorzystanie danych z różnych systemów ERP, FK, czy HR, zapewniając skuteczne wsparcie dla całego procesu.
