Na pewnym etapie rozwoju organizacji naturalnym krokiem staje się przejście do systemów klasy FP&A lub EPM, które porządkują planowanie, raportowanie i konsolidację, zapewniając bezpieczeństwo danych oraz możliwość skalowania wraz z rozwojem firmy.
Excel jest świetny. I właśnie dlatego tak łatwo przesadzić.
Dlaczego Excel tak dobrze przyjął się w finansach?
Excel jest szeroko wykorzystywany w działach finansowych. Trudno znaleźć kontrolera czy CFO, który z niego nie korzysta – często codziennie. I to samo w sobie nie jest niczym złym.
Kilka lat temu na jednej z konferencji usłyszałem hasło: „Excela należy wypalić gorącym żelazem”. Brzmi efektownie, ale to technologiczny radykalizm, który niewiele wnosi do realnej dyskusji. Excel był, jest i będzie obecny w działach finansowych.
To bardzo dobre narzędzie analityczne. Pozwala szybko i elastycznie pracować z liczbami. Jest intuicyjne, plastyczne i łatwe do dostosowania – trochę jak w uproszczonej wersji teorii Darwina: wygrywa, bo potrafi zająć każdą wolną przestrzeń.
Pytanie nie brzmi: „czy Excel zniknie?”, tylko: „czy używamy go tam, gdzie ma sens, czy tam, gdzie po prostu się przyjął?”
Excel nie zdominował controllingu dlatego, że został do tego zaprojektowany. Zdominował go dlatego, że przez lata wypełniał lukę narzędziową. Sprawdza się w analizach ad hoc, modelowaniu, pracy koncepcyjnej i szybkim „sprawdźmy, co się stanie, jeśli…”.
Systemy finansowo-księgowe i ERP nie wspierały procesów takich jak:
- budżetowanie,
- prognozowanie,
- raportowanie zarządcze,
- konsolidacja.
A tam, gdzie nie było dedykowanych narzędzi, pojawił się arkusz kalkulacyjny. Przyroda, także organizacyjna, nie toleruje próżni.
Excel nie jest narzędziem do wszystkiego (i nikt nie udaje, że jest)
Nikt rozsądny nie próbuje:
- prowadzić w Excelu księgi głównej,
- zarządzać produkcją,
- obsługiwać procesów transakcyjnych.
I mimo to w controllingu potrafimy zrobić rzecz paradoksalną: używać Excela jak systemu.
Tymczasem:
- Excel nie jest narzędziem do przetwarzania ogromnych wolumenów danych – od tego są bazy danych,
- nie służy do integracji danych – od tego są procesy i narzędzia ETL,
- nie powstał z myślą o współpracy 20, 30 czy 100 osób pracujących równolegle nad budżetem, forecastem czy konsolidacją.
A jednak właśnie w tych obszarach bywa wykorzystywany najintensywniej.
Dlaczego organizacje trwają przy Excelu?
Działy finansowe znają Excela bardzo dobrze. Potrafią budować w nim imponujące rozwiązania, które jakoś działają. Do tego są tanie – przynajmniej na pierwszy rzut oka.
Dlatego CFO często takie podejście akceptują, a czasem wręcz promują. W krótkim terminie to racjonalna decyzja.
W większej skali są to jednak konstrukcje mało stabilne. Gdyby w finansach istniał „nadzór budowlany”, wiele z nich prawdopodobnie nie dostałoby pozwolenia na użytkowanie.
Odpowiedzialność CFO za sposób użycia Excela
W tym miejscu rozmowa przestaje dotyczyć samego narzędzia, a zaczyna dotyczyć odpowiedzialności. Ostatecznie to CFO firmuje raporty finansowe i zarządcze – przed zarządem, radą nadzorczą, inwestorami czy audytorem. Odpowiada nie tylko za to, czy wynik się zgadza, ale także za to, w jaki sposób został wypracowany i czy cały proces jest pod kontrolą.
Dlatego rola dyrektora finansowego nie kończy się na analizie liczb. Powinna obejmować również refleksję nad tym, czy Excel w organizacji jest wykorzystywany tam, gdzie rzeczywiście ma swoje naturalne miejsce, czy też stał się kręgosłupem procesów takich jak budżetowanie, konsolidacja czy raportowanie zarządcze. W wielu firmach ta granica przesuwa się stopniowo i często niepostrzeżenie – kolejne pliki, kolejne wersje, kolejne osoby dopisywane do procesu.
W pewnym momencie pytanie nie brzmi już „czy liczby się zgadzają?”, ale „czy mamy pełną kontrolę nad tym, jak powstały?”. To nie jest spór o wyższość jednego narzędzia nad drugim. To decyzja o tym, czy proces finansowy jest wystarczająco bezpieczny, przejrzysty i skalowalny, by CFO mógł spokojnie wziąć za niego odpowiedzialność.
Gdzie w takim razie jest miejsce Excela?
Excel nadal ma bardzo ważną rolę w controllingu:
- w analizach ad hoc,
- w projektowaniu modeli,
- w fazie eksperymentowania,
- tam, gdzie elastyczność jest ważniejsza niż powtarzalność.
Ale w którymś momencie rozwoju organizacji pojawia się potrzeba czegoś innego: kontroli, bezpieczeństwa i skalowalności.
I tu wchodzą systemy stworzone z myślą o konkretnych procesach: BI, FP&A, EPM. Nie po to, żeby „zabić Excela”, ale żeby przejąć te elementy pracy, które muszą działać stabilnie i przewidywalnie.
Co warto zapamiętać?
Excel nie jest zły. Ale nie jest narzędziem do wszystkiego.
Na rynku są dojrzałe systemy zaprojektowane specjalnie do konsolidacji, budżetowania czy alokacji kosztów. W pewnym momencie rozwoju firmy stają się one nie tyle opcją, co warunkiem bezpiecznego skalowania procesów finansowych.
I pytanie, które warto sobie zadać, brzmi nie „czy Excel zniknie?”, tylko: „czy w naszej organizacji Excel jest tam, gdzie naprawdę ma sens?”
Gdzie kończy się Excel, a zaczyna FP&A / EPM?
Excel sprawdza się:
- w analizach ad hoc,
- w projektowaniu modelu,
- w fazie testowej,
- przy małej liczbie użytkowników.
System FP&A lub EPM jest potrzebny, gdy:
- proces musi być powtarzalny,
- wiele osób pracuje jednocześnie,
- wymagany jest audyt zmian,
- dane pochodzą z wielu źródeł,
- raporty trafiają do zarządu lub rady nadzorczej.
Innymi słowy: system nie ma zabić Excela. System ma przejąć te elementy pracy, które muszą działać stabilnie i przewidywalnie.
