Kluczowe wskaźniki efektywności – projektowanie KPI

Kluczowe Wskaźniki Efektywności, czyli KPI (Key Performance Indicators), to nieodłączny element zarządzania finansami i operacjami w każdej nowoczesnej organizacji. Niezależnie od branży, KPI pomagają w ocenie wyników, identyfikacji słabych punktów i usprawnieniu procesów decyzyjnych. Dla działów controllingu i sprawozdawczości w dużych spółkach, gdzie decyzje często podejmuje CFO, główny księgowy czy specjaliści ds. rachunkowości, właściwy wybór i monitorowanie KPI jest kluczowe.

KPI HR (Key Performance Indicators Human Resources) to najważniejsze wskaźniki pozwalające ocenić skuteczność działań działu HR w kontekście realizacji celów organizacyjnych. Pomagają one mierzyć efektywność procesów takich jak rekrutacja, retencja pracowników, zaangażowanie, czy rozwój zespołu.

Ale jakie KPI wybrać? Czy istnieją „dobre” i „złe” wskaźniki? I jak je właściwie zastosować w codziennej pracy kontrolerów i analityków finansowych? W tym artykule podpowiemy, jak projektować KPI, które rzeczywiście przekształcą Twoje dane w wartościowe informacje, umożliwiające podejmowanie skutecznych decyzji biznesowych. Przekonasz się, że nie każdy wskaźnik jest równie użyteczny i że klucz do sukcesu leży w umiejętnym dostosowaniu KPI do specyfiki i celów Twojej organizacji.

Poznajmy lepiej KPI, aby pomóc Ci skuteczniej zarządzać i osiągać lepsze wyniki w Twojej firmie.

Kluczowe wskaźniki efektywności - czym są?

Kluczowe wskaźniki efektywności, znane jako KPI, są niezbędne dla menedżerów i pracowników do mierzenia i monitorowania osiągnięć w różnych obszarach biznesowych. Wybierając kilka istotnych miar z dostępnych zmiennych, możesz skupić się na najważniejszych aspektach działalności i łatwiej ocenić, czy wyniki są zgodne z oczekiwaniami.

Ograniczenie liczby wskaźników do kilku podstawowych pozwala na prostą interpretację danych. Informacje są jasne: czy sytuacja jest dobra, czy zła, czy się poprawia, czy pogarsza, czy jest w normie, czy wymaga natychmiastowej uwagi.

Prezentacja KPI również ma znaczenie. Wykorzystanie różnych metod wizualizacji, takich jak wykresy, światła drogowe czy prędkościomierze, ułatwia zrozumienie i szybką ocenę wyników. Dzięki temu można efektywniej zarządzać firmą, oddziałem czy projektem.

Rodzaje wskaźników efektywności

Wskaźniki efektywności, znane jako KPI (Key Performance Indicators), można klasyfikować na kilka różnych sposobów, w zależności od ich celów i zastosowania.

Aby w pełni zrozumieć spektrum możliwości ich stosowania, warto przyjrzeć się praktycznym przykładom różnych rodzajów wskaźników efektywności.

Wskaźniki strategiczne

Wskaźniki strategiczne mają na celu dostarczenie syntezy kluczowych aspektów działania firmy lub jednostki biznesowej. Często są one używane w kontekście narzędzi do zarządzania wydajnością, takich jak Zrównoważona Karta Wyników (Balanced Scorecard). Te wskaźniki pomagają w monitorowaniu i realizacji strategii przedsiębiorstwa.

Wskaźniki finansowe

Wskaźniki finansowe bazują głównie na danych pochodzących z raportów finansowych. W tym kategorii znajdują się wskaźniki takie jak ROA (Return on Assets) i ROI (Return on Investment). W kontekście zarządzania i controllingu bardziej szczegółowe wskaźniki, takie jak marża brutto, marża operacyjna czy EBITA, są również istotne. Te wskaźniki można monitorować jako wartości procentowe lub jednostkowe.

W obszarze zarządzania kapitałem pracującym typowe wskaźniki finansowe to CCC (Cash Convercion Cycle, cykl konwersji gotówki), DSO (Days Sales Outstanding, rotacja należności), DIO (Days Inventory Outstanding, rotacja zapasów) oraz DPO (Days Payable Outstanding, rotacja zobowiązań).

Wskaźniki operacyjne

Wskaźniki operacyjne są najczęściej używane do oceny i pomiaru efektywności procesów biznesowych. Mogą one dotyczyć różnych parametrów, od czasu trwania operacji, przez wolumen wykonanej pracy, aż po jakość procesów. Na przykład, w elektrowniach atomowych, wskaźnikiem monitorowanym w trybie ciągłym jest temperatura rdzenia reaktora.

Ciekawostką jest, że jeden wskaźnik może być jednocześnie wskaźnikiem strategicznym i operacyjnym. Na przykład, jeżeli strategia firmy zakłada realizację zamówień w ciągu trzech dni, wskaźnik dotyczący terminowości dostaw będzie istotny zarówno dla ogólnej Karty Wyników przedsiębiorstwa, jak i dla monitorowania efektywności na poziomie operacyjnym.

Projektowanie KPi - praktyczne przykłady

Przytoczony przykład otwiera przestrzeń do krótkiej dyskusji różnych metod konstruowania kluczowych wskaźników efektywności. Co powinniśmy mierzyć, gdy celem firmy jest realizacja zamówień w terminie 3 dni roboczych? Poniżej kilka przykładów konkurencyjnych KPI:

  • średni czas realizacji zamówienia – pozwala obserwować ile czasu zajmuje przeciętnie dostawa do Klienta, ale daje informacji o tym jak często występują opóźnienia;
  • liczba zamówień opóźnionych – pozwala ustalić ile zamówień dotarło do Klienta w terminie późniejszym niż deklaruje firma;
  • % zamówień opóźnionych – odnosi liczbę zamówień opóźnionych do wolumenu wszystkich zamówień, tak by wartość wskaźnika była porównywalna w kontekście wzrostu obrotów firmy;
  • wartość zamówień opóźnionych – podnosi istotność wartości zamówień, sprawia, że duże zamówienia stają się „ważniejsze” w kontekście monitorowania wskaźnika KPI;
  • % zamówień wysłanych w ciągu 24 godzin od złożenia zamówienia – w przypadku korzystania z logistyki zewnętrznej, przesuwa monitorowanie na procesy znajdujące się wewnątrz organizacji; choć nie odnosi się literalnie do celu firmy sprawia, że wskaźnik monitoruje efektywność procesu za który pełną odpowiedzialność ponoszą menedżerowie i pracownicy firmy.

W tym miejscu ciężko wskazać, który ze wskaźników byłby najlepszy. Jeżeli wskaźnik KPI ma być powiązany z systemem premiowania pracowników lub menedżerów niezwykle ważne jest zaprojektowanie wskaźnika w taki sposób, by nie pozwalał na „grę” systemem premiowym (tj. osiąganie oczekiwanej wartości wskaźnika w sposób niekorzystny dla firmy). Z tego względu przy wyborze KPI istotny jest kontekst danej firmy oraz oczekiwania menedżerów odpowiedzialnych za danych cel lub proces biznesowy. Odnosząc się do przedstawionego przykładu, nie odpowiemy w tym artykule, który wskaźnik będzie najlepszy.

Praktyczne aspekty stosowania KPI

Jak powinno wyglądać wdrożenie KPI w firmie, by projekt zakończył się sukcesem? Po pierwsze konieczne jest precyzyjne zdefiniowanie wskaźników efektywności. Każdy ze stosowanych mierników musi posiadać jasną definicje opisującą w jaki sposób będzie mierzony, wyliczany i raportowany. Co to oznacza w praktyce? Definicja wskaźników KPI powinna zawierać co najmniej następujące informacje:

  • Jak często następować będzie aktualizacja KPI? Dla wskaźników operacyjnych może to być nawet interwał wyrażony w minutach czy godzinach – np. zużycie energii, wolumen produkcji wykonanej, liczba braków. Z drugiej strony dla wskaźników strategicznych raportowanie może się odbywać w cyklach kwartalnych lub nawet rzadziej. Dla przykładu pomiar satysfakcji klientów jako KPI strategicznego wiąże się z określonymi kosztami dla przedsiębiorstwa i w wielu przypadkach nie może być powtarzany zbyt często.
  • Skąd będą pozyskiwane dane do kalkulacji wskaźnika? Określenie systemów lub procesów, w których gromadzone będą dane wejściowe niezbędne do wyliczenia wartości KPI.
  • W jaki sposób wyliczana będzie wartość wskaźnika? W tym miejscu nie chodzi tylko o formułę obliczeniową, ale również szczegółową specyfikację reguł pozyskiwania i przetwarzania danych. Czy uwzględniamy całość danych czy tylko zdarzenia, transakcje, klientów które spełniają określone warunki?
  • Kto odpowiada za wyliczenia i zaraportowanie wartości wskaźnika?

Po drugie monitorowanie wskaźników KPI wymaga określenia wartości docelowych lub referencyjnych. Jeżeli wskaźnik efektywności ma działać jak system alertów lub „sygnalizacji świetlnej” to wartość bieżącą KPI musi mieć jakiś punkt odniesienia.

Dla wskaźników strategicznych wartość docelowa wynikać będzie ze strategii przedsiębiorstwa. Dla wskaźników finansowych czy sprzedażowych wartością referencyjną może być poziom ustalony w budżecie lub indywidualnych celach premiowych. Dla wskaźników operacyjnych – poziom odpowiadający oczekiwanej efektywności danego procesu lub zadania.

Monitorowanie KPI w systemie do controllingu

Dobre oprogramowanie do controllingu zapewnia spójny wielowymiarowy model danych integrujący informacje operacyjne i finansowe. Dzięki wdrożeniu systemu do controllingu firma daje sobie możliwość stałego monitorowania i analizy wskaźników KPI dla poszczególnych działów, linii produkcyjnych czy kanałów sprzedaży. Tego typu oprogramowania zapewnia kadrze zarządzającej dokładną i istotną informację, która jest konieczna do skutecznego zarządzania organizacją.

Powiązane artykuły

Controlling personalny jako partner biznesowy
Controlling

Jak sprawić, by controlling personalny był partnerem biznesowym?

Controlling personalny to nie tylko zbieranie danych, ale przede wszystkim wsparcie strategiczne w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Trzy filary tego obszaru to raportowanie KPI HR, tworzenie planów zatrudnienia oraz analizowanie kosztów osobowych, a także dostarczanie konkretnych wniosków i rekomendacji.
Dzięki temu controlling personalny staje się kluczowym partnerem w podejmowaniu decyzji opartych na danych, wspierając firmę w osiąganiu celów biznesowych. Dowiedz się, jak efektywnie wdrożyć te procesy, by controlling personalny stał się istotnym elementem strategii Twojej firmy.

Czytaj dalej >
Polski System EPM
Controlling

System informacji zarządczej dla controllingu

W dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym dostęp do aktualnych i precyzyjnych informacji zarządczych jest fundamentem podejmowania właściwych decyzji.

Dlatego coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemu informacji zarządczej, który umożliwia przekształcenie danych w realną wartość biznesową. Jak działa taki system i dlaczego warto go wdrożyć w przedsiębiorstwie? Sprawdźmy.

Czytaj dalej >
Controlling

Sztuczna inteligencja w controllingu

Sztuczna inteligencja zyskuje na popularności, a jej potencjał w controllingu jest ogromny. Przedstawiamy innowacje zmieniające zadania kontrolerów i analityków: od budżetowania i prognozowania z AI po identyfikację anomalii i konsekwencje jej zastosowania w controllingu.

Czytaj dalej >

Co klienci mówią o nas?

Michał Gumiński
Michał Gumiński
Dyrektor Finansowy w Torf Corporation
Współpraca z FlexiSolutions pozwoliła mi na stworzenie elastycznego ekosystemu, który adresuje trudne problemy operacyjne takie jak planowanie sprzedaży i w spójny sposób odzwierciedla je w obszarze controllingowym. 
Szczególnie warto podkreślić elastyczność rozwiązań i podejście zespołu FlexiSolutions wysoko zorientowane na rozwiązanie problemu – mogliśmy dzięki temu znaleźć niestandardowe rozwiązania, z którymi nie radziły sobie pudełkowe systemy.
Marcin Radziszewski
Marcin Radziszewski
Dyrektor Finansowy w PBKM S.A
System bardzo dobrze poradził sobie ze skalą i złożonością Grupy - w wyniku wdrożenia dysponujemy spójnym repozytorium danych finansowych wszystkich konsolidowanych spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach ewidencji księgowej prowadzonej na poziomie jednostkowym.
Z punktu widzenia comiesięcznego procesu raportowego szczególnie wysoko oceniamy wykorzystanie raportów kontrolnych pozwalających na szybką weryfikację spójności danych lokalnych dostarczanych przez spółki oraz raport pozwalające na uproszczenie uzgodnienia sald i rozrachunków. Dodatkowo, możliwości narzędzia zostały wykorzystane do zebrania i konsolidacji budżetów wszystkich spółek. Widząc realne korzyści, systematycznie rozwijamy zakres wykorzystania systemu w naszej firmie, nie tylko w dziale finansowym.
Piotr Kamiński
Piotr Kamiński
Wiceprezes Zarządu w Wielton SA
Wdrożone narzędzia szeroko wspierają procesy kontrolingu i raportowania zarządczego na poziomie jednostki dominującej Wielton S.A oraz spółek zależnych. System jest stale rozwijany i dostosowywany do rosnących potrzeb przedsiębiorstwa (...).
Obecnie FlexiEPM wykorzystywany jest przez wszystkie 16 spółek wchodzących w skład grupy, a z rozwiązania korzysta ponad 100 użytkowników.
Jednym z wdrożonych modułów jet moduł uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych. Dostarczone narzędzie umożliwia uzgodnienie transakcji w ramach procesów raportowania zarządczego oraz giełdowego.
Grażyna Maciejuk
Grażyna Maciejuk
Dyrektor Finansowy w Instac
FlexiEPM to bardzo elastyczne narzędzie, w którym strukturę raportów można całkowicie dopasować do konkretnych potrzeb firmy. Polecam to rozwiązanie gdyż odpowiada potrzebom użytkowników różnych szczebli - operacyjnych, finansów jak i również kadry zarządzającej.
Zespół wdrożeniowy dokładnie rozpoznaje potrzeby analityczne i raportowe klienta, proponując różne możliwe rozwiązania ze swojego szerokiego doświadczenia. Znajomość merytoryki tematu analizy danych i raportów, a nie tylko technicznych aspektów wdrażania aplikacji - bardzo ułatwia proces wdrożenia.
Jolanta Anton
Jolanta Anton
Główny Księgowy w MediaMarktSaturn Polska
Rozwiązania dostarczone przez FlexiSolutions umożliwiają automatyczne przetwarzanie danych wejściowych w postaci odpowiednich raportów i transakcji systemu SAP R/3 oraz zapewniają możliwość wprowadzenia informacji uzupełniających i parametrów bezpośrednio przez użytkowników za pomocą odpowiednio zaprojektowanych formularzy.
Wdrożona konfiguracja zapewnia pełne wsparcie procesów sprawozdawczych włączając możliwość automatycznego przygotowania ostatecznych raportów w strukturach XML zgodnych z wymogami regulatora.
Justyna Szumowska
Justyna Szumowska
Główny Księgowy w Transition Technologies
System został wykorzystany do przygotowania sprawozdań jednostkowych spółek grupy oraz przygotowania sprawozdania skonsolidowanego. Aktualnie system wykorzystywany jest przez 18 podmiotów z grupy (włączając zagraniczne spółki zależne). Zestaw raportów pozwala w czytelny sposób analizować transakcje pomiędzy spółkami.
Raporty kontrolne pozwalają analizować dane od wartości sumarycznych do najniższego poziomu danych wejściowych. Rozwiązanie zostało przygotowane pod indywidualnie sprecyzowane potrzeby naszej organizacji. Mechanizmy przetwarzania danych finansowo - ksiegowych zapewniają odpowiednią automatyzację procesu. Efektem jest spójne repozytorium danych finansowych wszystkich spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach.
Michał Kacprzak
Michał Kacprzak
Członek Zarządu w Baltona
FlexiEPM wspiera następujące obszary raportowania: konsolidacja w układzie statutowym na potrzeby comiesięcznych pakietów raportowych dla właściciela, przygotowania sprawozdań jednostkowych oraz skonsolidowanych na potrzeby raportowania giełdowego, przygotowanie rocznych sprawozdań zgodnie z UoR oraz konsolidacja i raportowanie zarządcze.
System wykazuje się elastycznością niezbędną do obsługi różnych struktur kapitałowych, zaś zespół realizujący wdrożenie posiada odpowiednie kompetencje i doświadczenie pozwalające na efektywną realizację prac wdrożeniowych i rozwojowych.

Umów konsultację z ekspertem

Uporządkuj procesy planowania, controllingu, raportowania i konsolidacji w jednym systemie.
Wyeliminuj błędy i zmniejsz czasochłonność dzięki integracji i automatyzacji.
Mariusz Sumiński
Mariusz Sumiński

Dyrektor Zarządzający, Współzałożyciel