Alokacja kosztów – narzędzia do rozliczania kosztów

Alokacja kosztów to kluczowy element zarządzania finansami w każdej firmie. Artykuł omawia różne narzędzia do rozliczania kosztów i pomaga zdecydować, które z nich będzie najbardziej efektywne: czy tradycyjny arkusz Excel, zaawansowany system ERP, czy specjalistyczny system controllingowy.
Znajdziesz tu praktyczne wskazówki oraz porady ekspertów na temat wyboru i implementacji narzędzi, które najlepiej odpowiadają potrzebom Twojej organizacji w kontekście alokacji kosztów.

Alokacja kosztów w arkuszu kalkulacyjnym

Specjaliści z działu controllingu często używają arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel jako swojego głównego narzędzia pracy. Elastyczność tego narzędzia pozwala na tworzenie tabel i formularzy, które umożliwiają zbieranie i konsolidację danych wejściowych i kluczy alokacyjnych. Zaawansowani użytkownicy potrafią odwzorować niemal dowolny proces przetwarzania danych za pomocą odpowiednich formuł i tabel przestawnych.

Arkusze kalkulacyjne, takie jak MS Excel czy Arkusze Google, nie służą najlepiej do alokacji kosztów. Ich standardowe funkcje nie pasują dobrze do potrzeb automatyzacji tego procesu. W arkuszach kalkulacyjnych występują ograniczenia, takie jak nieefektywność w przeliczeniach i brak możliwości autonomicznego generowania danych wynikających z alokacji. Każda liczba po alokacji wymaga przygotowania dedykowanej komórki z odpowiednią formułą.

Jest kilka sposobów na rozwiązanie tych problemów. Możesz automatyzować proces za pomocą makr VBA lub korzystać z baz danych Access, ale wtedy arkusz kalkulacyjny staje się bardziej dedykowaną „aplikacją” niż prostym modelem arkusza. W związku z tym warto rozważyć zastosowanie zaawansowanych systemów ERP lub specjalistycznych systemów controllingowych, które są dedykowane do tego typu zadań.

Zastosowanie arkuszy kalkulacyjnych do alokacji kosztów nie gwarantuje również wymaganego śladu audytowego. Z czasem, złożone formuły stają się trudne do zrozumienia nawet dla ich twórców, co komplikuje sprawy dla osób spoza działu.

 

Chociaż można zaradzić niektórym z tych problemów, na przykład przez automatyzację za pomocą makr VBA czy korzystanie z baz danych Access, to wtedy arkusz kalkulacyjny ewoluuje w stronę dedykowanej „aplikacji”. W tym przypadku, stworzenie takiej aplikacji zwykle leży w gestii specjalistów z działu controllingu.

Alokacja kosztów w systemie ERP

Praca z modelem alokacji kosztów w systemie ERP oferuje wiele zalet, w tym pełną automatyzację procesu. W odróżnieniu od arkuszy kalkulacyjnych, system ERP umożliwia centralne zarządzanie całym procesem alokacji, od importu danych wejściowych, przez przetworzenie kluczy alokacyjnych, aż po zaksięgowanie wyników.

Wszystko to odbywa się w kontrolowanych warunkach, co znacznie ogranicza ryzyko błędów. Skrypty automatyzujące są uruchamiane w ramach zdefiniowanego procesu zamknięcia miesiąca, zapewniając spójność i efektywność. Ostatecznie, podejście to oferuje wyższy poziom kontroli i jest mniej podatne na błędy w porównaniu z manualnymi metodami alokacji kosztów.

Zgadza się, alokacja kosztów za pomocą systemu ERP ma swoje ograniczenia i wyzwania, które są często niedostrzegane.

  1. Koszt i czas wdrożenia: Niestandardowe dostosowanie systemu ERP do potrzeb alokacji kosztów jest zwykle kosztowne i czasochłonne. Ponadto każda zmiana w procesie alokacji w przyszłości będzie wymagała dalszego zaangażowania zespołu konsultantów.
  2. Kompleksowość testów: Dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa wymaga skomplikowanych testów, aby zapewnić, że nowy moduł nie wpłynie negatywnie na inne funkcje systemu.
  3. Obciążenie systemu: Model alokacji w systemie ERP generuje znaczną ilość zapisów w księgach, co może spowalniać system i utrudniać bieżącą pracę.
  4. Ograniczenia w danych wejściowych: Systemy ERP często nie pozwalają na łatwe zintegrowanie danych spoza systemu, co oznacza, że konieczne jest budowanie dodatkowych formularzy czy uruchamianie nowych procesów.
  5. Brak wsparcia dla różnych scenariuszy: Systemy ERP często nie oferują wsparcia dla różnych scenariuszy alokacji, takich jak budżety czy prognozy, co ogranicza ich użyteczność w szerokim spektrum aplikacji zarządczych.
  6. Nie jest dla dynamicznie rozwijających się organizacji: Z uwagi na swoją sztywną strukturę, systemy ERP są najlepiej dostosowane do organizacji o ustabilizowanych procesach, a nie dla tych, które są w dynamicznym stanie rozwoju.

W związku z tym, choć systemy ERP oferują zalety, takie jak automatyzacja i centralizacja procesów, ich ograniczenia mogą być znaczące w kontekście alokacji kosztów. Dlatego też decyzja o ich zastosowaniu powinna być dokładnie przemyślana i oparta na gruntownej analizie potrzeb i możliwości organizacji.

Alokacja kosztów w systemie controllingowym

Dedykowane systemy do controllingu mogą oferować znaczne zalety w obszarze alokacji kosztów w porównaniu z uniwersalnymi systemami ERP. To kategoria rozwiązań, których nie powinno się mylić z rozwiązaniami klasy Business Intelligence. Zapewnienie automatyzacji, wsparcia dla procesów raportowania zarządczego, budżetowania czy konsolidacji to podstawowe założenia systemów controllingowych.

 

Systemy controllingowe tworzą efektywne środowisko dla procesu alokacji kosztów. Oto kilka punktów, które warto podkreślić:

  • wielowymiarowy model danych idealnie sprawdza się do przechowywania wyników kolejnych etapów rozliczenia kosztów; wdrażanie poszczególnych kroków procesu na niezależnych warstwach danych zapewnia pełną transparentność;
  • silniki analitycznych baz danych sprawnie radzą sobie ze złożonymi, rozbudowanymi modelami alokacyjnymi;
  • otwarty interfejs umożliwiający import danych z różnych baz i systemów pozwala automatyzować przetwarzanie danych wejściowych i kalkulację kluczy alokacji;
  • elastyczne możliwości tworzenia formatek stwarzają ramy dla usystematyzowania procesu pozyskiwania rozdzielników z komórek biznesowych.

Dedykowany system controllingowy z perspektywy działu controllingu wygrywa z system ERP w ramach wykorzystania go do alokacji kosztów, ponieważ rozwiązanie to pozostaje w autonomicznej gestii działu controllingu. Jakiekolwiek zmiany w działaniu modelu mogą być wprowadzane samodzielnie zgodnie z potrzebami biznesu, bez konieczności czasochłonnych uzgodnień z księgowości, IT, dostawcą oprogramowania czy innymi działami operacyjnymi.

Ponadto systemy controllingu przechowują i przetwarzają nie tylko dane wykonania, ale również wspierają przygotowanie budżetów i prognoz. Omawiane narzędzia są doskonałym miejscem do centralizacji i standaryzacji alokacji kosztów dla wszystkich scenariuszy danych.

Nie można zapominać, że wdrożenie takiego systemu wymaga odpowiednich nakładów. Mimo że jest to projekt prostszy i tańszy niż implementacja systemu ERP, często trudno jest przekonać do systemowych inwestycji kierownictwo w tym obszarze przedsiębiorstwa. Ponadto efektywne wykorzystanie takiego narzędzia wymaga pewnego wysiłku związanego z przełączeniem istniejących procesów. Dział controllingu potrzebuje zbudować kompetencje zapewniające mu pełną kontrolę nad nowym narzędziem oraz wygospodarować czas na projekt i jego produkcyjne uruchomienie.

Procesy controllingowe w narzędziach IT

Cyfryzacja w dziale controllingu to krok, który może znacząco ulepszyć nasz dzień roboczy. Dzięki niej możemy pozbyć się nudnych i monotonnych zadań, co z pewnością wpłynie na komfort pracy całego zespołu finansowego.

Z rosnącą dostępnością i możliwościami nowoczesnych narzędzi IT, coraz więcej firm ma szansę na usprawnienie swoich raportów i analiz. W praktyce oznacza to, że coraz więcej organizacji będzie mogło w pełni wykorzystać bogactwo danych, które już teraz mają w swoich systemach.

Powiązane artykuły

Alokacja kosztów

Skuteczna alokacja kosztów – transkrypcja webinaru

Efektywna alokacja kosztów to fundament nowoczesnego controllingu, który pozwala firmom precyzyjniej analizować rentowność działań i podejmować trafniejsze decyzje finansowe. W dobie dynamicznych zmian tradycyjne narzędzia, takie jak Excel, coraz częściej ustępują miejsca zaawansowanym systemom IT, automatyzującym procesy i eliminującym błędy.

Czytaj dalej >
Alokacja kosztów

Alokacja kosztów w controllingu – webinar

Jak efektywnie alokować koszty, aby precyzyjniej analizować rentowność i podejmować trafniejsze decyzje finansowe? Zapraszamy do obejrzenia nagrania z webinaru, podczas którego przedstawiamy nowoczesne podejścia do alokacji kosztów z wykorzystaniem FlexiEPM (dawniej FlexiReporting).

Czytaj dalej >

Co klienci mówią o nas?

Michał Gumiński
Michał Gumiński
Dyrektor Finansowy w Torf Corporation
Współpraca z FlexiSolutions pozwoliła mi na stworzenie elastycznego ekosystemu, który adresuje trudne problemy operacyjne takie jak planowanie sprzedaży i w spójny sposób odzwierciedla je w obszarze controllingowym. 
Szczególnie warto podkreślić elastyczność rozwiązań i podejście zespołu FlexiSolutions wysoko zorientowane na rozwiązanie problemu – mogliśmy dzięki temu znaleźć niestandardowe rozwiązania, z którymi nie radziły sobie pudełkowe systemy.
Marcin Radziszewski
Marcin Radziszewski
Dyrektor Finansowy w PBKM S.A
System bardzo dobrze poradził sobie ze skalą i złożonością Grupy - w wyniku wdrożenia dysponujemy spójnym repozytorium danych finansowych wszystkich konsolidowanych spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach ewidencji księgowej prowadzonej na poziomie jednostkowym.
Z punktu widzenia comiesięcznego procesu raportowego szczególnie wysoko oceniamy wykorzystanie raportów kontrolnych pozwalających na szybką weryfikację spójności danych lokalnych dostarczanych przez spółki oraz raport pozwalające na uproszczenie uzgodnienia sald i rozrachunków. Dodatkowo, możliwości narzędzia zostały wykorzystane do zebrania i konsolidacji budżetów wszystkich spółek. Widząc realne korzyści, systematycznie rozwijamy zakres wykorzystania systemu w naszej firmie, nie tylko w dziale finansowym.
Piotr Kamiński
Piotr Kamiński
Wiceprezes Zarządu w Wielton SA
Wdrożone narzędzia szeroko wspierają procesy kontrolingu i raportowania zarządczego na poziomie jednostki dominującej Wielton S.A oraz spółek zależnych. System jest stale rozwijany i dostosowywany do rosnących potrzeb przedsiębiorstwa (...).
Obecnie FlexiEPM wykorzystywany jest przez wszystkie 16 spółek wchodzących w skład grupy, a z rozwiązania korzysta ponad 100 użytkowników.
Jednym z wdrożonych modułów jet moduł uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych. Dostarczone narzędzie umożliwia uzgodnienie transakcji w ramach procesów raportowania zarządczego oraz giełdowego.
Grażyna Maciejuk
Grażyna Maciejuk
Dyrektor Finansowy w Instac
FlexiEPM to bardzo elastyczne narzędzie, w którym strukturę raportów można całkowicie dopasować do konkretnych potrzeb firmy. Polecam to rozwiązanie gdyż odpowiada potrzebom użytkowników różnych szczebli - operacyjnych, finansów jak i również kadry zarządzającej.
Zespół wdrożeniowy dokładnie rozpoznaje potrzeby analityczne i raportowe klienta, proponując różne możliwe rozwiązania ze swojego szerokiego doświadczenia. Znajomość merytoryki tematu analizy danych i raportów, a nie tylko technicznych aspektów wdrażania aplikacji - bardzo ułatwia proces wdrożenia.
Jolanta Anton
Jolanta Anton
Główny Księgowy w MediaMarktSaturn Polska
Rozwiązania dostarczone przez FlexiSolutions umożliwiają automatyczne przetwarzanie danych wejściowych w postaci odpowiednich raportów i transakcji systemu SAP R/3 oraz zapewniają możliwość wprowadzenia informacji uzupełniających i parametrów bezpośrednio przez użytkowników za pomocą odpowiednio zaprojektowanych formularzy.
Wdrożona konfiguracja zapewnia pełne wsparcie procesów sprawozdawczych włączając możliwość automatycznego przygotowania ostatecznych raportów w strukturach XML zgodnych z wymogami regulatora.
Justyna Szumowska
Justyna Szumowska
Główny Księgowy w Transition Technologies
System został wykorzystany do przygotowania sprawozdań jednostkowych spółek grupy oraz przygotowania sprawozdania skonsolidowanego. Aktualnie system wykorzystywany jest przez 18 podmiotów z grupy (włączając zagraniczne spółki zależne). Zestaw raportów pozwala w czytelny sposób analizować transakcje pomiędzy spółkami.
Raporty kontrolne pozwalają analizować dane od wartości sumarycznych do najniższego poziomu danych wejściowych. Rozwiązanie zostało przygotowane pod indywidualnie sprecyzowane potrzeby naszej organizacji. Mechanizmy przetwarzania danych finansowo - ksiegowych zapewniają odpowiednią automatyzację procesu. Efektem jest spójne repozytorium danych finansowych wszystkich spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach.
Michał Kacprzak
Michał Kacprzak
Członek Zarządu w Baltona
FlexiEPM wspiera następujące obszary raportowania: konsolidacja w układzie statutowym na potrzeby comiesięcznych pakietów raportowych dla właściciela, przygotowania sprawozdań jednostkowych oraz skonsolidowanych na potrzeby raportowania giełdowego, przygotowanie rocznych sprawozdań zgodnie z UoR oraz konsolidacja i raportowanie zarządcze.
System wykazuje się elastycznością niezbędną do obsługi różnych struktur kapitałowych, zaś zespół realizujący wdrożenie posiada odpowiednie kompetencje i doświadczenie pozwalające na efektywną realizację prac wdrożeniowych i rozwojowych.

Umów konsultację z ekspertem

Uporządkuj procesy planowania, controllingu, raportowania i konsolidacji w jednym systemie.
Wyeliminuj błędy i zmniejsz czasochłonność dzięki integracji i automatyzacji.
Mariusz Sumiński
Mariusz Sumiński

Dyrektor Zarządzający, Współzałożyciel