IFRS 16 – jak sobie poradzić z księgowaniem umów leasingu i najmu?

Standard IFRS 16 wprowadza jasne zasady dotyczące księgowania umów leasingu i najmu, znacząco wpływając na sposób prezentacji tych zobowiązań w sprawozdaniach finansowych. Wymaga on od firm uwzględnienia większości umów leasingowych w bilansie, co może oznaczać konieczność wprowadzenia zmian w dotychczasowych procesach księgowych. Właściwa implementacja IFRS 16 wymaga zrozumienia zasad klasyfikacji umów, odpowiedniego szacowania wartości leasingów oraz zapewnienia zgodności z przepisami.
Jakie warunki należy spełnić, aby mieć pewność, że proces księgowania przebiega poprawnie?

Księgowanie IFRS - scenariusze

Jeśli chcesz zapewnić prawidłową wycenę umów leasingu i najmu zgodną z IFRS 16, masz kilka alternatyw. Oto trzy scenariusze księgowania IFRS 16, które firmy najczęściej wybierają:

  1. Możesz samodzielnie zbudować model w arkuszu kalkulacyjnym.
  2. Możesz powierzyć przygotowanie i rozliczenie kalkulacji zewnętrznej firmie doradczej.
  3. Możesz wdrożyć oprogramowanie, które automatyzuje wycenę i księgowanie zgodnie z IFRS 16.

Omówimy w szczegółach korzyści i ograniczenia każdego z tych podejść.

1) Kalkulacja IFRS 16 za pomocą modelu Excel

Model „zrób to sam” w arkuszu kalkulacyjnym Excel jest potencjalnie najprostszym, najłatwiejszym w zastosowaniu i najtańszym rozwiązaniem dla raportowania zgodnie z IFRS 16. Aby go zastosować, firma potrzebuje zainstalowanego pakietu Microsoft Excel i co najmniej dobrej znajomości tego narzędzia w swoich działach finansowych. Ponadto, osoby odpowiedzialne za model muszą dogłębnie znać standard IFRS 16 i umieć zastosować go w praktyce.

 

Model taki dobrze sprawdza się, gdy osoby w firmie posiadają wystarczającą wiedzę z zakresu IAS/IFRS i są zdolne do zbudowania działającego modelu obliczeniowego.

Księgowanie w Excelu - ograniczenia i ryzyka

  1. Obsługa dużej liczby umów:
    Zmiany parametrów i nowe umowy mogą sprawić, że model staje się coraz bardziej złożony i trudny w utrzymaniu, zwłaszcza dla dużej liczby umów. Dlatego długoterminowe utrzymanie modelu IFRS 16 w Excel dla 100 lub więcej umów wyłącznie w plikach Excel może być wyzwaniem.
  2. Ryzyko błędów:
    Excel, pomimo swojej elastyczności, jest narażony na błędy w formułach i odświeżaniu łączy, co może prowadzić do nieprawidłowych wartości w sprawozdaniach finansowych. Prędzej lub później w modelu IFRS 16 stworzonym w Excel pojawia się błędy, których efektem będą nieprawidłowe wartości w sprawozdaniach finansowych spółki!
  3. Mała transparentność:
    Jeżeli będziesz przechowywać w modelu dane dla 500 umów o przeciętnym czasie trwania 5 lat, to już po 36 miesiącach najpewniej przekroczysz prób 1 miliona wierszy kalkulacji. Model może szybko stać się bardzo złożony, co utrudnia audyt i kontrolę.
  4. Problemy z kontynuacją pracy:
    Jeżeli osoba odpowiedzialna za model odejdzie z firmy, jej zastępca może mieć problem ze zrozumieniem i prawidłowym wykorzystaniem narzędzia, co zwiększa ryzyko błędów w sprawozdaniu finansowym.

 

W związku z tym, mimo początkowej prostoty i niskich kosztów, model Excel może okazać się ryzykowny i trudny w długoterminowym utrzymaniu.

2) Wycena IFRS 16 przez zewnętrzną firmę doradczą

Outsourcing procesu IFRS 16 do zewnętrznej firmy doradczej oferuje pewne korzyści, w tym brak konieczności rozwijania wewnętrznych kompetencji oraz oszczędność czasu.

Firma, która decyduje się na takie rozwiązanie, zapewnia sobie fachową obsługę i może liczyć na to, że specjaliści dokonają poprawnych obliczeń i księgowań zgodnie z IFRS 16.

Nie trzeba martwić się o budowanie narzędzi ani o szkolenie zespołu; wystarczy zapłacić za usługę i oczekiwać wyników.

Zewnętrzna firma - ograniczenia i ryzyka

  1. Koszty usługi:
    Te mogą być znaczne i będą zależały od wielu czynników, w tym liczby umów, renomy doradcy i częstotliwości raportowania. Firmy z sektora Big4, korzystające z autorskich narzędzi, są zazwyczaj droższe od mniejszych doradców, którzy używają modeli w Excelu.
  2. Utrata kontroli:
    Outsourcing może prowadzić do braku wewnętrznej wiedzy i umiejętności w zakresie IFRS 16. Dział finansowo-księgowy może mieć trudności z kompetentnym wyjaśnieniem wartości przedstawionych w sprawozdaniach finansowych, co stanowi problem, zwłaszcza w kontekście audytów.
  3. Potencjalny konflikt interesów:
    Jeżeli firma doradcza, która obsługuje IFRS 16, zostanie również wybrana do przeprowadzenia audytu, może to prowadzić do konieczności reorganizacji całego procesu, co generuje dodatkowe koszty i komplikacje.

W rezultacie, choć outsourcing oferuje wygodę i specjalistyczną wiedzę, wiąże się z nim również pewne ryzyko i koszty, które firma musi uwzględnić przy podejmowaniu decyzji.

3) Wdrożenie narzędzia do wyceny IFRS 16

Wdrożenie profesjonalnych narzędzi IT do obsługi IFRS 16 jest opcją, która może zaoferować wiele korzyści dla firmy. Oto kilka z nich:

  1. Kompleksowe rozwiązanie:
    Otrzymujesz narzędzie IT oraz know-how związany z raportowaniem leasingu i najmu zgodnie z MSSF 16. Mechanizmy kalkulacji są sprawdzone i audytowalne.
  2. Standaryzacja procesów:
    Narzędzie wprowadza powtarzalność i uniezależnia księgowanie leasingu i najmu od indywidualnych pracowników.
  3. Skalowalność:
    Systemy są zwykle przygotowane do efektywnej obsługi dużej liczby umów. Przykładowo, FlexiReporting może przeliczyć 1000 umów w mniej niż 60 sekund, co jest imponujące.
  4. Zaawansowane funkcje analityczne:
    Dostęp do historii kalkulacji, łatwość śledzenia zmian w umowach i rozbudowana analityka są dodatkowymi atutami.

Wady lub ograniczenia? Tu w zasadzie istotny jest tylko jeden punkt – koszty zakupu i wdrożenia oprogramowania. Brak budżetu na nowe rozwiązanie IT może być istotnym czynnikiem blokującym optymalizację procesów IFRS 16 w firmie. Szczęśliwie koszt i czas wdrożenia oprogramowania do IFRS 16 jest wielokrotnie niższy niż w przypadku większości innych systemów IT. Złożoność projektu jest nieporównywalnie mniejsza niż wdrożenie systemu ERP czy finansowo-księgowego.

 

Opcja płacenia w modelu Software-as-a-Service (SaaS) może być atrakcyjna, ponieważ eliminuje jednorazowe duże wydatki i pozwala na skalowanie kosztów w zależności od potrzeb.

Podsumowując, wdrożenie narzędzi IT do obsługi IFRS 16 może być efektywnym i skalowalnym rozwiązaniem dla firm. Warto jednak uwzględnić koszty wdrożenia i utrzymania systemu, aby dokładnie ocenić, czy jest to odpowiednia opcja dla Twojej organizacji.

Oprogramowanie wspierające raportowanie leasingu i najmu zgodnie z MSSF 16

W kontekście wprowadzenia systemu FlexiEPM do zarządzania sprawozdawczością finansową zgodnie z MSSF 16 można zidentyfikować kilka kluczowych korzyści:

  1. Optymalizacja Procesów:
    Dzięki wbudowanym kalkulacjom i zautomatyzowanym schematom dekretacji, procesy są bardziej efektywne i mniej podatne na błędy ludzkie.

  2. Integracja z Excel’em:
    Jeżeli zespół księgowy jest przyzwyczajony do pracy w Excelu, FlexiEPM pozwala na utrzymanie tej platformy jako podstawowego narzędzia, jednocześnie dodając funkcje ułatwiające sprawozdawczość.

  3. Transparentność i Kontrola:
    Transparentne raporty i przyjazne interfejsy użytkownika w systemie FlexiReporting ułatwiają monitorowanie i audyt danych finansowych.

  4. Elastyczność i Skalowalność:
    Niezależnie od liczby umów leasingowych i najmu, system jest w stanie efektywnie je obsłużyć, oferując powtarzalność i spójność w księgowaniu i raportowaniu.

  5. Zgodność z MSSF 16:
    System jest zaprojektowany tak, aby być zgodnym z międzynarodowymi standardami, co jest kluczowe dla wielu firm działających w różnych jurysdykcjach.

Wdrożenie systemu FlexiEPM jest korzystną inwestycją dla firm pragnących optymalizować i usprawnić swoje procesy sprawozdawcze zgodnie z MSSF 16.

Powiązane artykuły

Rozliczanie MSSF 16 w Excelu
MSSF 16

Rozliczanie MSSF 16 w Excelu – 8 najczęstszych problemów

Rozliczanie umów leasingowych zgodnie z MSSF 16 w Excelu może być odpowiednie w przypadku mniejszej liczby umów, jednak wraz ze wzrostem ich liczby, zarządzanie staje się coraz bardziej skomplikowane. Często napotykane problemy związane z budową modeli w Excelu mogą prowadzić do błędów w wycenie, co z kolei negatywnie wpływa na jakość raportowania finansowego.

Czy w takim razie Excel jest wystarczającym narzędziem? Choć może być pomocny na mniejszą skalę, w większych organizacjach lepiej sprawdzą się dedykowane systemy, które minimalizują ryzyko błędów i zapewniają większą przejrzystość danych, co jest kluczowe przy zgodności z MSSF 16.

Czytaj dalej >
Dyskonto przyszłych płatności MSSF 16
MSSF 16

Dyskonto przyszłych płatności według MSSF 16 – jak to policzyć?

Zarządzanie zobowiązaniami leasingowymi stało się bardziej skomplikowane od momentu wprowadzenia standardu MSSF 16. Jednym z kluczowych elementów, które muszą uwzględnić firmy, jest dyskonto przyszłych płatności. Jakie stopy procentowe powinny być stosowane? Jakie metody wyceny są najbardziej efektywne?
W artykule przybliżymy proces obliczania wartości bieżącej zobowiązań, omówimy różne podejścia do wyznaczania stopy dyskontowej oraz podpowiemy, na co zwrócić uwagę, aby zapewnić zgodność z MSSF 16.

Czytaj dalej >

Co klienci mówią o nas?

Michał Gumiński
Michał Gumiński
Dyrektor Finansowy w Torf Corporation
Współpraca z FlexiSolutions pozwoliła mi na stworzenie elastycznego ekosystemu, który adresuje trudne problemy operacyjne takie jak planowanie sprzedaży i w spójny sposób odzwierciedla je w obszarze controllingowym. 
Szczególnie warto podkreślić elastyczność rozwiązań i podejście zespołu FlexiSolutions wysoko zorientowane na rozwiązanie problemu – mogliśmy dzięki temu znaleźć niestandardowe rozwiązania, z którymi nie radziły sobie pudełkowe systemy.
Marcin Radziszewski
Marcin Radziszewski
Dyrektor Finansowy w PBKM S.A
System bardzo dobrze poradził sobie ze skalą i złożonością Grupy - w wyniku wdrożenia dysponujemy spójnym repozytorium danych finansowych wszystkich konsolidowanych spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach ewidencji księgowej prowadzonej na poziomie jednostkowym.
Z punktu widzenia comiesięcznego procesu raportowego szczególnie wysoko oceniamy wykorzystanie raportów kontrolnych pozwalających na szybką weryfikację spójności danych lokalnych dostarczanych przez spółki oraz raport pozwalające na uproszczenie uzgodnienia sald i rozrachunków. Dodatkowo, możliwości narzędzia zostały wykorzystane do zebrania i konsolidacji budżetów wszystkich spółek. Widząc realne korzyści, systematycznie rozwijamy zakres wykorzystania systemu w naszej firmie, nie tylko w dziale finansowym.
Piotr Kamiński
Piotr Kamiński
Wiceprezes Zarządu w Wielton SA
Wdrożone narzędzia szeroko wspierają procesy kontrolingu i raportowania zarządczego na poziomie jednostki dominującej Wielton S.A oraz spółek zależnych. System jest stale rozwijany i dostosowywany do rosnących potrzeb przedsiębiorstwa (...).
Obecnie FlexiEPM wykorzystywany jest przez wszystkie 16 spółek wchodzących w skład grupy, a z rozwiązania korzysta ponad 100 użytkowników.
Jednym z wdrożonych modułów jet moduł uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych. Dostarczone narzędzie umożliwia uzgodnienie transakcji w ramach procesów raportowania zarządczego oraz giełdowego.
Grażyna Maciejuk
Grażyna Maciejuk
Dyrektor Finansowy w Instac
FlexiEPM to bardzo elastyczne narzędzie, w którym strukturę raportów można całkowicie dopasować do konkretnych potrzeb firmy. Polecam to rozwiązanie gdyż odpowiada potrzebom użytkowników różnych szczebli - operacyjnych, finansów jak i również kadry zarządzającej.
Zespół wdrożeniowy dokładnie rozpoznaje potrzeby analityczne i raportowe klienta, proponując różne możliwe rozwiązania ze swojego szerokiego doświadczenia. Znajomość merytoryki tematu analizy danych i raportów, a nie tylko technicznych aspektów wdrażania aplikacji - bardzo ułatwia proces wdrożenia.
Jolanta Anton
Jolanta Anton
Główny Księgowy w MediaMarktSaturn Polska
Rozwiązania dostarczone przez FlexiSolutions umożliwiają automatyczne przetwarzanie danych wejściowych w postaci odpowiednich raportów i transakcji systemu SAP R/3 oraz zapewniają możliwość wprowadzenia informacji uzupełniających i parametrów bezpośrednio przez użytkowników za pomocą odpowiednio zaprojektowanych formularzy.
Wdrożona konfiguracja zapewnia pełne wsparcie procesów sprawozdawczych włączając możliwość automatycznego przygotowania ostatecznych raportów w strukturach XML zgodnych z wymogami regulatora.
Justyna Szumowska
Justyna Szumowska
Główny Księgowy w Transition Technologies
System został wykorzystany do przygotowania sprawozdań jednostkowych spółek grupy oraz przygotowania sprawozdania skonsolidowanego. Aktualnie system wykorzystywany jest przez 18 podmiotów z grupy (włączając zagraniczne spółki zależne). Zestaw raportów pozwala w czytelny sposób analizować transakcje pomiędzy spółkami.
Raporty kontrolne pozwalają analizować dane od wartości sumarycznych do najniższego poziomu danych wejściowych. Rozwiązanie zostało przygotowane pod indywidualnie sprecyzowane potrzeby naszej organizacji. Mechanizmy przetwarzania danych finansowo - ksiegowych zapewniają odpowiednią automatyzację procesu. Efektem jest spójne repozytorium danych finansowych wszystkich spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach.
Michał Kacprzak
Michał Kacprzak
Członek Zarządu w Baltona
FlexiEPM wspiera następujące obszary raportowania: konsolidacja w układzie statutowym na potrzeby comiesięcznych pakietów raportowych dla właściciela, przygotowania sprawozdań jednostkowych oraz skonsolidowanych na potrzeby raportowania giełdowego, przygotowanie rocznych sprawozdań zgodnie z UoR oraz konsolidacja i raportowanie zarządcze.
System wykazuje się elastycznością niezbędną do obsługi różnych struktur kapitałowych, zaś zespół realizujący wdrożenie posiada odpowiednie kompetencje i doświadczenie pozwalające na efektywną realizację prac wdrożeniowych i rozwojowych.

Umów konsultację z ekspertem

Uporządkuj procesy planowania, controllingu, raportowania i konsolidacji w jednym systemie.
Wyeliminuj błędy i zmniejsz czasochłonność dzięki integracji i automatyzacji.
Mariusz Sumiński
Mariusz Sumiński

Dyrektor Zarządzający, Współzałożyciel