Przy sprawozdaniu finansowym najwięcej czasu rzadko zabiera jedno duże zadanie. Zabierają go czynności, które wracają co miesiąc albo co rok: przenoszenie danych z obrotówki do not, liczenie tych samych korekt, sprawdzanie, czy noty zgadzają się z bilansem w każdej spółce grupy.
Poniżej pięć funkcji FlexiEPM, które przydają się przy przygotowaniu sprawozdania jednostkowego i skonsolidowanego. Ułożyłem je jak listę przebojów, od miejsca piątego do pierwszego.
W skrócie
FlexiEPM skraca pracę nad sprawozdaniem finansowym w pięciu miejscach. Tworzy wybrane noty objaśniające z obrotówki, przygotowuje przekształcone dane porównawcze na kopii danych, generuje pakiety not dla wielu spółek, sam liczy powtarzalne korekty konsolidacyjne i w raportach walidacji pokazuje każdą niezgodność między notami a bilansem. Wszystkie te funkcje korzystają z jednej bazy danych.
#5 Automatyczne noty objaśniające
Przygotowanie informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego zawsze wymaga dużo pracy. Tymczasem w obrotówce jest wiele danych, z których wybrane noty objaśniające mogą powstawać automatycznie.
We FlexiEPM na podstawie obrotówek budujemy raporty analityczne, na przykład rachunek zysków i strat, na tyle szczegółowe, żeby zebrać z nich dane do not. Potem w mapowaniu wskazujemy, które konta analityczne trafiają do których pozycji noty. Efekt to nota tworzona automatycznie i zgodna z przygotowanym rachunkiem zysków i strat lub bilansem.
Tak samo system przygotowuje bilans otwarcia do not ruchu, na przykład do noty zmian środków trwałych. FlexiEPM zbierze bilans zamknięcia wskazanych pozycji bilansu i zamienia go na bilans otwarcia noty. Na nocie można pokazać oczekiwane wartości bilansu otwarcia i kontrolę: czy bilans otwarcia plus ruchy z noty zgadzają się z pozycjami bilansu.
Jeśli firma ma dane z rejestru środków trwałych, czyli grupę środka i rodzaj ruchu, całą notę można przygotować automatycznie.
Cały mechanizm, razem z tabelą mapującą, opisałem w artykule Jak usprawnić przygotowanie informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego?
#4 Scenariusze danych i przekształcone dane porównawcze
Audytorzy coraz częściej wymagają, żeby w sprawozdaniu finansowym pojawiła się dodatkowa kolumna z danymi przekształconymi. We FlexiEPM wystarczą do tego dwa kroki. Najpierw tworzymy kopię danych za dany okres. Potem wprowadzamy do niej tylko wymagane korekty i uruchamiamy przeliczenie wyników.
Umożliwia to funkcja wielu wersji danych, czyli scenariuszy. Dane opublikowane zostają bez zmian, a raport pokazuje obie wersje obok siebie.
#3 Pakiety not objaśniających dla wielu spółek
Ręczne przygotowanie zestawu not zabiera dużo czasu, zwłaszcza przy wielu notach i wielu spółkach z grupy kapitałowej.
FlexiEPM generuje pakiety not objaśniających. Użytkownik wskazuje okres sprawozdania, listę spółek i listę not. Lista not pochodzi z przygotowanego wcześniej zestawu raportów do publikacji.
Można też wyłączyć noty, których ma nie być w danym sprawozdaniu. W samych notach da się ustawić, które pozycje i pod jakim warunkiem się pokazują, na przykład ukryć puste pozycje w spółkach, które takich danych nie mają.
#2 Automatyczne korekty konsolidacyjne
Zanim sprawozdanie trafi do audytora, często trzeba wprowadzić w nim korekty. Żeby proces był przejrzysty, warto zapisać w systemie jak najwięcej informacji o tym, po co powstała każda korekta.
W module konsolidacji FlexiEPM przy każdej korekcie wskazujemy, których spółek dotyczy, i opisujemy jej charakter: w nagłówku i w poszczególnych liniach.
Część korekt system może tworzyć sam, na podstawie zdefiniowanych założeń. Przykład to amortyzacja aktywów wytworzonych w grupie. Definiujemy wartość aktywa, okres amortyzacji, kwotę podatku odroczonego i pozycje sprawozdania. Na tej podstawie FlexiEPM co miesiąc generuje korektę, która nalicza:
- amortyzację i umorzenie na wskazanych liniach rachunku zysków i strat oraz bilansu,
- podatek odroczony na wskazanych liniach rachunku zysków i strat oraz bilansu.
Na przełomie roku system sam przenosi wpływ korekty na wynik z rachunku zysków i strat do pozycji zysk (strata) z lat ubiegłych w bilansie.
#1 Raporty walidacji danych
Przy sprawozdaniu finansowym zawsze wraca pytanie: czy wszystkie pozycje są już prawidłowe? Czy noty zgadzają się z face sprawozdania, czyli z bilansem i rachunkiem zysków i strat? I jak to sprawdzić, gdy not jest kilkadziesiąt, a spółek kilkanaście?
We FlexiEPM definiujemy reguły kontrolne i oglądamy zbiorcze porównania danych dla wszystkich spółek. Przykładowa reguła porównuje wartość brutto i umorzenie środków trwałych w bilansie z tymi samymi wartościami w nocie środków trwałych. Od razu widać wszystkie miejsca, w których dane się nie zgadzają.
Reguły ustawia sam użytkownik, decydując, co z czym porównać. Wynik każdej reguły ma na raporcie jeden z trzech kolorów:
- zielony: reguła jest spełniona, na przykład pozycje są zgodne,
- żółty: różnica mieści się w ustalonej tolerancji, na przykład nie przekracza 1 zł,
- czerwony: reguła nie jest spełniona, na przykład umorzenie maszyn w bilansie jest inne niż w nocie środków trwałych.
Jak ustawiam reguły i czytam wyniki, opisałem w artykule Jak mieć sprawozdanie finansowe pod kontrolą?
Ranking w pigułce
Każda z tych pięciu funkcji pracuje na tych samych danych: obrotówkach spółek, mapowaniach i regułach zapisanych w jednej bazie. Dlatego nota, korekta i raport kontrolny pokazują te same liczby, a zespół nie musi ich uzgadniać między plikami.
| Miejsce | Funkcja | Co daje |
|---|---|---|
| #1 | Raporty walidacji danych | Pokazują zbiorczo, w których spółkach noty nie zgadzają się z bilansem lub rachunkiem zysków i strat. |
| #2 | Automatyczne korekty konsolidacyjne | Powtarzalne korekty, np. amortyzację aktywów wytworzonych w grupie, system nalicza co miesiąc sam. |
| #3 | Pakiety not objaśniających | Zestaw not dla wybranego okresu i wielu spółek, bez pustych pozycji. |
| #4 | Scenariusze danych | Przekształcone dane porównawcze w dodatkowej kolumnie, bez zmian w danych opublikowanych. |
| #5 | Automatyczne noty objaśniające | Noty z obrotówki przez mapowanie kont, zgodne z bilansem lub rachunkiem zysków i strat. |
