Koniec drukowania i łącznia
Sprawozdanie powstaje w systemie. Po każdej korekcie zespół nie składa dokumentu od nowa.
Noty prosto z operacji na kontach
Nota transakcji z jednostkami powiązanymi i tabele ruchów liczą się automatycznie. Wcześniej pochłaniały najwięcej pracy.
Sprawozdanie na żądanie
Załadowanie obrotówek i przeliczenie wystarczą, żeby przygotować uproszczony dokument poza cyklem rocznym, na przykład dla banku.
MSSF i ustawa w jednym modelu
Osiem spółek raportuje w dwóch różnych standardach, korzystając z tego samego rozwiązania.
Szczegóły projektu
- Wdrożenie odbyło się w dwóch etapach. Najpierw objęło dwie spółki raportujące według MSSF, potem kolejne podmioty grupy, dla których Ringier Axel Springer Polska przejął prowadzenie ksiąg rachunkowych.
- Proces sprawozdawczy obejmuje dziś 8 spółek i 2 standardy raportowania, a konsolidacja dwie spółki.
- Zespół generuje dane księgowe z SAP w ustalonym formacie i ładuje je do FlexiEPM, który przelicza pozycje i składa sprawozdanie.
- Część not opisowych zespół przeniósł z Excela do Worda i obsługuje je dodatkiem FlexiStatements.
- Dla spółek raportujących zgodnie z Ustawą o rachunkowości system pozwala na wygodne wygenerowanie sprawozdań w formacie XML wymaganym przez tę ustawę.
„Ładuję obrotówki, przeliczam i mam wstępne sprawozdanie"
Dziś część not generuje się automatycznie i nie musimy przepisywać danych. To bardziej uporządkowany proces. Łatwiej też wyciągnąć do audytu, skąd te dane się biorą. A jeżeli ktoś prosi mnie o sprawozdanie na jakiś moment, ładuję obrotówki, przeliczam i mam wstępne sprawozdanie.
Wyzwanie
Sprawozdanie składane ręcznie, strona po stronie
Przed wdrożeniem FlexiEPM sprawozdania finansowe powstawały w jednym pliku Excel, który funkcjonował w spółce od lat. Każda nota i każdy element sprawozdania miały własną zakładkę. Sam arkusz działał, natomiast problem zaczynał się po uzupełnieniu danych.
Gotowe strony trzeba było wydrukować do PDF-a, poukładać w odpowiedniej kolejności, złożyć i wyrównać formaty tak, żeby dokument wyglądał spójnie. Każda korekta oznaczała powtórzenie całej operacji od początku. Prace nad sprawozdaniami zaczynały się zwykle w połowie lutego i musiały zakończyć się do końca marca.
Cały proces opierał się w praktyce na jednej osobie. Pojedyncze noty przygotowywały dodatkowe osoby, zwykle po jednej lub dwie.
Rosnąca liczba spółek i konsolidacja na własnym poziomie
Do pracochłonności doszły dwie zmiany organizacyjne. Pojawiła się potrzeba przygotowania konsolidacji również na poziomie Ringier Axel Springer Polska, a nie wyłącznie na poziomie właściciela. Równolegle spółka przejęła prowadzenie ksiąg rachunkowych kolejnych podmiotów z grupy.
Wcześniejsza konsolidacja była wykonywana ręcznie, w arkuszach zbudowanych na bazie plików używanych wcześniej do sprawozdań jednostkowych. Przy większej liczbie spółek i dwóch standardach raportowania dotychczasowe podejście przestawało być wystarczające.
Rozwiązanie
Gotowy system zamiast rozwiązania budowanego od zera
Najważniejszym kryterium wyboru było to, że FlexiEPM był systemem gotowym i działającym w praktyce. Wdrożenie zaplanowano dwuetapowo. W pierwszym etapie objęło dwie spółki raportujące według MSSF, w drugim kolejne spółki grupy, w większości raportujące według UoR.
Jeden zestaw danych i noty budowane z operacji na kontach
Dane księgowe są generowane z SAP do plików w ustalonym formacie i ładowane do FlexiEPM. Na ich podstawie system wykonuje przeliczenia i przygotowuje sprawozdanie. Bilans i rachunek zysków i strat wychodzą praktycznie gotowe, zestawienie zmian w kapitale własnym jest w dużej mierze zautomatyzowane. System pozwala na bezpośrednie wprowadzenie korekt prezentacyjnych w razie potrzeby.
Największą różnicę widać w notach, które wcześniej pochłaniały najwięcej pracy. Nota transakcji z jednostkami powiązanymi generuje się automatycznie z operacji na kontach, a tabele ruchów są zautomatyzowane. Ręcznie wprowadza się w nich głównie wydzielenie likwidacji przez sprzedaż.
Osobnym elementem jest kontrola mapowań. Plan kont stosowany przez spółki nie pozwala na mapowanie zakresami, a nowe konta pojawiają się na bieżąco. System wskazuje niezmapowane pozycje od razu, więc zespół wie, gdzie szukać rozbieżności. Wynik jest przy tym nadal uzgadniany do SAP, co jest świadomą decyzją zespołu i pozwala na double check.
Korzyści
Uporządkowany proces, mniej pracy ręcznej i sprawozdanie dostępne na żądanie
Sprawozdanie nie jest już składane ręcznie z osobnych wydruków. Dane nie są przepisywane między zakładkami, a część not powstaje bez udziału użytkownika. Zespół nie musi też ponownie budować dokumentu po każdej korekcie.
Zmienił się charakter wykonywanej pracy przy sporządzaniu jednostkowych sprawozdań finansowych. Zespół może się bardziej skupić na weryfikacji poprawności danych i racjonalności wyniku, a nie na ich wpisywaniu do sprawozdania czy edycji.
Zmienił się również sposób pracy przy konsolidacji. Obejmuje ona dwie spółki, a ręcznej korekty wymagają w niej pojedyncze noty i elementy rachunku przepływów pieniężnych. Większość wyliczeń wykonuje się automatycznie.
Osobną korzyścią jest możliwość przygotowania sprawozdania poza standardowym cyklem rocznym, na przykład na potrzeby banku. Wystarczy załadować obrotówki i przeliczyć dane, żeby otrzymać dokument gotowy do przekazania, z adnotacją, że nie został on zbadany przez audytora. Z tego samego mechanizmu zespół skorzystał przy kwartalnych sprawozdaniach statystycznych.
Uporządkowanie procesu ma też znaczenie w trakcie audytu sprawozdań. Łatwiej jest wykazać, z jakich danych wynika konkretna pozycja sprawozdania, bo cała ścieżka jest odtwarzalna w systemie.
Klientka podkreśla również sposób pracy zespołu wdrożeniowego: zaangażowanie, szybką reakcję na zgłaszane problemy i szukanie rozwiązań także wtedy, gdy nie były oczywiste. Z perspektywy FlexiSolutions równie ważny był udział zespołu po stronie klienta. Sprawy rozstrzygano na bieżąco, zamiast odkładać weryfikację na później, co pozwoliło zamknąć wdrożenie gotowym sprawozdaniem.
Podsumowanie projektu w liczbach
8
spółek w procesie sprawozdawczym
30+
not w sprawozdaniu
2
standardy sprawozdawcze: MSSF i ustawa
30
minut na uproszczone sprawozdanie dla banku
