Punkt odniesienia: face sprawozdania
Dobre praktyki proponują cały proces rozpocząć od utworzenia prawidłowego punktu odniesienia, w tym przypadku „face” sprawozdania finansowego.
Są różne metody tworzenia rachunku wyników i bilansu. Jedną z nich jest metoda, gdzie najpierw tworzymy noty, a potem z nich powstają elementy bilansu, co buduje zgodność tych elementów, ale z powodu cząstkowych informacji może wymagać dużo nakładów na ułożenie kompletnego obrazu.
Moja metoda: trzy sprawdzenia kompletności danych
Najczęściej stosowana przeze mnie metoda opiera się na weryfikacji kompletności danych:
- Sprawdzenie numer 1: czy obrotówka się bilansuje.
- Sprawdzenie numer 2: czy wszystkie wymagane konta obrotówki zostały zaprezentowane w sprawozdaniu, w rachunku wyników lub bilansie.
- Sprawdzenie numer 3: czy prezentacja danych w poszczególnych pozycjach jest prawidłowa, zaczynając od weryfikacji: czy na przykład w bilansie nie prezentuję ujemnych kwot, poprzez porównanie pozycji do ostatnio publikowanych sprawozdań, i na końcu poprzez systemową weryfikację, jakie detaliczne konta mam zaprezentowane w danej pozycji. To ostatnie możliwe jest przy użyciu systemu raportowego FlexiEPM i funkcjonalności pokaż szczegóły.
Uzgodnienie not objaśniających z face sprawozdania
Po stworzeniu face sprawozdania możemy weryfikować, czy poszczególne utworzone noty objaśniające są zgodne z pozycjami prezentowanymi w rachunku wyników, czy w bilansie.
Dobrym przykładem potrzeby takiej weryfikacji jest uzgodnienie noty ruchów środków trwałych i analogicznie noty ruchów wartości niematerialnych i prawnych.
W nocie tego typu (nocie ruchu), występuje kilka obszarów wymagających zgodności lub potwierdzenia.
- Bilans otwarcia to kontrola zgodności ze sprawozdaniem poprzedniego okresu.
- Bilans zamknięcia, wynikający z sumy bilansu otwarcia i zarejestrowanych ruchów, to kontrola zgodności z face sprawozdania.
W nocie powinniśmy zaprezentować ruchy, które uzasadnią przejście z wartości bilansu otwarcia do wartości bilansu zamknięcia. Niektóre organizacje dysponują rejestrem środków trwałych z oznaczeniem rodzaju ruchu na poszczególnych środkach.
Bazując na takich informacjach, w systemie FlexiEPM jesteśmy w stanie zbudować w pełni automatyczną notę ruchów środków trwałych, z zaprezentowaniem systemowych ruchów i pełną elastycznością rozwiązania w postaci możliwości manualnej korekty danych systemowych, o ile wymagają takiej korekty.
Jeżeli nie mamy danych systemowych, które pozwolą w sposób automatyczny przygotować notę ruchów na środkach trwałych, to może być ona przygotowana manualnie przez użytkowników.
Pojawia się wtedy pytanie: czy użytkownicy wprowadzili odpowiednie ruchy do noty i czy uzyskane wartości bilansu zamknięcia są zgodne z pozycjami prezentowanymi w bilansie?
W przypadku pojedynczej noty objaśniającej możemy to łatwo zweryfikować wzrokowo na danym raporcie, widząc elementy kontrolne.
Na predefiniowanych formularzach możemy wyświetlać dowolne (kluczowe dla nas) informacje i elementy kontrolne.
Kontrola wielu obszarów: raporty walidacji danych
Ale jeżeli chcemy szeroko kontrolować sytuację, możemy zastosować mechanizmy raportów walidacji danych, dostępne w systemie FlexiEPM.
Mechanizmy te pozwalają użytkownikowi zdefiniować elementy, które chcemy porównywać. Logika systemu wymaga, aby poszczególne transakcje posiadały pełny opis, ale użytkownik tak naprawdę steruje tylko znanymi sobie kodami poszczególnych pozycji sprawozdania.
A fakt, że jest to do ustawienia przez użytkownika, daje pełną elastyczność w zakresie tworzenia reguł i wyboru elementów do skontrolowania. Reguła może obejmować jeden, dwa lub wiele elementów, pełna elastyczność.
Zielony, żółty, czerwony: jak czytać wyniki walidacji
Wyniki reguł walidacyjnych można wyświetlić w przejrzystej, graficznej formie, z dwoma progami decydującymi o kolorze.
Zielony: warunek 1 jest spełniony, na przykład aktywa równają się pasywom.
Żółty: warunek 1 nie jest spełniony, ale różnica mieści się w przyjętym progu tolerancji, na przykład jest mniejsza niż 10 groszy.
Czerwony: żaden z warunków nie jest spełniony, czyli mamy realną rozbieżność między aktywami a pasywami, którą trzeba wyjaśnić.
W ten sposób osoba kontrolująca może szybko przejrzeć i zweryfikować, jak dużo mamy obszarów, które wymagają zmiany, albo potwierdzić, że dane są uzgodnione.
To, co jest najważniejsze w całym procesie:
- to użytkownik/administrator systemu decyduje jakie obszary poddać kontroli (duża elastyczność i pełne możliwości wykorzystania dowolnych danych systemowych)
- osoba kontrolująca wyniki ma szybki podgląd na aktualną sytuacje (dane systemowe wykorzystywane do raportu można aktualizować co chwilę na żądanie)
- dużo obszarów można skontrolować szybko i w przejrzystej formie
I tu zobaczymy też odpowiedzieć na pytanie, czy w systemie mamy już prawidłowe/uzgodnione dane.
Wszystkim czytelnikom życzę, aby na swoich raportach widzieli tylko „zielony kolor”.
Czym różni się metoda budowania sprawozdania od not od metody opartej na kompletności danych?
Metoda od not zakłada, że najpierw powstają poszczególne noty objaśniające, a bilans i rachunek wyników są sumą zawartych w nich danych. Metoda oparta na kompletności danych odwraca tę kolejność: najpierw buduje się face sprawozdania na bazie zweryfikowanej obrotówki, a dopiero potem uzgadnia się z nim poszczególne noty. Druga metoda pozwala szybciej uzyskać wiarygodny punkt odniesienia, ale wymaga dyscypliny w późniejszym uzgadnianiu not.
Jak sprawdzić, czy nota zmian środków trwałych jest poprawna?
Notę zmian środków trwałych sprawdza się w dwóch miejscach. Bilans otwarcia noty musi być zgodny ze sprawozdaniem poprzedniego okresu, a bilans zamknięcia, czyli suma bilansu otwarcia i zarejestrowanych ruchów, musi być zgodny z face bieżącego sprawozdania. Przy pojedynczej nocie wystarczy kontrola wzrokowa na formularzu, przy większej liczbie not lepiej sprawdza się automatyczna reguła walidacyjna.
Czym są raporty walidacyjne w systemie FlexiEPM?
Raporty walidacyjne to mechanizm, który pozwala samodzielnie zdefiniować reguły porównujące wybrane elementy sprawozdania finansowego, na przykład pozycje bilansu z pozycjami w notach objaśniających albo w rachunku przepływów pieniężnych. Wynik każdej reguły wyświetlany jest w formie graficznej i oznaczony kolorem, dzięki czemu można szybko zobaczyć, które obszary wymagają wyjaśnienia.
Co oznacza żółty kolor w raporcie walidacyjnym?
Żółty kolor oznacza, że warunek podstawowy nie został spełniony w stu procentach, ale różnica mieści się w przyjętym progu tolerancji, na przykład jest mniejsza niż 10 groszy. To sygnał do sprawdzenia, ale niekoniecznie błąd w danych, bo może wynikać choćby z zaokrągleń.
Czy kontrolę kompletności danych można przeprowadzić bez dedykowanego systemu?
Tak, przy jednej spółce i niewielkiej liczbie not kontrolę kompletności można przeprowadzić manualnie, sprawdzając poszczególne pozycje wzrokowo. Przy kilkunastu spółkach i kilkudziesięciu notach ręczna kontrola staje się jednak czasochłonna i podatna na przeoczenia, dlatego w takich przypadkach lepiej sprawdza się automatyzacja w postaci raportów walidacyjnych.
