Czy automatyzacja naprawdę cokolwiek usprawnia?
Po automatyzację przygotowania sprawozdania finansowego można sięgnąć, nawet jeśli tworzy się sprawozdania tylko dla kilku organizacji. To oznacza, że nie jest ona przydatna jedynie w dużych grupach kapitałowych. Systemy klasy EPM pomagają w organizacji całego procesu i pozwalają go:
- uporządkować,
- ujednolicić
- usprawnić,
- zautomatyzować w wielu obszarach.
W pełnej konfiguracji system może tworzyć dane potrzebne do wyjaśnień dla audytorów, ułatwiając komunikację i ograniczając ręczne przeszukiwanie wielu źródeł.
Od bilansu otwarcia do zamknięcia – jak to działa?
Na przykładzie zaimplementowanej w systemie FlexiEPM noty objaśniającej „Zmiana wartości początkowej i umorzenia środków trwałych” można zobaczyć, jak system pomaga zautomatyzować proces. Najczęściej występujący układ noty prezentuje pozycje: bilans otwarcia, ruchy, i bilans zamknięcia w podziale na wartość brutto środków trwałych i umorzenie.
Dane bilansu otwarcia wpadają automatycznie dla poszczególnych grup środków trwałych. Dzieje się to na podstawie mapowania linii bilansu i wartości bilansu z poprzedniego okresu.
Analogicznie w raporcie możemy wyświetlić wartości bilansu zamknięcia roku bieżącego, aby możliwe było wzrokowe potwierdzenie ich zgodności. Na powyższej grafice specjalnie pozostawiłem różnice na umorzeniu maszyn (czerwona czcionka), żeby pokazać, jak wygląda to w praktyce.
Jak wykorzystać rejestr środków trwałych w automatyzacji?
Najwięcej korzyści daje automatyzacja przetwarzania ruchów na środkach trwałych, która jest możliwa do przygotowania na ich bazie.
W naszym przykładowym wdrożeniu dysponowaliśmy danymi źródłowymi zawierającymi informacje o konkretnych środkach trwałych i – w kolumnach – poszczególnych rodzajach ruchów.
Z systemu księgowego generowany jest raport, który na dzień bilansowy prezentuje skumulowane wartości ruchów dla poszczególnych środków trwałych i WNiP.
Poszczególne organizacje mogą mieć indywidulany układ takich danych. W jednych pojawi się przesunięcie, reklasyfikacja. W innych będą tylko podstawowe pozycje jak sprzedaż, likwidacja, itd. Co ważniejsze, każdy z tych modeli można elastycznie dostosować do potrzeb organizacji za pomocą tabeli mapującej.
Poniżej znajduje się przykład tabeli mapującej, którą da się dostosować do danej firmy. W tabeli tej wskazujemy kod grupy i kolumnę danych źródłowych, a jako elementy, na których mają się pojawić wyniki, raportowaną grupę środków trwałych i wiersz noty (ruch).
Po przetworzeniu danych (klikamy na wskazaną ikonę w menu systemu) otrzymujemy gotową notę z uzupełnionymi prawidłowo ruchami.
Jeżeli pracujemy w organizacji skupiającej wiele podobnych spółek (np. działających na podobnym systemie i planie kont, posiadających dane z rejestru środków trwałych), efekt synergii jest olbrzymi. Jednym kliknięciem możemy przygotować dane do publikacji noty dla wielu spółek. Podobne optymalizacje i automatyzacje można wprowadzić w wielu innych obszarach. Najczęściej są to noty zmian w wartościach niematerialnych i prawnych, zestawienie zmian w kapitałach, wiekowanie należności czy zobowiązań.
Automatyzacja pozwala więc uporządkować proces powstawania not, ograniczyć ręczną pracę i szybciej zweryfikować zgodność danych. To duże ułatwienie zarówno dla małych firm, jak i dużych organizacji.
