Jak przeprowadzić proces uzgodnienia sald bilansowych?

Nowoczesne zespoły księgowe wdrażają proces accounts reconciliation jako uzupełnienie do standardowych czynności kontrolnych wykonywanych w ramach zamknięcia miesiąca.

Proces uzgodnienia sald bilansowych - korzyści

Systematyczna, sformalizowana weryfikacja poprawności sald na kontach bilansowych:

  • Ogranicza ryzyko raportowania nieprawidłowych wyników finansowych.
  • Buduje kulturę staranności i odpowiedzialności w zespole księgowym.
  • Pomaga w doskonaleniu procedur i procesów księgowych w firmie.
  • Ułatwia współpracę z audytorem w trakcie badania sprawozdania finansowego.

5 cech efektywnego procesu accounts reconciliation

Jakie kluczowe warunki należy spełnić wdrażając efektywny proces uzgodnienia sald bilansowych?

Uzgodnienie wszystkich kont księgowych

Optymalizując wynik finansowy firmy, musisz uwzględnić wszystkie konta księgowe w procesie weryfikacji. Wykonanie tego tylko dla części sald nie zniweluje ryzyka błędu. Wdrażając odpowiednie procedury wewnętrzne, zapewniasz, że nowo utworzone konta księgowe automatycznie wchodzą do procesu rekoncyliacji.

Automatyzacja tu nie wystarcza – potrzebujesz zdefiniowanej roli w organizacji, która zajmuje się ustalaniem reguł i procedur dla uzgodnienia sald nowych kont księgowych.

 

Ten proces nie tylko minimalizuje ryzyko błędów, ale również ułatwia zarządzanie finansami na najwyższym poziomie. Dlatego CFO, główni księgowi i specjaliści ds. rachunkowości powinni przywiązywać dużą wagę do kompleksowej weryfikacji i rekoncyliacji kont księgowych.

Merytoryczny, ekspercki charakter testów kontrolnych

Aby efektywnie zarządzać finansami i minimalizować ryzyko błędów, procedura weryfikacji musi być szczegółowo opisana. Określ, z kim skontaktować się dla potwierdzenia wartości, jakie testy kontrolne przeprowadzić i z jakimi raportami uzgodnić salda bilansowe. Dodatkowo gromadź i dołączaj niezbędne dane do dokumentacji uzgodnienia.

Osoby odpowiedzialne za uzgodnienie powinny rozumieć specyfikę danego konta księgowego, aby móc samodzielnie dostosować testy kontrolne, jeśli zidentyfikują taką potrzebę. Zapewnienie właściwego przepływu informacji jest kluczowe, szczególnie w kontekście aktualizacji sald bilansowych i komunikacji o „late bookings” modyfikujących salda na kontach przeciwstawnych.

Procedury uzgodnienia nie są tylko mechanizmem kontroli; to raczej krzyżowa walidacja, czy salda na kontach księgowych odpowiadają stanowi rzeczywistemu. W przypadku nietypowych sald księgowych, takich jak znaczne odchylenia od normy czy nienaturalne strony sald, wymagana jest szczególna uwaga i dodatkowe sprawdzenia.

Przestrzeganie terminów uzgodnienia

Do zarządzania procesem uzgodnienia sald bilansowych niezbędny jest dobrze zaplanowany kalendarz. Określ nieprzekraczalne terminy dla wykonania i weryfikacji (zatwierdzenia) uzgodnień. Konto o wysokim ryzyku błędu („high risk”) traktuj priorytetowo, aby jak najszybciej zidentyfikować i rozwiązać potencjalne problemy.

Kiedy zauważysz niezgodności, przeprowadź ich natychmiastową weryfikację. Po zatwierdzeniu wprowadź odpowiednie księgowania do księgi głównej, najlepiej zanim dojdzie do ostatecznego zamknięcia ksiąg.

 

Takie podejście nie tylko minimalizuje ryzyko błędów, ale także poprawia efektywność i przejrzystość procesów finansowych.

Zbieżność procedur uzgodnienia z polityką rachunkowości firmy

Aby zapewnić zgodność i dokładność finansową, procedury uzgodnienia muszą zawierać sprawdzenia, czy salda bilansowe są zgodne z przyjętymi standardami wyceny lub szacowania, określonymi w lokalnej lub grupowej polityce rachunkowości. W przypadku spółek działających w ramach grupy kapitałowej, odniesienie do grupowej polityki rachunkowości jest szczególnie istotne.

Gdziekolwiek to możliwe, zaleca się implementację automatycznych reguł kontrolnych. Na przykład, można automatycznie weryfikować właściwą stronę salda czy upewnić się, że konta techniczne zostały w pełni rozliczone.

 

Dodatkowo wszystkie procedury i testy kontrolne powinny być skalowane w odniesieniu do progów materialności, które są właściwe dla skali działalności firmy.

Standaryzacja procesu i jego doskonalenie

Jednym z kluczowych elementów efektywnego procesu uzgodnienia jest unifikacja. Niezależnie od różnorodności testów kontrolnych i dokumentacji dla poszczególnych kont księgowych, zaleca się użycie standardowych formularzy uzgodnienia. Dzięki temu możliwe jest gromadzenie spójnej i czytelnej dokumentacji, co ułatwia zarządzanie i kontrolę.

Kolejnym ważnym aspektem jest ciągły monitoring terminowości uzgodnienia oraz liczby i istotności zidentyfikowanych problemów. Osoby odpowiedzialne za nadzór i koordynację procesu powinny być czujne i podejmować właściwe działania korygujące, gdy pojawiają się negatywne odchylenia od oczekiwanych wyników.

Powiązane artykuły

zastosowania / kontrola zarządcza / system do konsolidacji / FlexiEPM
Accounts reconciliation

Kontrola zarządcza w pionie finansowym

Kontrola zarządcza w finansach to ważny element skutecznego zarządzania ryzykiem i zapewnienia spójności procesów księgowych. FlexiEPM to zaawansowany system, który wspiera menedżerów w monitorowaniu i optymalizacji działań w pionie finansowym, jednocześnie minimalizując ryzyka sprawozdawcze i operacyjne.

Czytaj dalej >
Badanie sprawozdania finansowego
Accounts reconciliation

Badanie sprawozdania finansowego – jak ograniczyć ryzyko

Badanie sprawozdania finansowego to proces, który wymaga precyzji, wnikliwości i dogłębnej analizy. Kluczowe jest zrozumienie, że to nie tylko zestawienie liczb, ale także historia, strategia i potencjał firmy. Poprzez dokładne przeanalizowanie danych, wskaźników i trendów, inwestorzy oraz interesariusze zyskują lepszy obraz sytuacji finansowej firmy, co przekłada się na mądrzejsze decyzje inwestycyjne i strategiczne.

Czytaj dalej >

Co klienci mówią o nas?

Michał Gumiński
Michał Gumiński
Dyrektor Finansowy w Torf Corporation
Współpraca z FlexiSolutions pozwoliła mi na stworzenie elastycznego ekosystemu, który adresuje trudne problemy operacyjne takie jak planowanie sprzedaży i w spójny sposób odzwierciedla je w obszarze controllingowym. 
Szczególnie warto podkreślić elastyczność rozwiązań i podejście zespołu FlexiSolutions wysoko zorientowane na rozwiązanie problemu – mogliśmy dzięki temu znaleźć niestandardowe rozwiązania, z którymi nie radziły sobie pudełkowe systemy.
Marcin Radziszewski
Marcin Radziszewski
Dyrektor Finansowy w PBKM S.A
System bardzo dobrze poradził sobie ze skalą i złożonością Grupy - w wyniku wdrożenia dysponujemy spójnym repozytorium danych finansowych wszystkich konsolidowanych spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach ewidencji księgowej prowadzonej na poziomie jednostkowym.
Z punktu widzenia comiesięcznego procesu raportowego szczególnie wysoko oceniamy wykorzystanie raportów kontrolnych pozwalających na szybką weryfikację spójności danych lokalnych dostarczanych przez spółki oraz raport pozwalające na uproszczenie uzgodnienia sald i rozrachunków. Dodatkowo, możliwości narzędzia zostały wykorzystane do zebrania i konsolidacji budżetów wszystkich spółek. Widząc realne korzyści, systematycznie rozwijamy zakres wykorzystania systemu w naszej firmie, nie tylko w dziale finansowym.
Piotr Kamiński
Piotr Kamiński
Wiceprezes Zarządu w Wielton SA
Wdrożone narzędzia szeroko wspierają procesy kontrolingu i raportowania zarządczego na poziomie jednostki dominującej Wielton S.A oraz spółek zależnych. System jest stale rozwijany i dostosowywany do rosnących potrzeb przedsiębiorstwa (...).
Obecnie FlexiEPM wykorzystywany jest przez wszystkie 16 spółek wchodzących w skład grupy, a z rozwiązania korzysta ponad 100 użytkowników.
Jednym z wdrożonych modułów jet moduł uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych. Dostarczone narzędzie umożliwia uzgodnienie transakcji w ramach procesów raportowania zarządczego oraz giełdowego.
Grażyna Maciejuk
Grażyna Maciejuk
Dyrektor Finansowy w Instac
FlexiEPM to bardzo elastyczne narzędzie, w którym strukturę raportów można całkowicie dopasować do konkretnych potrzeb firmy. Polecam to rozwiązanie gdyż odpowiada potrzebom użytkowników różnych szczebli - operacyjnych, finansów jak i również kadry zarządzającej.
Zespół wdrożeniowy dokładnie rozpoznaje potrzeby analityczne i raportowe klienta, proponując różne możliwe rozwiązania ze swojego szerokiego doświadczenia. Znajomość merytoryki tematu analizy danych i raportów, a nie tylko technicznych aspektów wdrażania aplikacji - bardzo ułatwia proces wdrożenia.
Jolanta Anton
Jolanta Anton
Główny Księgowy w MediaMarktSaturn Polska
Rozwiązania dostarczone przez FlexiSolutions umożliwiają automatyczne przetwarzanie danych wejściowych w postaci odpowiednich raportów i transakcji systemu SAP R/3 oraz zapewniają możliwość wprowadzenia informacji uzupełniających i parametrów bezpośrednio przez użytkowników za pomocą odpowiednio zaprojektowanych formularzy.
Wdrożona konfiguracja zapewnia pełne wsparcie procesów sprawozdawczych włączając możliwość automatycznego przygotowania ostatecznych raportów w strukturach XML zgodnych z wymogami regulatora.
Justyna Szumowska
Justyna Szumowska
Główny Księgowy w Transition Technologies
System został wykorzystany do przygotowania sprawozdań jednostkowych spółek grupy oraz przygotowania sprawozdania skonsolidowanego. Aktualnie system wykorzystywany jest przez 18 podmiotów z grupy (włączając zagraniczne spółki zależne). Zestaw raportów pozwala w czytelny sposób analizować transakcje pomiędzy spółkami.
Raporty kontrolne pozwalają analizować dane od wartości sumarycznych do najniższego poziomu danych wejściowych. Rozwiązanie zostało przygotowane pod indywidualnie sprecyzowane potrzeby naszej organizacji. Mechanizmy przetwarzania danych finansowo - ksiegowych zapewniają odpowiednią automatyzację procesu. Efektem jest spójne repozytorium danych finansowych wszystkich spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach.
Michał Kacprzak
Michał Kacprzak
Członek Zarządu w Baltona
FlexiEPM wspiera następujące obszary raportowania: konsolidacja w układzie statutowym na potrzeby comiesięcznych pakietów raportowych dla właściciela, przygotowania sprawozdań jednostkowych oraz skonsolidowanych na potrzeby raportowania giełdowego, przygotowanie rocznych sprawozdań zgodnie z UoR oraz konsolidacja i raportowanie zarządcze.
System wykazuje się elastycznością niezbędną do obsługi różnych struktur kapitałowych, zaś zespół realizujący wdrożenie posiada odpowiednie kompetencje i doświadczenie pozwalające na efektywną realizację prac wdrożeniowych i rozwojowych.

Umów konsultację z ekspertem

Uporządkuj procesy planowania, controllingu, raportowania i konsolidacji w jednym systemie.
Wyeliminuj błędy i zmniejsz czasochłonność dzięki integracji i automatyzacji.
Mariusz Sumiński
Mariusz Sumiński

Dyrektor Zarządzający, Współzałożyciel