Koszty bezpośrednie a alokacja kosztów
Główne przesłanie niniejszego wpisu można zawrzeć w jednym zdaniu. Zanim zaczniesz wymyślać reguły i klucze alokacji kosztów spróbuj zoptymalizować ewidencję kosztów bezpośrednich!
Do przygotowania tego artykułu zainspirował mnie webianar „Controlling kosztów: narzędzia i metody skutecznej alokacji”. W trakcie spotkania zaprezentowaliśmy między innymi case study zaawansowanego wdrożenia FlexiEPM jako narzędzia alokacji kosztów. Jednym z elementów projektu, było dostosowanie struktur księgowych do potrzeb nowego modelu alokacji. Choć jest to wątek niezwiązany wprost z systemem do alokacji kosztów, to zagadnienie jest na tyle istotne, że warto jest je rozwinąć,
Zmiany w modelu ewidencji kosztów bezpośrednich
O co chodzi? Pierwszym etapem przygotowania modelu alokacji kosztów po stronie Klienta, była rewizja obecnych procesów dekretacji księgowej. Dział Controllingu (bardzo słusznie!) uznał, że zanim zacznie rozliczać koszty w modelu alokacji spróbuje dostosować struktury i procedury księgowe.
Zrobił to, by pewna część kosztów trafiała od razu w „odpowiednie szufladki” (księgowanie bezpośrednio na linie produktowe) lub była gromadzona w sposób pozwalający na zastosowanie zrozumiałych kluczy podziałowych (dodatkowa analityka centrów kosztowych w obszarze IT).
Zmiany w modelu ewidencji kosztów bezpośrednich dla łatwiejszej alokacji
Wydzielono nowe MPK na zasoby i systemy IT. Dodatkowa analityka pozwoliła dokładniej ewidencjonować koszty związane z infrastrukturą oraz systemami IT. Przyrost liczby MPK w obszarze IT był znaczący (z 20 do około 100). Każdy system wykorzystywany przez organizację, serwer fizyczny, macierz dyskowa lub subskrypcja chmurowa stał się niezależnym centrum kosztowym.
Dzięki bezpośredniej informacji o kosztach każdego z zasobów lub systemów możliwe było wykorzystanie w modelu alokacji naturalnych, prostych kluczy podziałowych. Alokacja kosztów IT opiera się zatem na kluczach takich jak liczba procesorów, alokacja dysków (pierwszy etap alokacji IT – podział zasobów wspólnych na systemy) lub liczba użytkowników (drugi etap alokacji – podział kosztów systemów na jednostki biznesowe). Konkluzja: Dobrze ewidencjonowane koszty mogą być łatwiej dzielone.
Księgowanie części kosztów z pominięciem alokacji
Druga zmiana dotyczyła rejestrowania części kosztów z referencją grupy produktowej. Innymi słowy, koszty bezpośrednie były księgowane z docelową analityką i nie wymagały rozliczenia. Oczywiście, tylko część kosztów może być ujęta w ten sposób.
Niemniej jednak ta zmiana wyraźnie poprawiła jakość raportowania. Koszty bezpośrednie trafiają bezpośrednio tam gdzie powinny. Nie powiększają niepotrzebnie puli kosztów ogólnych wymagających alokacji i nie „przepływają” w rozliczeniu do produktów, z którymi nie mają nic wspólnego.
Zoptymalizowana ewidencja kosztów to solidny fundament każdego modelu alokacji
W obu przypadkach rozszerzona analityka nie była problem dla działu księgowego – osoby merytoryczne bez problemu są w stanie odpowiednio klasyfikować dokumenty źródłowe. Efektem zmian była poprawa jakości raportowania rentowności produktów oraz zwiększenie transparentności procesu. Koszty bezpośrednie trafiają wprost na produkty, koszty pośrednie wymagają alokacji. Ale wszędzie gdzie to możliwe alokacja opiera się na naturalnych (czasem wręcz oczywistych) kluczach podziałowych.
Przytoczony fragment stanowi moim zdaniem cenną wskazówkę, którą można rozciągnąć na wiele innych projektów (nie tylko controllingowych). Zanim zaczniesz tworzyć coś nowego zadbaj o fundamenty! Przejrzyj i zoptymalizuj podstawy – dzięki temu nowa konstrukcja będzie lepsza, stabilniejsza i łatwiejsza w budowie.
