Jak optymalizacja ewidencji kosztów bezpośrednich wpływa na model alokacji kosztów?

Zanim zaczniesz tworzyć skomplikowane reguły i klucze alokacji kosztów, zatrzymaj się na chwilę. Czy Twoja ewidencja kosztów bezpośrednich jest zoptymalizowana? To kluczowy krok, który może znacząco ułatwić i usprawnić cały proces alokacji. Dowiedz się, jak uporządkowana ewidencja kosztów bezpośrednich wpływa na precyzję i efektywność modelu alokacji.

Koszty bezpośrednie a alokacja kosztów

Główne przesłanie niniejszego wpisu można zawrzeć w jednym zdaniu. Zanim zaczniesz wymyślać reguły i klucze alokacji kosztów spróbuj zoptymalizować ewidencję kosztów bezpośrednich!

Do przygotowania tego artykułu zainspirował mnie webianar „Controlling kosztów: narzędzia i metody skutecznej alokacji”. W trakcie spotkania zaprezentowaliśmy między innymi case study zaawansowanego wdrożenia FlexiEPM jako narzędzia alokacji kosztów. Jednym z elementów projektu, było dostosowanie struktur księgowych do potrzeb nowego modelu alokacji. Choć jest to wątek niezwiązany wprost z systemem do alokacji kosztów, to zagadnienie jest na tyle istotne, że warto jest je rozwinąć,

Zmiany w modelu ewidencji kosztów bezpośrednich

O co chodzi? Pierwszym etapem przygotowania modelu alokacji kosztów po stronie Klienta, była rewizja obecnych procesów dekretacji księgowej. Dział Controllingu (bardzo słusznie!) uznał, że zanim zacznie rozliczać koszty w modelu alokacji spróbuje dostosować struktury i procedury księgowe. 

Zrobił to, by pewna część kosztów trafiała od razu w „odpowiednie szufladki” (księgowanie bezpośrednio na linie produktowe) lub była gromadzona w sposób pozwalający na zastosowanie zrozumiałych kluczy podziałowych (dodatkowa analityka centrów kosztowych w obszarze IT).

Zmiany w modelu ewidencji kosztów bezpośrednich dla łatwiejszej alokacji

Wydzielono nowe MPK na zasoby i systemy IT. Dodatkowa analityka pozwoliła dokładniej ewidencjonować koszty związane z infrastrukturą oraz systemami IT. Przyrost liczby MPK w obszarze IT był znaczący (z 20 do około 100). Każdy system wykorzystywany przez organizację, serwer fizyczny, macierz dyskowa lub subskrypcja chmurowa stał się niezależnym centrum kosztowym. 

Dzięki bezpośredniej informacji o kosztach każdego z zasobów lub systemów możliwe było wykorzystanie w modelu alokacji naturalnych, prostych kluczy podziałowych. Alokacja kosztów IT opiera się zatem na kluczach takich jak liczba procesorów, alokacja dysków (pierwszy etap alokacji IT – podział zasobów wspólnych na systemy) lub liczba użytkowników (drugi etap alokacji – podział kosztów systemów na jednostki biznesowe).  Konkluzja: Dobrze ewidencjonowane koszty mogą być łatwiej dzielone.

Księgowanie części kosztów z pominięciem alokacji

Druga zmiana dotyczyła rejestrowania części kosztów z referencją grupy produktowej. Innymi słowy, koszty bezpośrednie były księgowane z docelową analityką i nie wymagały rozliczenia. Oczywiście, tylko część kosztów może być ujęta w ten sposób.

Niemniej jednak ta zmiana wyraźnie poprawiła jakość raportowania. Koszty bezpośrednie trafiają bezpośrednio tam gdzie powinny. Nie powiększają niepotrzebnie puli kosztów ogólnych wymagających alokacji i nie „przepływają” w rozliczeniu do produktów, z którymi nie mają nic wspólnego.

Zoptymalizowana ewidencja kosztów to solidny fundament każdego modelu alokacji

W obu przypadkach rozszerzona analityka nie była problem dla działu księgowego – osoby merytoryczne bez problemu są w stanie odpowiednio klasyfikować dokumenty źródłowe. Efektem zmian była poprawa jakości raportowania rentowności produktów oraz zwiększenie transparentności procesu. Koszty bezpośrednie trafiają wprost na produkty, koszty pośrednie wymagają alokacji. Ale wszędzie gdzie to możliwe alokacja opiera się na naturalnych (czasem wręcz oczywistych) kluczach podziałowych.

Przytoczony fragment stanowi moim zdaniem cenną wskazówkę, którą można rozciągnąć na wiele innych projektów (nie tylko controllingowych). Zanim zaczniesz tworzyć coś nowego zadbaj o fundamenty! Przejrzyj i zoptymalizuj podstawy – dzięki temu nowa konstrukcja będzie lepsza, stabilniejsza i łatwiejsza w budowie.

Powiązane artykuły

Alokacja kosztów

Skuteczna alokacja kosztów – transkrypcja webinaru

Efektywna alokacja kosztów to fundament nowoczesnego controllingu, który pozwala firmom precyzyjniej analizować rentowność działań i podejmować trafniejsze decyzje finansowe. W dobie dynamicznych zmian tradycyjne narzędzia, takie jak Excel, coraz częściej ustępują miejsca zaawansowanym systemom IT, automatyzującym procesy i eliminującym błędy.

Czytaj dalej >
Alokacja kosztów

Alokacja kosztów w controllingu – webinar

Jak efektywnie alokować koszty, aby precyzyjniej analizować rentowność i podejmować trafniejsze decyzje finansowe? Zapraszamy do obejrzenia nagrania z webinaru, podczas którego przedstawiamy nowoczesne podejścia do alokacji kosztów z wykorzystaniem FlexiEPM (dawniej FlexiReporting).

Czytaj dalej >
alokacja kosztów metody
Alokacja kosztów

Metody alokacji kosztów w controllingu

W systemie controllingu projekt, traktowany jako centrum zysku, powinien zbierać wszystkie koszty związane z jego prowadzeniem. Podobnie jak w działalności produkcyjnej tu również możemy podzielić koszty na bezpośrednie (ponoszone w związku z zadaniami wynikającymi z planu projektu) oraz pośrednie – narzuty kosztów jednostek i działań wspierających zapewniających wsparcie techniczne i organizacyjne dla wszystkich zleceń realizowanych przez firmę.

Czytaj dalej >
PowerBI w controllingu / controlling finansowy / alokacja kosztów narzędzia / alokacja kosztów w controllingu / system do budżetowania i prognozowania / system epm
Alokacja kosztów

Alokacja kosztów – narzędzia do rozliczania kosztów

Alokacja kosztów to kluczowy element zarządzania finansami w każdej firmie. Artykuł omawia różne narzędzia do rozliczania kosztów i pomaga zdecydować, które z nich będzie najbardziej efektywne: czy tradycyjny arkusz Excel, zaawansowany system ERP, czy specjalistyczny system controllingowy.
Znajdziesz tu praktyczne wskazówki oraz porady ekspertów na temat wyboru i implementacji narzędzi, które najlepiej odpowiadają potrzebom Twojej organizacji w kontekście alokacji kosztów.

Czytaj dalej >

Co klienci mówią o nas?

Michał Gumiński
Michał Gumiński
Dyrektor Finansowy w Torf Corporation
Współpraca z FlexiSolutions pozwoliła mi na stworzenie elastycznego ekosystemu, który adresuje trudne problemy operacyjne takie jak planowanie sprzedaży i w spójny sposób odzwierciedla je w obszarze controllingowym. 
Szczególnie warto podkreślić elastyczność rozwiązań i podejście zespołu FlexiSolutions wysoko zorientowane na rozwiązanie problemu – mogliśmy dzięki temu znaleźć niestandardowe rozwiązania, z którymi nie radziły sobie pudełkowe systemy.
Marcin Radziszewski
Marcin Radziszewski
Dyrektor Finansowy w PBKM S.A
System bardzo dobrze poradził sobie ze skalą i złożonością Grupy - w wyniku wdrożenia dysponujemy spójnym repozytorium danych finansowych wszystkich konsolidowanych spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach ewidencji księgowej prowadzonej na poziomie jednostkowym.
Z punktu widzenia comiesięcznego procesu raportowego szczególnie wysoko oceniamy wykorzystanie raportów kontrolnych pozwalających na szybką weryfikację spójności danych lokalnych dostarczanych przez spółki oraz raport pozwalające na uproszczenie uzgodnienia sald i rozrachunków. Dodatkowo, możliwości narzędzia zostały wykorzystane do zebrania i konsolidacji budżetów wszystkich spółek. Widząc realne korzyści, systematycznie rozwijamy zakres wykorzystania systemu w naszej firmie, nie tylko w dziale finansowym.
Piotr Kamiński
Piotr Kamiński
Wiceprezes Zarządu w Wielton SA
Wdrożone narzędzia szeroko wspierają procesy kontrolingu i raportowania zarządczego na poziomie jednostki dominującej Wielton S.A oraz spółek zależnych. System jest stale rozwijany i dostosowywany do rosnących potrzeb przedsiębiorstwa (...).
Obecnie FlexiEPM wykorzystywany jest przez wszystkie 16 spółek wchodzących w skład grupy, a z rozwiązania korzysta ponad 100 użytkowników.
Jednym z wdrożonych modułów jet moduł uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych. Dostarczone narzędzie umożliwia uzgodnienie transakcji w ramach procesów raportowania zarządczego oraz giełdowego.
Grażyna Maciejuk
Grażyna Maciejuk
Dyrektor Finansowy w Instac
FlexiEPM to bardzo elastyczne narzędzie, w którym strukturę raportów można całkowicie dopasować do konkretnych potrzeb firmy. Polecam to rozwiązanie gdyż odpowiada potrzebom użytkowników różnych szczebli - operacyjnych, finansów jak i również kadry zarządzającej.
Zespół wdrożeniowy dokładnie rozpoznaje potrzeby analityczne i raportowe klienta, proponując różne możliwe rozwiązania ze swojego szerokiego doświadczenia. Znajomość merytoryki tematu analizy danych i raportów, a nie tylko technicznych aspektów wdrażania aplikacji - bardzo ułatwia proces wdrożenia.
Jolanta Anton
Jolanta Anton
Główny Księgowy w MediaMarktSaturn Polska
Rozwiązania dostarczone przez FlexiSolutions umożliwiają automatyczne przetwarzanie danych wejściowych w postaci odpowiednich raportów i transakcji systemu SAP R/3 oraz zapewniają możliwość wprowadzenia informacji uzupełniających i parametrów bezpośrednio przez użytkowników za pomocą odpowiednio zaprojektowanych formularzy.
Wdrożona konfiguracja zapewnia pełne wsparcie procesów sprawozdawczych włączając możliwość automatycznego przygotowania ostatecznych raportów w strukturach XML zgodnych z wymogami regulatora.
Justyna Szumowska
Justyna Szumowska
Główny Księgowy w Transition Technologies
System został wykorzystany do przygotowania sprawozdań jednostkowych spółek grupy oraz przygotowania sprawozdania skonsolidowanego. Aktualnie system wykorzystywany jest przez 18 podmiotów z grupy (włączając zagraniczne spółki zależne). Zestaw raportów pozwala w czytelny sposób analizować transakcje pomiędzy spółkami.
Raporty kontrolne pozwalają analizować dane od wartości sumarycznych do najniższego poziomu danych wejściowych. Rozwiązanie zostało przygotowane pod indywidualnie sprecyzowane potrzeby naszej organizacji. Mechanizmy przetwarzania danych finansowo - ksiegowych zapewniają odpowiednią automatyzację procesu. Efektem jest spójne repozytorium danych finansowych wszystkich spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach.
Michał Kacprzak
Michał Kacprzak
Członek Zarządu w Baltona
FlexiEPM wspiera następujące obszary raportowania: konsolidacja w układzie statutowym na potrzeby comiesięcznych pakietów raportowych dla właściciela, przygotowania sprawozdań jednostkowych oraz skonsolidowanych na potrzeby raportowania giełdowego, przygotowanie rocznych sprawozdań zgodnie z UoR oraz konsolidacja i raportowanie zarządcze.
System wykazuje się elastycznością niezbędną do obsługi różnych struktur kapitałowych, zaś zespół realizujący wdrożenie posiada odpowiednie kompetencje i doświadczenie pozwalające na efektywną realizację prac wdrożeniowych i rozwojowych.

Umów konsultację z ekspertem

Uporządkuj procesy planowania, controllingu, raportowania i konsolidacji w jednym systemie.
Wyeliminuj błędy i zmniejsz czasochłonność dzięki integracji i automatyzacji.
Mariusz Sumiński
Mariusz Sumiński

Dyrektor Zarządzający, Współzałożyciel