Dane gotowe do analizy
Spółki samodzielnie wprowadzają dane, więc centrala zamiast kopiować pliki analizuje wyniki.
Kontrola błędów u źródła
Raport walidacyjny i kontrole w formularzach pokazują niespójności, zanim dane trafią do centrali.
Comiesięczne uzgodnienie intercompany
Spółki porównują rozrachunki w raportach intercompany i wyjaśniają różnice przed konsolidacją.
Raporty zarządcze w jednym miejscu
Spółki raportują sprzedaż, wolumeny, zatrudnienie, CAPEX i free cash flow w tym samym systemie co dane finansowe.
Szczegóły projektu
Grupa Boryszew to jedna z największych prywatnych grup przemysłowych w Polsce, notowana na GPW. Spółki segmentu Automotive produkują m.in. przewody do układów klimatyzacji i hamulcowych oraz komponenty z tworzyw sztucznych dla producentów samochodów.
- 10 spółek produkcyjnych w 8 krajach: Polsce, Czechach, Hiszpanii, Włoszech, Chinach, Indiach, Brazylii i Meksyku
- 11 walut w systemie i 30-40 użytkowników, głównie w spółkach produkcyjnych
- Konsolidacja finansowa z przeliczeniem walut lokalnych na PLN
- Uzgodnienie transakcji wewnątrzgrupowych co miesiąc
- Raportowanie zarządcze: sprzedaż, wolumeny, zatrudnienie, CAPEX, free cash flow i raport zbiorczy dla kadry zarządzającej
- Wdrożenie w dwóch etapach: najpierw raportowanie i konsolidacja, potem raportowanie zarządcze (ok. 3 miesiące)
- Spółki raportują we FlexiEPM od lutego 2026
"Przenieśliśmy ciężar pracy z kopiowania danych na ich analizę"
Dziś spółki raportują we FlexiEPM i jeszcze przed wysłaniem raportu widzą w raporcie walidacyjnym, co wymaga poprawy. Rozrachunki wewnątrzgrupowe uzgadniają między sobą. My otrzymujemy gotowe dane, rozpoczynamy proces konsolidacji i wyjaśniamy już tylko ewentualne różnice. Przy takiej liczbie spółek powrót do ręcznego raportowania i konsolidacji w Excelu nie wchodzi w grę.
Wyzwanie
Raportowanie i konsolidacja oparte na plikach Excel
Przed wdrożeniem spółka nie miała dedykowanego narzędzia do raportowania i konsolidacji. Spółki produkcyjne tworzyły raporty w Excelu, a centrala ręcznie kopiowała dane do pliku konsolidacyjnego. Pliki istniały w wielu wersjach, więc każda zmiana oznaczała kolejne poprawki i ryzyko błędu. Zebranie, uzgodnienie i konsolidacja danych zajmowały kilka dni.
Wzór raportu był wspólny. Zdarzało się jednak, że spółka dodała kolumnę lub wiersz albo zmieniła formułę. Centrala musiała wychwycić takie zmiany, zanim dane trafiły do konsolidacji. Dodatkowo spółki z ośmiu krajów raportowały w walutach lokalnych i pracowały w różnych strefach czasowych.
Konsolidację prowadzi u nas w centrali jedna osoba. Przy takiej skali ryzyko pomyłki w Excelu było dla niej zbyt duże. Dlatego tak bardzo zależało nam na tym narzędziu.
Transakcje wewnątrzgrupowe bez comiesięcznych uzgodnień
Najtrudniejszym obszarem były transakcje wewnątrzgrupowe. Spółki praktycznie nie potwierdzały ich co miesiąc. Nie miały wspólnego miejsca, w którym mogłyby porównać rozrachunki i wyjaśnić różnice. Nieuzgodnione salda utrudniały konsolidację i obniżały pewność co do danych skonsolidowanych.
Rozwiązanie
Wybór systemu i wdrożenie w dwóch etapach
Przy wyborze systemu duże znaczenie miały koszt i funkcjonalność. Spółka przygotowała listę wymagań, m.in. na podstawie wcześniejszego doświadczenia Iwony Czech z innym systemem tej klasy. FlexiEPM spełnił wszystkie punkty z tej listy.
Projekt miał dwa etapy. Pierwszy objął raportowanie spółek i konsolidację. Od lutego 2026 spółki raportują w systemie rachunek wyników i bilans. Drugi etap trwał ok. 3 miesiące i rozszerzył pakiet o raportowanie zarządcze.
Po stronie spółki projekt prowadziła Iwona Czech z jeszcze jedną osobą, przy wsparciu dyrektora finansowego. Zespół Boryszew spotykał się co tydzień z zespołem FlexiSolutions. Razem sprawdzali postęp prac i na bieżąco wyjaśniali wątpliwości. Najwięcej pracy wymagało przygotowanie spółek produkcyjnych do raportowania w nowym systemie. Według Iwony Czech wdrożenie przebiegło wzorowo: bez konfliktów, bez wracania do wcześniejszych ustaleń i bez istotniejszych poprawek po uruchomieniu.
Sukces projektu wynikał przede wszystkim z tego, że klient wiedział, czego chce, i jasno przedstawił swoje oczekiwania. Obie strony trzymały się harmonogramu, a zespoły projektowe były w stałym kontakcie. Dzięki temu nie było przestojów ani niedomówień i nie musieliśmy niczego zgadywać, a potem poprawiać.
Stały układ raportów i kontrola danych w spółkach
Każda spółka produkcyjna generuje zestawienie obrotów i sald ze swojego systemu księgowego. Następnie wprowadza je do FlexiEPM w ustalonym formacie. Formatki mają stały układ, więc nikt nie doda kolumny ani nie zmieni formuły. Dzięki temu centrala ma pewność, że wszystkie spółki przygotowują dane według tego samego wzoru.
Przed wysłaniem lub zapisaniem raportu spółka sprawdza dane w raporcie walidacyjnym. Niespójności poprawia od razu, a nie dopiero po pytaniach z centrali. Raport porównuje dane z różnych raportów. Zestawia m.in.:
- sprzedaż według klientów ze sprzedażą w rachunku wyników,
- zysk w rachunku wyników z zyskiem w bilansie,
- koszty z formularza zatrudnienia z kosztami w rachunku wyników.
Formularze mają też wbudowane podstawowe kontrole. Użytkownik od razu widzi niezgodności albo wartość, z którą dane powinny być zgodne.
Uzgodnienie intercompany i konsolidacja w centrali
Każda strona transakcji wprowadza do systemu swoje rozrachunki wewnątrzgrupowe. Raporty intercompany w systemie pokazują rozbieżności. Spółki kontaktują się ze sobą i wyjaśniają je, zanim dane trafią do konsolidacji.
Centrala otrzymuje gotowe dane, rozpoczyna proces konsolidacji z przeliczeniem walut lokalnych na PLN i wyjaśnia różnice, jeśli się pojawią. Różne strefy czasowe przestały być przeszkodą. Spółki wprowadzają dane w swoich godzinach pracy, a centrala weryfikuje je, gdy są gotowe.
Raportowanie zarządcze w tym samym systemie
W drugim etapie do pakietu doszły formularze i raporty dotyczące sprzedaży, wolumenów, zatrudnienia, CAPEX i free cash flow. Kadra zarządzająca otrzymuje raport One page, który zbiera kluczowe wartości i wskaźniki w jednym miejscu.
Spółki korzystają też z formularza Bridge. Wyjaśniają w nim odchylenia między scenariuszami, np. między budżetem a wykonaniem. To jeden z formularzy, które ułatwiają centrali zrozumienie danych otrzymanych ze spółek.
Korzyści
Pewniejsze dane i więcej czasu na analizę
Najważniejsza zmiana dotyczy podziału pracy. Za przygotowanie danych odpowiadają dziś spółki produkcyjne, więc centrala nie kopiuje już plików. Rozpoczyna proces konsolidacji, wyjaśnia różnice, jeśli się pojawią, i może skupić się na analizie wyników.
Kadra zarządzająca otrzymuje kluczowe wartości i wskaźniki w jednym raporcie. Spółki wyjaśniają odchylenia od budżetu w systemie.
Poprawiła się też spójność i poprawność danych. Raport walidacyjny pokazuje błędy już w spółkach, a rozrachunki wewnątrzgrupowe spółki uzgadniają co miesiąc, zanim dane trafią do konsolidacji.
Spójność i poprawność danych wyraźnie się poprawiły. Błędów, które powstawały przy kopiowaniu danych między plikami, po prostu już nie ma.
Zmniejszyło się również ryzyko związane z tym, że konsolidację prowadzi jedna osoba. Stały układ formatek i kontrole w systemie ograniczają pomyłki, które wcześniej trzeba było wychwytywać ręcznie.
Po uruchomieniu systemu nie pojawiły się luki ani istotne błędy. Spółka określiła wszystkie potrzeby już na etapie wdrożenia, a od lutego 2026 raportuje i konsoliduje dane we FlexiEPM. Po otrzymaniu kompletu danych od spółek konsolidacja w centrali zajmuje ok. 1-2 dni.
Podsumowanie projektu w liczbach
10
spółek produkcyjnych w jednym systemie
11
walut obsługiwanych w systemie
8
krajów w Europie, Azji i obu Amerykach
30-40
użytkowników w spółkach i centrali
