Gwarancja zastępowalności
Realizacja zaleceń audytowych poprzez odejście od procesu opartego na wiedzy jednej osoby do systemu dostępnego dla całego zespołu.
Spójność HR i Finansów
Osiągnięcie 100% zgodności raportów HR z wynikami finansowymi (P&L), co pozwala obu działom operować na tych samych liczbach.
Szybsze zamknięcie miesiąca
Skrócenie czasu przygotowania skomplikowanych rezerw z kilku dni do zaledwie paru godzin przy zachowaniu pełnej precyzji danych.
Błyskawiczne scenariusze „what-if”
Możliwość natychmiastowego przeliczania skutków zmian płacowych i organizacyjnych bez żmudnej i ryzykownej przebudowy arkuszy.
Szczegóły projektu
- Wdrożenie FlexiEPM pozwoliło wyeliminować ryzyko operacyjne związane z uzależnieniem procesu budżetowania od jednej, niezastępowalnej osoby pracującej wyłącznie w arkuszach Excel.
- System stał się „jedynym źródłem prawdy”, zapewniając 100-procentową zgodność danych kosztowych raportowanych przez dział HR z oficjalnymi wynikami finansowymi firmy.
Automatyczna integracja z systemem SAP HR zminimalizowała pracę ręczną i ryzyko błędów przy zasilaniu modelu danymi o ponad 1700 pracownikach.
- Czas przygotowania skomplikowanych rezerw premiowych skrócił się z dwóch-trzech dni do zaledwie kilku godzin, co radykalnie usprawniło proces zamykania miesiąca.
- Narzędzie umożliwiło sprawne tworzenie scenariuszy „what-if” oraz kroczących prognoz, pozwalając na dynamiczne zarządzanie budżetem w czasie rzeczywistym.
- Włączenie HR Business Partnerów w proces planowania rozłożyło odpowiedzialność za dane i zwiększyło precyzję prognozowania kosztów w poszczególnych jednostkach.
- FlexiEPM przejęło funkcję hurtowni danych FTE i czasu pracy, zabezpieczając ciągłość raportowania w obliczu wyłączania starych systemów informatycznych Grupy.
"Wspólnie z zespołem FlexiEPM 'odczarowaliśmy' proces budżetowania"
To, co szczególnie doceniamy, to niesamowita elastyczność i responsywność zespołu wdrożeniowego – tu nie ma odpowiedzi 'nie da się'. Dzięki temu po raz pierwszy w historii możemy powiedzieć, że HR i Finanse w Grupie Żywiec mówią dokładnie tym samym językiem o tych samych liczbach.
Wyzwanie
Budżetowanie oparte na Excelu i jednej osobie
Przed wdrożeniem systemu FlexiEPM, proces budżetowania i kontroli kosztów w Grupie Żywiec opierał się wyłącznie na rozbudowanych arkuszach kalkulacyjnych. Największym zagrożeniem biznesowym był fakt, że cały proces był skoncentrowany wokół jednej, niezastępowalnej osoby – jej nieobecność oznaczała paraliż procesu planowania. Sytuacja ta zaowocowała oficjalnym zaleceniem poaudytowym, nakazującym zapewnienie pełnej zastępowalności w obszarze kontroli kosztów osobowych.
Dodatkowo firma zmagała się z „Excelowym horrorem”: arkusze posiadały nieskończoną liczbę kolumn, co uniemożliwiało szybką analizę historyczną i sprawne wprowadzanie aktualizacji listy pracowników czy wynagrodzeń. Poprzednie próby wdrożenia dedykowanych narzędzi (podejmowane od 2012 roku) kończyły się niepowodzeniem ze względu na niską efektywność modeli, które przeliczały się zbyt długo, by wspierać dynamiczne decyzje biznesowe.
Brak spójności danych i trudność w analizie
Dane były rozproszone, a ich aktualizacja – szczególnie przy skali 1700 pracowników – była czasochłonna i podatna na błędy. Działy HR i Finansów operowały na różnych liczbach, nie rozpoznając wzajemnie swoich raportów, co utrudniało rzetelną ocenę wyników firmy. Kontrola kosztów odbywała się na zbyt ogólnym poziomie, a zejście do szczegółu było praktycznie niemożliwe bez ręcznej pracy i dodatkowych przeliczeń.
Scenariusze i symulacje budżetu były czasochłonne
Każda próba policzenia wpływu zmian (np. podwyżek, reorganizacji) wymagała ręcznych modyfikacji danych, tworzenia kolejnych wersji tabel i porównywania wyników.
Proces był nie tylko długi, ale też obarczony dużym ryzykiem błędów. Organizacja potrzebowała nie tylko planowania, ale też bieżącej kontroli kosztów (year-to-date i forecast) a model w Excelu nie pozwalał na szybkie i powtarzalne aktualizacje.
Rozwiązanie
Integracja systemowa i zaangażowanie HR Business Partnerów w proces planowania
Grupa Żywiec zdecydowała się na wdrożenie FlexiEPM jako narzędzia typu „single source of truth”, zapewniającego spójność danych dla wszystkich zaangażowanych stron. Ważnym elementem była automatyczna integracja z systemem SAP HR (wersja on-premise), co pozwoliło odejść od ręcznego przepisywania danych i błędów z tym związanych.
Eliminacja „wąskiego gardła” pozwoliła rozłożyć odpowiedzialność na większy zespół i zwiększyć zastępowalność.
Model został zaprojektowany tak, aby obsługiwać trzy różne struktury raportowania jednocześnie, co nadało mu niezbędną w tej skali kompleksowość. Do procesu aktywnie włączono HR Business Partnerów, którzy stali się odpowiedzialni za wprowadzanie danych indywidualnych dotyczących przyszłości swoich jednostek, co zwiększyło rzetelność prognoz. System umożliwił również wdrożenie zaawansowanego Rolling Forecast, rozliczenia miesięczne oraz precyzyjne zarządzanie rezerwami, co było niezbędne z punktu widzenia controllingu finansowego.
System umożliwia szybkie tworzenie wariantów budżetu i analizę ich wpływu na koszty w czasie rzeczywistym. Zmiana założeń nie wymaga już przebudowy modelu – wystarczy przeliczenie.
FlexiEPM wykazuje się wysoką wydajnością – mimo ogromnej ilości danych i skomplikowanych algorytmów, model przelicza się w około 10–12 minut.
Korzyści
Radykalne skrócenie czasu operacji i pełna synchronizacja danych HR z wynikami firmy
Najważniejszą korzyścią z wdrożenia jest osiągnięcie 100-procentowej spójności raportów HR z raportami finansowymi – obie jednostki mówią teraz tym samym językiem i operują na tych samych wartościach, które widoczne są w wyniku firmy.
Proces zamykania miesiąca stał się znacznie szybszy i mniej stresujący; dzięki porównaniu symulacyjnej listy płac z payrollowym wykonaniem, możliwe jest błyskawiczne wyłapanie ewentualnych rozbieżności. Czasochłonne przygotowywanie rezerw premiowych, które wcześniej zajmowało ekspertowi od 2 do 3 dni, zostało skrócone do zaledwie kilku godzin.
System zrealizował cel poaudytowy – proces stał się przejrzysty i łatwy do przekazania innym pracownikom, co wyeliminowało ryzyko braku zastępowalności. Dodatkowo FlexiEPM przejęło rolę hurtowni danych FTE, zabezpieczając ciągłość raportowania po planowanym wyłączeniu starych systemów Grupy. Dzięki wysokiej elastyczności narzędzia, firma może teraz błyskawicznie testować różne scenariusze „what-if”, np. zmiany w matrycach podwyżkowych czy strukturze organizacyjnej, znając ich natychmiastowy wpływ na koszty.
Ponadto, każdy użytkownik ma dostęp do aktualnych danych i może samodzielnie sprawdzić wyniki – bez czekania na pliki czy raporty. Zespół przestał skupiać się na tym „jak policzyć”, a zaczął analizować „dlaczego wynik wygląda tak, a nie inaczej”. Dodatkowo wdrożenie wymusiło uporządkowanie procesu zarządzania kosztami oraz lepsze zdefiniowanie ról (m.in. HR Business Partnerów).
