O tym, jak wygląda wdrożenie FlexiEPM od strony IT, opowiada Mikołaj Dziugieł, CTO w FlexiSolutions. W artykule znajdziesz konkretną listę kontrolną obejmującą wszystkie zagadnienia IT związane z wdrożeniem systemu klasy EPM (Enterprise Performance Management) lub FP&A (Financial Planning and Analysis).
Czego się dowiesz z tego artykułu
1. Wdrożenie on-premise, SaaS czy IaaS?
FlexiEPM wdrażamy na środowisku IT zarządzanym przez organizację. Dlaczego?
- Charakter danych przechowywanych w systemie wymaga maksymalnej kontroli organizacji nad ich bezpieczeństwem, poufnością i sposobem przetwarzania. Wrażliwe dane finansowe w żaden sposób nie są transferowane poza firmę – wyniki, rentowności, budżety i prognozy podlegają ochronie zgodnie ze standardami bezpieczeństwa firmy.
- Integracja z istniejącymi systemami. Automatyzacja procesów raportowania, alokacji czy konsolidacji wymaga budowy interfejsów z system ERP, FK, CRM czy Hurtownią Danych. W większości przypadków systemy te działają na serwerach przedsiębiorstwa. Z tego względu architektura systemu EPM oparta na zasobach znajdujących się w domenie organizacji upraszcza projektowanie i przyspiesza działanie interfejsów wymiany danych pomiędzy systemami źródłowymi a FlexiEPM.
- Łatwiejsza kontrola kosztów. Trend przenoszenia wszystkich systemów do chmury wyraźnie hamuje. Działy IT coraz częściej dochodzą do wniosku, że chmura potrafi być droga. Kalkulacja opłata na podstawie wielu parametrów, które nie zawsze można w pełni zaplanować utrudnia zabudżetowanie kosztów. Dodatkowo, opłaty naliczane za transfer danych mogą stanowią istotną barierę typu Vendor-Lock: firma krytycznie potrzebuje danych przetwarzanych w systemie EPM czy FP&A i w przypadku zmiany systemu musi się liczyć z istotnymi kosztami ich archiwizacji i migracji do nowego środowiska.
IaaS – wdrożenia FlexiEPM w środowisku Microsoft Azure czy Amazon WS
Środowisko IT zarządzane przez organizację oznacza, że FlexiEPM może być z powodzeniem wdrażany na zasobach udostępnianych w ramach chmury obliczeniowych. Nasi klienci z powodzeniem w miejsce własnych serwerów udostępniają serwery kolokowane czy kompletne środowiska systemowe (Windows Server + ISS + MS SQL Server) uruchamiane na platformach takich jak Microsoft Azure czy Amazon WS.
Model hybrydowy IaaS (Infrastructure as a Service) jest bardzo często wybierany przez firmy wdrażające FlexiEPM. Serwery kolokowane trwale wpięte w sieć i Active Directory Klienta tworzą architekturę, która łączy kontrolę i bezpieczeństwo właściwe dla zasobów własnych z elastycznością i możliwościami skalowania charakterystycznymi dla środowisk chmurowych.
SaaS – elastyczne licencjonowanie FlexiEPM
Flexi daje elastyczność w projektowaniu modeli oraz w kontekście zarządzania kosztami licencji. Korzystanie z oprogramowania możliwe jest z zachowaniem tradycyjnego modelu licencji bezterminowej (jednorazowy zakup połączony z późniejszą usługą utrzymania zapewniającą prawo do korzystania z nowych wersji i aktualizacji) lub w ramach licencji odnawialnych.
Ta druga opcja sprawia, iż koszty korzystania z oprogramowania kształtują się identycznie jak w przypadku usługi Sofware-as-a-Service. Płatności cykliczne dostosowywane do rzeczywistej liczby użytkowników i spółek zastępują jednorazowy wydatek wymagający kapitalizacji. Wybór pozostaje w gestii Klienta, co pozwala dopasować finansowanie projektu do ograniczeń budżetowych i polityki inwestycyjnej przedsiębiorstwa.
2. Bezpieczeństwo danych – konstrukcja, procesy i audyty
FlexiEPM projektujemy jako system dla dużych organizacji, które potrzebują pełnego bezpieczeństwa danych i wysokiego poziomu poufności. Gdy analizujemy bezpieczeństwo systemu i danych, łączymy kwestie technologiczne z obszarami, które dotyczą organizacji i jej procedur. W warstwie technologicznej za ochronę i poufność danych odpowiadają między innymi elementy, które regulują sposób działania systemu:
- Trójwarstwowa architektura systemu zapewniająca odseparowanie warstwy danych od użytkowników biznesowych przez dedykowany serwer aplikacyjny IIS. Komunikacja pomiędzy wszystkimi warstwami systemu jest szyfrowana, API systemu dostępne jest wyłącznie przez protokół HTTPS zabezpieczony certyfikatem SSL.
- Autentykacja użytkowników odbywa się z wykorzystaniem poświadczeń ActiveDirectory. W ten sposób procedura nadawania / odbierania uprawnień do systemu może być realizowana centralnie oraz nie są wymagane dodatkowe mechanizmy autoryzacji oparte o hasła przechowywane w systemach zewnętrznych.
- Opcjonalnie FlexiEPM zapewnia możliwość szyfrowania danych w stanie spoczynku (czyli przechowywanych w bazie danych SQL). Jest to dodatkowa opcja zabezpieczająca wrażliwe dane przez nieautoryzowanym dostępem w sposób inny niż za pośrednictwem aplikacji. Taka konfiguracja może zostać wykorzystana, by zapewnić maksymalną poufność danych kadrowych (np. budżetu wynagrodzeń) i wyeliminować ryzyko wycieku tego typu informacji w wyniku niedyskrecji lub błędu administratorów IT mających dostęp do bazy danych (lub kopii zapasowej) systemu.
- Infrastruktura systemu znajduje się pod kontrolą działu IT. Techniczne środki bezpieczeństwa takie jak aktualizacje systemu operacyjnego czy oprogramowanie zabezpieczające oraz monitorujące, czy procedury disaster-recovery są wprowadzane i stosowane zgodnie z wewnętrzną polityką bezpieczeństwa organizacji.
W warstwie organizacyjnej FlexiSolutions jako dostawca i integrator systemu zapewnia, że:
- Oprogramowanie jest projektowane i rozwijane zgodnie z najlepszymi praktykami i standardami branżowymi. Zagadnienia związane z zapewnieniem bezpieczeństwa systemu podlegają regularnej kontroli. Zespół odpowiedzialny za rozwój oprogramowania monitoruje podatności zidentyfikowane w wykorzystywanych komponentach i oprogramowaniu podmiotów trzecich i wprowadza aktualizacje wymagane dla ich eliminacji.
- Oprogramowanie zostało poddane niezależnym testom bezpieczeństwa przez specjalistyczny podmiot świadczący tego typu usługi. Raport z testów może zostać udostępniony organizacji Klienta na żądanie.
- FlexiSolutions posiada i stale doskonali wewnętrzną politykę bezpieczeństwa. Dane klientów nie są kopiowane poza środowisko projektowe, a wszystkie zasoby IT wykorzystywane przez FlexiSolutions w celu świadczenia usług wdrożenia i wsparcia posiadają odpowiednie zabezpieczenia
3. Architektura i wymagania środowiskowe
FlexiEPM wykorzystuje architekturę opartą na rozwiązaniach technologicznych Microsoft.
- Microsoft SQL Server. Centralnym elementem systemu jest baza danych MS SQL Server. To tu przechowywane i przetwarzane są wszystkie dane niezbędne do efektywnej realizacji procesów zarządzania efektywnością. FlexiEPM przetwarza dane w modelu wielowymiarowym korzystając z własnego wbudowanego silnika OLAP oraz usług analitycznych Microsoft Analysis Services.
- Windows Server + IIS. Warstwa aplikacyjna realizowana jest przez interfejs API rozwijany w technologii .NET. Serwer aplikacji IIS zapewnia bezpieczeństwo rozwiązania i efektywnie spina interfejs użytkowników biznesowych z wielowymiarowym modelem danych MS SQL Server.
- Microsoft Excel. Interfejs użytkownika FlexiEPM zagnieżdżony został w środowisku arkusza kalkulacyjnego. Takie rozwiązanie zapewnia maksymalną użyteczność i intuicyjność pracy z system dla kontrolerów i menedżerów. W przeciwieństwie do wielu rozwiązań konkurencyjnych interfejs Excel FlexiEPM zapewnia 100% funkcjonalności rozwiązania. Nie jest to prosty dodatek wypełniającym luki w ergonomii pracy z danymi lecz kompletne rozwiązanie gwarantujące użytkownikom końcowym możliwość efektywnej pracy w preferowanym środowisku.
- Power BI. FlexiEPM doskonale integruje się z Power BI. System do budżetowania, prognozowania i konsolidacji idealnie wypełnia lukę procesową i stanowi optymalne źródło danych dla raportów i dashboardów menedżerskich tworzonych za pomocą Power BI. FlexiEPM zintegrowany z PowerBI to tworzy doskonałe połączenie:
- transparentnych procesów raportowania zarządczego i alokacji kosztów
- łatwości w tworzeniu i aktualizacji budżetów i prognoz oraz możliwości monitorowania ich realizacji,
- optymalnej prezentacji i wizualizacji wyników finansowych i efektywności przedsiębiorstwa.
FlexiEPM został zaprojektowany z myślą o zastosowaniach korporacyjnych. Architektura systemu umożliwia równoległą pracę 100+ użytkowników końcowych. Warstwa aplikacyjna wykorzystuje przetwarzanie wielowątkowe i optymalizację zapytań SQL. Dzięki tym mechanizmom system (przy zapewnieniu odpowiednich parametrów sprzętowych) rozwiązanie gwarantuje wysoką wydajność i niezawodność w procesach budżetowania czy konsolidacji angażujących jednocześnie wielu użytkowników z różnych jednostek, czy oddziałów organizacji.
Skalujemy system przez zwiększanie zasobów RAM i CPU, aby poprawić wydajność infrastruktury technicznej. Wirtualizacja środowisk oraz stosowanie zaawansowanych mechanizmów replikacji pozwala działom IT elastycznie i efektywnie alokować zasoby wymagane do zapewnienia pożądanej wydajności systemu. Dodatkowo mogą one łączyć lub rozdzielać role serwerów fizycznych i wirtualnych, aby skutecznie utrzymać wymaganą wydajność lub poziom bezpieczeństwa.
Szczegółowe wymagania techniczne przedstawiamy dopiero wtedy, gdy poznamy potrzeby biznesowe i dokładnie zrozumiemy procesy obsługiwane przez system.
4. Wdrożenie FlexiEPM z perspektywy działu IT
Dział IT jest istotną stroną projektu wdrożenia systemu klasy EPM czy FP&A. Wewnętrzni architekci i administratorzy powinni zostać włączeniu w prace projektowe już na etapie wyboru dostawcy w celu oceny zgodności oferowanego rozwiązania ze standardami IT organizacji oraz kosztów dostosowania infrastruktury do potrzeb nowego systemu.
Choć zaangażowanie działu IT jest krytyczne dla sukcesu projektu, większość prac projektowych realizowanych jest przez FlexiSolutions wspólnie z zespołami finansowymi i biznesowymi. Typowo, wdrożenie nowego systemu zazwyczaj wymaga zaangażowania wewnętrznych ekspertów IT wymiarze nieprzekraczającym 40-80 godzin roboczych (czyli efektywnie 1-2 tygodnie pracy jednej osoby).
Główne zadania pozostające w gestii wewnętrznego działu IT obejmują:
- przygotowanie środowiska projektowego zgodnie z wymaganiami technicznymi systemu
- zapewnienie dostępów do środowiska dla zespołu projektowego wykonawcy (zazwyczaj konfiguracja dostępów VPN oraz kont Active Directory umożliwiających łączenie się z serwerami systemowymi)
- wsparcie (nadzór) procesu instalacji oprogramowania w środowisku organizacji,
- wypracowanie założeń dotyczących integracji z istniejącymi systemami oraz współpraca z wykonawcą w udostępnieniu odpowiednich danych źródłowych (zadanie to może być realizowane przez wewnętrzny dział IT lub poprzez zaangażowanie konsultantów, lub ekspertów zapewniających opiekę serwisową nad system ERP, FK czy kadrowo-płacowym),
- migracja rozwiązania na środowisko produkcyjne i włączenie nowego systemu w wewnętrzne procedury disaster-recovery.
- odbiór dokumentacji technicznej systemu i wypracowanie efektywnego modelu wsparcia serwisowego na linii użytkownicy-finanse-IT-dostawca.
5. Wsparcie i utrzymanie systemu po zakończeniu projektu
Z perspektywy działu IT zakończenie projektu wdrożeniowego oznacza konieczność rozpoczęcia procesu wsparcia i utrzymania systemu EPM lub FP&A.
Rekomendowany model zarządzania systemem opiera się na następującym podziale ról:
- Administrator biznesowy – osoba lub zespół odpowiedzialny za konfigurację i koordynację procesów biznesowych realizowanych w systemie. To najczęściej odpowiednio przeszkoleni specjaliści z działów merytorycznych (controlling, konsolidacja, HR) wykorzystujący w codziennej pracy nowy system. Administratorzy biznesowi posiadają wiedze i kompetencje niezbędne do zapewnienia pierwszej linii wsparcia dla użytkowników końcowych i reagowania na typowe zdarzenia wymagające zmiany lub dostosowania konfiguracji systemu (nowe konto księgowe, nowy produkt/klient/projekt, zmian uprawnień użytkownika, modyfikacja raportu lub formatki).
- Administrator IT – wydzielona rola pozostająca w kompetencji działu IT odpowiedzialna za monitorowanie działania systemu oraz zapewnienie zgodności infrastruktury ze standardami bezpieczeństwa jednostki. Typowe zadania obejmują m.in. zapewnienie aktualizacji komponentów systemowych (Windows, SQL Server, Excel), zarządzanie kopiami zapasowymi, monitorowanie wydajności i incydentów oraz stały audyt bezpieczeństwa systemu.
- FlexiSolutions – konsultanci dostawcy mogą realizować funkcję trzeciej linii wsparcia. Odpowiadają za stabilizację systemu w okresie gwarancji oraz mogą świadczyć usługę wsparcia serwisowego zapewniając wymagane parametry SLA dla rozwiązywania problemów i wprowadzania modyfikacji systemu zgodnie z bieżącymi potrzebami organizacji.
Masz więcej pytań o wdrożenie systemu EPM?
W artykule pokazujemy najczęstsze pytania działów IT związane z wdrożeniem FlexiEPM jako systemu do budżetowania, raportowania zarządczego, alokacji kosztów czy konsolidacji. Wyjaśniamy, jak działa architektura i jakie wymagania trzeba spełnić. Jeśli chcesz omówić potrzeby swojej organizacji, skontaktuj się z nami, a wspólnie ustalimy kolejne kroki.
