W wielu branżach wynagrodzenia wraz z narzutami, w tym ZUS przekraczają 50% łącznych kosztów operacyjnych działalności przedsiębiorstwa, a kompetencje, doświadczenie i zaangażowanie personelu stanowią w istotny sposób determinują efektywność podstawowych procesów biznesowych.
W tym kontekście w wielu firmach pojawia się wyzwanie związane z projektowaniem i wdrażaniem controllingu personalnego. Przy aktualnym poziomie cyfryzacji przedsiębiorstw, odpowiednie wykorzystanie narzędzi IT jest podstawowym sposobem zapewnienie efektywności działań. Stwierdzenie to ma zastosowanie również dla procesów controllingowych związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Z tego względu w tym artykule spojrzymy wspólnie na rolę i możliwości oprogramowania w kontekście planowania i monitorowania zatrudnienia, kosztów osobowych i KPI HR.
Obszary zastosowania narzędzi informatycznych w controllingu personalnym
Planowanie zatrudnienia i wynagrodzeń
Praktycznie każda firma planuje zatrudnienie i wynikającego z niego koszty wynagrodzeń. Najczęściej odbywa się to z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego. Standardowe oprogramowanie kadrowo-płacowe zwyczajowo nie zapewnia możliwości budżetowania i prognozowania. Choć w systemie mamy kompletne dane o pracownikach i pełną historię ich zatrudnienia i wynagrodzeń, by przygotować budżet lub prognozę konieczne jest wyeksportowanie tych danych do Excela.
Tam, w pierwszej kolejności, ujmowane są wszystkie zmiany planowane w budżecie firmy – nowe etaty, awanse, podwyżki. W ten etap procesu często angażowani są kierownicy poszczególnych komórek, którzy najlepiej wiedzą, gdzie pojawia się potrzeba zwiększenia zatrudnienia i kto powinien dostać awans lub podwyżkę. Gdy już mamy spójny plan zatrudnienia i zaplanowane wynagrodzenia podstawowe, swoją rolę w procesie mogą odegrać specjaliści od wynagrodzeń i benefitów, którzy uzupełnią budżet wynagrodzeń o premie, dodatki, nagrody i inne świadczenia wynikające z regulaminu wynagradzania firmy oraz uwarunkowań formalnych i prawnych.
Jaką wartość dodaną może wnieść w takim procesie oprogramowanie informatyczne?
Podstawową korzyścią jest zapewnienie efektywnego przepływu informacji pomiędzy działami. Formularze Excelowe zastępowane są odpowiednimi formatkami dostępnymi bezpośrednio w systemie. Jeżeli menedżerowie operacyjni uczestniczą w planowaniu zatrudnienia i podwyżek, to system umożliwia im pracę z formatkami planistycznymi online i automatycznie przetwarza wprowadzone dane zapewniając spójność raportowania kosztów i planowania pozostałych elementów wynagrodzeń.
Po drugie oprogramowanie automatyzuje część zadań – eliminuje ręczną pracę związaną z przygotowaniem formatek na podstawie danych z ewidencji kadrowo-płacowej. Główną korzyścią z automatyzacji jest powtarzalność procesu i ograniczenie ryzyka błędów.
Dodatkowo migracja procesu z Excela do systemu zazwyczaj pozwala lepiej i dokładniej planować. Ograniczenia arkusza kalkulacyjnego bardzo często sprawiają, iż pewne składniki wynagrodzeń są pomijane lub budżetowane w przybliżeniu. Tymczasem odpowiednia konfiguracja reguł modelu budżetowego w oprogramowaniu może zapewnić większą dokładność i poprawność kalkulacji bez zwiększania pracochłonności dla menedżerów i osób koordynujących proces. Co więcej, korzyści z wdrożenia oprogramowania ujawniają się najwyraźniej w momencie dyskusji i negocjacji budżetowych – kolejne wersje, symulacje i analizy ad-hoc to obszar wykorzystania rozwiązań IT, w których dramatycznie ujawnia się ich przewaga nad arkuszem Excel.
Podsumowując, wykorzystanie systemu do budżetowania HR skraca czas, poprawia jakość danych planistycznych i zapewnia większą transparentność informacji. W skali 1000+ pracowników takie rozwiązanie staje się praktycznie częściej koniecznością; w mniejszych firmach realna wartość (uzasadniająca nakłady związane z zakupem i wdrożeniem oprogramowania) zaczyna się pojawiać mniej więcej po przekroczeniu granicy 200-500 pracowników. Trzeba jednak przyznać, że próg ten jest kwestią indywidualną wynikającą ze specyfiki i złożoności danej organizacji.
Raportowanie zarządcze w procesie zamknięcia miesiąca
Drugim przykładem zastosowania, w którym oprogramowanie dla controllingu personalnego wnosi wartość dodaną jest raportowanie zarządcze. W tym przypadku podstawowa funkcja tego typu systemu może być postrzegana jako hurtownia danych HR. System controllingowy może pełnić funkcję centralnego, spójnego repozytorium zawierające komplet danych niezbędnych do comiesięcznego raportowania kompletnego zestawu KPI HR.
Z perspektywy controllingu personalnego oznacza to integrację w systemie pełnej historii zatrudnienia i wynagrodzeń pracowników. W praktyce oznacza to możliwość przetwarzania danych z kartotek pracowników (rejestr umów zawierający m.in. informacje o danych pracownika, stanowisku, centrum kosztowych, wynagrodzeniu wynikającym z umowy, itp.), listy płac (comiesięczne naliczenie wynagrodzeń uwzględniające wszystkie składniki płacowe) oraz rejestru absencji.
Architektura informacji może być rozszerzana o dodatkowe zbiory informacji zgodnie z potrzebami firmy. Częstym przykładem jest ujęcie w raportowaniu zarządczym kontraktorów B2B. W części branż osoby współpracują B2B stanowią istotną część zespołu, a z punktu widzenia controlingu personalnego pojawia się potrzeba zunifikowania planowania, raportowania i analizy zatrudnienia niezależnie od podstawy prawnej kontraktu. W takich przypadkach hurtownia danych budowana na potrzeby controllingu personalnego powinna być rozszerzona o zbiory danych wykraczające poza system kadrowo-płacowy.
Dodatkowo, jeżeli przedsiębiorstwo korzysta z tego samego systemu do przygotowywania budżetów i prognoz, to efektywnie taka hurtownia danych zawiera komplet scenariuszy (wykonanie, budżet, prognoza), które mogą być w spójny sposób prezentowane i analizowane w raportach zarządczych. To duże ułatwienie i istotne usprawnienie raportowania zarządczego – wszystkie niezbędne dane są w systemie i mogą zostać z łatwością zaprezentowane w raportach zarządczych.
Narzędzia controllingu personalnego mogą posiadać wbudowane modele analizy dynamiki i odchyleń, które pozwalają automatycznie wskazać, jaka część różnicy wynika z nowych etatów, podwyżek czy absencji. Dalej, jeżeli rozszerzymy zakres danych o informacje zewnętrzne – takie jak raporty płacowe – otwieramy szeroko możliwości dla monitorowania siatki płac organizacji na tle rynku.
Oprogramowanie controllingowe dedykowane dla działów HR może też wypełniać lukę narzędziowo-procesową w komunikacji pomiędzy działem kadr i płac a zespołami finansowymi. Doskonałym przykładem efektywnej współpracy z wykorzystaniem systemu IT może być optymalizacja procesu zawiązywania rezerw w procesie zamknięcia miesiąca. W wielu przedsiębiorstwach regulamin wynagradzania zawiera premie kwartalne, półroczne, roczne, trzynastki czy inne składniki płacowe, które efektywnie wypłacane są w cyklach rzadszych niż miesięczne. W takich przypadkach polityka rachunkowości i spójność raportowania finansowego wymaga zawiązywania rezerw na poczet przyszłych zobowiązań dla zachowania porównywalności przychodów i kosztów w okresie.
Oprogramowanie controllingu HR świetnie nadaje się do tego typu zastosowań. Gdy system controllingowy przetwarza dane o rzeczywistych wynagrodzeniach wypłaconych pracownikom, wystarczy uzupełnić go o warunki regulaminowe premii, by w istotny sposób zautomatyzować proces kalkulacji rezerw na premie.
Podsumowanie i wnioski
W dyskusji powyżej przedstawione zostały dwa główne aspekty wykorzystania narzędzi informatycznych w controllingu personalnym – planowanie i monitorowanie realizacji. Celowo skupiłem się na aspektach „twardych” związanych z analityką wskaźników takich jak zatrudnienie, rotacje, koszty czy absencje, gdyż w większości firm występuje to zauważalna luka narzędziowa. Typowe systemy kadrowo-płacowe nie posiadają funkcjonalności zapewniających wsparcie dla budżetowania, prognozowania czy raportowania zarządczego, stąd potrzeby biznesowe bardzo często obsługiwane są wyłącznie z pomocą arkusza kalkulacyjnego. I w niejednym przypadku może to być wystarczająco dobre rozwiązanie.
Jednak w większej skali i rosnącej złożoności przedsiębiorstwa Excel przestaje być narzędziem adekwatnym do wyzwań, którym musi sprostać controlling personalny. I tak jak w innych obszarów funkcjonowania organizacji – procesy planowania, monitorowania i analizy danych HR wymagać mogą użycia specjalistycznych narzędzi informatycznych. Wdrożenie tego typu rozwiązań należy postrzegać jako inwestycję w kapitał intelektualny firmy i rozwijanie kompetencji niezbędnych do funkcjonowania rosnącej organizacji.
Artykuł autorstwa Mariusza Sumińskiego ukazał się w piśmie Controlling i Zarządzanie.
