Jak dobrać system controllingowy do skali i potrzeb organizacji
Tydzień w tydzień odbywam wartościowe rozmowy z dyrektorami finansowymi i menedżerami controllingu, którzy szukają sposobów na automatyzację pracy działu finansowego i wybór odpowiedniego systemu controllingowego. Lekko licząc, to ponad sto spotkań rocznie – solidna baza do przemyśleń i wniosków 😊
Z tych doświadczeń wyraźnie wyłania się pewien wzorzec. Większość firm potrzebuje indywidualnego rozwiązania, dopasowanego do specyfiki organizacji. Takiego, które wpisze się w model biznesowy przedsiębiorstwa, jego procesy, strukturę organizacyjną oraz możliwości obecnych systemów. Praktycznie nikt nie szuka gotowego rozwiązania.
Ale co to naprawdę oznacza w praktyce?
I jak pogodzić potrzebę funkcjonalności z dopasowaniem systemu do unikalnych wymagań firmy – w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach?
Controlling w małej firmie: gdy Excel przestaje wystarczać
Zacznijmy od mniejszych firm. „Mniejszych” nie oznacza „bardzo małych”. Mowa o organizacjach, które osiągnęły już pewną skalę – zatrudniają około 100 osób, obracają 100 mln zł i potrzebują wiarygodnych informacji zarządczych. Zazwyczaj pojawia się już CFO lub Finance Manager, odpowiedzialny za raporty dla zarządu, budżety i analizy rentowności.
Takie firmy dynamicznie się rozwijają – i w pewnym momencie dochodzą do ściany. Potrzebują narzędzia, które zapewni przejrzystość finansów, kontrolę nad kosztami i lepsze planowanie.
Dlaczego wdrożenie systemu controllingowego w małej firmie jest tak trudne?
To właśnie w tym segmencie wdrożenie systemu stanowi największe wyzwanie. Po pierwsze – procesy finansowe często nie są jeszcze odpowiednio poukładane. Przed wdrożeniem systemu trzeba wiele rzeczy zdefiniować od podstaw: strukturę raportową, źródła danych, zasady budżetowania.
Po drugie – małe firmy wcale nie są prostsze niż duże. Często mają równie złożony model biznesowy, a jednocześnie mniej zasobów i ograniczoną analitykę. System controllingowy musi więc nie tylko porządkować dane, ale też „naprawiać” ich jakość – np. kompensując braki w ewidencji księgowej czy magazynowej.
Po trzecie – to trudny moment przejścia z Excela. Z jednej strony dotychczasowe arkusze stają się zbyt uciążliwe i podatne na błędy, z drugiej – kompleksowy system klasy FP&A wydaje się zbyt kosztowny i skomplikowany.
Jak podejść do wyboru systemu controllingowego w małej firmie?
1. Scenariusz rozwoju.
Jeśli firma planuje szybki wzrost, warto rozważyć wdrożenie systemu controllingowego już teraz. Uporządkować procesy, dopasować ewidencję danych i wspólnie z partnerem wdrożeniowym zbudować fundamenty zarządzania finansowego, które uniosą skalę większej organizacji. Choć taki projekt może wydawać się „na wyrost”, za rok czy dwa okaże się inwestycją w przyszłość.
W tym scenariuszu FlexiEPM świetnie się sprawdza – daje elastyczność, skalowalność i doświadczenie zespołu wdrożeniowego, które zwykle zarezerwowane jest dla większych firm.
2. Scenariusz stabilizacji.
Jeśli jednak wiemy, że działalność nie zmieni się znacząco w najbliższych latach, warto pozostać przy lekkich rozwiązaniach.
Udoskonalić modele Excelowe, zautomatyzować raportowanie w Power BI, sięgnąć po tańsze, punktowe narzędzia – np. systemy do zarządzania projektami lub budżetami działów.
Średnia firma: controlling, który musi nadążyć za skalą
Kiedy firma rośnie do ok. 200–500 mln zł obrotów i zatrudnia 200+ osób, controlling staje się osobnym działem. Pojawia się zespół kilkuosobowy, coraz większe potrzeby raportowe i coraz większy chaos w arkuszach.
Na tym etapie Excel naprawdę przestaje wystarczać. System FP&A to już nie luksus, a to konieczność. Bez niego zespół tonie w plikach, a procesy budżetowania i prognozowania stają się zbyt złożone, by nimi efektywnie zarządzać.
Czego potrzebuje średnia firma od systemu controllingowego?
Nie chodzi o gigantyczne, korporacyjne rozwiązania. Średnie firmy potrzebują systemu, który:
połączy dane z różnych systemów (ERP, HR, sprzedażowych),
pozwoli na pracę wielu użytkowników równocześnie,
odzwierciedli strukturę i model biznesowy firmy,
zapewni elastyczność w planowaniu, budżetowaniu i raportowaniu,
będzie intuicyjny i możliwy do samodzielnego utrzymania przez dział controllingu.
Nie ma sensu zamieniać „uwierających arkuszy kalkulacyjnych” na przewymiarowany system, którego firma nie wykorzysta w pełni. Tu liczy się zrównoważenie funkcjonalności, elastyczności i kosztu – system controllingowy „na miarę”.
Myśl strategicznie o controllingu
Nawet jeśli dziś firma nie prowadzi konsolidacji czy nie raportuje wg MSSF, warto patrzeć w przyszłość. Średnie przedsiębiorstwa często w ciągu kilku lat rozrastają się w grupy kapitałowe, otwierają zagraniczne oddziały lub wchodzą na giełdę.
Dlatego warto już teraz wybrać system klasy EPM, który oprócz FP&A umożliwia dalszą rozbudowę o moduły konsolidacji czy raportowania grupowego. FlexiEPM idealnie wpisuje się w ten scenariusz – pozwala zacząć od controllingu, a w miarę rozwoju firmy rozszerzać funkcjonalności.
Duża firma: czas na pełny system klasy EPM
Wreszcie największe organizacje. Duże firmy, które aspirują do bycia korporacjami. W polskich realiach wciąż zdarza się, że przedsiębiorstwa o obrotach powyżej miliarda złotych, zatrudniające tysiąc lub więcej pracowników i konsolidujące kilka czy kilkanaście jednostek zależnych, nadal opierają procesy controllingowe na Excelu.
To moment, gdy w głowach dyrektora finansowego i zespołu controllingu zapalają się czerwone lampki. Raportowanie, budżetowanie czy konsolidacja są trudne, a energia i potencjał zespołu marnują się na powtarzalne, nieproduktywne zadania.
W efekcie firmie coraz trudniej jest konkurować z organizacjami, które mają poukładane procesy finansowe i zintegrowane systemy EPM.
Na tym poziomie nie chodzi już o pojedyncze narzędzia do budżetowania, alokacji kosztów czy raportowania. W dużych organizacjach kluczowe jest myślenie o controllingu i raportowaniu finansowym jako o spójnych, zintegrowanych procesach.
Dlatego potrzebny jest system klasy EPM (Enterprise Performance Management) – rozwiązanie, które automatyzuje planowanie, raportowanie i konsolidację w ramach jednego środowiska.
W dużej firmie każdy obszar — budżetowanie, konsolidacja, controlling personalny czy sprawozdawczość — może mieć inne potrzeby i różny poziom dojrzałości. Jednak warto szukać rozwiązań, które zapewniają synergię między tymi procesami. Wdrażanie odrębnych systemów do poszczególnych funkcji rzadko się sprawdza — tworzy rozproszenie danych i utrudnia zarządzanie informacją.
Takie podejście naturalnie zawęża grono potencjalnych dostawców. Wciąż jednak pozostaje kilka solidnych opcji — a wśród nich FlexiEPM. To prawdopodobnie jedyny system klasy EPM rozwijany przez polskiego dostawcę, gotowy do pełnego wsparcia procesów budżetowania, raportowania i konsolidacji w dużych przedsiębiorstwach.
FlexiEPM oferuje:
komplet funkcjonalności EPM,
ponadprzeciętną elastyczność modelowania,
i co najważniejsze – doświadczony zespół konsultantów, który rozumie lokalne realia i specyfikę polskich firm.
Na naszej liście referencyjnej znajdziesz dziesiątki przykładów największych polskich organizacji, które przy naszym wsparciu weszły na wyższy poziom controllingu i konsolidacji.
Podsumowanie
Dobór systemu controllingowego to nie kwestia mody, a strategicznej decyzji o tym, jak zarządzać finansami i danymi w firmie. Nie chodzi o to, by wdrożyć „kolejny system”, ale by zbudować spójne środowisko planowania, budżetowania i raportowania, które rozwija się razem z organizacją.
W małej firmie kluczowe będzie uporządkowanie procesów i stopniowe odejście od Excela.
W średniej – zapanowanie nad skalą i integracja danych w jednym narzędziu.
W dużej – automatyzacja, konsolidacja i połączenie wszystkich procesów finansowych w spójny ekosystem EPM.
Niezależnie od punktu wyjścia, warto myśleć perspektywicznie.Bo dobrze dobrany system controllingowy nie tylko usprawnia raportowanie – zmienia sposób, w jaki firma podejmuje decyzje. A właśnie to jest prawdziwym celem controllingu.
