Dlaczego controlling HR zyskuje na znaczeniu?
Po pierwsze, wynagrodzenia rosną szybciej niż inflacja i te koszty związane z pracownikami stanowią coraz większy procent całości kosztów organizacji. Po drugie, z rynku pracodawcy, który mieliśmy te 10-15 lat temu bardzo szybko przeszliśmy do rynku pracownika. Po trzecie mamy gospodarkę opartą na wiedzy, innowacjach i to kapitał ludzki jest tym kluczowym czynnikiem budowania przewagi konkurencyjnej. To powoduje, że monitorowanie i analiza danych, optymalizacja działań związanych z pracownikami ma obecnie tak duże znaczenie.
Organizacje patrzą na dane oceny kosztowej, identyfikują obszary, gdzie można osiągnąć oszczędności, ale równocześnie tej wagi nabiera też efektywne zarządzanie talentami, podnoszenie kompetencji pracowników i utrzymanie ich zaangażowania. To właśnie w tych działaniach uważam, że organizację wspiera controlling personalny, bo dzięki analizie danych firmy mogą podejmować bardziej świadome decyzje i lepiej dopasować politykę personalną do celów organizacji. My generalnie w ogóle widzimy, że w firmach rośnie rola całości zagadnień związanych z analityką i controllingiem, nie tylko w obszarze HR. A to co się dzieje właśnie w controllingu, wokół controllingu personalnego doskonale się w ten trend wpisuje.
Jak FlexiEPM wspiera controlling HR?
Skrót EPM w dosłownym tłumaczeniu oznacza zarządzanie efektywnością organizacji. Tym samym FlexiEPM to platforma systemowa wspierająca planowanie i monitorowanie w całej firmie. W dużych organizacjach takie rozwiązania stają się niezbędne, ponieważ pomagają opanować złożoność i integrować dane z różnych systemów i procesów.
Specyficznie w kontekście potrzeb działów HR dostarczamy narzędzia controllingu personalnego i nasz system wypełnia lukę w obszarze planowania i analizy danych. Wchodzi tam, gdzie w większości firm dominuje arkusz kalkulacyjny. FlexiEPM zastępuje Excela, eliminuje związane z nim ograniczenia, nieefektywności, problemy, błędy. Automatyzuje pracę i poprawia jej komfort.
System oferuje wsparcie dla tworzenia planów zatrudnienia i budżetów kosztów osobowych. Zapewnia komplet danych dla raportowania zarządczego, monitorowania, realizacji i analizy takich typowych KPI HR. Tutaj hasło „jedno źródło prawdy” doskonale pasuje. HR, menedżerowie, controlling, działy finansowe – wszyscy pracują na wspólnych i spójnych danych.
Co odróżnia wasze podejście do controllingu HR?
Po pierwsze staramy się pracować jako partner biznesowy, który jednocześnie przynosi rozwiązanie IT oraz wiedzę i doświadczenie branżowe. Naszym klientom oferujemy elastyczny system, który w ramach wdrożenia dopasowujemy do potrzeb każdej organizacji. Dopasowujemy – to takie słowo klucz. Uwzględniamy specyfikę firmy, strukturę organizacyjną, regulamin wynagradzania, procesy budżetowe i wszystkie inne unikalne cechy przedsiębiorstwa.
A co robimy od strony narzędziowej? Zastępujemy Excela – w zasadzie wyrzucamy z niego to, z czym sobie radzi ten Excel słabo. Czyli automatyzujemy raportowanie, budując interfejsy do istniejących systemów. Łączymy dane z różnych źródeł, by w jednolity sposób patrzeć na zasoby ludzkie niezależnie od formy zatrudnienia albo by uzyskać skonsolidowany obraz w grupie kapitałowej. Wreszcie dostarczamy narzędzie do skutecznego budżetowania i prognozowania. Takich możliwości praktycznie nie ma w systemach kadrowo-płacowych i dlatego najczęściej firmy robią to w Excelu.
Jak FlexiEPM pomaga monitorować wskaźniki controllingu personalnego?
Integrujemy nasze rozwiązanie z istniejącymi systemami i dzięki temu raporty przygotowywane są automatycznie. A co na tych raportach można znaleźć? W zasadzie wszystko, czego potrzebuje zarząd, dział HR, controlling finansowy czy menedżerowie. Katalog wskaźników i miar może być oczywiście dostosowywany do potrzeb organizacji. .
Najczęściej są to: zatrudnienie (FTE i headcount), wynagrodzenie, koszty osobowe. System pozwala analizować dane w kontekście planów, dynamiki wzrostu, a także danych rynkowych, co ułatwia ocenę konkurencyjności firmy jako pracodawcy i jej zdolności do przyciągania talentów. Później mamy wskaźniki dotyczące jakości zarządzania i kultury pracy, takie jak rotacja, absencje, wyniki ankiet satysfakcji, zaangażowania pracowników czy też realizacja celów
Idąc dalej – na pewno produktywność. To może być trochę niemodne, ale jak mówimy o analityce biznesowej, to trudno jest uciekać przed monitorowaniem efektów pracy. Tutaj sięgamy do danych finansowych i do danych operacyjnych. Jak mówimy o controllingu HR, to dział HR nie może i nie powinien uciekać przed pomiarem efektywności swoich procesów i te procesy to mam na myśli proces rekrutacyjny, rozwój pracowników, czyli awanse wewnętrzne, też szkolenia. To są rzeczy, które de facto powinny podlegać analizie.
Jak wygląda proces budżetowania i planowania w systemie?
Na ten temat spokojnie można zrobić godzinny webinar, ale spróbuję to zebrać w kilku punktach. Po pierwsze, przygotowanie wstępnej takiej „zerowej” wersji budżetu, planu, który bazuje na obecnych pracownikach i wynagrodzeniach. I to system robi automatycznie, bo pokazuje, jak będzie wyglądał przyszły rok w scenariuszu, gdy nic się nie zmieni.
Po drugie, planowanie zatrudnienia i podwyżek. Tu system, gdy tego potrzebujemy, oczywiście pozwala zaangażować menedżerów. Każdy z nich ma w systemie formatki i może je wypełniać, a system pilnuje uprawnień tak, by każdy widział tylko swoich pracowników. Organizacja planuje, a system znowu automatycznie konsoliduje te dane i dział HR na bieżąco widzi całość kosztów czy zatrudnienia.
Wreszcie po trzecie, system pozwala na symulację różnych wariantów podwyżek. Łączymy siatki wynagrodzeń, macierze podwyżek i indywidualne decyzje menedżerów w model, w którym łatwo dokonywać zmian, gdy jest potrzeba przygotowania różnych scenariuszy danych.
Po czwarte, to będą premie, dodatki, narzuty, świadczenia, benefity i inne koszty związane z pracownikami. To wszystko wyliczają reguły systemu na podstawie parametrów i założeń planistycznych. Tu znowu nic nie trzeba robić i nie trzeba mieć formuł w Excelu.
Po piąte, to jest bardzo fajne – to jest takie zrozumienie budżetu, bo w systemie są dostępne raporty, które wyjaśniają dynamikę kosztów i od razu widać, jaki wpływ na przyszły rok mają podwyżki, nowe etaty, zmiany organizacyjne, a za jaką część wzrostu lub spadku kosztów odpowiada to, co wydarzyło się jeszcze w bieżącym roku.
Mówiąc o budżetowaniu i planowaniu, to na koniec monitorowanie realizacji i aktualizacja planu. Z jednej strony wszystkie dane mamy w jednym miejscu, więc bez problemu możemy co miesiąc dostawać raporty wykonanie versus plan. A i jednocześnie samo planowanie staje się łatwiejsze, mniej obciążające i organizacja zyskuje możliwość prognozowania czy aktualizacji budżetu co miesiąc, co kwartał – tak jak potrzebuje.
Jak wygląda wdrożenie systemu z perspektywy działu HR?
Na początek musimy się wzajemnie poznać, czyli dział HR musi poczuć nasze rozwiązanie, żeby wiedzieć, czego można od niego oczekiwać i móc mapować swoje potrzeby na możliwości systemu. A my musimy też zrozumieć firmę po to, żeby być w stanie efektywnie doradzać, podpowiedzieć takie optymalne scenariusze wykorzystania systemu.
Projekt wdrożeniowy z perspektywy działu HR to głównie porządkowanie danych i budowa struktur do planowania i raportowania. Przygotowanie mapowań, uzgodnienie danych historycznych – to są typowe zadania, które podczas projektu będzie trzeba wykonać i o które będziemy prosili dział HR, żeby nam też pomógł, ale też właśnie po swojej stronie te działania wykonał.
W taki projekt angażujemy również dział IT. Nie jakoś tam mocno, ale gdy mówimy o integracji, to ktoś musi przygotować, udostępnić nam odpowiednie dane. W naszych rękach pozostaje ustawienie systemu, czyli konfiguracja formatek, raportów, uprawnień i innych rzeczy typowo wdrożeniowych. Dużo konkretnych zadań, które na koniec dnia sprawiają, że powstaje system odpowiedni dla danej firmy.
I wreszcie ostatnia faza – ona jest chyba też najprzyjemniejsza, ale z drugiej strony bardzo ważna z punktu widzenia długoterminowego sukcesu projektu, czyli to przekazanie, hand over systemu, czyli szkolenia, warsztaty, wsparcie w tych pierwszych cyklach korzystania z systemu. Tak, żeby zespół HR efektywnie przejął wiedzę w zakresie obsługi systemu i umiał z niego efektywnie korzystać.
Jakie trendy wpływają na rozwój controllingu HR?
Luka płacowa, transparentność wynagrodzeń i ESG – to tak na szybko tematy, które chyba najczęściej przewijają się w takich świeżych dyskusjach związanych z twardym HR. I to wszystko się w jakiś sposób rozbija lub będzie rozbijać o dane. Wtedy to są dane, które bardzo często już w organizacji są, tylko trzeba je odpowiednio wykorzystać. Takie „tylko”.
W małej firmie to jest proste i może być proste, ale w złożonych organizacjach to z natury rzeczy będzie proces bardziej skomplikowany.
I drugi wątek moim zdaniem bardzo istotny to aspekty związane z prognozowaniem. Tu niezależnie od koniunktury, presja zarządów i właścicieli na lepsze planowanie zatrudnienia i wynagrodzeń to będzie rosła. Bo w firmach nastawionych na rozwój, na wzrost analizowane będą różne scenariusze i ścieżki wzrostu – gdzie zwiększyć zatrudnienie, jak skonstruować system motywacyjny, by osiągać lepsze efekty.
Dużo się mówi o kryzysie – tak i w firmach dotkniętych kryzysem to planowanie będzie w zasadzie takim procesem ciągłym. Jak przetrwać kryzys utrzymując obecny zespół? Gdzie szukać oszczędności? To dla nikogo nie jest przyjemne, ale w każdej branży, w każdej firmie są momenty lepsze i gorsze. I firmy muszą być na to przygotowane.
Jakie korzyści przynosi system HR?
Ja to bardzo lubię porównywać system czy narzędzia controllingu do samochodu. Bo jak ktoś mieszka w mieście, to może całkiem dobrze funkcjonować bez samochodu – większość spraw da się załatwić na piechotę czy komunikacją miejską. Przy wakacjach czy dalszych podróżach można skorzystać z transportu publicznego, autobusu, pociągu, samolotu.
Ale jak się ktoś dużo przemieszcza lub często przemieszcza, bądź ma małe dzieci, to ten brak samochodu zaczyna go ograniczać. I taka osoba kupuje samochód. Jednak nie po to, żeby było taniej, bo raczej nie będzie. Bo ten samochód właśnie – no trzeba kupić albo leasingować, trzeba go tankować, trzeba go serwisować, trzeba go ubezpieczać. Ale jak tak popatrzymy dookoła, no to większość osób, które znamy, ten samochód ma. Bo dzięki niemu jest wygodniej i elastyczniej. I lepiej. Życie jest prostsze.
I tak samo można spojrzeć na system spinający controlling czy controlling personalny. Dzięki niemu nie będzie taniej, ale będzie lepiej. Do mnie to zdecydowanie bardziej przemawia perspektywa korzyści związanych z jakością danych i bezpieczeństwem procesu niż oszczędności, gdy mówimy o systemie controllingowym.
Kiedy firma „wyrasta” z Excela?
I tak chyba to zamykając, czy podsumowując, to w pewnej skali – i ja bym powiedział, że to jest tak 200-500 pracowników – szeroki przedział, ale to trochę zależy od firmy, to organizacja wyrasta z Excela. Potrzebuje narzędzi, które pozwolą działowi HR dostarczać raportów, analiz planów w takim zakresie i w takich terminach, jakich potrzebuje zarząd i kadra menedżerska.
Więc z punktu widzenia całej firmy to ważne jest to, że te raporty są i że są na czas, że pokazują dobre dane, wiarygodne, dopasowane do potrzeby biznesu. I wreszcie jakby dział HR staje się partnerem biznesowym, wspiera organizację w zrozumieniu tych danych, tworzeniu budżetów, prognoz, symulacji, analiz ad-hoc. I taki system jak samochód sprawia, że procesy controllingu są pewne, powtarzalne, skalowalne. To są korzyści, które trudno wycenić, ale w kontekście usuwania wąskich gardeł to one w organizacji są bardzo ważne.
