FlexiSolutions – Partner technologiczny w obszarze controllingu i raportowania
My jako Flexi Solutions jesteśmy firmą, która specjalizuje się w rozwiązaniach informatycznych dla controllingu i raportowania. ESG to temat, który często jest powiązany z kompetencjami naszych klientów i użytkowników naszych rozwiązań. Dlatego też zdecydowaliśmy się zająć tym obszarem w ujęciu narzędziowym.
Wspieramy przedsiębiorstwa w efektywnym zarządzaniu procesami controllingowymi, raportowaniem ESG oraz automatyzacją analiz biznesowych.
Dostarczamy innowacyjne rozwiązania klasy Enterprise Performance Management (EPM), które usprawniają zarządzanie efektywnością organizacji oraz optymalizują procesy sprawozdawcze i raportowe.
Platforma FlexiEPM – kompleksowe narzędzie dla controllingu
Platforma FlexiEPM (dawniej FlexiReporting) to zaawansowane oprogramowanie controllingowe pozwalające na kompleksowe raportowanie zarządcze, budżetowanie i prognozowanie, monitorowanie realizacji i analizę odchyleń.
System umożliwia efektywne łączenie danych finansowych i operacyjnych, alokację kosztów oraz kalkulację wskaźników efektywności (KPI). Dzięki FlexiEPM przedsiębiorstwa mogą zautomatyzować procesy, które wcześniej wymagały czasochłonnej pracy w arkuszach Excel.
Każde wdrożenie systemu FlexiEPM dopasowujemy do specyfiki organizacji, uwzględniając model biznesowy, strukturę organizacyjną oraz istniejące systemy informatyczne.
Specjalistyczne moduły i predefiniowane rozwiązania controllingowe
FlexiEPM oferuje gotowe, specjalistyczne moduły, takie jak:
- Moduł controllingu personalnego – narzędzie dla działów HR do planowania zatrudnienia, budżetowania kosztów osobowych, raportowania zarządczego i analizy danych kadrowych (w tym: etaty, wakaty, podwyżki, premie, składki ZUS).
- Moduł konsolidacji finansowej – umożliwia integrację i konsolidację danych finansowych ze spółek w ramach grupy kapitałowej oraz generowanie raportów zgodnych ze standardami zarządczymi i ustawowymi.
- Moduł leasingu zgodny z MSSF 16 – narzędzie wspierające firmy raportujące według międzynarodowych standardów rachunkowości.
- Sprawozdania finansowe XML – narzędzie automatyzujące generowanie sprawozdań finansowych zgodnych z ustawą o rachunkowości, zarówno jednostkowych, jak i skonsolidowanych.
Raportowanie ESG i kalkulacja śladu węglowego
FlexiSolutions intensywnie rozwija funkcjonalności związane z raportowaniem ESG, w tym kalkulację śladu węglowego przedsiębiorstw. Platforma umożliwia:
- Integrację danych z kart paliwowych oraz innych źródeł energii.
- Automatyczną kalkulację emisji CO₂ w zakresie emisji bezpośrednich (zakres 1), pośrednich wynikających z zakupu energii (zakres 2) oraz emisji w całym łańcuchu wartości (zakres 3).
- Analizę danych pracowniczych w kontekście ESG (controlling personalny).
Architektura systemu FlexiEPM
FlexiEPM to system zbudowany w oparciu o technologię Microsoft SQL Server, z interfejsem użytkownika w Excelu, co zapewnia komfort pracy analitykom i finansistom. System posiada strukturę wielowymiarową, która umożliwia łatwe dopasowanie modeli analityczno-raportowych do indywidualnych potrzeb firmy.
Rozwiązanie jest skalowalne i zapewnia integrację z różnymi źródłami danych, pozwalając na sprawne raportowanie ESG i innych wskaźników efektywności biznesowej.
Prezentacja systemu odbywa się w Excelu z dodatkowymi wstążkami i panelem nawigacyjnym. Za pomocą narzędzia administracyjnego zarządzamy uprawnieniami, dostępami do formularzy i raportów, umożliwiając użytkownikom dostęp tylko do swoich danych.
Dzisiaj będę prowadził prezentację jako administrator biznesowy, czyli osoba z dostępem do wszystkich formularzy, raportów oraz całego procesu. Dzięki narzędziu administracyjnemu możemy skutecznie zarządzać uprawnieniami. Możemy limitować dostęp do konkretnych formularzy i raportów lub zarządzać użytkownikami tak, aby kontrolerzy i osoby odpowiedzialne za raportowanie danych poszczególnych spółek widziały tylko własne dane.
Zakładki, które widzimy, stanowią fundament wszystkich naszych rozwiązań. Zawartość każdej zakładki to wynik konfiguracji procesu biznesowego, który dzisiaj prześledzimy na przykładzie kalkulacji śladu węglowego.
Przykład kalkulacji śladu węglowego – Zakres 1 (emisje bezpośrednie)
1. Integracja danych dotyczących spalania paliw samochodowych
Pierwszym etapem obliczenia śladu węglowego w zakresie pierwszym jest zebranie danych dotyczących zużycia paliw przez flotę samochodową. Nasze narzędzie umożliwia integrację danych z systemów kart flotowych (takich jak ASECO, Navision czy CDN). Integracja danych odbywa się w ramach projektu realizowanego przy współpracy z działem IT klienta lub dostawcą systemu ERP.
Alternatywnie, jeśli nie ma możliwości bezpośredniej integracji, dane można łatwo wprowadzić ręcznie przez użytkownika posiadającego odpowiednie uprawnienia.
2. Raportowanie miesięcznego zużycia paliwa
Po wprowadzeniu danych system generuje raport „Miesięczne zużycie paliwa”, który zawiera informacje o:
- rodzaju i ilości zużywanego paliwa,
- kosztach związanych ze zużyciem,
- możliwość szczegółowego wglądu w dane źródłowe dla każdego rekordu.
Raport umożliwia analizę według różnych dostawców kart flotowych oraz jednostek organizacyjnych, co pozwala na pełny przegląd zużycia paliwa w firmie.
3. Obsługa pozostałych rodzajów paliw
Dla innych typów paliw (takich jak węgiel kamienny, węgiel brunatny czy gaz ziemny), system udostępnia dedykowany formularz. Dane ilościowe można wprowadzać zarówno osobno dla poszczególnych jednostek organizacyjnych, jak i zbiorczo dla całej grupy kapitałowej.
5. Elastyczność modelu wielowymiarowego – wprowadzanie nowych źródeł emisji
System pozwala na szybkie dodawanie nowych rodzajów paliw lub źródeł emisji do kalkulacji. Zademonstruję to na przykładzie wprowadzenia gazu ziemnego używanego do wózków widłowych:
- Duplikuję istniejący element w systemie.
- Dodaję nowy element jako ZE23A – gaz ziemny do wózków widłowych.
- Umieszczam nowy element na liście źródeł paliw zaraz za standardowym gazem ziemnym.
Po odświeżeniu raportu nowy rodzaj paliwa jest już widoczny.
6. Przykład praktycznego zastosowania – wprowadzanie danych o zużyciu gazu ziemnego do wózków widłowych
Dla przykładu, zakładam, że spółka „Technologia Kraków” zanotowała następujące zużycie tego nowego rodzaju paliwa:
- 1500 jednostek w pierwszej połowie roku,
- 1750 jednostek w drugiej połowie roku.
Dane wprowadzam ręcznie i zapisuję je w systemie. Po zapisaniu tych informacji system jest gotowy, by automatycznie uwzględnić je w kolejnych kalkulacjach emisji CO₂.
Pytania i odpowiedzi uczestników
W części pytań pojawiły się zagadnienia dotyczące:
Samochodów osobowych używanych przez pracowników – te samochody firmowe są uwzględnione w zakresie pierwszym. Prywatne samochody pracowników (np. dojazdy do pracy) będą uwzględnione w dalszej części prezentacji, w kategorii employee commuting.
Ładowania samochodów elektrycznych oraz gazów używanych w produkcji – tutaj kluczowa jest elastyczność systemu, który pozwala na łatwą konfigurację i dostosowanie do potrzeb organizacji.
Ustawianie wskaźników emisji dla nowego paliwa
Po dodaniu nowego rodzaju paliwa („gaz ziemny do wózków widłowych”) ustawiamy dla niego wskaźniki emisji, np. wartość opałową (GJ) oraz współczynnik emisji (kg CO₂/GJ) zgodne z tabelami COBIZE. Po zapisaniu danych uruchamiamy przeliczenie modelu dla spółki Technologia Kraków. W raporcie pojawia się łączne zużycie (19 500 jednostek) i policzona emisja CO₂.
Proces konfiguracji pokazuje elastyczność systemu – każda zmiana jest od razu widoczna w raportach, co pozwala szybko dostosować narzędzie do potrzeb firmy.
Zakres drugi emisji (Scope 2)
Import danych o zużyciu energii elektrycznej
Podstawą kalkulacji są dane z faktur energetycznych. W systemie mamy zakładkę „Faktury Energia”, gdzie importowane są szczegóły dotyczące punktów poboru energii, zużycia, dat odczytów i kwot, a także emisji CO₂, jeśli jest podana na fakturze.
Jeżeli emisji na fakturze brak, system korzysta z modeli kalkulacji emisji metodą market-based oraz location-based.
Metoda Market-based
W metodzie market-based najdokładniejszym źródłem są dane bezpośrednio z faktur od dostawców energii. Istnieje również możliwość uwzględnienia emisji na fakturach obejmujących różne okresy rozliczeniowe (np. przełom roku). System automatycznie dzieli zużycie energii na odpowiednie miesiące, proporcjonalnie do liczby dni.
Przykład: faktura od 14 listopada do 8 grudnia – system przydziela proporcjonalnie energię i emisję CO₂ odpowiednio do listopada i grudnia.
Jeśli faktura nie zawiera danych o emisji, system korzysta ze wskaźników emisyjności market-based dostarczanych przez dostawców energii (np. TAURON, PGE).
Metoda Location-based
Metoda ta bazuje na średnich krajowych lub regionalnych wskaźnikach emisyjności energii (z tabel COBIZE). Te parametry są ręcznie wprowadzane do systemu i używane do obliczeń emisji.
Raport emisji Scope 2
Końcowy raport zawiera:
- zużycie energii elektrycznej,
- emisję CO₂ z faktur (jeśli podana),
- emisję metodą market-based (wskaźniki dostawców),
- emisję metodą location-based (średnie wskaźniki dla kraju).
Dzięki temu organizacja, nawet korzystając z zielonej energii (gdzie emisja market-based może wynosić zero), w kalkulacji location-based uwzględnia średnią krajową emisję CO₂, uzyskując pełny obraz swojego śladu węglowego.
Pojawiło się pytanie dotyczące samochodów elektrycznych i ładowania. Ładowanie na firmowych ładowarkach zaliczamy do zużycia energii firmowej (zakres 2). Natomiast ładowanie samochodów na zewnętrznych ładowarkach traktujemy podobnie jak tankowanie paliw (diesel, benzyna), stosując tabelę porównywalną do tej dla kart flotowych (liczba kWh, data ładowania itp.).
Przechodząc do zakresu 3, mamy kilka przykładów. Zacznijmy od prostszych: dojazdy pracowników oraz podróże służbowe.
Dojazdy pracowników:
Wprowadziliśmy elastyczny formularz, który może wypełniać dział HR. Znajdują się w nim dane pracowników, jak odległość od pracy oraz częstotliwość pracy z biura (np. codziennie lub sporadycznie). Wskazujemy, jakimi środkami transportu porusza się pracownik (komunikacja, samochód prywatny, rower, pieszo). W przypadku aut służbowych uwzględniamy je już w zakresie 1, więc tutaj ich nie liczymy.
System automatycznie liczy roczny ślad węglowy na podstawie odległości, dni roboczych, procentu obecności w biurze oraz wskaźników emisji CO₂ dla poszczególnych środków transportu.
Podróże służbowe:
Podróże służbowe obsługiwane są podobnie jak paliwa i energia. Wprowadzamy dane takie jak numer delegacji, pracownik, środek transportu, dystans, emisję CO₂ (jeśli dostępna np. z biletu lotniczego lub kolejowego). Jeśli nie mamy emisji z biletu, stosujemy domyślne wskaźniki emisyjności. Na tej podstawie system oblicza liczbę kilometrów, podróży i całkowity ślad CO₂. Można też analizować szczegóły dla każdego środka transportu.
Zakupy produktów i usług (najtrudniejszy element zakresu 3):
Dla tej kategorii podstawą są dane finansowo-księgowe (faktury, dokumenty kosztowe) oraz ewidencje magazynowe (ilość i wartość zakupionych materiałów). System pozwala definiować pozycje do kalkulacji emisji CO₂ według kategorii zakupowych (produkty, materiały, usługi). Można liczyć emisję jednostkową na podstawie ilości (sztuki, kilogramy, litry) lub kosztu (metoda spend-base). Formularz umożliwia łączenie automatycznych danych z możliwością ręcznej korekty.
Dodatkowo system pozwala szacować emisję CO₂ dla logistyki wejściowej (upstream), uwzględniając ślad węglowy dostaw materiałów. Parametry do kalkulacji mogą pochodzić z danych dostawców lub ogólnych tabel emisyjności.
Finalnie wszystkie dane zbierane są w raport, podsumowujący całkowity ślad węglowy organizacji we wszystkich trzech zakresach.
Dane ilościowe w raportowaniu ESG – controlling personalny
Kolejnym obszarem raportowania ESG, jaki chciałbym omówić, są dane ilościowe związane z pracownikami. Do tego celu wykorzystujemy moduł kontrolingu personalnego naszego systemu.
Źródła danych
Podstawowym źródłem danych są systemy kadrowo-płacowe. Mogą one być dodatkowo rozszerzone o ewidencję współpracowników zatrudnionych na kontraktach B2B. W przypadku grup kapitałowych, gdy poszczególne spółki mają różne systemy, wszystkie dane są integrowane i przetwarzane w jednym miejscu.
Przykłady danych raportowych
Prezentuję przykładowy raport analityczny pokazujący:
- Liczbę pracowników (headcount).
- Rozróżnienie na headcount nominalny i netto:
- Nominalny – całkowita liczba zatrudnionych osób.
- Netto – liczba osób faktycznie świadczących pracę, z uwzględnieniem odjęcia osób przebywających na długoterminowych absencjach (urlopy macierzyńskie, wychowawcze itp.).
Dzięki temu unikamy sytuacji podwójnego liczenia („double counting”) w przypadku długoterminowych zastępstw.
Wskaźniki absencji i rotacji
Raport zawiera także szczegółowe dane dotyczące:
- liczby dni absencji (z podziałem na typy absencji),
- rotacji pracowników (przyjęcia, odejścia z rozróżnieniem inicjatywy pracownika i pracodawcy).
Analiza wynagrodzeń
System umożliwia analizę wynagrodzeń zarówno nominalnych, jak i faktycznie wypłaconych. Dodatkowo wynagrodzenia mogą być analizowane w różnych przekrojach budżetowych, co pozwala na precyzyjne monitorowanie realizacji planu kosztów osobowych.
Analizy wielowymiarowe
Dzięki możliwości „wielowymiarowego” analizowania danych możemy szybko tworzyć raporty według różnych kryteriów, np.:
- typu umowy (umowa o pracę, umowa zlecenie, kontrakt B2B),
- struktury zatrudnienia według płci (analiza luki płacowej),
- struktury według stanowisk („grade’y”, stanowiska menedżerskie, specjalistyczne).
Przykładowo, system pokazuje strukturę zatrudnienia dla całej firmy lub wybranych jednostek (sieć sprzedaży, pion operacyjny itd.), a także pozwala na filtrowanie i szybkie przejścia między różnymi widokami.
Gotowe raporty do ESG
Raporty, które prezentowałem, mogą być bezpośrednio wykorzystywane w raportowaniu ESG, np.:
- analiza struktury wieku pracowników,
- analiza luki płacowej kobiet i mężczyzn,
- analiza absencji z podziałem na grupy zawodowe (pracownicy biurowi vs fizyczni).
Dzięki temu organizacja szybko uzyskuje pełny obraz sytuacji kadrowej, co nie tylko spełnia wymogi raportowania ESG, ale także przynosi korzyści zarządcze, pomagając w planowaniu, budżetowaniu i podejmowaniu strategicznych decyzji HR.
Podsumowanie
Narzędzie, które pokazałem, stanowi kompleksowe rozwiązanie wspierające organizacje w raportowaniu ESG, jednocześnie zapewniając cenne dane dla kontrolingu personalnego i zarządzania zasobami ludzkimi. Dzięki elastyczności systemu możliwe jest szybkie dostosowanie raportów do specyficznych potrzeb każdej firmy.
