Czego się dowiesz z tego artykułu?
- Jakie elementy procesu konsolidacji można zautomatyzować
- Jakie są praktyczne korzyści z automatyzacji
- Na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia do konsolidacji
- Jak wygląda przykładowy przebieg zautomatyzowanego procesu
- Dlaczego FlexiEPM wspiera najbardziej wymagających sprawozdawców
Jak zautomatyzować konsolidację sprawozdań finansowych?
Sporządzenie skonsolidowanego sprawozdania finansowego to jedno z największych wyzwań w corocznym cyklu raportowania grup kapitałowych. Proces ten wymaga skrupulatności, precyzji oraz zgodności z obowiązującymi standardami rachunkowości.
W czasach, gdzie informacja jest najważniejszym zasobem, działy sprawozdawcze mają coraz krótszy czas na przygotowanie swoich sprawozdań. Co to oznacza w praktyce? Jeśli dział sprawozdawczy otrzyma krótszy termin bez żadnego dodatkowego wsparcia, może to wywołać konkretne konsekwencje, takie jak:
nadgodziny,
obniżone morale zespołu,
błędy i przeoczenia,
zbyt daleko idące uproszczenia.
Czym jest lean information i jak wpływa na proces konsolidacji?
W ostatnim czasie, w związku z pogonią za rzetelną informacją dostarczoną na czas, często słyszy się o rozwiązaniach lean information. Zgodnie z tymi założeniami, informacja powinna być:
właściwie wyselekcjonowana (czyli konkrety bez wodolejstwa),
możliwie prosta,
sprawdzona i wiarygodna,
wystandaryzowana.
Wykorzystanie tak przetworzonych danych niewiarygodnie zautomatyzuje cały proces konsolidacji.
Dlaczego automatyzacja ma sens w procesie konsolidacji?
Konsolidacja bowiem, o ile jest zagadnieniem obszernym, to jednak możemy ją podzielić na konkretne czynności, które to często są proste, powtarzalne, a przy okazji co tu ukrywać, monotonne.
Jak podjąć temat automatyzacji jakiegokolwiek procesu, w tym konsolidacji, podpowiada nam Matryca Strategii Procesu [Process Strategy Matrix) dowiemy się z niej, że tematy/zadania proste i powtarzalne należy automatyzować. Właśnie po to, by nie marnować zasobów ludzkich na mało ambitne zadania.
Klucz do sukcesu – odpowiednie oprogramowanie
Wracając na poletko pracy sprawozdawcy, pierwszym skojarzeniem w temacie automatyzacji, przyspieszenia, usprawnienia procesu konsolidacji jest odpowiedni software. Oprogramowanie księgowe ma za zadanie:
- już raz wprowadzone do systemu dane i zebrane w zestawienia obrotów i sald oraz dzienniki księgi głównej i ksiąg pomocniczych przeliczyć,
- przekształcić i zaprezentować w narzuconym przez użytkownika formacie.
Przykładowe etapy zautomatyzowanego procesu konsolidacji:
Obrotówki, z różnych systemów księgowych, mogą być zaciągane do narzędzia automatycznie (na jeden przycisk) i podlegać dalszej obróbce.
Zadanie obliczeniowe, na podstawie przygotowanego mapowania, przetwarza obrotówkę na bilans oraz rachunek zysków i strat.
Obroty zarejestrowane po stronie Winien i Ma mogą być wykorzystane do automatycznego przygotowania not oraz rachunku z przepływów pieniężnych.
Transakcje w walutach obcych są przeliczane na podstawie zaciągniętej informacji z NBP o kursie wymiany walut na dzień i za okres.
Skonfigurowany szablon raportu sprawozdawczego pozwala na wprowadzenie danych w ustalonym układzie, a system zautomatyzuje sumowanie poszczególnych tabel.
Na koniec tabela z walidacjami, która w 3 sekundy zweryfikuje, które ze spółek zależnych dostarczyły dane.
Siatka kolejnych walidacji zweryfikuje, czy dostarczone dane są spójne wewnętrznie, oraz czy dane zaprezentowane w poszczególnych notach są uzgodnione do tzw. fejsu sprawozdania.
Wielu sprawozdawców marzy o automatyzacji uzgodnień wewnątrzgrupowych. Nadanie odpowiednich kodów partnera na dedykowanych kontach księgowych lub oznaczenie zapisów księgowych tym kodem pozwala systemowi na zderzenie należności z zobowiązaniami oraz przychodów z kosztami – w zaledwie kilka sekund.
Przy założeniu, że wszystkie spółki zależne mają dostęp do raportu uzgodnień, proces uzgodnienia może się odbywać równocześnie, bez konieczności tworzenia dodatkowych zestawień czy wysyłania maili.
Kolejnym potencjalnym elementem automatyzacji jest wygenerowanie na podstawie raportu uzgodnień korekty eliminacyjnej transakcji wewnątrzgrupowych do bilansu i rachunku wyników.
Dalej: cash flow. Przy odpowiednim skonfigurowaniu formuł obliczeniowych, jego sporządzanie może stać się przyjemnością. Raz ustawione, na podstawie automatycznego przeliczenia on-demand, zostają z nami na długo i znacznie przyspieszają cały proces.
Na sam koniec system pomoże w automatycznym sprawdzeniu spójności wewnętrznej skonsolidowanych danych.
A dodatek do automatycznego zaciągania wyliczonych i uzgodnionych danych w Excelu – będziemy mogli je automatycznie powiązać z dokumentem Word i na jeden przycisk zaciągnąć do niego dane, a w razie konieczności zaktualizować w ten sam sposób.
Dlaczego automatyzacja jest tak ważna?
Trzeba pamiętać, że przy całej złożoności procesu konsolidacji rozpisany powyżej proces nie przebiega tylko raz. Przygotowania zaczynają się na tyle wcześnie, że księgowi, czy sprawozdawcy nie mają pod ręką wszystkich dostępnych informacji. Jeśli któraś ze spółek zależnych zmieni obrotówkę, cały proces należy odświeżyć – od początku. Przeczytaj artykuł Konsolidacja – Excel vs oprogramowanie
Dzięki automatyzacji wystarczy kliknięcie, by cały proces został odświeżony i przeliczony na nowo, bez ingerencji w dziesiątki formuł i plików. To nie tylko oszczędność czasu, ale też gwarancja spójności i kontroli nad jakością danych. W czasach, gdy zarządy i inwestorzy oczekują precyzyjnych informacji w krótkim czasie – to przewaga nie do przecenienia.
Podsumowanie: Automatyzacja konsolidacji z FlexiEPM
Sporządzanie skonsolidowanego sprawozdania finansowego to skomplikowany proces, który wymaga rzetelności i uwagi na każdym etapie. Stosowanie powyższych rozwiązań znacznie usprawnia pracę, redukuje ryzyko błędów i zwiększa efektywność.
Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, takich jak FlexiEPM, pozwala na automatyzację wielu etapów, co przekłada się na oszczędność czasu i spokojniejszą głowę dla całego zespołu. Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak możesz usprawnić ten proces w swojej firmie.
