CASE STUDY

Migracja danych do systemu FlexiEPM

TopFarms, jeden z największych producentów rolnych w Europie, przeprowadził ambitną migrację danych dotyczących IFRS 16 do nowego systemu FlexiEPM.
Dzięki temu firma nie tylko zoptymalizowała przetwarzanie ogromnej ilości umów leasingowych, ale również znacząco poprawiła jakość wsparcia technicznego i obniżyła koszty operacyjne. Dowiedz się, jak innowacyjne rozwiązania i elastyczne modele dyskontowania przyczyniły się do sukcesu tego projektu.
Migracja danych do FlexiEPM
Bulk load

Aktualizacja umów IFRS16 z wykorzystaniem pakietów Excel

Spójność danych

Wszystkie korekty i zmiany rozliczane w bieżącym okresie fiskalnym

Wydajność

Zoptymalizowane reguły systemu przetwarzają całość danych dla całego roku w zaledwie 6 minut!

Audit trial

Pełna transparentność wyliczeń i gotowe raporty audytowe

Szczegóły projektu

  • FlexiEPM zastąpił globalny system klasy EPM jako narzędzie raportowania IFRS 16.
  • System znacząco skrócił czas przetwarzania danych, zapewniając pełne przeliczanie 8000 umów i skali całego roku w 6 minut.
  • Dzięki wdrożeniu FlexiEPM czas potrzebny na przeprowadzenie pełnego cyklu aktualizacji danych o kolejny rok finansowy (obejmującego kopiowanie, przetwarzanie, konsolidowanie i przeliczanie modeli) skrócono z około 24 godzin do niespełna 30 minut.
  • Wdrożenie FlexiEPM zapewniło spójną prezentację danych finansowych na przestrzeni lat fiskalnych z uwzględnieniem nowych umów wprowadzanych do ewidencji z datą wsteczną już po zamknięciu ksiąg rachunkowych.
  • FlexiEPM zapewnił dodatkową analitykę dla wartości aktywów i zobowiązań rozszerzając istniejące raporty o ponad 20 nowych miar (wiekowanie zobowiązań, szczegółowe tabele ruchów zobowiązań i aktywów).

Wyzwanie

Migracja ponad 8000 aktywnych umów zgodnie z IFRS 16

Top Farms International Holdings Ltd. prowadzi produkcję rolną na terenie Polski, Rumunii i Wielkiej Brytanii. Grupa jest częścią jednej z największych grup producentów rolnych w Europie. Centrala spółki znajduje się w Ely w hrabstwie Cambridgeshire, a w skład Grupy Kapitałowej wchodzi ponad 25 podmiotów.

Za raportowanie finansowe odpowiada polski zespół funkcjonujący jako Shared Service Center dla wszystkich spółek Grupy. Sprawozdania finansowe oraz pakiety konsolidacyjne dla właściciela przygotowywane są zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF | IFRS).

Jednym z głównych wyzwań raportowania finansowego jest poprawne zastosowanie IFRS 16 (Leasing), gdyż łączna liczba aktywnych umów leasingu pojazdów i maszyn rolniczych oraz dzierżawy obiektów gospodarczych i gruntów przekracza 8000 (słownie: osiem tysięcy umów).

Organizacja kilka lat temu zdecydowała się na wdrożenie wiodącego, globalnego systemu klasy EPM jako narzędzia wspierającego rozliczanie IFRS 16. Zespół nie był jednak zadowolony z działania systemu (długi czas przeliczeń i otwierania raportów), jakości serwisu (obsługa przez brytyjskiego partnera działającego w imieniu dostawcy) oraz kosztów korzystania z oprogramowania (licencje SaaS obejmujące cały – w większości niewykorzystywany – pakiet oprogramowania).

Rozwiązanie

Implementacja FlexiEPM jako nowego systemu do raportowania IFRS 16

Celem projektu była migracja umów IFRS 16 do nowego narzędzia z zapewnieniem lepszej jakości wsparcia technicznego oraz obniżenie łącznego kosztu korzystania z systemu. Proces wyboru i analizy dostępnych rozwiązań trwał kilka miesięcy i efektywnie wymusił przedłużenie dotychczasowych licencji SaaS na kolejny roczny cykl rozliczeniowy.

Finalnie, jesienią 2023 roku, TopFarms podjął decyzję o migracji procesów związanych z IFRS 16 do systemu FlexiEPM. Oferowane przez nas oprogramowanie spełniało wszystkie kryteria i efektywnie było jedynym polskim systemem, który mógł być dostarczony firmie jako narzędzie do wykorzystania in-house.

Wymaganiem TopFarms było zapewnienie efektywności kalkulacji systemowych IFRS 16 w takiej skali umów. Moduł IFRS 16 systemu FlexiEPM był zaprojektowany w sposób zoptymalizowany pod kątem efektywnego przetwarzania danych w dużej skali umów. Dopracowany model danych świetnie poradził sobie z koniecznością comiesięcznej kalkulacji ponad 50 miar finansowych dla 8000 umów (gdzie dla każdej umowy na każdy dzień bilansowy przygotowywany jest kompletny harmonogram rozliczeń IFRS 16). Dzięki temu, pełne przeliczenie pojedynczego roku możliwe jest obecnie w ok. 6-7 minut!

Wdrożenie w TopFarms było doskonałym testem systemu FlexiEPM i okazją do dalszej optymalizacji. Dla przykładu standardowe mechanizmy zarządzania zmianami świetnie sprawdzały się przy wdrożeniach w skali 100-500 umów. Jednak w zderzeniu z dużo większą liczbą kontraktów, ekrany edycji pojedynczej umowy okazały się niepraktyczne. 

Z tego względu, w trakcie projektu rozbudowaliśmy funkcjonalności systemu o możliwość aktualizacji umów za pomocą specjalnie opracowanego procesu BulkLoad. Zaktualizowana wersja FlexiEPM umożliwia eksport wszystkich umów spółki/kraju do specjalnie zaprojektowanego pliku Excel. Użytkownik może edytować dane offline – zmieniać parametry i harmonogram płatności, dodawać nowe umowy czy wskazywać datę zamknięcia umowy. Następnie wystarczy załadować taki plik z powrotem do systemu i przeliczyć dane. Tak zaprojektowany proces świetnie sprawdził się przy imporcie danych wejściowych i późniejszej aktualizacji danymi za rok 2024.

Specyfika dotychczasowego rozwiązania sprawiała, iż każdy rok fiskalny funkcjonował jako niezależny zbiór danych (scenariusz kalkulacji). Przy tej skali umów, typowym wyzwaniem było opóźnione zgłaszanie nowych umów przez spółki. W efekcie systematycznie dochodziło do niezgodności sald otwarcia na przełomie roku, gdyż korekty wprowadzane były tylko do bieżącego cyklu sprawozdawczego. Zespół finansowy przygotowywał specjalne raporty wyjaśniające różnice na potrzeby audytu.

FlexiEPM umożliwił wprowadzanie umów z datą wsteczną z jednoczesnym poprawnym rozliczeniem całości zdarzeń w bieżącym okresie (inaczej umowa wyceniana jest inicjalnie na 30.11 poprzedniego roku, jednak rozpoznanie zobowiązania i aktywa następuje dopiero w bieżącym roku wraz z odpowiednim ujęciem odsetek i amortyzacji za wcześniejsze okresy). Efekt – zamknięte okresy pozostają bez zmiany, a nowa umowa jest poprawnie rozpoznawana w bieżącym roku!

Dodatkowo rozszerzyliśmy opcje dyskontowania przyszłych płatności i kalkulacji kosztów odsetkowych. W celu zapewnienia maksymalnej zgodności z dotychczasowymi regułami raportowania finansowego, rozszerzyliśmy możliwość wyboru modelu dyskontowania o „regułę bankową” (naliczanie odsetek z kapitalizacją dzienną przy założeniu, że rok trwa 360 dni). Kolejny model dyskontowania (jako jeden z trzech dostępnych w naszym systemie) pozwala elastycznie „dostroić” silnik obliczeniowy systemu do rozwiązań stosowanych przez Klienta. Dzięki temu ograniczamy różnice i upraszczamy proces audytu danych IFRS 16 po wdrożeniu nowego systemu.

Do FlexiEPM została przeniesiona cała historia rozliczeń z dotychczasowego rozwiązania. W ten sposób zapewniono zgodność danych za 2022 oraz 2023 rok z wartościami potwierdzonymi przez biegłego rewidenta. Dane za rok 2023 posłużyły jednocześnie jako zbiór testowy do uzgodnienia kalkulacji FlexiEPM z dotychczasowym narzędziem. Drobne rozbieżności wynikające z różnic w działaniu obu systemów zostały uzgodnione, wyjaśnione i zaakceptowane jako niematerialne.

Korzyści

Zwiększenie efektywności procesów raportowania i obniżenie kosztów operacyjnych

Wdrażając FlexiEPM Top Farms zrealizowała dwa główne cele projektu. Zakup licencji bezterminowej modułu IFRS 16 systemu FlexiEPM umożliwił uruchomienie systemu w środowisku IT spółki. Licencja obejmuje wyłącznie funkcjonalności związane z raportowaniem IFRS16 co pozwoliło istotnie ograniczyć koszty zakupu i utrzymania licencji.

Obecne rozwiązanie jest wspierane przez zlokalizowany w Warszawie zespół konsultantów FlexiEPM. Serwis jest dostępny zgodnie z ustalonym SLA oraz zapewnia odpowiednią pomoc w przypadku problemów z korzystaniem z oprogramowania czy potrzebą wprowadzenia rozszerzeń lub zmian w konfiguracji procesów i raportów.

Utrzymane zostały wszystkie funkcjonalności wcześniejszego rozwiązania EPM, włącznie z raportami generowanymi zgodnie z wymogami dotychczasowych procesów sprawozdawczych oraz mechanizmy usprawniające zarządzanie i aktualizację umów w dużej skali (Bulk Load ETL).

 

Firma zyskała również większą transparentność raportowania, w szczególności:

  • Dodatkową analitykę dla wartości aktywów i zobowiązań,
  • Spójną prezentację zwiększeń/zmniejszeń sald aktywów i zobowiązań na przestrzeni wszystkich okresów sprawozdawczych (co oznacza, że saldo otwarcia na 01.01.2024 jest takie samo jak saldo zamknięcia na 31.12.2023),
  • Szczegółowe raporty audytowe pokazujące kalkulacje każdej umowy na każdy dzień bilansowy,
  • Skrócenie całkowitego czasu procesu aktualizacji danych dla jednego roku kalendarzowego (obejmującego kopiowanie, przetwarzanie, konsolidowanie i przeliczanie modeli), z około 24 godzin do niespełna 30 minut,
  • Skrócenie całkowitego czasu przeliczenia modeli dla jednego roku kalendarzowego do 6 minut.

Wdrożenie nowego systemu w Top Farms było dużym przedsięwzięciem, które zakończyło się sukcesem. Firma nie tylko obniżyła koszty operacyjne, ale również znacząco zwiększyła efektywność swoich procesów raportowania. Liczymy, że w kolejnych latach zakres wykorzystania FlexiEPM zostanie rozszerzony o kolejne obszary i procesy biznesowe. W końcu polski system EPM wcale nie musi być gorszy niż rozwiązania oferowane przez globalnych dostawców.

Podsumowanie projektu w liczbach

Polska, Rumunia i Wielka Brytania
0 kraje
umów na leasing pojazdów i dzierżawy
> 0
spółek
0 +
czas przeliczenia modelu
min. 0
BAZA WIEDZY

Dowiedz się więcej

na naszym blogu

Webinar dla użytkowników systemu
Pozostałe
Webinar dla użytkowników systemu

W styczniu zmieniliśmy nazwę naszego systemu – oprogramowanie, które znacie jako „FlexiReporting”, funkcjonuje pod marką FlexiEPM. Nowa nazwa podkreśla pełne spektrum możliwości naszego rozwiązania w obszarze Enterprise Performance Management.
Zmiana nazwy zbiegła się z premierą nowej wersji systemu, nad którą intensywnie pracowaliśmy przez ostatnie miesiące. Dlatego zapraszamy na bezpłatny webinar, podczas którego przedstawimy kluczowe zmiany, scenariusze migracji oraz plany dalszego rozwoju.

Czytaj więcej >
FlexiReporting zmiana nazwy
Pozostałe
FlexiReporting zmienia się na FlexiEPM

W styczniu nastąpiła istotna zmiana dla naszej platformy – FlexiReporting stał się FlexiEPM. Dlaczego zdecydowaliśmy się na zmianę nazwy? Jakie korzyści przynosi to naszym klientom? W tym wpisie odpowiemy na te pytania i przybliżymy, co kryje się za procesem transformacji naszego oprogramowania.

Czytaj więcej >
rynek EPM
Pozostałe
EPM w Polsce: Rynek dla wybranych czy nisza pełna możliwości?

Rynek Enterprise Performance Management (EPM) w Polsce to wciąż dość wąska specjalizacja. Według branżowych szacunków zajmuje się nim zaledwie kilka firm, a samych specjalistów można liczyć w dziesiątkach. Dlaczego tak niewielu decyduje się na tę ścieżkę kariery, mimo że oferuje ona ciekawą i dobrze płatną pracę? Przyjrzyjmy się bliżej.

Czytaj więcej >

Umów konsultację z ekspertem

Uporządkuj procesy planowania, controllingu, raportowania i konsolidacji w jednym systemie.
Wyeliminuj błędy i zmniejsz czasochłonność dzięki integracji i automatyzacji.
Mariusz Sumiński
Mariusz Sumiński

Dyrektor Zarządzający, Współzałożyciel