Jak sprawić, by controlling personalny był partnerem biznesowym?

Controlling personalny to nie tylko zbieranie danych, ale przede wszystkim wsparcie strategiczne w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Trzy filary tego obszaru to raportowanie KPI HR, tworzenie planów zatrudnienia oraz analizowanie kosztów osobowych, a także dostarczanie konkretnych wniosków i rekomendacji.
Dzięki temu controlling personalny staje się kluczowym partnerem w podejmowaniu decyzji opartych na danych, wspierając firmę w osiąganiu celów biznesowych. Dowiedz się, jak efektywnie wdrożyć te procesy, by controlling personalny stał się istotnym elementem strategii Twojej firmy.

Controlling personalny jako partner biznesowy

Controlling personalny jest po to, by podejmować decyzje na podstawie danych, parametrów, benchmarków”. To czym zajmuje się controlling personalny wynika wprost z samego wyrażenia i zostało omówione szerzej w dalszej części artykułu. Trudno jednak trafniej opowiedzieć czemu, po co w firmie jest controlling personalny. Tak sformułowany cel pasuje też naturalnie do „controllingu” rozumianego całościowo.

Przytoczone na początku akapitu zdanie padło na jednym ze spotkań roboczych ICV Polska. Zapisałem je wtedy wielkimi literami i uważam, że warto o nim pamiętać projektując i wdrażając procesy controllingu personalnego w firmie.

Controlling personalny wspiera podejmowanie decyzji

W controllingu personalnym chodzi o to, by controlling „spotkał się” z HR. Po co? By operując konkretnymi raportami i wartościami pokazywać i analizować zagadnienia związane z zasobami ludzkimi przedsiębiorstwa, które finalnie przekładają się na efektywność finansową firmy.

O controllingu personalnym możemy mówić wtedy, gdy interakcje controllingu i HR nie ograniczają się do przygotowania budżetu raz do roku oraz ewentualnych „wrzutek od Zarządu” i analiz ad-hoc przygotowywanych przez HR w obliczu problemów z rentownością czy negatywnych odchyleń.

Procesy controllingu personalnego

Uporządkowane procesy controllingu personalnego obejmują między innymi:

  • tworzenie i aktualizację planów zatrudnienia (ilu i jakich ludzi potrzebujemy?),
  • zarządzanie budżetem wynagrodzeń (planowanie podwyżek oraz monitorowanie i wyjaśnianie przyczyn odchyleń, symulację różnych scenariuszy podwyżek i przekładanie na całkowitą wartość kosztów osobowych firmy) oraz
  • raportowanie i analizę KPI HR.

W zależności od wielkości firmy mogą być realizowane przez dedykowany zespół lub jako dodatkowe zadania pracowników controllingu, lub HR. Najczęściej procesy controllingu personalnego budowany są w obrębie Pionu HR. Specjaliści w zakresie Compensation & Benetifs mają odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie projektowania i funkcjonowania systemów wynagrodzeń są optymalnymi kandydatami do tej roli. Wsparci odpowiednimi narzędziami oraz kompetencjami technicznymi z powodzeniem mogą przejąć odpowiedzialność za ten element controllingu w przedsiębiorstwie.

Controller personalny jako partner biznesowy

Budżety, prognozy, raporty obejmujące wskaźniki zatrudnienia i kosztów osobowych, to podstawowy zakres wymagań względem controllingu personalnego. W optymalnym scenariuszu controlling personalny funkcjonuje w modelu partnera biznesowego – dostarczając wartość dodaną do prezentowanych „liczb”. Analizy, sugestie, rekomendacje – to wierzchołek „piramidy” i najwyższy poziom doskonałości procesów controllingu HR.

Kluczową rolą controllingu personalnego jest również wsparcie kadry zarządzającej w podejmowaniu strategicznych decyzji dotyczących zasobów ludzkich. Odpowiednio przygotowane analizy i raporty umożliwiają nie tylko optymalizację kosztów, ale także lepsze zrozumienie trendów w zatrudnieniu oraz efektywności działań HR. Dzięki temu controlling personalny staje się nie tylko narzędziem monitorowania, ale także katalizatorem zmian w organizacji, wpływającym na rozwój kapitału ludzkiego oraz poprawę wyników całego przedsiębiorstwa.

Narzędzia IT wspierające controlling personalny jako partnera biznesowego

Stwierdzenie „controlling personalny potrzebuje odpowiednich narzędzi” nie powinno budzić niczyich kontrowersji. Dane potrzebne do skutecznego raportowania i planowania HR są dostępne w większości przypadków na wyciągniecie ręki.

Podstawowym źródłem wykorzystywanym w raportowaniu zarządczym HR są systemy kadrowo-płacowe firmy. Tam znajdziemy informacje o aktualnym zatrudnieniu, wynagrodzeniach (zarówno tych wynikających z umowy jak i rzeczywiście wypłaconych), absencjach, awansach i innych zdarzeniach, które mogą posłużyć do kalkulacji odpowiednich KPI HR.

Oczywiście całościowa analiza efektywności zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie może wymagać połączenia „twardych” danych HR z systemami „miękkiego HR”. Taka integracja i krzyżowa analiza danych pozwoli połączyć wynagrodzenia, rotację czy absencję ze wskaźnikami satysfakcji, zaangażowania czy ocen okresowych.

O ile dane źródłowe są łatwo dostępne, to projektując system controllingu personalnego trzeba je odpowiednio ułożyć, przetworzyć i zintegrować.  To pozwoli na zautomatyzowanie comiesięcznych procesów raportowych oraz stworzy Hurtownię Danych HR pozwalającą na dalsze analizy.

Drugim filarem cyfryzacji procesów controllingu personalnego jest oprogramowanie wspierające zarządzanie planem zatrudnienia i budżetem wynagrodzeń. To w zasadzie powinien być jeden system, w którym przygotowywane i przetwarzane będą budżety, prognozy i raporty realizacji. System, z którego systematycznie korzystać będą zarówno pracownicy realizujący procesy controllingu personalnego jak i menedżerowie zainteresowani kluczowymi informacjami na temat wskaźników HR w podległych im zespołach.

Controlling personalny wyposażony w takie narzędzia z pewnością i przyjemnością znajdzie czas, by dostarczać wartość dodaną i dostarczać wartościowego wsadu dla decyzji dotyczących kształtowania strategii HR w przedsiębiorstwie.

Czy controlling personalny może stać się strategicznym partnerem biznesowym?

Podsumowując, aby sprawić, by controlling personalny stał się partnerem biznesowym, należy skupić się na trzech kluczowych filarach.

  • Po pierwsze, regularne raportowanie kluczowych wskaźników HR (KPI), które pozwala na dokładną analizę zasobów ludzkich w przedsiębiorstwie.
  • Po drugie, precyzyjne planowanie zatrudnienia i kosztów osobowych, co umożliwia optymalizację wydatków oraz efektywne zarządzanie kadrami.
  • Trzecim filarem jest dostarczanie wniosków i rekomendacji, które wspierają zarząd w podejmowaniu strategicznych decyzji dotyczących zarządzania kapitałem ludzkim.

Powiązane artykuły

Raporty płacowe
HR

Raporty płacowe – więcej niż standardowy benchmarking wynagrodzeń

Benchmarking wynagrodzeń to nie tylko porównywanie płac – to kompleksowe narzędzie, które łączy dane z zakresu kontrolingu kadrowego z analizą satysfakcji i zaangażowania pracowników.
Dzięki raportom płacowym firmy zyskują dostęp do rzeczywistych danych rynkowych, które pozwalają nie tylko na planowanie konkurencyjnych wynagrodzeń, ale także na strategiczne zarządzanie kosztami i polityką płacową. W artykule przybliżamy, jak wykorzystać komercyjne raporty wynagrodzeń, aby tworzyć przewagę rynkową i wspierać stabilność zespołu.

Czytaj dalej >

Co klienci mówią o nas?

Michał Gumiński
Michał Gumiński
Dyrektor Finansowy w Torf Corporation
Współpraca z FlexiSolutions pozwoliła mi na stworzenie elastycznego ekosystemu, który adresuje trudne problemy operacyjne takie jak planowanie sprzedaży i w spójny sposób odzwierciedla je w obszarze controllingowym. 
Szczególnie warto podkreślić elastyczność rozwiązań i podejście zespołu FlexiSolutions wysoko zorientowane na rozwiązanie problemu – mogliśmy dzięki temu znaleźć niestandardowe rozwiązania, z którymi nie radziły sobie pudełkowe systemy.
Marcin Radziszewski
Marcin Radziszewski
Dyrektor Finansowy w PBKM S.A
System bardzo dobrze poradził sobie ze skalą i złożonością Grupy - w wyniku wdrożenia dysponujemy spójnym repozytorium danych finansowych wszystkich konsolidowanych spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach ewidencji księgowej prowadzonej na poziomie jednostkowym.
Z punktu widzenia comiesięcznego procesu raportowego szczególnie wysoko oceniamy wykorzystanie raportów kontrolnych pozwalających na szybką weryfikację spójności danych lokalnych dostarczanych przez spółki oraz raport pozwalające na uproszczenie uzgodnienia sald i rozrachunków. Dodatkowo, możliwości narzędzia zostały wykorzystane do zebrania i konsolidacji budżetów wszystkich spółek. Widząc realne korzyści, systematycznie rozwijamy zakres wykorzystania systemu w naszej firmie, nie tylko w dziale finansowym.
Piotr Kamiński
Piotr Kamiński
Wiceprezes Zarządu w Wielton SA
Wdrożone narzędzia szeroko wspierają procesy kontrolingu i raportowania zarządczego na poziomie jednostki dominującej Wielton S.A oraz spółek zależnych. System jest stale rozwijany i dostosowywany do rosnących potrzeb przedsiębiorstwa (...).
Obecnie FlexiEPM wykorzystywany jest przez wszystkie 16 spółek wchodzących w skład grupy, a z rozwiązania korzysta ponad 100 użytkowników.
Jednym z wdrożonych modułów jet moduł uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych. Dostarczone narzędzie umożliwia uzgodnienie transakcji w ramach procesów raportowania zarządczego oraz giełdowego.
Grażyna Maciejuk
Grażyna Maciejuk
Dyrektor Finansowy w Instac
FlexiEPM to bardzo elastyczne narzędzie, w którym strukturę raportów można całkowicie dopasować do konkretnych potrzeb firmy. Polecam to rozwiązanie gdyż odpowiada potrzebom użytkowników różnych szczebli - operacyjnych, finansów jak i również kadry zarządzającej.
Zespół wdrożeniowy dokładnie rozpoznaje potrzeby analityczne i raportowe klienta, proponując różne możliwe rozwiązania ze swojego szerokiego doświadczenia. Znajomość merytoryki tematu analizy danych i raportów, a nie tylko technicznych aspektów wdrażania aplikacji - bardzo ułatwia proces wdrożenia.
Jolanta Anton
Jolanta Anton
Główny Księgowy w MediaMarktSaturn Polska
Rozwiązania dostarczone przez FlexiSolutions umożliwiają automatyczne przetwarzanie danych wejściowych w postaci odpowiednich raportów i transakcji systemu SAP R/3 oraz zapewniają możliwość wprowadzenia informacji uzupełniających i parametrów bezpośrednio przez użytkowników za pomocą odpowiednio zaprojektowanych formularzy.
Wdrożona konfiguracja zapewnia pełne wsparcie procesów sprawozdawczych włączając możliwość automatycznego przygotowania ostatecznych raportów w strukturach XML zgodnych z wymogami regulatora.
Justyna Szumowska
Justyna Szumowska
Główny Księgowy w Transition Technologies
System został wykorzystany do przygotowania sprawozdań jednostkowych spółek grupy oraz przygotowania sprawozdania skonsolidowanego. Aktualnie system wykorzystywany jest przez 18 podmiotów z grupy (włączając zagraniczne spółki zależne). Zestaw raportów pozwala w czytelny sposób analizować transakcje pomiędzy spółkami.
Raporty kontrolne pozwalają analizować dane od wartości sumarycznych do najniższego poziomu danych wejściowych. Rozwiązanie zostało przygotowane pod indywidualnie sprecyzowane potrzeby naszej organizacji. Mechanizmy przetwarzania danych finansowo - ksiegowych zapewniają odpowiednią automatyzację procesu. Efektem jest spójne repozytorium danych finansowych wszystkich spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach.
Michał Kacprzak
Michał Kacprzak
Członek Zarządu w Baltona
FlexiEPM wspiera następujące obszary raportowania: konsolidacja w układzie statutowym na potrzeby comiesięcznych pakietów raportowych dla właściciela, przygotowania sprawozdań jednostkowych oraz skonsolidowanych na potrzeby raportowania giełdowego, przygotowanie rocznych sprawozdań zgodnie z UoR oraz konsolidacja i raportowanie zarządcze.
System wykazuje się elastycznością niezbędną do obsługi różnych struktur kapitałowych, zaś zespół realizujący wdrożenie posiada odpowiednie kompetencje i doświadczenie pozwalające na efektywną realizację prac wdrożeniowych i rozwojowych.

Umów konsultację z ekspertem

Uporządkuj procesy planowania, controllingu, raportowania i konsolidacji w jednym systemie.
Wyeliminuj błędy i zmniejsz czasochłonność dzięki integracji i automatyzacji.
Mariusz Sumiński
Mariusz Sumiński

Dyrektor Zarządzający, Współzałożyciel