Controlling personalny jako partner biznesowy
„Controlling personalny jest po to, by podejmować decyzje na podstawie danych, parametrów, benchmarków”. To czym zajmuje się controlling personalny wynika wprost z samego wyrażenia i zostało omówione szerzej w dalszej części artykułu. Trudno jednak trafniej opowiedzieć czemu, po co w firmie jest controlling personalny. Tak sformułowany cel pasuje też naturalnie do „controllingu” rozumianego całościowo.
Przytoczone na początku akapitu zdanie padło na jednym ze spotkań roboczych ICV Polska. Zapisałem je wtedy wielkimi literami i uważam, że warto o nim pamiętać projektując i wdrażając procesy controllingu personalnego w firmie.
Controlling personalny wspiera podejmowanie decyzji
W controllingu personalnym chodzi o to, by controlling „spotkał się” z HR. Po co? By operując konkretnymi raportami i wartościami pokazywać i analizować zagadnienia związane z zasobami ludzkimi przedsiębiorstwa, które finalnie przekładają się na efektywność finansową firmy.
O controllingu personalnym możemy mówić wtedy, gdy interakcje controllingu i HR nie ograniczają się do przygotowania budżetu raz do roku oraz ewentualnych „wrzutek od Zarządu” i analiz ad-hoc przygotowywanych przez HR w obliczu problemów z rentownością czy negatywnych odchyleń.
Procesy controllingu personalnego
Uporządkowane procesy controllingu personalnego obejmują między innymi:
- tworzenie i aktualizację planów zatrudnienia (ilu i jakich ludzi potrzebujemy?),
- zarządzanie budżetem wynagrodzeń (planowanie podwyżek oraz monitorowanie i wyjaśnianie przyczyn odchyleń, symulację różnych scenariuszy podwyżek i przekładanie na całkowitą wartość kosztów osobowych firmy) oraz
- raportowanie i analizę KPI HR.
W zależności od wielkości firmy mogą być realizowane przez dedykowany zespół lub jako dodatkowe zadania pracowników controllingu, lub HR. Najczęściej procesy controllingu personalnego budowany są w obrębie Pionu HR. Specjaliści w zakresie Compensation & Benetifs mają odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie projektowania i funkcjonowania systemów wynagrodzeń są optymalnymi kandydatami do tej roli. Wsparci odpowiednimi narzędziami oraz kompetencjami technicznymi z powodzeniem mogą przejąć odpowiedzialność za ten element controllingu w przedsiębiorstwie.
Controller personalny jako partner biznesowy
Budżety, prognozy, raporty obejmujące wskaźniki zatrudnienia i kosztów osobowych, to podstawowy zakres wymagań względem controllingu personalnego. W optymalnym scenariuszu controlling personalny funkcjonuje w modelu partnera biznesowego – dostarczając wartość dodaną do prezentowanych „liczb”. Analizy, sugestie, rekomendacje – to wierzchołek „piramidy” i najwyższy poziom doskonałości procesów controllingu HR.
Kluczową rolą controllingu personalnego jest również wsparcie kadry zarządzającej w podejmowaniu strategicznych decyzji dotyczących zasobów ludzkich. Odpowiednio przygotowane analizy i raporty umożliwiają nie tylko optymalizację kosztów, ale także lepsze zrozumienie trendów w zatrudnieniu oraz efektywności działań HR. Dzięki temu controlling personalny staje się nie tylko narzędziem monitorowania, ale także katalizatorem zmian w organizacji, wpływającym na rozwój kapitału ludzkiego oraz poprawę wyników całego przedsiębiorstwa.
Narzędzia IT wspierające controlling personalny jako partnera biznesowego
Stwierdzenie „controlling personalny potrzebuje odpowiednich narzędzi” nie powinno budzić niczyich kontrowersji. Dane potrzebne do skutecznego raportowania i planowania HR są dostępne w większości przypadków na wyciągniecie ręki.
Podstawowym źródłem wykorzystywanym w raportowaniu zarządczym HR są systemy kadrowo-płacowe firmy. Tam znajdziemy informacje o aktualnym zatrudnieniu, wynagrodzeniach (zarówno tych wynikających z umowy jak i rzeczywiście wypłaconych), absencjach, awansach i innych zdarzeniach, które mogą posłużyć do kalkulacji odpowiednich KPI HR.
Oczywiście całościowa analiza efektywności zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie może wymagać połączenia „twardych” danych HR z systemami „miękkiego HR”. Taka integracja i krzyżowa analiza danych pozwoli połączyć wynagrodzenia, rotację czy absencję ze wskaźnikami satysfakcji, zaangażowania czy ocen okresowych.
O ile dane źródłowe są łatwo dostępne, to projektując system controllingu personalnego trzeba je odpowiednio ułożyć, przetworzyć i zintegrować. To pozwoli na zautomatyzowanie comiesięcznych procesów raportowych oraz stworzy Hurtownię Danych HR pozwalającą na dalsze analizy.
Drugim filarem cyfryzacji procesów controllingu personalnego jest oprogramowanie wspierające zarządzanie planem zatrudnienia i budżetem wynagrodzeń. To w zasadzie powinien być jeden system, w którym przygotowywane i przetwarzane będą budżety, prognozy i raporty realizacji. System, z którego systematycznie korzystać będą zarówno pracownicy realizujący procesy controllingu personalnego jak i menedżerowie zainteresowani kluczowymi informacjami na temat wskaźników HR w podległych im zespołach.
Controlling personalny wyposażony w takie narzędzia z pewnością i przyjemnością znajdzie czas, by dostarczać wartość dodaną i dostarczać wartościowego wsadu dla decyzji dotyczących kształtowania strategii HR w przedsiębiorstwie.
Czy controlling personalny może stać się strategicznym partnerem biznesowym?
Podsumowując, aby sprawić, by controlling personalny stał się partnerem biznesowym, należy skupić się na trzech kluczowych filarach.
- Po pierwsze, regularne raportowanie kluczowych wskaźników HR (KPI), które pozwala na dokładną analizę zasobów ludzkich w przedsiębiorstwie.
- Po drugie, precyzyjne planowanie zatrudnienia i kosztów osobowych, co umożliwia optymalizację wydatków oraz efektywne zarządzanie kadrami.
- Trzecim filarem jest dostarczanie wniosków i rekomendacji, które wspierają zarząd w podejmowaniu strategicznych decyzji dotyczących zarządzania kapitałem ludzkim.