Cash flow w praktyce
Żeby zrozumieć cash flow, najlepiej wyobrazić sobie wannę z trzema kranami i jednym odpływem. Każdy kran to inny typ środków pieniężnych wpływających do firmy, odpływ to wszystko, co z niej wypływa.
Pierwszy kran to pieniądze z podstawowej działalności. Sprzedajesz produkty, dostajesz płatności, płacisz dostawcom, wypłacasz pensje. To normalna, codzienna karuzela biznesu. Jeśli ten kran nie leje porządnie, masz fundamentalny problem – Twój biznes po prostu nie zarabia.
Drugi kran to inwestycje. Sprzedajesz stary sprzęt? Kasa do wanny. Kupujesz nową maszynę? Pieniądze lecą prosto do odpływu. Ten strumień pokazuje, jak firma gospodaruje majątkiem i czy potrafi go mądrze wymieniać na gotówkę.
Trzeci kran to zobowiązania – kredyty, pożyczki, czasem własne pieniądze właściciela. W młodych firmach ten kran często pracuje na najwyższych obrotach, bo podstawowa działalność jeszcze nie generuje wystarczająco dużo gotówki.
Sztuka polega na tym, żeby wanna nigdy się nie opróżniła. A to trudniejsze, niż mogłoby się wydawać. Płynność finansowa wymaga holistycznego spojrzenia na sytuację finansową przedsiębiorstwa, z różnych punktów widzenia.
Dlaczego zysk to nie to samo co gotówka
Większość ludzi myśli, że jeśli firma zarabia, to ma pieniądze. Logiczne, ale nieprawdziwe.
Załóżmy, że prowadzisz firmę cateringową. W marcu podpisałeś kontrakt na obsługę wesela za 15 tysięcy złotych netto. Księgowa zapisała przychód, obliczyłeś sobie zysk netto 4 tysiące złotych (przychód-koszty). Problem w tym, że wesele jest dopiero w czerwcu (czyli za 3 miesiące), a klient zapłaci po imprezie (powiedzmy miesiąc po usłudze, czyli w lipcu – 4 miesiące od podpisania umowy). Tymczasem już w kwietniu musisz zamówić produkty na inne eventy i zapłacić dostawcom. O konieczności płacenie podatków nie wspominając! Firma jest o krok od utraty płynności finansowej.
Księgowo masz zysk 4 tysiące złotych. W praktyce – nie masz pieniędzy na kolejne zakupy.
Jeszcze lepszy przykład to amortyzacja. Kupiłeś furgonetkę za 80 tysięcy. Księgowo będziesz ją rozpisywać przez 8 lat po 10 tysięcy rocznie. Każdego roku w kosztach pojawi się 10 tysięcy amortyzacji. Ale gotówka z konta zniknęła już w dniu zakupu. Cała.
To właśnie różnica między zyskiem a cashflow. Jeden rzecz to księgi, druga – Twój portfel. Wynik finansowy, który widać w tabelce Excel nie zawsze pokrywa się z saldem na koncie bankowym.
Dlaczego trzeba pilnować przepływu pieniędzy?
Problemy z przepływem finansowym mają to do siebie, że przychodzą w najgorszych możliwych momentach. Cash flow wywróci życie do góry nogami akurat wtedy, gdy będziesz miał najwięcej na głowie – w szczycie sezonu, podczas największego zamówienia albo tuż przed ważnym terminem. To wówczas płynność finansowa przedsiębiorstwa wystawiona jest na ciężką próbę.
Klasyczny scenariusz: firma rośnie jak na drożdżach. Zamówienia pojawiają się jedno za drugim, klienci stoją w kolejce, wszyscy są zachwyceni. I nagle okazuje się, że nie masz z czego kupić materiałów na kolejne zamówienia, bo klienci płacą z 30-dniowym opóźnieniem, a kontrahenciz tytułu dostaw chcą gotówkę od ręki.
To paradoks wzrostu. Im lepiej idzie biznes, tym większe ryzyko problemów z gotówką i płynnością finansową firmy. Więcej zamówień oznacza więcej materiałów do kupienia, więcej ludzi do zatrudnienia, większy magazyn do wynajęcia. Wszystko to kosztuje, zanim pierwszy grosz wpłynie na firmowy rachunek.
Inny klasyk to sezonowość. Masz firmę ogrodniczą? Przez pół roku zarabiasz krocie, przez drugie pół roku tylko wydajesz. Sprzedajesz choinki? Grudzień to żyła złota, ale luty już Cię zabija. A koszty stałe lecą przez cały rok, niezależnie od tego, czy cokolwiek sprzedajesz.
Branża ma znaczenie
Nie wszystkie biznesy są równe wobec przepływu pieniężnego. Niektóre to naturalne fabryki gotówki, inne to czarne dziury, które połykają pieniądze w zastraszającym tempie.
Fryzjer ma prosty przepływ gotówki. Klient przychodzi, płaci od ręki, koniec tematu. Koszty są przewidywalne – czynsz, kosmetyki, prąd. Nie ma zapasów, które mogą się zepsuć, nie ma długich terminów płatności.
Handel to już inna bajka. Musisz kupić towar, zanim go sprzedasz. Czasem trafiasz w gust klientów, czasem zostajesz z towarem, którego nikt nie chce. A przez ten czas pieniądze „leżą” w magazynie, zamiast pracować.
Najgorzej mają producenci. Musisz kupić surowce, wyprodukować, przechować, sprzedać, a dopiero na końcu dostać pieniądze. Każdy etap kosztuje, a zarobek jest dopiero na końcu łańcucha.
Z kolei usługi B2B to loteria. Problemem są kontrahenci, którzy żądają odroczonego terminu płatności – 60, 90, czasem 120 dni. Teoretycznie masz podpisany kontrakt na milion, praktycznie – możesz nie doczekać pierwszej płatności.
Psychologia przepływu gotówki
Największym wrogiem zdrowego cash flow nie są klienci, dostawcy czy banki. To ludzkie ego. Właściciele firm mają naturalną skłonność do myślenia życzeniowego. „Klient mówił, że zapłaci w tym tygodniu” szybko zamienia się w „na pewno zapłaci w przyszłym”.
Jest też pokusa, żeby wszystkie pieniądze od razu reinwestować w rozwój. Nowa maszyna, większy magazyn, dodatkowy pracownik. To wszystko brzmi mądrze, ale gdy przyjdzie kryzys, takie firmy pierwsze idą na dno. Nie mają poduszki finansowej.
Inny problem to brak rozróżnienia między pieniędzmi własnymi a firmowymi. „Przecież to moja firma, to i pieniądze moje” – myślą właściciele i wyciągają gotówkę na prywatne wydatki. Tylko że firma ma swoje potrzeby finansowe, niezależnie od pragnień właściciela.
Są też firmy, które traktują pozytywny cash flow jak zaproszenie do szaleństwa. Mają pieniądze, więc wydają. Na luksusowe biuro, drogie samochody, kosztowne wyjazdy integracyjne. I gdy przyjdzie pierwszy gorszy miesiąc, okazuje się, że poduszka finansowa poszła na rzeczy, które nie generują ani grosza przychodu.
Technologia kontra tradycja
Cyfryzacja zmieniła cash flow nie do poznania. Wcześniej czek potrzebował tygodnia, żeby dojść z Warszawy do Krakowa. Dziś przelew ekspresowy to kwestia sekund. W teorii powinno być lepiej. W praktyce – nie zawsze.
Z drugiej strony, nowoczesne narzędzia do controllingu pozwalają na znacznie skuteczne zarządzanie finansami i lepszą kontrolę. Aplikacja na telefonie pokazuje stan konta w czasie rzeczywistym, system księgowy automatycznie przypomina o zaległych płatnościach. Cash flow ewoluuje razem z gospodarką. Przed pandemią większość firm myślała kategorią miesięcy.
Sztuczna inteligencja zaczyna pomagać w prognozowaniu przepływów gotówki. Algorytmy analizują historię płatności klientów, sezonowość branży, cykle gospodarcze. W teorii pozwala to lepiej przygotować się na turbulencje. W praktyce – większość małych firm wciąż prowadzi finanse w Excelu.
Zmienia się też podejście do finansowania. Factoring, pożyczki peer-to-peer, crowdfunding – opcji jest coraz więcej. To oznacza, że problemy z cash flow nie muszą automatycznie prowadzić do bankructwa. Ale też wymaga to lepszego zrozumienia tych instrumentów.
Naucz się zarządzać portfelem
Cash flow to fundament finansowy firmy, a nie jest jakiś abstrakcyjny wskaźnik – to jak puls przedsiębiorstwa. Możesz mieć najlepszy produkt na świecie, genialną strategię marketingową i zespół marzenie. Ale jeśli nie rozumiesz przepływu gotówki, Twoja firma może się skończyć szybciej niż zacząć.
Nie chodzi o to, żeby stać się ekspertem od finansów. Chodzi o to, żeby rozumieć podstawowe mechanizmy i nie dać się zaskoczyć. Bo cash flow ma to do siebie, że problemy z nim zawsze przychodzą niespodziewanie. A wtedy jest już za późno na naukę.
