Wynagrodzenia i świadczenia w budżecie kosztów osobowych
Pierwszym etapem tworzenia budżetu kosztów osobowych jest przygotowanie planu zatrudnienia. Aktualna siatka etatów uzupełniana jest o nowe wakaty związane z rozwojem spółki oraz korygowana o planowane działania restrukturyzacyjne. Punktem wyjściowym dla budżetu wynagrodzeń są obowiązujące stawki płac oraz wartości wynikające z siatki płac dla nowych etatów.
W budżecie wynagrodzeń uwzględnia się także planowane awanse i podwyżki. Planowanie podwyżek to jeden z kluczowych elementów procesu budżetowania kosztów związanych z pracownikami. Zazwyczaj ten etap budżetowania wynagrodzeń realizowany jest wspólnie przez dział kadr i płac oraz kierowników działów. W tym miejscu proces przebiega równolegle w dwóch strumieniach. Dział HR przygotowuje propozycje podwyżek ogólnofirmowych zgodnie z założeniami globalnymi potwierdzonymi z Zarządem firmy, natomiast kierownicy działów planują indywidualnie awanse i podwyżki dla wyróżniających się pracowników.
Technicznym elementem przygotowania budżetu wynagrodzeń jest kalkulacja ubezpieczeń i świadczeń składających się na łączny koszt pracodawcy. Z tego względu model planowania budżetu kosztów osobowych powinien zapewniać kalkulacje narzutów ZUS i PPK zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Za kalkulacje odpowiadają oczywiście specjaliści ds. wynagrodzeń, którzy wyliczają odpowiednie wartości na podstawie przygotowanego wcześniej budżetu wynagrodzeń.
Z uwagi na poufność danych dostęp do budżetu wynagrodzeń powinien być ściśle kontrolowany. Często za ten fragment procesu budżetowego odpowiada dział HR, gdzie partnerzy biznesowi wspólnie z menedżerami poszczególnych komórek ustalają plan zatrudnienia oraz budżetują awanse, podwyżki i premie. W takich przypadkach do działu finansowego trafiają wartości zagregowane do pozycji (kont) kosztowych oraz jednostek organizacyjnych. Podobnie jest w raportowaniu danych wykonania. Raporty i analizy controllingu bazują na dekretacji listy płac w systemie księgowym, a nie indywidualnych wynagrodzeniach pracowników.
Koszty stanowiskowe powiązane z pracownikami
Plan zatrudnienia może być również nośnikiem dla budżetu pozostałych kosztów związanych z pracownikami. Kategoria ta obejmuje koszty dodatkowych świadczeń pracowniczych takich jak prywatne ubezpieczenia medyczne, pakiety sportowe, telefony komórkowe czy samochody służbowe. Są to pozycje niewykraczające poza typowe rozumienie kosztów osobowych. Choć bardzo często raportuje się je w linii „usług obcych” to z natury uzupełniają one kategorię kosztów pracowniczych.
Firmy bardzo często planują te pozycje za pomocą stawek jednostkowych właściwych dla poszczególnych stanowisk lub poziomów zaszeregowania pracownika. Taka konstrukcja modelu budżetowego wykorzystuje naturalne nośniki kosztów. Budżet kosztów stanowiskowych wylicza się na podstawie kosztów jednostkowych oraz przypisania właściwego nośnika do każdego z pracowników.
System do budżetowania kosztów osobowych
W skali kilkuset lub więcej pracowników przygotowanie budżetu kosztów osobowych wyłącznie z pomocą arkusza kalkulacyjnego może być nieefektywne. Z tego względu większe firmy decydują się na wdrożenie specjalistycznego systemu do planowania i analiz HR. Oprogramowanie wspierające procesy controllingu personalnego pomaga w przygotowaniu planu zatrudnienia oraz budżetowaniu wynagrodzeń, kosztów osobowych i stanowiskowych.
Moduł HR systemu FlexiEPM potrafi automatycznie przygotować propozycję budżetu na podstawie danych z systemu kadrowo-płacowego. Oprogramowania wspomaga pracę analityków HR oraz menedżerów operacyjnych w planowaniu wakatów, awansów i podwyżek. Reguły planistyczne umożliwiają kalkulację wybranych pozycji budżetowych zgodnie z ustalonymi formułami, a integracja z listą płac zapewnia łatwą możliwość monitorowania realizacji budżetu kosztów osobowych i analizy odchyleń na poziomie szczegółów pojedynczego pracownika.
