1. Jednostkowe pakiety konsolidacyjne
Dobrze wdrożony system do konsolidacji sprawozdań finansowych automatyzuje przygotowanie pakietów jednostkowych przez spółki. Rekomendowany rozwiązanie zakłada mapowanie zakładowych planów kont każdej ze spółek do grupowego układu raportów finansowych. W ten sposób zautomatyzujemy generowanie podstawowych raportów pakietu konsolidacyjnego – rachunku zysków i strat oraz bilansu wraz z analityką wymaganą przez część not objaśniających.
Automatyczny import sald do systemu do konsolidacji jest „opcją z wyboru” niezależnie od tego czy grupa korzysta z jednego centralnego systemu ERP, czy każda spółka posiada własne rozwiązanie księgowe oraz specyficzny plan kont.
W pierwszym przypadku warto zadbać o pełną integrację i bezpośrednie połączenie z bazą systemu księgowego, tak by jednym przyciskiem móc odświeżyć dane w systemie do konsolidacji. Gdy spółki mają różne systemy finansowo-księgowe lub korzystają z zewnętrznej obsługi księgowej rozwiązaniem może być przygotowanie narzędzi pozwalających na import raportów sald i obrotów księgi głównych (dostępnych najczęściej w postaci plików XLSX lub CSV).
Przekształcenie danych księgowych do pakietu konsolidacyjnego może wymagać dodatkowych korekt. Taka sytuacja wystąpi na przykład, gdy zasady rachunkowości spółki są inne niż standardy raportowania finansowego jednostki dominującej. Potrzeba przekształceń pojawi się również, gdy gdy rok obrotowy spółki zależnej jest inny niż jednostki dominującej. W tej sytuacji, zamiast wprowadzać korekty ręcznie lepiej i efektywniej będzie przygotować odpowiednie mechanizmy systemowe do transformacji danych.
2. Uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych
Zadaniem, które praktycznie zawsze występuje w procesie konsolidacji sprawozdań finansowych jest uzgodnienie i eliminacja transakcji wewnątrzgrupowych. Prezentacja skonsolidowanych wyników grupy wymaga wyłączenia sald i obrotów wzajemnych. Przed przystąpieniem do eliminacji warto najpierw dokonać uzgodnienia krzyżowego, by mieć pewność, że odpowiednie transakcje w prawidłowy sposób zostały ujęte przez obie spółki.
Czy model stworzony w arkuszach Excel jest w stanie w rozsądny sposób automatyzować uzgodnienie transakcji intercompany? Wydaje nam się, że może być to trudne. Wynika to zarówno z potrzeby zebrania danych szczegółowych ze wszystkich spółek jak i odpowiedniego połączenia ich w raporcie, tak by finalnie porównać salda należności i zobowiązań lub przychodów i kosztów pomiędzy spółkami Grupy.
Możliwości usprawnień dostarczane przez system do konsolidacji mogą być istotną przesłanką dla uruchomienia projektu wdrożenia nowego systemu do konsolidacji. Możliwość definiowania reguł i tolerancji dla uzgodnień, automatyczne przeliczenia walutowe pozwalające identyfikować różnice zarówno w walucie konsolidacji jak i w walutach transakcyjnych oraz wsparcie dla wprowadzania korekt uzgodnieniowych to tylko wybrane funkcjonalności, które pomogą poprawić kontrolę nad spójnością raportowania transakcji wewnątrzgrupowych. Jednak podstawową korzyścią z wdrożenia systemu do konsolidacji jest decentralizacja procesu. Umożliwienie spółkom samodzielnego uzgadniania transakcji wzajemnych pozwala na:
- ograniczenie zaangażowania osób wykonujących konsolidację na poziomie jednostki dominującej,
- zauważalnie skraca czas i ogranicza pracochłonność oraz
- tworzy wspólne zrozumienie dla procesów raportowania grupowego.
3. Korekty konsolidacyjne
Mimo pewnych cech wspólnych, arkusze do kalkulacji i nanoszenia korekt powstają zazwyczaj jako szablon projekt wypracowany przez specjalistów wykonujących konsolidację w danej firmie. Taki model nie zawsze gwarantuje poprawność wyliczeń, zwłaszcza gdy zastosowane formuły arkusza Excel zawierają wpisane na sztywno wartości lub łącza do plików zewnętrznych, które wymagają odświeżenia.
Problemy z konsolidacją w Excelu najczęściej pojawiają się przy zmianie osoby odpowiedzialnej za konsolidację. Zrozumienie sieci powiązań i obliczeń na pewno zajmie dużo czasu, a brak świadomości pewnych ograniczeń lub referencji może w ostatecznym rozrachunku skutkować zaraportowaniem nieprawidłowych wartości.
Co oferuje system do konsolidacji?
Po pierwsze, większość systemów do konsolidacji działa podobnie do modułów księgi głównej. Korekty są księgowane w dziennikach – system pilnuje poprawności dwustronnego zapisu księgowego, numeruje korekty, przechowuje informacje o tym kto i kiedy wprowadził dane wyłączenie. Mechanizmy te pozwalają zazwyczaj na łatwe kopiowanie i odwracanie korekt historycznych. Automatyczny transfer korekt z bilansu otwarcia, to realna korzyść i oszczędność czasu i stresu z punktu widzenia osoby wykonującej konsolidację.
Po drugie, system do konsolidacji może automatyzować odpowiednie korekty. Standardem jest eliminacja sald i rozrachunków wzajemnych. Rozbudowane narzędzia do konsolidacji finansowej posiadają także predefiniowane funkcjonalności pozwalające na budowę spójnego, zautomatyzowanego procesu dla wielu innych korekt konsolidacyjnych. Takie mechanizmy zapewniają spójność odwracania efektów transakcji nie tylko w momencie pojawienia się dokumentu, ale również w kolejnych latach finansowych.
Po trzecie, system do konsolidacji zapewnia transparentność dla raportowania i analizy wszystkich korekt. System umożliwia wygenerowanie szczegółowych zestawień audytowych, które pokazują sposób wyliczenia wartości prezentowanych w skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym. W tym przypadku beneficjentem korzyści będą nie tylko biegli rewidenci badający raporty spółki, ale także główny księgowy czy dyrektor finansowy, którzy zyskują komfort czytelności i spójności danych na wszystkich etapach procesu.
4. Raportowanie zarządcze
Standardem controllingu w każdej firmie jest comiesięczne raportowanie wyników. Tymczasem część grup kapitałowych, właśnie z braku odpowiednich narzędzi pozwalających na efektywne przeprowadzenie konsolidacji zarządczej, nie przygotowuje co miesiąc raportów prezentujących wyniki na poziomie skonsolidowanym.
Możliwość prowadzenia konsolidacji do celów zarządczych może być zarówno dobrym jak i niezależnym uzasadnieniem dla wdrożenia systemu lub tylko pozytywnym efektem ubocznym. W pierwszym scenariuszu warto dokładnie przemyśleć potrzeby biznesowe już na etapie wyboru systemu. Jest to istotne, gdyż część systemów do konsolidacji posiada relatywnie nieduże możliwości modelowania i konfiguracji, co może stanowić ograniczenie przy próbie odwzorowania modelu raportowania zarządczego.
Elastyczne narzędzia łączą funkcjonalności systemów konsolidacji finansowej i controllingu. Takie rozwiązania zapewniają wsparcie dla skonsolidowanego raportowania rentowności w przekroju segmentów biznesowych, kanałów dystrybucji, klientów, produktów. Zaimplementowanie logiki konsolidacji na szczegółowych poziomach analitycznych może stanowić realną wartość dodaną dla menedżerów podejmujących strategiczne decyzje o rozwoju grupy kapitałowej.
Naturalnym wymaganiem względem systemu do konsolidacji zarządczej jest również wsparcie procesów budżetowania i prognozowania na poziomie grupowym. Kompletne rozwiązanie umożliwi przygotowanie planów jednostkowych poszczególnych spółek oraz ich konsolidację do poziomu wyników poszczególnych dywizji i całej grupy.
Czy warto wdrożyć system do konsolidacji?
Podsumowując, system do konsolidacji może ograniczyć koszty raportowania grupowego. Argumentacja pokazująca, że posiadanie systemu pozwoli na poprawę jakości raportowania, skrócenie terminów i sprawną obsługę procesu również w scenariusz rozwoju grupy kapitałowej jest jak najbardziej zasadna.
System do konsolidacji upraszcza i systematyzuje proces, zapewnia jego powtarzalność i skalowalność. Stanowi narzędzie, dzięki któremu dyrektor finansowy może efektywnie włączać kolejne podmioty do konsolidacji w ramach strategicznej ekspansji lub dywersyfikacji modelu biznesowego grupy. W świetle rosnących kosztów utrzymania specjalistów potrafiących opanować proces konsolidacji finansowej inwestycja w rozwiązanie IT wydaje naturalnym sposobem budowy nowoczesnych, efektywnych procesów raportowania i controllingu w grupach kapitałowych.
