CASE STUDY

Wdrożenie controllingu w firmie kosmetycznej

W pierwszym etapie wdrożenia FlexiEPM został wykorzystany jako narzędzie do raportowania wyników w układzie zarządczym. Sukces projektu zaowocował rozbudową rozwiązania o kolejne moduły.

Obecnie FlexiEPM pokrywa wszystkie procesy i obszary controllingu. Rozwiązanie wspiera raportowanie, budżetowanie i prognozowanie, a z systemu korzysta pion finansów oraz analitycy i menedżerowie sprzedaży, marketingu i produkcji.
controlling w branży kosmetycznej
CDN Optima

Import danych z modułów GL oraz BI systemu ERP

FMCG

Kompletny model controllingu producenta kosmetyków

Agile

Złożone rozwiązanie jako efekt serii zwinnych projektów

HR

Planowanie zatrudnienia i wynagrodzeń

Szczegóły projektu

  • Modyfikacja budżetowania sprzedaży w celu poprawy dokładności budżetów i prognoz
  • Zaangażowanie menedżerów w planowanie popytu i zarządzanie kluczowymi parametrami
  • Automatyzacja wyników finansowych zgodnych z raportowaniem zarządczym
  • Skrócenie procesu zamknięcia miesiąca o 4 dni oraz budżetowanie ponad 300 pracowników

Wyzwanie

Efektywne zarządzanie controllingiem w dynamicznie rozwijającej się firmie kosmetycznej

Torf Corporation, polski producent kosmetyków, prowadzi szeroko zakrojoną działalność w branży kosmetycznej, produkując ponad 2,5 miliona produktów miesięcznie i dostarczając je do sieci handlowych oraz drogerii w Polsce i Europie Środkowo-Wschodniej. Tołpa, znana polska marka pielęgnacji twarzy dla kobiet i mężczyzn, oraz wiodący producent past do zębów pod markami własnymi w Europie Środkowo-Wschodniej, jest częścią Torf Corporation.

  • W związku z rosnącą sprzedażą oraz presją na poprawę rentowności operacyjnej, zarząd firmy dostrzegł potrzebę usprawnienia procesów controllingu oraz raportowania wyników, aby sprostać zwiększonym wymaganiom dotyczącym transparentności i dokładności informacji zarządczych
  • W 2017 roku, po przejęciu większościowych udziałów przez fundusz Resource Partners, wzrosły również oczekiwania interesariuszy co do transparentności raportowania i terminowości zamknięć okresowych, co skłoniło Dyrektora Finansowego do wdrożenia nowoczesnych narzędzi controllingu.

Następstwem tej decyzji był konsekwentnie realizowany program zmian. Objął on reorganizację struktury zespołu i podziału obowiązków, optymalizację sposobu korzystania z systemu ERP oraz wdrożenie narzędzi usprawniających pracę controllingu i księgowości.

Rozwiązanie

Wdrożenie FlexiEPM jako kompleksowego systemu controllingu i raportowania

Pierwszym punktem na mapie drogowej firmy było udoskonalenie procesu raportowania zarządczego. Dobre zrozumienie rentowności klientów i produktów pomogło firmie utrzymać ścieżkę rentownego wzrostu. Uzyskanie raportów rentowności nie było możliwe bezpośrednio z modułu Business Intelligence systemu ERP.

  • W świetle tego wyzwania idealnie sprawdziły się elastyczne możliwości integracji FlexiEPM, które pozwoliły na połączenie danych z rejestrów sprzedaży, ewidencji księgowej, raportów produkcyjnych oraz kartotek systemu ERP w spójnym modelu controllingowym.
  • W rezultacie FlexiEPM dostarczył menedżerom i właścicielom niezbędnych informacji na temat rentowności sprzedaży. Przetwarzanie danych odbywa się na najniższym poziomie szczegółowości (produkt i klient). Dzięki temu możliwa jest elastyczna konsolidacja wyników do poziomu marki, linii produktowej czy kanału dystrybucji.
  • Obecnie Zarząd i menedżerowie sprzedaży mają pełną transparentność wpływu poszczególnych składowych na ostateczną wartość EBITDA.

Dodatkowo, wdrożenie systemu raportowania zarządczego zainicjowało zmiany w procesie zamknięcia miesiąca. FlexiEPM zoptymalizował sposób naliczania i księgowania rezerw na rabaty retrospektywne i koszty promocji. Rozwiązanie pozwala w pełni ujmować w wynikach odroczone koszty bezpośrednio powiązane ze sprzedażą bieżącego okresu.

Optymalizacja narzędzi analizy kosztów produkcji
Pierwszy etap wdrożenia  zapewnił analitykę raportowania Kosztu Własnego Sprzedaży w podziale na stawkę planowaną (koszt standardowy) oraz odchylenie kosztu rzeczywistego. Dzięki temu dyskusja dotycząca odchyleń prowadzona równolegle z menedżerami sprzedaży i produkcji może koncentrować się wyłącznie na kwestiach, za które każdy z nich jest odpowiedzialny.

Widząc zapotrzebowanie na pogłębioną analitykę ze strony Działu Planowania Produkcji CFO zdecydował o rozbudowaniu systemu o możliwość szczegółowego raportowania kosztów produkcji. Model analizy kosztów bezpośrednich zapewnia obecnie pełną transparentność kosztów i odchyleń produkcyjnych. Kalkulacje i raporty przetwarzają receptury, koszty planowane i raporty zleceń produkcyjnych. Menedżerowie z łatwością mogą określić przyczyny ewentualnych odchyleń oraz podejmować niezbędne działania korygujące.

W systemie zdefiniowano reguły mapowania i tabele konwersji, które odpowiadają za przypisanie odpowiednich słowników wejściowych SAP R/3 do właściwych linii sprawozdań GUS. Te mechanizmy umożliwiają bezbłędne przyporządkowanie wartości do odpowiednich raportów i meldunków, gwarantując zgodność z wymogami prawnymi oraz jednolitość raportów. Dzięki temu proces raportowania w Media Saturn Holding Polska staje się w pełni zautomatyzowany i wolny od błędów wynikających z ręcznego przetwarzania.

Budżetowanie i prognozowanie

Z inicjatywy CFO i Dyrektora Sprzedaży przeprowadzono modyfikacje w procesie budżetowania sprzedaży, mające na celu zwiększenie dokładności budżetów i prognoz. Ulepszenia te miały na celu poprawę wskaźników operacyjnych (plan sprzedaży dla Działu Produkcji) oraz finansowych (prognozowany poziom zysków i możliwość ustalania celów premiowych dla menedżerów).

 

Aby osiągnąć te założenia, konieczne było stworzenie modelu umożliwiającego pełne zaangażowanie menedżerów operacyjnych w planowanie popytu na konkretne produkty. Jednocześnie system musiał pozwalać na centralne planowanie kluczowych parametrów operacyjnych, takich jak cenniki, warunki handlowe, strategie promocji oraz koszty wytworzenia.

Model budżetowania i prognozowania wdrożony w FlexiEPM został całkowicie dostosowany do procesów biznesowych i struktury organizacyjnej Torf Corporation. Każdy uczestnik procesu otrzymał dostęp do formularzy planistycznych odpowiadających jego roli w planowaniu, co umożliwia automatyczne generowanie wyników finansowych zgodnych z układem raportowania zarządczego. Dzięki temu monitorowanie realizacji budżetu stało się w pełni zautomatyzowane. Dodatkowo, proces ten umożliwia realizację rewizji budżetu i prognoz śródrocznych w sposób, który minimalizuje obciążenie organizacji.

Korzyści

Zwiększona transparentność, efektywność i kontrola nad procesami finansowymi i operacyjnymi

Wdrożenie FlexiReporting przyniosło Torf Corporation znaczące korzyści biznesowe:

  • Pełna transparentność rentowności sprzedaży: Dzięki integracji danych sprzedażowych, księgowych i produkcyjnych w jednym systemie, zarząd i menedżerowie zyskali możliwość śledzenia rentowności na poziomie produktu, klienta, marki czy kanału dystrybucji. Informacje te wspierają podejmowanie decyzji, które mają realny wpływ na wartość EBITDA.
  • Optymalizacja procesu zamknięcia miesiąca: FlexiEPM umożliwił usprawnienie naliczania i księgowania rezerw oraz pełne odzwierciedlenie kosztów odroczonych związanych z bieżącą sprzedażą. W efekcie czas zamknięcia miesiąca został skrócony o około 4 dni, co pozwala na szybsze i bardziej precyzyjne raportowanie wyników finansowych.
  • Analiza kosztów produkcji i odchyleń: Rozbudowany moduł analizy kosztów zapewnia pełną kontrolę nad kosztami produkcyjnymi i odchyleniami od kosztów planowanych, co umożliwia menedżerom szybkie identyfikowanie przyczyn odchyleń oraz podejmowanie działań korygujących.

  • Precyzyjne budżetowanie i prognozowanie: FlexiEPM pozwala na tworzenie dokładnych budżetów i prognoz z zaangażowaniem menedżerów operacyjnych, co przekłada się na lepsze planowanie zasobów, zyski oraz wyznaczanie celów premiowych.

  • Dostosowanie do specyfiki branży kosmetycznej: FlexiEPM został skonfigurowany w pełnej zgodności ze strukturą biznesową Torf Corporation, co umożliwia automatyzację procesów raportowania oraz regularne rewizje budżetowe i prognozy śródroczne bez obciążania zespołu.

Wdrożenie FlexiEPM usprawniło zarządzanie informacjami menedżerskimi, zwiększyło dokładność i terminowość raportowania oraz stworzyło solidne podstawy dla dalszego, rentownego rozwoju Torf Corporation.

Podsumowanie projektu w liczbach

unikalnych produktów
0 +
krótsze zamknięcie miesiąca
~ 0
klientów i rynków
0 +
pracowników budżetowanych w systemie
0 +
BAZA WIEDZY

Dowiedz się więcej

na naszym blogu

Webinar dla użytkowników systemu
Pozostałe
Webinar dla użytkowników systemu

W styczniu zmieniliśmy nazwę naszego systemu – oprogramowanie, które znacie jako „FlexiReporting”, funkcjonuje pod marką FlexiEPM. Nowa nazwa podkreśla pełne spektrum możliwości naszego rozwiązania w obszarze Enterprise Performance Management.
Zmiana nazwy zbiegła się z premierą nowej wersji systemu, nad którą intensywnie pracowaliśmy przez ostatnie miesiące. Dlatego zapraszamy na bezpłatny webinar, podczas którego przedstawimy kluczowe zmiany, scenariusze migracji oraz plany dalszego rozwoju.

Czytaj więcej >
FlexiReporting zmiana nazwy
Pozostałe
FlexiReporting zmienia się na FlexiEPM

W styczniu nastąpiła istotna zmiana dla naszej platformy – FlexiReporting stał się FlexiEPM. Dlaczego zdecydowaliśmy się na zmianę nazwy? Jakie korzyści przynosi to naszym klientom? W tym wpisie odpowiemy na te pytania i przybliżymy, co kryje się za procesem transformacji naszego oprogramowania.

Czytaj więcej >
rynek EPM
Pozostałe
EPM w Polsce: Rynek dla wybranych czy nisza pełna możliwości?

Rynek Enterprise Performance Management (EPM) w Polsce to wciąż dość wąska specjalizacja. Według branżowych szacunków zajmuje się nim zaledwie kilka firm, a samych specjalistów można liczyć w dziesiątkach. Dlaczego tak niewielu decyduje się na tę ścieżkę kariery, mimo że oferuje ona ciekawą i dobrze płatną pracę? Przyjrzyjmy się bliżej.

Czytaj więcej >

Umów konsultację z ekspertem

Uporządkuj procesy planowania, controllingu, raportowania i konsolidacji w jednym systemie.
Wyeliminuj błędy i zmniejsz czasochłonność dzięki integracji i automatyzacji.
Mariusz Sumiński
Mariusz Sumiński

Dyrektor Zarządzający, Współzałożyciel