W wielu organizacjach końcowy etap raportowania finansowego odbywa się poza głównymi systemami wspierającymi przygotowanie danych. Po zatwierdzeniu wyników liczby z arkuszy Excel są przenoszone ręcznie do Worda, a każda zmiana wartości oznacza konieczność ponownej aktualizacji tabel, zestawień oraz fragmentów opisowych. W praktyce jest to proces żmudny i czasochłonny – po każdej korekcie użytkownicy muszą sprawdzić, czy wszystkie liczby zostały zaktualizowane we wszystkich miejscach dokumentu.
Im bardziej rozbudowany raport, tym większe ryzyko, że któraś z wartości pozostanie niezmieniona lub zostanie zaktualizowana w niewłaściwym miejscu. Brak dedykowanych narzędzi wspierających ten etap sprawia, że finalizacja raportu staje się jednym z najbardziej pracochłonnych elementów procesu raportowania. Weryfikacja spójności danych zajmuje czas, a sam proces przygotowania dokumentu publikacyjnego staje się podatny na pomyłki i opóźnienia.
FlexiStatements jako kluczowe usprawnienie procesu raportowania
Narzędzie FlexiStatements zostało stworzone jako odpowiedź na wyzwania, z jakimi mierzą się osoby przygotowujące sprawozdania i raporty finansowe. Narzędzie pełni rolę warstwy pośredniej pomiędzy pakietem danych a dokumentem publikacyjnym. Rozwiązanie działa na istniejącym pakiecie danych przygotowanym w arkuszu Excel oraz na szablonie raportu opracowanym w Wordzie. Dzięki dynamicznym powiązaniom umożliwia automatyczne przenoszenie danych z Excela do dokumentu raportowego bez aktualizowania danych liczbowych w dokumencie finalnym.
Konfiguracja polega na powiązaniu szablonu raportu z odpowiednimi komórkami lub zakresami danych w arkuszu Excel. Od tego momentu dokument korzysta bezpośrednio z danych źródłowych, a każda aktualizacja wartości w Excelu może zostać odświeżona w raporcie Word jednym kliknięciem.
Co istotne, narzędzie nie wymaga zmian w istniejącej architekturze systemowej. Funkcjonuje obok systemów ERP czy EPM i nie wymaga instalacji dodatkowych komponentów serwerowych ani bazodanowych. Organizacje mogą więc zachować dotychczasowy sposób pracy z pakietami sprawozdawczymi, jednocześnie automatyzując etap przygotowania dokumentu raportowego.
Jak działa narzędzie do sprawozdań finansowych?
Proces rozpoczyna się od przygotowania źródeł danych w arkuszu Excel. Dane pozostają w dotychczasowej strukturze i układzie odpowiadającym raportowi końcowemu, co eliminuje konieczność ich reorganizacji lub przenoszenia do innych systemów. Definiowane są tzw. tagi, czyli fragmenty danych stanowiące elementy przenoszone pomiędzy dokumentami.
Tworzy się je poprzez wskazanie konkretnych zakresów danych, takich jak tabele, noty czy pojedyncze wartości. Każdemu z tych zakresów przypisywana jest unikalna nazwa, która następnie wykorzystywana jest w dokumencie raportu. W narzędziu widnieje także wizualizacja wskazująca na to, czy dany tag będzie mieścił się w obrębie strony dokumentu Word.
Następnie szablon raportu w dokumencie Word zostaje powiązany z przygotowanym pakietem danych. W miejscach, w których mają pojawić się wartości liczbowe lub tabele, wstawiane są referencje odwołujące się do wcześniej zdefiniowanych tagów w Excelu. Dokument raportu nie zawiera więc statycznych tabel, lecz dynamiczne odniesienia do danych źródłowych.
Od tego momentu aktualizacja raportu staje się znacznie prostsza. Każda zmiana wartości w arkuszu Excel może zostać odświeżona w dokumencie Word jednym poleceniem. Wszystkie powiązane elementy raportu – tabele, wartości liczbowe czy zestawienia – aktualizują się jednocześnie.
Gotowy dokument Word pozostaje standardowym plikiem pakietu Microsoft Office. Można go dalej redagować, formatować oraz przygotować do publikacji w innych formatach takich jak PowerPoint czy PDF. Ten sam zestaw danych może również zasilać wiele raportów i prezentacji jednocześnie, co dodatkowo zwiększa spójność informacji w całym procesie raportowania.
Korzyści biznesowe z wykorzystania FlexiStatements
Wdrożenie narzędzia FlexiStatements pozwala znacząco uprościć etap przygotowania dokumentu raportowego oraz ograniczyć liczbę manualnych czynności wykonywanych przez zespół finansowy.
- Jedno źródło danych dla całego raportu.
Dokument raportowy jest zasilany bezpośrednio z pakietu danych Excel. Dzięki temu wszystkie wartości w raporcie pochodzą z jednego źródła, co znacząco ogranicza ryzyko niespójności pomiędzy poszczególnymi tabelami czy sekcjami dokumentu.
- Szybsza aktualizacja raportów.
Zmiany w danych nie wymagają już ręcznego aktualizowania każdej tabeli czy zestawienia w dokumencie. Aktualizacja odbywa się poprzez odświeżenie danych, co pozwala skrócić czas przygotowania raportu i usprawnia pracę zespołu.
- Ograniczenie ryzyka błędów.
Automatyczne powiązanie dokumentu z pakietem danych eliminuje wiele potencjalnych pomyłek wynikających z ręcznego przepisywania wartości. Spójność danych jest utrzymywana w całym dokumencie raportu.
- Wykorzystanie istniejącego środowiska pracy.
Narzędzie działa w oparciu o pakiet Microsoft Office, dzięki czemu użytkownicy mogą pracować w dobrze znanym środowisku. Nie ma potrzeby zmiany sposobu przygotowania pakietów sprawozdawczych ani migracji danych do nowych systemów.
- Możliwość wykorzystania jednego zestawu danych w wielu raportach.
Ten sam pakiet danych może zasilać jednocześnie różne dokumenty – raporty finansowe, prezentacje zarządcze czy inne materiały analityczne. Pozwala to zachować spójność informacji w całej organizacji.
- Elastyczność dokumentów końcowych.
Raport pozostaje standardowym plikiem Word lub PowerPoint, który można dalej edytować, formatować oraz przygotowywać do publikacji lub profesjonalnego składu graficznego.
Gdzie FlexiStatements sprawdza się najlepiej?
W praktyce FlexiStatements znajduje zastosowanie wszędzie tam, gdzie przygotowanie raportu wymaga przenoszenia danych z arkuszy Excel do Word jako dokumentu publikacyjnego oraz utrzymania pełnej spójności informacji w wielu miejscach, takich jak:
- Sprawozdania finansowe (jednostkowe i skonsolidowane).
FlexiStatements pozwala automatycznie zasilać tabele danymi z arkusza Excel, noty objaśniające oraz zestawienia finansowe bez konieczności ich każdorazowej edycji w dokumencie Word. - Raporty roczne i raporty zarządu.
Rozbudowane dokumenty wymagające wielu iteracji mogą być aktualizowane jednym odświeżeniem danych, bez ingerencji w strukturę raportu. - Raporty zrównoważonego rozwoju (ESG).
Narzędzie umożliwia spójne prezentowanie danych pochodzących z różnych obszarów oraz ogranicza ryzyko rozbieżności pomiędzy sekcjami raportu. - Prezentacje wynikowe i materiały zarządcze.
Ten sam zestaw danych może być wykorzystany zarówno w raportach, jak i prezentacjach, bez konieczności ręcznego przepisywania informacji. - Raporty w wielu wersjach językowych.
Wykorzystanie jednego modelu danych pozwala utrzymać spójność pomiędzy różnymi wersjami językowymi dokumentów. - Memoranda informacyjne i dokumenty na potrzeby rynku kapitałowego.
W przypadku przygotowania dokumentów takich jak memoranda informacyjne czy materiały na potrzeby debiutu giełdowego, kluczowe znaczenie ma spójność danych finansowych w całym dokumencie. FlexiStatements umożliwia bezpośrednie powiązanie tabel i zestawień z pakietem danych, dzięki czemu każda zmiana liczb jest automatycznie odzwierciedlana w całym dokumencie. Ogranicza to ryzyko niespójności oraz znacząco usprawnia proces wielokrotnych aktualizacji, które są typowe dla tego typu projektów. - Analizy finansowe i sekcje ryzyk dla inwestorów.
Dokumenty przygotowywane dla inwestorów często zawierają powtarzalne dane finansowe wykorzystywane w różnych kontekstach – w analizach, komentarzach zarządu czy sekcjach opisujących ryzyka. FlexiStatements pozwala utrzymać spójność tych informacji w całym dokumencie oraz szybko aktualizować je w odpowiedzi na zmiany danych źródłowych. Dzięki temu możliwe jest przygotowanie wiarygodnych i aktualnych materiałów analitycznych bez konieczności ręcznej weryfikacji każdej wartości.
Podsumowanie
Wbrew pozorom, istotne trudności w raportowaniu finansowym pojawiają się nie tylko na etapie przygotowania danych, ale również podczas ich finalnej prezentacji. To właśnie przy tworzeniu dokumentu publikacyjnego występuje wiele manualnych czynności, powtórzeń oraz ryzyk związanych ze spójnością danych. FlexiStatements eliminuje ten problem, wprowadzając automatyzację tam, gdzie do tej pory dominowała ręczna praca. Dzięki bezpośredniemu powiązaniu danych z dokumentem raportowym możliwe jest znaczące przyspieszenie procesu, ograniczenie liczby błędów oraz zwiększenie komfortu pracy zespołów odpowiedzialnych za raportowanie.
Rozwiązanie można wdrożyć niezależnie od istniejącej architektury systemowej i wykorzystać już w bieżącym cyklu raportowym – bez konieczności długotrwałych projektów wdrożeniowych.
