CDN Optima
Import obrotówek i zapisów księgowych
Logistyka
Planowanie i monitorowanie rentowności centrów i procesów logistycznych
Direct CF
Prognoza Cash Flow metodą bezpośrednią
Quick Win
Wdrożenie systemu w 6 tygodni
Szczegóły projektu
- Automatyzacja raportowania P&L w układzie centrów logistycznych, procesów i klientów, z funkcją drill down do dokumentów źródłowych.
- Model prognozowania Cash Flow uwzględniający indywidualne terminy płatności oraz możliwość factoringu.
- Optymalizacja procesów controllingu dzięki zintegrowanemu planowaniu stałych i zmiennych kosztów oraz rozliczeń wewnętrznych.
Szybkie wdrożenie systemu w 6 tygodni, z pełną integracją danych księgowych z CDN Optima.
Wyzwanie
Transparentna informacja o przepływach pieniężnych
Grupa XBS Logistics oferuje kompleksową obsługę procesów zakupowych, magazynowych i dostawczych, obsługując ponad 10 centrów logistycznych zoptymalizowanych pod kątem określonych kategorii produktowych. W zintegrowanym modelu biznesowym grupy funkcjonują 3 spółki, które realizują procesy logistyczne, obsługę systemów Loyality & Motivation oraz działalność handlową.
Kluczowym wyzwaniem było dostarczenie precyzyjnych informacji na temat planowanych przepływów pieniężnych, co utrudniało planowanie rozwoju i inwestycji. Wcześniej firma napotkała na trudności w samodzielnym wdrożeniu narzędzi prognozowania, których przyczyną były ograniczone możliwości arkuszy kalkulacyjnych.
Pracochłonność comiesięcznego raportowania
Dodatkowo przetwarzanie danych księgowych w MS Excel oraz ręczne przygotowywanie raportów generowało wysoką pracochłonność w zespole analiz i controllingu.
- Brak narzędzi umożliwiających prognozowanie Cash Flow na podstawie wyników biznesowych.
- Pracochłonny proces raportowania zarządczego, angażujący niewielki zespół controllingu.
- Trudności w alokacji sprzedaży na procesy logistyczne i w obliczaniu rentowności poszczególnych klientów oraz operacji.
- Konieczność integracji danych z różnych systemów finansowych i operacyjnych w jednym modelu raportowym.
Rozwiązanie
FlexiEPM jako narzędzie wsparcia controllingu w logistyce
Wdrożenie FlexiEPM dostarczyło Grupie XBS Logistics kompleksowy system raportowania, budżetowania i prognozowania finansowego oraz operacyjnego, dostosowany do specyfiki branży logistycznej.
- Zautomatyzowane raportowanie: System integruje dane księgowe z CDN Optima, zapewniając raportowanie P&L w układzie centrów logistycznych, procesów i klientów, z funkcją drill down do dokumentów źródłowych.
- Model prognozowania (rolling forecast): Mechanizmy budżetowania Middle-Out pozwalają na planowanie sprzedaży per Klient oraz automatyzację kalkulacji kosztów i marży brutto.
- Prognoza Cash Flow: Model uwzględnia warunki płatności dla klientów i koszty, automatycznie kalkulując przepływy operacyjne, z możliwością factoringu należności.
- Optymalizacja procesów planistycznych: Zintegrowane planowanie stałych i zmiennych kosztów, obejmujące kalkulacje rozliczeń wewnętrznych między jednostkami biznesowymi.
- Integracja danych: Import zapisów księgowych i obrotówek z CDN Optima oraz ich przetwarzanie w spójnym środowisku controllingu.
- Transparentność i automatyzacja: Funkcja drill down oraz integracja z CDN Optima pozwalają menedżerom na samodzielne sprawdzanie szczegółów wyników finansowych, eliminując potrzebę manualnej analizy danych.
Reguły zbudowane w systemie wykorzystują dane historyczne do alokacji sprzedaży na procesy logistyczne. Na podstawie precyzyjnie określonych parametrów rentowności automatycznie wyliczane są koszty zmienne dla poszczególnych procesów. Dzięki temu możliwe jest szybkie przejście od ogólnego budżetu sprzedaży do szczegółowego planu marży brutto.
Dodatkowo model planistyczny oferuje zaawansowane możliwości planowania kosztów stałych oraz uwzględnia kalkulacje i korekty związane z rozliczeniami wewnętrznymi pomiędzy jednostkami biznesowymi, co wspiera kompleksowe zarządzanie finansami.
Korzyści
Zautomatyzowane raportowanie zarządcze i integracja planowania
- Efektywność raportowania: Automatyzacja raportów ograniczyła liczbę osób zaangażowanych w obsługę procesów controllingu do 0,5 FTE.
- Zautomatyzowane raportowanie zarządcze: Eliminacja pracochłonnych procesów manualnych dzięki automatyzacji, co pozwoliło na szybkie i precyzyjne raportowanie wyników.
- Precyzyjne prognozy finansowe: Model Cash Flow wspiera decyzje dotyczące finansowania operacyjnego i inwestycyjnego, uwzględniając specyficzne warunki płatności i koszty.
- Lepsze zarządzanie rentownością: Szczegółowe raportowanie P&L umożliwia analizę wyników na poziomie klientów, procesów i centrów logistycznych.
- Szczegółowe planowanie sprzedaży i kosztów: Precyzyjne kalkulacje na poziomie klientów, procesów logistycznych oraz centrów operacyjnych, co zapewnia lepszą kontrolę nad wynikami.
- Szybkie wdrożenie: Implementacja FlexiEPM zajęła zaledwie 6 tygodni, zapewniając szybki zwrot z inwestycji.
Grupa XBS Logistics, dzięki wdrożeniu FlexiEPM, zyskała zaawansowane narzędzia wspierające efektywne zarządzanie i planowanie w logistyce. Te rozwiązania przełożyły się na poprawę jakości decyzji biznesowych oraz znaczną optymalizację kosztów operacyjnych.
