Problem zaczyna się wtedy, gdy zmienia się jedna liczba w Excelu, a trzeba sprawdzić cały dokument Word: tabele, opisy, noty, wartości w tekście i miejsca, w których dana kwota pojawia się więcej niż raz.
O tym rozmawialiśmy podczas webinaru „Kopiuj-wklej, które może kosztować Cię wiarygodność, czyli jak automatyzować raporty Word na podstawie danych z Excela” z cyklu Finanse w praktyce: 60 minut z FlexiEPM, w czerwcu i 28 października 2026 r. Wpis uzupełniliśmy o nowe wątki z drugiej edycji.
Spotkanie poprowadziły Patrycja Gryta i Maja Ratyńska z FlexiSolutions oraz Magdalena Michniewicz z AIDER Polska.
Podczas webinaru pokazaliśmy, jak działa FlexiStatements, czyli rozwiązanie, które pozwala połączyć dokument Word z danymi z Excela i aktualizować raporty za pomocą tagów.
„Nie wyobrażamy sobie sporządzania sprawozdań bez FlexiStatements”
Tak Magdalena Michniewicz z AIDER Polska podsumowała wykorzystanie FlexiStatements w codziennej pracy zespołu sprawozdawczości.
AIDER Polska, wcześniej MDDP Outsourcing, przygotowuje rocznie 400–500 sprawozdań finansowych: jednostkowych, skonsolidowanych, według ustawy o rachunkowości, MSSF oraz dla różnych typów organizacji. Zajmuje się tym zespół około 20 osób.
Przy takiej skali ręczne kopiowanie danych z Excela do Worda staje się ryzykowne. Nie chodzi tylko o czas, ale też o spójność dokumentu, kontrolę wersji i ograniczenie prostych błędów, które mogą pojawić się przy aktualizacji tabel, kwot lub opisów.
Jak opowiadała Magdalena Michniewicz, przed automatyzacją sprawozdania powstawały w różnych formatach, a zespoły księgowe musiały poświęcać dużo czasu na ich przygotowanie. Wraz z rozwojem firmy i większą liczbą klientów konieczne było uporządkowanie procesu.
Wcześniej zespół próbował łączyć Worda z Excelem standardowymi łączami pakietu Office. Przy tej skali dokumenty się zawieszały, a łącza gubiły, dlatego AIDER z tego rozwiązania zrezygnował.
Rozwiązaniem było stworzenie jednego wzoru sprawozdania w Excelu, z tabelami, notami i punktami kontrolnymi, a następnie przenoszenie danych do Worda za pomocą FlexiStatements.
Jak działa FlexiStatements?
FlexiStatements działa jako dodatek do Worda i Excela. Nie wymaga wdrożenia całego systemu FlexiEPM, jeśli organizacja chce wykorzystać wyłącznie automatyzację dokumentów Word na podstawie danych z Excela.
W praktyce proces wygląda tak:
- Dane, tabele, noty i wartości znajdują się w Excelu.
- W Excelu oznacza się wybrane zakresy za pomocą tagów.
- Tagi można przenieść do dokumentu Word.
- Po zmianie danych w Excelu dokument Word można zaktualizować bez ręcznego kopiowania tabel i wartości.
- Word pozostaje finalnym dokumentem raportowym, a Excel źródłem danych.
Tagiem może być cała tabela, pojedyncza komórka, data, wartość liczbowa albo fragment tekstu. Dzięki temu do Worda można przenosić nie tylko noty i tabele, ale też konkretne kwoty pojawiające się w opisach.
To ważne szczególnie przy sprawozdaniach finansowych, gdzie ta sama wartość może pojawiać się w kilku miejscach dokumentu.
Co pokazaliśmy podczas webinaru?
Podczas części demonstracyjnej Maja Ratyńska pokazała, jak połączyć dokument Word z plikiem Excel i jak zarządzać tagami w FlexiStatements.
W demo pokazaliśmy między innymi:
- dodawanie tagów w Excelu,
- przenoszenie tabel do Worda,
- aktualizację danych w dokumencie,
- dodawanie pojedynczych wartości i dat,
- pracę z kopiami i odsyłaczami,
- dopasowanie szerokości tabel do układu strony w Wordzie,
- lokalizowanie tagów w dużym dokumencie,
- aktualizowanie dokumentu po zmianie danych w Excelu.
Najważniejsza zasada jest prosta: Excel pozostaje źródłem danych, a Word staje się dokumentem, który można aktualizować na podstawie tych danych.
Dlaczego ręczne kopiowanie danych jest problemem?
Ręczne kopiowanie danych między Excelem a Wordem działa przy prostych dokumentach. Problem zaczyna się wtedy, gdy raport jest długi, ma kilka wersji i przechodzi przez kolejne rundy poprawek.
Wystarczy jedna zmiana w Excelu, żeby trzeba było sprawdzić wiele miejsc w Wordzie: tabele, noty, opisy, podsumowania i wartości w tekście.
Największe ryzyko nie polega na samym kopiowaniu, ale na braku pewności, czy cały dokument został zaktualizowany spójnie. Łatwo poprawić jedną tabelę, ale zostawić starą wartość w innym miejscu.
W sprawozdawczości finansowej ma to szczególne znaczenie, bo zmiany często pojawiają się pod koniec procesu, kiedy czasu jest najmniej, a każda ręczna poprawka zwiększa ryzyko błędu.
Jak FlexiStatements wspiera pracę nad sprawozdaniami?
W AIDER Polska FlexiStatements jest wykorzystywane przy przygotowywaniu sprawozdań finansowych, w tym sprawozdań według ustawy o rachunkowości, MSSF i sprawozdań skonsolidowanych.
Zespół AIDER przygotował wzory sprawozdań w Excelu, które zawierają tabele, noty i punkty kontrolne. Na poziomie Excela sprawdzana jest między innymi zgodność aktywów i pasywów, powiązania między notami a rachunkiem wyników oraz inne zależności w danych.
Sprawozdania w strukturze XML nie zastąpiły Worda. Noty i tak trzeba przygotować, a wiele spółek, na przykład ze względu na banki, pokazuje więcej informacji, niż wymaga ustawa o rachunkowości. AIDER ma osobne wzory dla pełnego sprawozdania według załącznika nr 1, dla małych spółek i dla sprawozdań skonsolidowanych według ustawy. Sprawozdania według MSSF przygotowuje indywidualnie.
Następnie dane są zaczytywane do Worda przez FlexiStatements.
Dzięki temu zespół nie musi ręcznie przenosić każdej tabeli i każdej wartości. Ogranicza też czas poświęcany na sprawdzanie spójności dokumentu, ponieważ najważniejsze kontrole wykonywane są już na poziomie Excela.
Przykład: sprawozdanie do prospektu emisyjnego
AIDER pomaga obecnie spółce przygotować historyczne informacje finansowe do prospektu emisyjnego: skonsolidowane sprawozdania według MSSF, po 80–90 stron. Pracę zaczęto od struktury Worda, wszystkich tabel i punktów kontrolnych w Excelu, zanim pojawiły się dane do not.
Sprawozdanie spółki giełdowej sprawdzają audytorzy, banki i na końcu KNF, więc proste błędy przy przenoszeniu danych nie wchodzą w grę. Gdy zmian jest dużo, dane trafiają do Worda w odpowiednie miejsca za jednym razem.
Nie tylko sprawozdania finansowe
Chociaż webinar koncentrował się na sprawozdawczości finansowej, FlexiStatements można wykorzystać szerzej.
Rozwiązanie sprawdzi się wszędzie tam, gdzie dokument Word bazuje na danych z Excela i wymaga aktualizacji, na przykład przy:
- raportach zarządczych,
- sprawozdaniach zarządu,
- raportach miesięcznych,
- umowach,
- memorandach ofertowych,
- raportach giełdowych,
- dokumentach, w których ważna jest spójność danych i wygląd finalnego pliku.
Magdalena Michniewicz zwróciła uwagę, że w AIDER FlexiStatements jest wykorzystywane również przy wzorach umów. Jeśli dokument Word ma zmienny zakres treści, a dane lub warianty są uzupełniane w Excelu, tagowanie pozwala uporządkować także taki proces. W Excelu zapisuje się wynegocjowane warunki, na przykład dane klienta, terminy płatności i stawki, a umowa licząca około 20 stron wypełnia się sama.
Co z wdrożeniem?
FlexiStatements działa jako nakładka na Worda i Excela, dlatego wdrożenie nie musi oznaczać dużego projektu informatycznego.
Podczas webinaru Patrycja Gryta wyjaśniła, że proces zwykle obejmuje zakup licencji oraz warsztaty, podczas których zespół przechodzi przez połączenie własnego Excela z dokumentem Word i uczy się tagowania.
Uruchomienie to zwykle dwa warsztaty z zespołem w ciągu 1–2 tygodni. Przed zakupem FlexiStatements można zobaczyć na bezpłatnym spotkaniu i warsztacie, także na własnych plikach. Do wyboru są trzy modele współpracy: – zespół pracuje na własnych plikach Excel: licencja, warsztaty i kolejne okresy przygotowywane samodzielnie, – licencja FlexiStatements, a przygotowanie wzorów na danych klienta po stronie AIDER Polska, które może też sporządzić sprawozdania za klienta, – pełny system FlexiEPM: sprawozdania jednostkowe i skonsolidowane powstają w systemie, a FlexiStatements przenosi je do Worda.
Najważniejsze wnioski z webinaru
- Word i Excel nadal mogą pozostać podstawą procesu raportowego, ale warto ograniczyć ręczne kopiowanie danych między nimi.
- FlexiStatements pozwala połączyć dane z Excela z dokumentem Word za pomocą tagów.
- Aktualizacja raportu nie wymaga ręcznego wklejania każdej tabeli i wartości, jeśli dokument jest odpowiednio otagowany.
- Tagiem może być tabela, pojedyncza wartość, data lub tekst, dlatego rozwiązanie sprawdza się nie tylko przy tabelach, ale też przy opisach i notach.
- Automatyzacja zmniejsza ryzyko prostych błędów, które najczęściej pojawiają się przy ręcznym kopiowaniu danych.
- FlexiStatements można wykorzystać nie tylko do sprawozdań finansowych, ale też do raportów zarządczych, umów, memorandów i innych dokumentów Word opartych na danych z Excela.
- Wdrożenie może być krótkie, ponieważ rozwiązanie działa jako dodatek do Worda i Excela.
Pytania uczestników
Czy FlexiStatements poradzi sobie z dużym plikiem Excel?
Tak. Plik, z którego korzysta AIDER, ma około 50–60 arkuszy i pobiera dane z innych plików Excel. Najwięcej pracy wymaga jednorazowe otagowanie danych.
Czy dokument Word może korzystać z kilku plików Excel?
Jeden dokument Word łączy się z jednym plikiem Excel. Ten plik może jednak pobierać dane z innych plików, także z dysków sieciowych, na przykład przez Power Query. Trzeba wtedy pilnować, żeby plik główny był aktualny.
Czy raport może mieć własne kolory i czcionki?
Tak. Word zachowuje formatowanie, dlatego można stosować kolory, czcionki i wytyczne z księgi znaku firmy.
Czy można sprawdzić FlexiStatements przed zakupem?
Tak. Na bezpłatnym spotkaniu i warsztacie pokażemy, jak dodatek działa na Waszych plikach Excel i Word. Koszt licencji zależy od modelu współpracy, skali i zastosowania, dlatego ustalamy go indywidualnie.
Chcesz sprawdzić, czy FlexiStatements sprawdzi się w Twojej organizacji?
Jeśli przygotowujecie raporty, sprawozdania lub inne dokumenty Word na podstawie danych z Excela i chcecie ograniczyć ręczne kopiowanie, możemy pokazać, jak FlexiStatements działa na przykładzie podobnego procesu.
Umów 30-minutowe spotkanie i porozmawiajmy o tym, jak wygląda przygotowanie dokumentów w Twojej organizacji.
Kolejną edycję tego webinaru planujemy w 19 stycznia 2027 r. Wcześniej, 19 listopada, razem z myERP.pl pokażemy budżetowanie, prognozowanie i monitorowanie wykonania w systemie FP&A: zapisz się na webinar.
