Problem zaczyna się wtedy, gdy zmienia się jedna liczba w Excelu, a trzeba sprawdzić cały dokument Word: tabele, opisy, noty, wartości w tekście i miejsca, w których dana kwota pojawia się więcej niż raz.
O tym rozmawialiśmy podczas webinaru „Kopiuj-wklej, które może kosztować Cię wiarygodność, czyli jak automatyzować raporty Word na podstawie danych z Excela” z cyklu Finanse w praktyce: 60 minut z FlexiEPM.
Spotkanie poprowadziły Patrycja Gryta i Maja Ratyńska z FlexiSolutions oraz Magdalena Michniewicz z AIDER Polska.
Podczas webinaru pokazaliśmy, jak działa FlexiStatements, czyli rozwiązanie, które pozwala połączyć dokument Word z danymi z Excela i aktualizować raporty za pomocą tagów.
„Nie wyobrażamy sobie sporządzania sprawozdań bez FlexiStatements”
Tak Magdalena Michniewicz z AIDER Polska podsumowała wykorzystanie FlexiStatements w codziennej pracy zespołu sprawozdawczości.
AIDER Polska, wcześniej MDDP Outsourcing, przygotowuje rocznie setki sprawozdań finansowych: jednostkowych, skonsolidowanych, według ustawy o rachunkowości, MSSF oraz dla różnych typów organizacji.
Przy takiej skali ręczne kopiowanie danych z Excela do Worda staje się ryzykowne. Nie chodzi tylko o czas, ale też o spójność dokumentu, kontrolę wersji i ograniczenie prostych błędów, które mogą pojawić się przy aktualizacji tabel, kwot lub opisów.
Jak opowiadała Magdalena Michniewicz, przed automatyzacją sprawozdania powstawały w różnych formatach, a zespoły księgowe musiały poświęcać dużo czasu na ich przygotowanie. Wraz z rozwojem firmy i większą liczbą klientów konieczne było uporządkowanie procesu.
Rozwiązaniem było stworzenie jednego wzoru sprawozdania w Excelu, z tabelami, notami i punktami kontrolnymi, a następnie przenoszenie danych do Worda za pomocą FlexiStatements.
Jak działa FlexiStatements?
FlexiStatements działa jako dodatek do Worda i Excela. Nie wymaga wdrożenia całego systemu FlexiEPM, jeśli organizacja chce wykorzystać wyłącznie automatyzację dokumentów Word na podstawie danych z Excela.
W praktyce proces wygląda tak:
- Dane, tabele, noty i wartości znajdują się w Excelu.
- W Excelu oznacza się wybrane zakresy za pomocą tagów.
- Tagi można przenieść do dokumentu Word.
- Po zmianie danych w Excelu dokument Word można zaktualizować bez ręcznego kopiowania tabel i wartości.
- Word pozostaje finalnym dokumentem raportowym, a Excel źródłem danych.
Tagiem może być cała tabela, pojedyncza komórka, data, wartość liczbowa albo fragment tekstu. Dzięki temu do Worda można przenosić nie tylko noty i tabele, ale też konkretne kwoty pojawiające się w opisach.
To ważne szczególnie przy sprawozdaniach finansowych, gdzie ta sama wartość może pojawiać się w kilku miejscach dokumentu.
Co pokazaliśmy podczas webinaru?
Podczas części demonstracyjnej Maja Ratyńska pokazała, jak połączyć dokument Word z plikiem Excel i jak zarządzać tagami w FlexiStatements.
W demo pokazaliśmy między innymi:
- dodawanie tagów w Excelu,
- przenoszenie tabel do Worda,
- aktualizację danych w dokumencie,
- dodawanie pojedynczych wartości i dat,
- pracę z kopiami i odsyłaczami,
- dopasowanie szerokości tabel do układu strony w Wordzie,
- lokalizowanie tagów w dużym dokumencie,
- aktualizowanie dokumentu po zmianie danych w Excelu.
Najważniejsza zasada jest prosta: Excel pozostaje źródłem danych, a Word staje się dokumentem, który można aktualizować na podstawie tych danych.
Dlaczego ręczne kopiowanie danych jest problemem?
Ręczne kopiowanie danych między Excelem a Wordem działa przy prostych dokumentach. Problem zaczyna się wtedy, gdy raport jest długi, ma kilka wersji i przechodzi przez kolejne rundy poprawek.
Wystarczy jedna zmiana w Excelu, żeby trzeba było sprawdzić wiele miejsc w Wordzie: tabele, noty, opisy, podsumowania i wartości w tekście.
Największe ryzyko nie polega na samym kopiowaniu, ale na braku pewności, czy cały dokument został zaktualizowany spójnie. Łatwo poprawić jedną tabelę, ale zostawić starą wartość w innym miejscu.
W sprawozdawczości finansowej ma to szczególne znaczenie, bo zmiany często pojawiają się pod koniec procesu, kiedy czasu jest najmniej, a każda ręczna poprawka zwiększa ryzyko błędu.
Jak FlexiStatements wspiera pracę nad sprawozdaniami?
W AIDER Polska FlexiStatements jest wykorzystywane przy przygotowywaniu sprawozdań finansowych, w tym sprawozdań według ustawy o rachunkowości, MSSF i sprawozdań skonsolidowanych.
Zespół AIDER przygotował wzory sprawozdań w Excelu, które zawierają tabele, noty i punkty kontrolne. Na poziomie Excela sprawdzana jest między innymi zgodność aktywów i pasywów, powiązania między notami a rachunkiem wyników oraz inne zależności w danych.
Następnie dane są zaczytywane do Worda przez FlexiStatements.
Dzięki temu zespół nie musi ręcznie przenosić każdej tabeli i każdej wartości. Ogranicza też czas poświęcany na sprawdzanie spójności dokumentu, ponieważ najważniejsze kontrole wykonywane są już na poziomie Excela.
Nie tylko sprawozdania finansowe
Chociaż webinar koncentrował się na sprawozdawczości finansowej, FlexiStatements można wykorzystać szerzej.
Rozwiązanie sprawdzi się wszędzie tam, gdzie dokument Word bazuje na danych z Excela i wymaga aktualizacji, na przykład przy:
- raportach zarządczych,
- sprawozdaniach zarządu,
- raportach miesięcznych,
- umowach,
- memorandach ofertowych,
- raportach giełdowych,
- dokumentach, w których ważna jest spójność danych i wygląd finalnego pliku.
Magdalena Michniewicz zwróciła uwagę, że w AIDER FlexiStatements jest wykorzystywane również przy wzorach umów. Jeśli dokument Word ma zmienny zakres treści, a dane lub warianty są uzupełniane w Excelu, tagowanie pozwala uporządkować także taki proces.
Co z wdrożeniem?
FlexiStatements działa jako nakładka na Worda i Excela, dlatego wdrożenie nie musi oznaczać dużego projektu informatycznego.
Podczas webinaru Patrycja Gryta wyjaśniła, że proces zwykle obejmuje zakup licencji oraz warsztaty, podczas których zespół przechodzi przez połączenie własnego Excela z dokumentem Word i uczy się tagowania.
W wielu przypadkach wystarczą krótkie warsztaty wprowadzające, po których zespół może samodzielnie pracować z dokumentami.
Najważniejsze wnioski z webinaru
- Word i Excel nadal mogą pozostać podstawą procesu raportowego, ale warto ograniczyć ręczne kopiowanie danych między nimi.
- FlexiStatements pozwala połączyć dane z Excela z dokumentem Word za pomocą tagów.
- Aktualizacja raportu nie wymaga ręcznego wklejania każdej tabeli i wartości, jeśli dokument jest odpowiednio otagowany.
- Tagiem może być tabela, pojedyncza wartość, data lub tekst, dlatego rozwiązanie sprawdza się nie tylko przy tabelach, ale też przy opisach i notach.
- Automatyzacja zmniejsza ryzyko prostych błędów, które najczęściej pojawiają się przy ręcznym kopiowaniu danych.
- FlexiStatements można wykorzystać nie tylko do sprawozdań finansowych, ale też do raportów zarządczych, umów, memorandów i innych dokumentów Word opartych na danych z Excela.
- Wdrożenie może być krótkie, ponieważ rozwiązanie działa jako dodatek do Worda i Excela.
Chcesz sprawdzić, czy FlexiStatements sprawdzi się w Twojej organizacji?
Jeśli przygotowujecie raporty, sprawozdania lub inne dokumenty Word na podstawie danych z Excela i chcecie ograniczyć ręczne kopiowanie, możemy pokazać, jak FlexiStatements działa na przykładzie podobnego procesu.
Umów 30-minutowe spotkanie i porozmawiajmy o tym, jak wygląda przygotowanie dokumentów w Twojej organizacji.
Jesienią wrócimy z kolejnymi webinarami powiązanymi ze sprawozdawczością finansową. O terminach będziemy informować w kolejnych komunikatach.
