W projektach IT zwykle czeka się na system. W Nordlex Group od ponad pięciu lat czeka się na moment, w którym specyfikacja będzie wystarczająco kompletna, by w ogóle rozpocząć wdrożenie.
Projekt EPM trwa tam już ponad pięć lat. Systemu nadal nie wdrożono, ale dokument opisujący wymagania doczekał się sześciu wersji i właśnie przechodzi zmianę pokoleniową. W firmie liczą, że to pomoże wreszcie ruszyć projekt z miejsca.
Możliwość kontynuacji projektu stanęła pod znakiem zapytania, gdy Jan Malinowski, ekspert w dziale controllingu, związany z Nordlex Group od 2003 roku, osiągnął wiek emerytalny. Przez lata odpowiadał za przygotowanie wymagań, które miały zagwarantować, że wdrożenie — gdy wreszcie nastąpi — obejmie wszystkie możliwe scenariusze biznesowe.
– Chcieliśmy systemu. Jan chciał mieć pewność – mówiła krótko osoba z finansów.
Wewnętrzna potrzeba kompletnej specyfikacji
Nordlex to międzynarodowa grupa zatrudniająca ponad 2000 osób, z rozbudowaną strukturą i spółkami w kilku krajach. Zarząd oczekiwał uporządkowania planowania, prognoz i raportowania, które od lat funkcjonowały w Excelu.
Dążenie do kompletności nie było formalnym celem firmy. Było wewnętrznym imperatywem Jana. Kilka lat wcześniej brał on udział w dużym i złożonym projekcie wdrożenia ERP. Projekt zakończył się sukcesem – system wystartował bez większych problemów, a w kolejnych latach był skutecznie rozwijany i uzupełniany o nowe funkcjonalności oraz automatyzacje.
Choć zarząd i CFO byli z tego projektu bardzo zadowoleni, Jan traktował go jako osobistą porażkę. Kolejne zmiany i rozszerzenia generowały dodatkowe koszty. Firma nie miała problemu z ich akceptacją, ale Jan za każdym razem odczuwał dyskomfort, gdy musiał zatwierdzać change requesty lub zamówienia uzupełniające.
Od tamtej pory powtarzał, że „następnym razem wszystko trzeba opisać z góry”.
Specyfikacja systemu EPM rozwijała się stopniowo. Każda kolejna wersja miała eliminować ryzyko niedopowiedzeń. Każde spotkanie z dostawcami kończyło się wnioskiem, że coś nadal wymaga doprecyzowania.
Zarząd czeka na rozwiązanie, ale akceptuje podejście zespołu
W ciągu sześciu lat Nordlex dwukrotnie publikował RFI i prowadził rozmowy z rynkiem. Decyzja o wyborze systemu nie zapadła.
– Oczywiście, że chciałbym już mieć działający system – przyznawał CFO Nordlex Group. – Ale Jan jest osobą, której ufam. Jeśli mówi, że jeszcze nie jesteśmy gotowi, przyjmuję to do wiadomości.
Projekt nigdy nie został oficjalnie wstrzymany. Po prostu „specyfikacja nie była jeszcze gotowa, by rozpocząć wdrożenie”.
Zmiana pokoleniowa dla ciągłości projektu
Odchodzącego na emeryturę Jana Malinowskiego w roli lidera projektu zastąpiła Anna Malinowska. Anna dołączyła do Nordlex Group z jasno określonym celem – dokończenia specyfikacji i doprowadzenia do wdrożenia nowego systemu.
Wcześniej pracowała jako starszy specjalista w SinPro Electronics, gdzie pełniła rolę administratora biznesowego systemu FP&A. W materiałach przygotowanych przez dział HR podkreślano, że zna branżę, sprawnie porusza się w nowoczesnych rozwiązaniach IT i ma silną motywację do finalizowania projektów.
Dla części pracowników argumenty te pozostają jednak bez znaczenia. W anonimowej wypowiedzi jeden z członków zespołu controllingu twierdzi, że Anna objęła stanowisko wyłącznie dlatego, że prywatnie jest córką Jana.
Firma oficjalnie zaprzecza tym doniesieniom.
– To nie miało znaczenia przy rekrutacji – podkreśla CFO Nordlex Group. – Projekt wdrożenia systemu EPM traktujemy priorytetowo, a w trakcie rozmów rekrutacyjnych odnieśliśmy wrażenie, że pani Anna ma pomysł i wizję, jak poprowadzić go dalej, efektywnie wykorzystując dotychczas wypracowane materiały.
Aktualizacja przed wdrożeniem
Wygląda na to, że pierwszym krokiem Anny nie będzie dopisywanie kolejnych rozdziałów, lecz rewizja całości.
W ostatnim roku Nordlex przejął dwie spółki zagraniczne, każdą z innym systemem ERP, którego nie planuje się wymieniać w kolejnych latach. Równolegle firma uruchomiła nowy segment działalności, co przełożyło się na zmiany w strukturze organizacyjnej i części procesów.
Część opisanych integracji straciła sens, pojawiły się nowe źródła danych i nowe potrzeby raportowe.
– Obecny dokument jest bardzo solidny – komentuje osoba z IT. – Ale rzeczywistość zaczęła mu odjeżdżać. Bez dużej aktualizacji się nie obejdzie.
Ekspert: „To dojrzałość, nie zwłoka”
Dr Tomasz Kruk, doradca przy projektach EPM, nie widzi w tej sytuacji niczego niepokojącego.
– To bardzo dojrzałe podejście – mówi. – Zamiast wdrażać system na siłę, firma dba o jakość wymagań. Dobra specyfikacja nie powinna być zamknięta — powinna nadążać za organizacją.
Jak dodaje, zmienność dokumentu nie jest problemem, lecz dowodem świadomości.
– Najgorsze, co można zrobić, to uznać, że już wszystko zostało przewidziane.
Konsultacje przy rodzinnym obiedzie
Anna deklaruje, że firma będzie gotowa do rozpoczęcia wdrożenia w ciągu 6–9 miesięcy. Jej entuzjazm wynika m.in. z tego, że nadal może korzystać z wiedzy i doświadczenia ojca, mimo że od dwóch miesięcy nie pojawia się on już w biurze Nordlex Group.
– Czasem wracamy do konkretnych fragmentów dokumentu przy niedzielnym obiedzie – mówi. – On pamięta, dlaczego pewne rzeczy zostały opisane właśnie tak, a nie inaczej.
Projekt EPM w Nordlex Group trwa nadal. Zarząd po raz kolejny dokonał przesunięć budżetowych, by zabezpieczyć jego finansowanie w kolejnym roku. Specyfikacja ma nowego właściciela, nową wersję roboczą i dodatkowy, nieformalny kanał konsultacyjny.
Menedżerowie i pracownicy działu controllingu czekają niecierpliwie na nowe narzędzie.
