Budżetowanie w firmie a analiza scenariuszy budżetowych

Budżetowanie jest nieodłącznym elementem efektywnego zarządzania finansami w każdej firmie. W artykule przyjrzymy się różnym metodom tworzenia budżetu – od prostych modeli w Excelu, przez funkcje systemów ERP, aż po zaawansowane narzędzia EPM.
Omówimy także, jak rozwijać budżet wraz z rosnącymi potrzebami organizacji oraz jak efektywnie analizować scenariusze "co gdyby?", aby podejmować lepsze decyzje finansowe.

Wprowadzenie do budżetowania w firmie

W drugiej połowie roku większość organizacji tworzy plan finansowy na kolejny okres. Budżetowanie stało się niezbędnym elementem procesów finansowych w każdym prężnie działającym przedsiębiorstwie.

Sposoby przygotowania budżetu są różne. Jedni wykorzystują modele zbudowane w Excelu. Drudzy wykorzystują standardowe funkcjonalności systemów ERP. Najbardziej zaawansowane organizacje wykorzystują systemy klasy EPM (Enterprise Performance Management). Wybór narzędzi zależy od potrzeb organizacji i dostępnego budżetu.

Rozwój budżetu i rosnące potrzeby informacyjne

A w miarę rozwoju organizacji apetyt na informacje rośnie. Zwykle zaczynamy od prostego modelu. Rozwijamy go, rozszerzając objęte nim obszary. Taki optymalny plan finansowy oprócz planu wyników (przychody, koszty, zysk) obejmuje również obszary płynności finansowej (bezpośredni rachunek przepływów pieniężnych) i pomaga planować działania związane z finansowaniem organizacji. Staje się coraz bardziej rozbudowany, coraz bardziej skomplikowany i coraz trudniej wprowadzać w nim przejrzyste zmiany.

W miarę jak budżet ewoluuje, organizacje zaczynają poszukiwać bardziej zaawansowanych narzędzi i metod, które umożliwią lepszą kontrolę i analizę danych. Pojawia się potrzeba automatyzacji procesów oraz integracji z innymi systemami, aby zwiększyć efektywność i dokładność planowania. Coraz częściej zarządy korzystają z symulacji różnych scenariuszy, aby lepiej przygotować się na zmiany rynkowe i optymalnie alokować zasoby.

Analiza scenariuszy budżetowych i pytanie „A co gdyby?”

Wyniki planu finansowego najczęściej omawiane są w gronie decyzyjnym przedsiębiorstwa. I tu pojawia się kolejny temat, który jest motywem niniejszego artykułu.

Grono decyzyjne analizując plan zaczyna wpadać na nowe pomysły. A co gdyby ?

  • A co, jeżeli sprzedaż na rynku A spadnie o 80%?
  • A co, jeżeli sprzedaż nowego produktu będzie o 50% większa?
  • A co, jeżeli zwiększymy wynagrodzenia o 5% a nie o 2 %?
  • A co …. ?

 Takie pytania można nazwać „analizą wrażliwości„, kiedy sprawdzamy, jak zmiana poszczególnych parametrów wpływa na finalny wynik. Inni mogą je określać jako „taski” i „anty-taski”, gdzie planując wynik, stawiamy zadania poszczególnym jednostkom organizacji.

Jak szybko zarządzać zmianami w budżecie?

No dobrze, ale jak wybrnąć z tego, aby przy skomplikowanym modelu nie stracić dużo czasu na wprowadzanie zmian i analizowanie czy poprawnie przeniosły się na wyniki planu. Z pomocą przyjdzie nam system raportowy klasy EPM. Na przykładzie systemu FlexiEPM pokażę jak można szybko zarządzać zmianami w planie finansowym (budżecie, prognozie, …).

Przykłady zastosowania systemu do budżetowania FlexiEPM

Przykład organizacji A, zajmującej się dystrybucją artykułów spożywczych, doskonale ilustruje, jak szybko można zarządzać zmianami w planie finansowym. Organizacja działa na różnych płaszczyznach: na wielu rynkach, współpracuje z wieloma klientami, sprzedaje różne produkty różnymi kanałami dystrybucji.

Po spotkaniu zarządu, dział kontrolingu otrzymał zadanie, aby na podstawie wytycznych skorygować przygotowany budżet. Kontroler finansowy skorzystał z przygotowanego modelu budżetowego, w którym na formularzu jak poniżej wskazał wszystkie wprowadzane zmiany

Budżetowanie: formularz do rejestracji zmian

Przykładowy formularz do rejestracji zmian planu finansowego – system FlexiEPM może wyglądać jak poniżej.

Z jednej strony wskazujemy, jakie jest źródło naszych danych, które modyfikujemy. Wprowadzamy zmiany w budżecie (wersja oznaczona jako BUD) dla roku 2025. W określonym przedziale miesięcy.

Wskazujemy które pozycje budżetowe korygujemy, i definiujemy poszczególne ograniczenia dotyczące np. wybranych klientów, produktów/usług.

Jeżeli dokonujemy zmian w tych samych obszarach, to możemy ustawić priorytet zmiany danych (np. podnosimy sprzedaż produktu A o 100 tys. zł i potem podnosimy sprzedaż całej organizacji o 3%).

Formularz zmian budżetowanie
Przykład formatki do zmian w budżetowaniu

Szybkie tworzenie nowych wersji planów

W efekcie otrzymujemy kolejną wersję planu (tu nazwaliśmy ją: Nowy plan – wersja 2.8), którą możemy przedstawić po kilku minutach. Na predefiniowanych raportach system pozwoli wyświetlić różne wersje planu i pokazać różnice między nimi (układ i prezentacja zależy od wyboru dokonanego lub zdefiniowanego przez użytkownika systemu).

Model zmian jest indywidualnie dostosowany do modelu budżetowego organizacji, co pozwala na pełną elastyczność w procesie zarządzania finansami. Parametryzacja poszczególnych elementów budżetu umożliwia szybkie aktualizacje, dzięki czemu organizacja może natychmiast reagować na zmieniające się warunki rynkowe.

Przykładowo, zmiana wskaźnika marży na sprzedaży automatycznie aktualizuje koszty własne sprzedaży, co znacząco przyspiesza procesy planistyczne. Kluczową zaletą jest możliwość natychmiastowego podglądu wyników po wprowadzeniu zmian, a także nieograniczona możliwość tworzenia wielu wersji budżetu w celu testowania różnych scenariuszy.

Korzyści z wykorzystania systemu EPM w budżetowaniu

Wdrożenie budżetowania w systemie klasy EPM oferuje szerokie możliwości dostosowania modelu finansowego do specyficznych potrzeb firmy. Dzięki parametryzacji kluczowych elementów, takich jak wskaźniki marży czy ceny sprzedaży, aktualizacje mogą być przeprowadzane szybko i efektywnie. Największą zaletą takiego rozwiązania jest zdolność do tworzenia wielu wersji budżetu i natychmiastowego podglądu wyników, co znacząco usprawnia podejmowanie decyzji i pozwala na lepsze reagowanie na zmiany rynkowe.

Podsumowanie budżetowania w firmie

Systemy klasy EPM, takie jak FlexiEPM, oferują zaawansowane narzędzia do efektywnego zarządzania budżetem, umożliwiając pełne dostosowanie modelu budżetowego do specyficznych wymagań organizacji. Szybkie generowanie kluczowych informacji pozwala na podejmowanie trafnych decyzji, a elastyczność systemu umożliwia natychmiastowe reagowanie na zmiany rynkowe. Dzięki takim rozwiązaniom firmy mogą lepiej planować swoją przyszłość finansową, minimalizując ryzyko i optymalizując zasoby.

Powiązane artykuły

FlexiSolutions słowniczek / budżet wynagrodzeń / Video Poradniki i prezentacje FlexiReporting / budżet firmy
Budżetowanie

Budżet firmy: 5 prawd okiem eksperta

Wkrótce wiele firm rozpocznie projekt #Budżet2025, więc dziś podzielę się przemyśleniami na temat budżetów. Aby nadać temu luźniejszy ton, omówię je w kontekście planu treningowego do maratonu. Dla niektórych może to być nowa perspektywa, ale przenośnie świetnie pomagają w zobrazowaniu i argumentacji swoich myśli.

Czytaj dalej >
AI w procesach budżetowania i prognozowania
Budżetowanie

AI w procesach budżetowania i prognozowania

Sztuczna inteligencja wkracza do budżetowania i prognozowania. W artykule porównujemy AI z tradycyjnymi metodami i analizujemy jej wpływ na planowanie finansowe. Czy AI zastąpi controlling i menedżerów, czy pozostanie wsparciem? Przedstawiamy korzyści i wyzwania wdrożenia AI w procesach biznesowych.

Czytaj dalej >
system controllingu / KPI / wąskie gardło w zarządzaniu i budżetowaniu
Budżetowanie

Wąskie gardło w zarządzaniu i budżetowaniu

W zarządzaniu i budżetowaniu często napotykamy na różnorodne wyzwania, które mogą znacząco wpłynąć na efektywność całego procesu. Zrozumienie, jakie etapy budżetowania najczęściej stają się źródłem opóźnień i problemów, jest kluczowe dla skutecznego zarządzania.
Czy arkusz kalkulacyjny może stać się największym ograniczeniem? Jakie kroki można podjąć, aby zminimalizować ryzyka i problemy? W artykule przedstawiamy odpowiedzi na te pytania, skupiając się na identyfikacji i eliminacji wąskich gardeł w procesie budżetowym.

Czytaj dalej >

Co klienci mówią o nas?

Michał Gumiński
Michał Gumiński
Dyrektor Finansowy w Torf Corporation
Współpraca z FlexiSolutions pozwoliła mi na stworzenie elastycznego ekosystemu, który adresuje trudne problemy operacyjne takie jak planowanie sprzedaży i w spójny sposób odzwierciedla je w obszarze controllingowym. 
Szczególnie warto podkreślić elastyczność rozwiązań i podejście zespołu FlexiSolutions wysoko zorientowane na rozwiązanie problemu – mogliśmy dzięki temu znaleźć niestandardowe rozwiązania, z którymi nie radziły sobie pudełkowe systemy.
Marcin Radziszewski
Marcin Radziszewski
Dyrektor Finansowy w PBKM S.A
System bardzo dobrze poradził sobie ze skalą i złożonością Grupy - w wyniku wdrożenia dysponujemy spójnym repozytorium danych finansowych wszystkich konsolidowanych spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach ewidencji księgowej prowadzonej na poziomie jednostkowym.
Z punktu widzenia comiesięcznego procesu raportowego szczególnie wysoko oceniamy wykorzystanie raportów kontrolnych pozwalających na szybką weryfikację spójności danych lokalnych dostarczanych przez spółki oraz raport pozwalające na uproszczenie uzgodnienia sald i rozrachunków. Dodatkowo, możliwości narzędzia zostały wykorzystane do zebrania i konsolidacji budżetów wszystkich spółek. Widząc realne korzyści, systematycznie rozwijamy zakres wykorzystania systemu w naszej firmie, nie tylko w dziale finansowym.
Piotr Kamiński
Piotr Kamiński
Wiceprezes Zarządu w Wielton SA
Wdrożone narzędzia szeroko wspierają procesy kontrolingu i raportowania zarządczego na poziomie jednostki dominującej Wielton S.A oraz spółek zależnych. System jest stale rozwijany i dostosowywany do rosnących potrzeb przedsiębiorstwa (...).
Obecnie FlexiEPM wykorzystywany jest przez wszystkie 16 spółek wchodzących w skład grupy, a z rozwiązania korzysta ponad 100 użytkowników.
Jednym z wdrożonych modułów jet moduł uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych. Dostarczone narzędzie umożliwia uzgodnienie transakcji w ramach procesów raportowania zarządczego oraz giełdowego.
Grażyna Maciejuk
Grażyna Maciejuk
Dyrektor Finansowy w Instac
FlexiEPM to bardzo elastyczne narzędzie, w którym strukturę raportów można całkowicie dopasować do konkretnych potrzeb firmy. Polecam to rozwiązanie gdyż odpowiada potrzebom użytkowników różnych szczebli - operacyjnych, finansów jak i również kadry zarządzającej.
Zespół wdrożeniowy dokładnie rozpoznaje potrzeby analityczne i raportowe klienta, proponując różne możliwe rozwiązania ze swojego szerokiego doświadczenia. Znajomość merytoryki tematu analizy danych i raportów, a nie tylko technicznych aspektów wdrażania aplikacji - bardzo ułatwia proces wdrożenia.
Jolanta Anton
Jolanta Anton
Główny Księgowy w MediaMarktSaturn Polska
Rozwiązania dostarczone przez FlexiSolutions umożliwiają automatyczne przetwarzanie danych wejściowych w postaci odpowiednich raportów i transakcji systemu SAP R/3 oraz zapewniają możliwość wprowadzenia informacji uzupełniających i parametrów bezpośrednio przez użytkowników za pomocą odpowiednio zaprojektowanych formularzy.
Wdrożona konfiguracja zapewnia pełne wsparcie procesów sprawozdawczych włączając możliwość automatycznego przygotowania ostatecznych raportów w strukturach XML zgodnych z wymogami regulatora.
Justyna Szumowska
Justyna Szumowska
Główny Księgowy w Transition Technologies
System został wykorzystany do przygotowania sprawozdań jednostkowych spółek grupy oraz przygotowania sprawozdania skonsolidowanego. Aktualnie system wykorzystywany jest przez 18 podmiotów z grupy (włączając zagraniczne spółki zależne). Zestaw raportów pozwala w czytelny sposób analizować transakcje pomiędzy spółkami.
Raporty kontrolne pozwalają analizować dane od wartości sumarycznych do najniższego poziomu danych wejściowych. Rozwiązanie zostało przygotowane pod indywidualnie sprecyzowane potrzeby naszej organizacji. Mechanizmy przetwarzania danych finansowo - ksiegowych zapewniają odpowiednią automatyzację procesu. Efektem jest spójne repozytorium danych finansowych wszystkich spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach.
Michał Kacprzak
Michał Kacprzak
Członek Zarządu w Baltona
FlexiEPM wspiera następujące obszary raportowania: konsolidacja w układzie statutowym na potrzeby comiesięcznych pakietów raportowych dla właściciela, przygotowania sprawozdań jednostkowych oraz skonsolidowanych na potrzeby raportowania giełdowego, przygotowanie rocznych sprawozdań zgodnie z UoR oraz konsolidacja i raportowanie zarządcze.
System wykazuje się elastycznością niezbędną do obsługi różnych struktur kapitałowych, zaś zespół realizujący wdrożenie posiada odpowiednie kompetencje i doświadczenie pozwalające na efektywną realizację prac wdrożeniowych i rozwojowych.

Umów konsultację z ekspertem

Uporządkuj procesy planowania, controllingu, raportowania i konsolidacji w jednym systemie.
Wyeliminuj błędy i zmniejsz czasochłonność dzięki integracji i automatyzacji.
Mariusz Sumiński
Mariusz Sumiński

Dyrektor Zarządzający, Współzałożyciel