Wprowadzenie do budżetowania w firmie
W drugiej połowie roku większość organizacji tworzy plan finansowy na kolejny okres. Budżetowanie stało się niezbędnym elementem procesów finansowych w każdym prężnie działającym przedsiębiorstwie.
Sposoby przygotowania budżetu są różne. Jedni wykorzystują modele zbudowane w Excelu. Drudzy wykorzystują standardowe funkcjonalności systemów ERP. Najbardziej zaawansowane organizacje wykorzystują systemy klasy EPM (Enterprise Performance Management). Wybór narzędzi zależy od potrzeb organizacji i dostępnego budżetu.
Rozwój budżetu i rosnące potrzeby informacyjne
A w miarę rozwoju organizacji apetyt na informacje rośnie. Zwykle zaczynamy od prostego modelu. Rozwijamy go, rozszerzając objęte nim obszary. Taki optymalny plan finansowy oprócz planu wyników (przychody, koszty, zysk) obejmuje również obszary płynności finansowej (bezpośredni rachunek przepływów pieniężnych) i pomaga planować działania związane z finansowaniem organizacji. Staje się coraz bardziej rozbudowany, coraz bardziej skomplikowany i coraz trudniej wprowadzać w nim przejrzyste zmiany.
W miarę jak budżet ewoluuje, organizacje zaczynają poszukiwać bardziej zaawansowanych narzędzi i metod, które umożliwią lepszą kontrolę i analizę danych. Pojawia się potrzeba automatyzacji procesów oraz integracji z innymi systemami, aby zwiększyć efektywność i dokładność planowania. Coraz częściej zarządy korzystają z symulacji różnych scenariuszy, aby lepiej przygotować się na zmiany rynkowe i optymalnie alokować zasoby.
Analiza scenariuszy budżetowych i pytanie „A co gdyby?”
Wyniki planu finansowego najczęściej omawiane są w gronie decyzyjnym przedsiębiorstwa. I tu pojawia się kolejny temat, który jest motywem niniejszego artykułu.
Grono decyzyjne analizując plan zaczyna wpadać na nowe pomysły. A co gdyby ?
- A co, jeżeli sprzedaż na rynku A spadnie o 80%?
- A co, jeżeli sprzedaż nowego produktu będzie o 50% większa?
- A co, jeżeli zwiększymy wynagrodzenia o 5% a nie o 2 %?
- A co …. ?
Takie pytania można nazwać „analizą wrażliwości„, kiedy sprawdzamy, jak zmiana poszczególnych parametrów wpływa na finalny wynik. Inni mogą je określać jako „taski” i „anty-taski”, gdzie planując wynik, stawiamy zadania poszczególnym jednostkom organizacji.
Jak szybko zarządzać zmianami w budżecie?
No dobrze, ale jak wybrnąć z tego, aby przy skomplikowanym modelu nie stracić dużo czasu na wprowadzanie zmian i analizowanie czy poprawnie przeniosły się na wyniki planu. Z pomocą przyjdzie nam system raportowy klasy EPM. Na przykładzie systemu FlexiEPM pokażę jak można szybko zarządzać zmianami w planie finansowym (budżecie, prognozie, …).
Przykłady zastosowania systemu do budżetowania FlexiEPM
Przykład organizacji A, zajmującej się dystrybucją artykułów spożywczych, doskonale ilustruje, jak szybko można zarządzać zmianami w planie finansowym. Organizacja działa na różnych płaszczyznach: na wielu rynkach, współpracuje z wieloma klientami, sprzedaje różne produkty różnymi kanałami dystrybucji.
Po spotkaniu zarządu, dział kontrolingu otrzymał zadanie, aby na podstawie wytycznych skorygować przygotowany budżet. Kontroler finansowy skorzystał z przygotowanego modelu budżetowego, w którym na formularzu jak poniżej wskazał wszystkie wprowadzane zmiany
Budżetowanie: formularz do rejestracji zmian
Przykładowy formularz do rejestracji zmian planu finansowego – system FlexiEPM może wyglądać jak poniżej.
Z jednej strony wskazujemy, jakie jest źródło naszych danych, które modyfikujemy. Wprowadzamy zmiany w budżecie (wersja oznaczona jako BUD) dla roku 2025. W określonym przedziale miesięcy.
Wskazujemy które pozycje budżetowe korygujemy, i definiujemy poszczególne ograniczenia dotyczące np. wybranych klientów, produktów/usług.
Jeżeli dokonujemy zmian w tych samych obszarach, to możemy ustawić priorytet zmiany danych (np. podnosimy sprzedaż produktu A o 100 tys. zł i potem podnosimy sprzedaż całej organizacji o 3%).
Szybkie tworzenie nowych wersji planów
W efekcie otrzymujemy kolejną wersję planu (tu nazwaliśmy ją: Nowy plan – wersja 2.8), którą możemy przedstawić po kilku minutach. Na predefiniowanych raportach system pozwoli wyświetlić różne wersje planu i pokazać różnice między nimi (układ i prezentacja zależy od wyboru dokonanego lub zdefiniowanego przez użytkownika systemu).
Model zmian jest indywidualnie dostosowany do modelu budżetowego organizacji, co pozwala na pełną elastyczność w procesie zarządzania finansami. Parametryzacja poszczególnych elementów budżetu umożliwia szybkie aktualizacje, dzięki czemu organizacja może natychmiast reagować na zmieniające się warunki rynkowe.
Przykładowo, zmiana wskaźnika marży na sprzedaży automatycznie aktualizuje koszty własne sprzedaży, co znacząco przyspiesza procesy planistyczne. Kluczową zaletą jest możliwość natychmiastowego podglądu wyników po wprowadzeniu zmian, a także nieograniczona możliwość tworzenia wielu wersji budżetu w celu testowania różnych scenariuszy.
Korzyści z wykorzystania systemu EPM w budżetowaniu
Wdrożenie budżetowania w systemie klasy EPM oferuje szerokie możliwości dostosowania modelu finansowego do specyficznych potrzeb firmy. Dzięki parametryzacji kluczowych elementów, takich jak wskaźniki marży czy ceny sprzedaży, aktualizacje mogą być przeprowadzane szybko i efektywnie. Największą zaletą takiego rozwiązania jest zdolność do tworzenia wielu wersji budżetu i natychmiastowego podglądu wyników, co znacząco usprawnia podejmowanie decyzji i pozwala na lepsze reagowanie na zmiany rynkowe.
Podsumowanie budżetowania w firmie
Systemy klasy EPM, takie jak FlexiEPM, oferują zaawansowane narzędzia do efektywnego zarządzania budżetem, umożliwiając pełne dostosowanie modelu budżetowego do specyficznych wymagań organizacji. Szybkie generowanie kluczowych informacji pozwala na podejmowanie trafnych decyzji, a elastyczność systemu umożliwia natychmiastowe reagowanie na zmiany rynkowe. Dzięki takim rozwiązaniom firmy mogą lepiej planować swoją przyszłość finansową, minimalizując ryzyko i optymalizując zasoby.