W 2017 r. dwaj naukowcy z Oxford University (Carl Benedikt Frey i Michael A. Osborne) opublikowali analizę podatności różnych specjalizacji na automatyzację oraz komputeryzację. Jak możemy się dowiedzieć z przywołanego opracowania, aż 94% zadań wykonywanych przez księgowych i audytorów może być w przyszłości realizowanych przez maszyny w ramach automatyzacji procesów biznesowych.
Po usłyszeniu takiej wiadomości wielu kontrolerów czy audytorów może poczuć się zagrożonymi. Na szczęście, proces automatyzacji w finansach prowadzi do wielu usprawnień w pracy specjalistów z zakresu finansów, a nie do eliminowania ich z rynku pracy. Dlaczego?
Otóż największy potencjał automatyzacji to procesowanie dziesiątek czy setek dokumentów księgowych, a jest to jedynie fragment zadań wykonywanych przez zespoły podlegające dyrektorowi finansowemu. Pozostałe funkcje znajdujące się w gestii specjalistów od finansów i controllingu mają wyraźnie mniejszy potencjał automatyzacji, co sprawia, że specjaliści w obszarze finansów raczej nieprędko zostaną zastąpieni przez roboty i algorytmy komputerowe. Dylemat „ludzie czy systemy” de facto nie istnieje.
Jak zwiększyć wydajność i produktywność – zalety automatyzacji
Analiza przypadków firm, które zdecydowały się zautomatyzować procesy sprawozdawcze i raportowanie poprzez wdrożenie odpowiednich rozwiązań IT, dość jednoznacznie pokazuje, że kontrolerzy i analitycy należą do grona głównych beneficjentów tego typu projektów. Chcąc wymienić najważniejsze korzyści z inwestycji w oprogramowanie usprawniające pracę zespołu finansowo-księgowego należy wskazać:
- ograniczenie ręcznej pracy związanej z przygotowaniem informacji,
- wzrost zaufania do danych pochodzących z ewidencji księgowej firmy.
Dzięki automatyzacji procesów w zawodach finansowych, kontrolerzy i analitycy zyskują przede wszystkim czas na usprawnianie swoich dalszych działań. Czas i potencjał uwolniony w wyniku automatyzacji i optymalizacji procesów sprawozdawczych może być np. spożytkowany na zadania dostarczające realnej wartości menadżerom, tj. pogłębiona analiza odchyleń, symulacje what-if czy komentarze i rekomendacje eksperckie.
Katalog usprawnień i innowacji jest otwarty, dzięki czemu praktycznie w każdej firmie można znaleźć obszary lub procesy, które mogą zostać udoskonalone. Dwa podstawowe kierunki optymalizacji procesów finansowych i sprawozdawczych to automatyzacja zadań (interfejsy i powtarzalne mechanizmy przetwarzania danych zastępujące ręczną pracę i eliminujące ryzyko błędu) oraz poprawa komunikacji i przepływu informacji.
Co można zautomatyzować w firmie?
Przejdźmy teraz do usprawnień opartych na systemach. Przykładem będzie rozwiązanie z obszaru automatyzacji budżetowania i prognozowania. Rola budżetów i prognoz systematycznie rośnie w przedsiębiorstwach, a kierunek Data Driven Company wyznacza trendy nowoczesnego zarządzania. Praktycznie każda firma tworzy budżet, większość dokonuje śródrocznych rewizji i aktualizacji określanych czasem jako scenariusz Latest Estimate. Uzyskanie odpowiedniej jakości danych planistycznych wymaga zaangażowania w proces menadżerów operacyjnych.
Budżet stworzony przez controlling będzie tylko budżetem controllingu – jeżeli oczekujemy od menadżerów identyfikacji z celami i założeniami przyjętymi w budżecie, konieczne jest ich włączenie w proces jego powstawania. Umożliwienie równoległej pracy kilkunastu lub kilkudziesięciu właścicieli budżetów oraz zapewnienie odpowiedniego przepływu danych i parametrów w procesie często przekracza możliwości arkusza kalkulacyjnego.
Przygotowanie i aktualizacja formularzy budżetowych, konsolidacja budżetów cząstkowych, archiwizacja i zarządzanie różnymi wersjami plików stanowi często istotne obciążenie dla zespołu controllingu. W efekcie często brakuje czasu na pogłębioną analizę danych czy przygotowanie wniosków i rekomendacji na potrzeby prezentacji budżetu zarządowi. Z tego względu firmy coraz częściej decydują się na wdrożenia specjalizowanych systemów, które umożliwiają skonfigurowanie modelu i procesu budżetowego.
Duża ilość danych, złożone przekształcenia i rosnąca liczba zapytań ad-hoc sprawiają, że kontrolerzy i analitycy nierzadko poświęcaj nawet 80-90% swojego czasu na obróbkę danych, dochodząc w wielu przypadkach do krawędzi możliwości arkusza kalkulacyjnego. Jeżeli wyłącznym problemem jest obróbka dużych ilości danych, odpowiednim rozwiązaniem może być wdrożenie „samoobsługowych” rozwiązań Business Analytics, tj. QlickView, Tableu czy PowerBI umożliwiających wielowymiarową analizę danych.
Jednak tam, gdzie pojawia się potrzeba zaawansowanego przetwarzania danych – stworzenia reguł alokacji czy absorbcji kosztów, budowy dedykowanych modeli analizy odchyleń budżetowych czy innych reguł rachunkowości zarządczej – lepszym rozwiązaniem będzie wdrożenie dedykowanego systemu do raportowania zarządczego (najlepiej takiego, które umożliwia jednocześnie integrację danych Actual, Budget i Forecast).
Technologii nie trzeba się bać
Wdrożenie innowacji w zakresie systemów kontrolingowych wpływa zwykle pozytywnie na jakość prezentowanych danych oraz buduje pozycję i zaufanie do działu controllingu. A podjęcie inicjatywy wdrożenia owocuje zdobyciem wielu nowych doświadczeń i rozwojem osobistym. Dlatego pracując w zawodach finansowych nie należy obawiać się automatyzacji.
Nadeszły czasy sztucznej inteligencji, która może wspomóc zarządzanie firmą, między innymi w zakresie budżetowania czy prognozowania, lecz rosnąca popularność systemów, które usprawniają raportowanie, budżetowanie czy prognozowanie nie ograniczy zapotrzebowania na pracę kontrolerów czy analityków finansowych. Informatyzacja procesów controllingowych jest jednak olbrzymią szansą na poprawę jakości i efektywności pracy zespołów finansowych.
