System działa. Dokładnie. Bardzo dokładnie. Trudniej odpowiedzieć na pytanie, czy dostarcza więcej użytecznej informacji niż przed wdrożeniem.
Od Excela do trzeciego miejsca po przecinku
Do niedawna raportowanie zarządcze w Altovera Group prowadzone było w Excelu. P&L prezentowano według rynków, kanałów dystrybucji oraz pięciu głównych grup asortymentowych. Koszty marketingu, sprzedaży i ogólnego zarządu rozdzielano na segmenty biznesowe kluczem sprzedaży.
– To było wystarczające do podejmowania decyzji – przyznaje jeden z menedżerów. – Ale zarząd uznał, że chcemy widzieć więcej.
Nowe rozwiązanie miało zlikwidować „czarną skrzynkę” alokacji. Każdy koszt miał mieć swoją historię. Każda faktura — pełną ścieżkę przypisania.
Każda faktura ma swoją historię
Nowy model prowadzi alokację na poziomie pojedynczego dokumentu księgowego. Nie tylko dla kosztów sprzedaży i ogólnego zarządu, ale także dla pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych oraz kosztów finansowych — aż do poziomu zysku netto.
– Dziś możemy wyświetlić pełny P&L dla konkretnego klienta albo jednego produktu – mówi Krzysztof Maj, dyrektor controllingu. – Widzimy dokładnie, jakie obciążenia zostały do niego przypisane. Nic się nie ukrywa.
Model wykonuje sześć kolejnych przebiegów alokacji, zgodnie ze strukturą sprzedaży i grup produktowych. Na każdym etapie rozliczana jest jednak pojedyncza faktura lub dokument księgowy. W efekcie z jednego dokumentu potrafi powstać kilkanaście tysięcy rekordów alokacyjnych.
Szczegółowość rozliczeń sięga 0,001 grosza.
Gdy szczegół zaczyna przesłaniać obraz
Nowe możliwości szybko znalazły swoich entuzjastów.
– Lubię sobie teraz zajrzeć w szczegóły – mówi Piotr Zieliński, menedżer odpowiedzialny za jeden z rynków. – Mogę sprawdzić, skąd się wzięły liczby. Czasem widzę rzeczy, które obiektywnie nie mają większego sensu.
Jako przykład podaje fakturę za kampanię reklamową w polskim radiu, przypisaną do klienta zagranicznego.
– To było 6,53 zł jako obciążenie całego kraju – dodaje. – Z punktu widzenia biznesu to kompletnie niematerialne. Nikt nie będzie na tej podstawie podejmował decyzji. Ale skoro już mamy taką szczegółowość, to człowiek mimowolnie zaczyna na to patrzeć.
Jak przyznaje, coraz więcej czasu zajmuje dziś analiza detali, które nie wpływają na wynik, a coraz mniej rozmowa o tym, co faktycznie napędza rentowność.
Controlling uspokaja: alokacja to przybliżenie
W controllingu podchodzą do takich uwag ze spokojem.
– Cieszy nas, że menedżerowie zaglądają w dane i korzystają z nowych możliwości – odpowiada Krzysztof Maj. – Trzeba jednak pamiętać, że alokacja nigdy nie będzie doskonała. To zawsze jest pewne przybliżenie.
Problem w tym, że mimo ogromnej szczegółowości technicznej, w samej logice rozliczeń zmieniło się niewiele. Ewidencja kosztów nadal prowadzona jest w dużej mierze na kontach ogólnych. Część kosztów, które dałoby się przypisać do konkretnych rynków czy kanałów, wciąż trafia do wspólnej puli.
Uzasadnienie? Byłoby to zbyt skomplikowane dla księgowości.
– Model alokacji to narzędzie controllingowe – słyszymy nieoficjalnie. – Zmiany w ewidencji kosztów to osobny temat. Może wrócimy do niego później.
Dziś około 90% kosztów nadal rozliczanych jest kluczem sprzedaży.
Technologia, która się nie waha
Z technicznego punktu widzenia projekt robi wrażenie.
– Przetwarzamy miliardy rekordów rocznie – mówi Michał Nowak, architekt rozwiązania w dziale IT. – Jedno przeliczenie miesiąca trwa około 16 godzin na najnowszym sprzęcie.
System działa na dedykowanej infrastrukturze serwerowej. Jednorazowe przeliczenie alokacji pochłania — jak żartują w IT — „więcej prądu niż przeciętne gospodarstwo domowe przez kilka dni”.
– Ale jesteśmy gotowi na skalowanie – dodaje Nowak. – Jeśli firma urośnie, model też to udźwignie.
Czy większa dokładność daje lepszą informację?
W Altovera Group wszyscy podkreślają, że nowy system to krok w dobrą stronę. Jest transparentny, audytowalny i technologicznie zaawansowany. Pozwala zajrzeć w koszty głębiej niż kiedykolwiek wcześniej.
Jednocześnie większość decyzji wciąż opiera się na tych samych kluczach, co przed wdrożeniem. Dane źródłowe nie stały się bardziej szczegółowe — za to ich rozliczenie stało się ekstremalnie precyzyjne.
System liczy wszystko.
Pytanie tylko, czy to, co policzone najdokładniej, jest jednocześnie najważniejsze.
