Czy warto wydawać pieniądze na systemy IT w controllingu?
Jako CEO, CFO albo dyrektor controllingu to Ty musisz zdecydować, czy inwestycja w systemy IT ma sens w Twojej organizacji. Taka decyzja nie powinna opierać się na technologicznych trendach, lecz na analizie procesów, problemów, kosztów operacyjnych oraz oczekiwanych korzyści biznesowych.
Nikt nie podejmie tej decyzji za Ciebie. Poniższe przykłady mogą jednak pomóc Ci ocenić, w jakich warunkach system IT staje się narzędziem realnie wspierającym controlling, a kiedy jego wdrożenie może pozostać jedynie kosztowną inwestycją.
1. Due diligence bez nerwów
Zwykle przy due diligence zaczyna się wyścig z czasem. Ktoś szuka właściwego arkusza, ktoś inny sprawdza, czy liczby w raportach się zgadzają, a kolejne wersje plików zaczynają krążyć między działami.
Tutaj było inaczej. Fundusz inwestycyjny otrzymał szybki i przejrzysty dostęp do wyników, marż operacyjnych, budżetów, prognoz oraz planów. Wszystkie dane znajdowały się w jednym systemie, były spójne i gotowe do analizy. Bez ręcznego uzupełniania braków, plątaniny arkuszy i nerwowego sprawdzania każdej liczby.
Dla mnie to jeden z najlepszych przykładów tego, jaką wartość może przynieść dobrze wdrożony system. Choć, oczywiście, cały ten sukces to w dużej mierze zasługa wizji i determinacji klienta, który przez kilkanaście miesięcy konsekwentnie przeprowadzał cyfrową rewolucję w finansach i controllingu. System był narzędziem, uporządkował dane i procesy, ale wszystko zaczęło się o decyzji o zmianie.
2. Koniec klejenia Exceli w HR
Sześćdziesięciu menedżerów i jeden proces budżetowania HR, wakaty, podwyżki, premie i dziesiątki zaangażowanych osób – co może pójść nie tak? W tradycyjnym modelu oznacza to ręczne dzielenie danych, pilnowanie uprawnień oraz sprawdzanie, czy każdy menedżer widzi właściwych pracowników. Na końcu pozostaje jeszcze zebranie i połączenie kilkudziesięciu arkuszy Excela.
W tym przypadku cały proces został przeniesiony do jednego systemu. Menedżerowie mogli pracować na odpowiednich danych, budżet przechodził kilka kolejnych iteracji, a osoby odpowiedzialne za proces miały stały podgląd jego statusu. System pozwalał również szybko przygotowywać dodatkowe symulacje i analizy.
Ten projekt otrzymuje ode mnie srebrny medal, ponieważ dotyczył problemu, z którym każdego roku mierzy się wiele organizacji. Zamiast jednak uporządkować proces, firmy często próbują ratować się kolejnymi formułkami i bardziej skomplikowanym Excelem.
3. Konsolidacja od zera przy minimalnych zasobach
Kolejny przykład to projekt konsolidacyjny, w którym cały proces trzeba było zaprojektować i zbudować niemal od podstaw.
W ostatnich latach zrealizowaliśmy kilka projektów konsolidacyjnych – od raportowania giełdowego, przez fundusze zagraniczne, po zarządcze konsolidacje w grupach działających na wielu kontynentach. Ten przypadek był jednak szczególny: organizacja typu family office, niewielki zespół centralny i jeden CFO odpowiedzialny za raportowanie blisko stu spółek.
W tym projekcie nie byliśmy wyłącznie dostawcą systemu. Wspólnie z klientem zaprojektowaliśmy proces konsolidacji od A do Z, tak aby comiesięczne raportowanie odbywało się możliwie automatycznie i przewidywalnie. Projekt jeszcze trwa, ale pierwsze raporty są już dostępne w systemie.
4. Cichy bohater – budżet, który po prostu działa
Nie wszystkie dobre projekty są spektakularne. Tym razem przytoczę przykład firmy ubezpieczeniowej. Rok wcześniej wdrożyliśmy w niej model alokacji kosztów zbudowany we FlexiEPM. Kolejnym krokiem było jego rozszerzenie o budżetowanie sprzedaży, składkę przypisaną i koszty działalności. Po trzech miesiącach spokojnej pracy i uporządkowanego procesu budżetowego controlling przeprowadził cały proces bez nerwów, gaszenia pożarów i improwizacji.
Ten projekt bardzo dobrze pokazuje jedną rzecz. Jeżeli model biznesowy nie jest przesadnie złożony, a procesy w organizacji dobrze poukładane, system nie próbuje opanować chaosu, a wzmacnia porządek, który już istnieje. Dzięki temu takie wdrożenie przebiega szybciej, sprawniej i wymaga mniejszego wysiłku.
5. Quick win, który realnie zmienia raportowanie
Na koniec przykład, który lubię najbardziej, czyli quick win. To projekty, które nie wymagają od klienta dużej pracy ani wysokich kosztów, a mimo to realnie zmieniają comiesięczne raportowanie.
Tak wygląda wiele wdrożeń IFRS 16. W tym przypadku mowa o grupie kapitałowej obejmującej kilkanaście spółek i około stu umów leasingu oraz najmu. Dane trafiają do prostych formularzy, system wykonuje potrzebne kalkulacje, a na końcu generuje gotowe dekrety do zaksięgowania wyceny.
Można by powiedzieć, że to projekt bez historii czy wielkich zwrotów akcji, ale właśnie dlatego działa tak dobrze. Proces, który wcześniej wymagał ręcznej pracy, staje się prosty i powtarzalny. A co najważniejsze, takie rozwiązania najczęściej zdobywają uznanie działów księgowych.
To tylko kilka wymienionych projektów, które realizujemy wspólnie z klientami. Warto jednak przy tym podkreślić: to nie są nasze sukcesy. Każda zmiana zaczyna się wewnątrz organizacji – od potrzeby działania, jasno określonej wizji i odwagi, by przeprowadzić projekt do końca. My zapewniamy technologię i oferujemy doświadczenie. Nic więcej i jednocześnie bardzo wiele.
Jeżeli takie podejście jest Ci bliskie, chętnie pomożemy Twojej organizacji zrealizować podobne cele i osiągnąć satysfakcjonujące rezultaty.
