CDN Optima
Import danych z modułów GL oraz BI systemu ERP
FMCG
Kompletny model controllingu producenta kosmetyków
Agile
Złożone rozwiązanie jako efekt serii zwinnych projektów
HR
Planowanie zatrudnienia i wynagrodzeń
Szczegóły projektu
- Modyfikacja budżetowania sprzedaży w celu poprawy dokładności budżetów i prognoz
- Zaangażowanie menedżerów w planowanie popytu i zarządzanie kluczowymi parametrami
- Automatyzacja wyników finansowych zgodnych z raportowaniem zarządczym
- Skrócenie procesu zamknięcia miesiąca o 4 dni oraz budżetowanie ponad 300 pracowników
Wyzwanie
Efektywne zarządzanie controllingiem w dynamicznie rozwijającej się firmie kosmetycznej
Torf Corporation, polski producent kosmetyków, prowadzi szeroko zakrojoną działalność w branży kosmetycznej, produkując ponad 2,5 miliona produktów miesięcznie i dostarczając je do sieci handlowych oraz drogerii w Polsce i Europie Środkowo-Wschodniej. Tołpa, znana polska marka pielęgnacji twarzy dla kobiet i mężczyzn, oraz wiodący producent past do zębów pod markami własnymi w Europie Środkowo-Wschodniej, jest częścią Torf Corporation.
- W związku z rosnącą sprzedażą oraz presją na poprawę rentowności operacyjnej, zarząd firmy dostrzegł potrzebę usprawnienia procesów controllingu oraz raportowania wyników, aby sprostać zwiększonym wymaganiom dotyczącym transparentności i dokładności informacji zarządczych
- W 2017 roku, po przejęciu większościowych udziałów przez fundusz Resource Partners, wzrosły również oczekiwania interesariuszy co do transparentności raportowania i terminowości zamknięć okresowych, co skłoniło Dyrektora Finansowego do wdrożenia nowoczesnych narzędzi controllingu.
Następstwem tej decyzji był konsekwentnie realizowany program zmian. Objął on reorganizację struktury zespołu i podziału obowiązków, optymalizację sposobu korzystania z systemu ERP oraz wdrożenie narzędzi usprawniających pracę controllingu i księgowości.
Rozwiązanie
Wdrożenie FlexiEPM jako kompleksowego systemu controllingu i raportowania
Pierwszym punktem na mapie drogowej firmy było udoskonalenie procesu raportowania zarządczego. Dobre zrozumienie rentowności klientów i produktów pomogło firmie utrzymać ścieżkę rentownego wzrostu. Uzyskanie raportów rentowności nie było możliwe bezpośrednio z modułu Business Intelligence systemu ERP.
- W świetle tego wyzwania idealnie sprawdziły się elastyczne możliwości integracji FlexiEPM, które pozwoliły na połączenie danych z rejestrów sprzedaży, ewidencji księgowej, raportów produkcyjnych oraz kartotek systemu ERP w spójnym modelu controllingowym.
- W rezultacie FlexiEPM dostarczył menedżerom i właścicielom niezbędnych informacji na temat rentowności sprzedaży. Przetwarzanie danych odbywa się na najniższym poziomie szczegółowości (produkt i klient). Dzięki temu możliwa jest elastyczna konsolidacja wyników do poziomu marki, linii produktowej czy kanału dystrybucji.
- Obecnie Zarząd i menedżerowie sprzedaży mają pełną transparentność wpływu poszczególnych składowych na ostateczną wartość EBITDA.
Dodatkowo, wdrożenie systemu raportowania zarządczego zainicjowało zmiany w procesie zamknięcia miesiąca. FlexiEPM zoptymalizował sposób naliczania i księgowania rezerw na rabaty retrospektywne i koszty promocji. Rozwiązanie pozwala w pełni ujmować w wynikach odroczone koszty bezpośrednio powiązane ze sprzedażą bieżącego okresu.
Optymalizacja narzędzi analizy kosztów produkcji
Widząc zapotrzebowanie na pogłębioną analitykę ze strony Działu Planowania Produkcji CFO zdecydował o rozbudowaniu systemu o możliwość szczegółowego raportowania kosztów produkcji. Model analizy kosztów bezpośrednich zapewnia obecnie pełną transparentność kosztów i odchyleń produkcyjnych. Kalkulacje i raporty przetwarzają receptury, koszty planowane i raporty zleceń produkcyjnych. Menedżerowie z łatwością mogą określić przyczyny ewentualnych odchyleń oraz podejmować niezbędne działania korygujące.
Budżetowanie i prognozowanie
Z inicjatywy CFO i Dyrektora Sprzedaży przeprowadzono modyfikacje w procesie budżetowania sprzedaży, mające na celu zwiększenie dokładności budżetów i prognoz. Ulepszenia te miały na celu poprawę wskaźników operacyjnych (plan sprzedaży dla Działu Produkcji) oraz finansowych (prognozowany poziom zysków i możliwość ustalania celów premiowych dla menedżerów).
Aby osiągnąć te założenia, konieczne było stworzenie modelu umożliwiającego pełne zaangażowanie menedżerów operacyjnych w planowanie popytu na konkretne produkty. Jednocześnie system musiał pozwalać na centralne planowanie kluczowych parametrów operacyjnych, takich jak cenniki, warunki handlowe, strategie promocji oraz koszty wytworzenia.
Model budżetowania i prognozowania wdrożony przez FlexiEPM został całkowicie dostosowany do procesów biznesowych i struktury organizacyjnej Torf Corporation. Każdy uczestnik procesu otrzymał dostęp do formularzy planistycznych odpowiadających jego roli w planowaniu, co umożliwia automatyczne generowanie wyników finansowych zgodnych z układem raportowania zarządczego. Dzięki temu monitorowanie realizacji budżetu stało się w pełni zautomatyzowane. Dodatkowo proces ten umożliwia realizację rewizji budżetu i prognoz śródrocznych w sposób, który minimalizuje obciążenie organizacji.
Korzyści
Zwiększona transparentność, efektywność i kontrola nad procesami finansowymi i operacyjnymi
Wdrożenie FlexiEPM przyniosło Torf Corporation znaczące korzyści biznesowe:
- Pełna transparentność rentowności sprzedaży: Dzięki integracji danych sprzedażowych, księgowych i produkcyjnych w jednym systemie, zarząd i menedżerowie zyskali możliwość śledzenia rentowności na poziomie produktu, klienta, marki czy kanału dystrybucji. Informacje te wspierają podejmowanie decyzji, które mają realny wpływ na wartość EBITDA.
- Optymalizacja procesu zamknięcia miesiąca: FlexiEPM umożliwił usprawnienie naliczania i księgowania rezerw oraz pełne odzwierciedlenie kosztów odroczonych związanych z bieżącą sprzedażą. W efekcie czas zamknięcia miesiąca został skrócony o około 4 dni, co pozwala na szybsze i bardziej precyzyjne raportowanie wyników finansowych.
Analiza kosztów produkcji i odchyleń: Rozbudowany moduł analizy kosztów zapewnia pełną kontrolę nad kosztami produkcyjnymi i odchyleniami od kosztów planowanych, co umożliwia menedżerom szybkie identyfikowanie przyczyn odchyleń oraz podejmowanie działań korygujących.
Precyzyjne budżetowanie i prognozowanie: FlexiEPM pozwala na tworzenie dokładnych budżetów i prognoz z zaangażowaniem menedżerów operacyjnych, co przekłada się na lepsze planowanie zasobów, zyski oraz wyznaczanie celów premiowych.
Dostosowanie do specyfiki branży kosmetycznej: FlexiEPM został skonfigurowany w pełnej zgodności ze strukturą biznesową Torf Corporation, co umożliwia automatyzację procesów raportowania oraz regularne rewizje budżetowe i prognozy śródroczne bez obciążania zespołu.
Wdrożenie FlexiEPM usprawniło zarządzanie informacjami menedżerskimi, zwiększyło dokładność i terminowość raportowania oraz stworzyło solidne podstawy dla dalszego, rentownego rozwoju Torf Corporation.
