Dane historyczne
Pełna historia zmian w całym okresie umowy
Audyt BIG4
Sprawozdania finansowe spółki badane przez audytora z firmy Big4
CDN XL
Kompletne księgowanie IFRS 16 zgodnie z wytycznymi jednostki dominującej
Self Service
Proces IFRS 16 obsługiwany end-to-end przez zespół Klienta
Szczegóły projektu
- Wycena IFRS 16 zawierająca ponad 40 miar finansowych wyliczanych co miesiąc dla każdej umowy
- Pomyślna migracja procesu IFRS 16 z narzędzi utrzymywanych przez kancelarię audytorską Big4
- Automatyczne przygotowanie dekretu księgowego zgodnie ze schematami wykorzystywanymi przez Spółkę
Wyzwanie
Zmiana dostawcy oraz efektywny proces rozliczenia IFRS 16
Spółka, korzystając z narzędzi IFRS 16 oferowanych przez jedną z firm audytorskich z grupy Big4, zauważyła konieczność zmiany dostawcy usług, by uniknąć konfliktu interesów wynikającego z przepisów o niezależności biegłego rewidenta.
Dotychczasowa współpraca zapewniała kompleksowe raportowanie i kalkulacje IFRS 16, ale zmiana dostawcy wiązała się z potrzebą płynnego przejścia oraz zminimalizowania zakłóceń w procesie wyceny i raportowania umów leasingowych.
Rozwiązanie
FlexiEPM jako nowe, kompleksowe narzędzie do obsługi procesu IFRS 16
W odpowiedzi na potrzeby spółki zaproponowaliśmy FlexiEPM– system, który obejmuje wszystkie aspekty zarządzania i wyceny umów IFRS 16, umożliwiając jednocześnie pełną autonomię finansowo-księgową. FlexiEPM pozwolił na zautomatyzowanie całego procesu IFRS 16 oraz dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb klienta w krótkim czasie wdrożenia.
Kluczowe elementy rozwiązania:
- Pełna integracja modułu IFRS 16 z systemem, bez konieczności zakupu dodatkowych licencji.
- Przyjazny interfejs użytkownika w środowisku Excel, umożliwiający szybki dostęp do wszystkich funkcji i raportów.
- Zautomatyzowane procesy, w tym przygotowanie dekretu księgowego zgodnie z wytycznymi grupy kapitałowej.
Przebieg projektu wdrożenia IFRS 16
Uruchomienie procesu IFRS 16 w nowym środowisku zajęło około 8 tygodni. Tyle czasu było potrzebne na wykonanie wszystkich niezbędnych zadań projektowych. Czas ten został wykorzystany na wdrożenie modułu w standardzie oferowanym przez Flexi, zaimportowanie danych historycznych oraz dopasowanie wybranych mechanizmów do specyficznych potrzeb Klienta.
Pełna integracja procesu IFRS 16:
Dzięki FlexiEPM spółka mogła przenieść cały proces obsługi i zarządzania IFRS 16 do wewnętrznego środowiska, eliminując konieczność korzystania z zewnętrznych narzędzi audytorskich. Moduł IFRS 16 został wdrożony na platformie Microsoft Azure, umożliwiając chmurową dostępność i wysokie standardy bezpieczeństwa.Migracja umów z dotychczasowego repozytorium IFRS 16
W tym celu wykorzystane zostały szczegółowe raporty udostępniane przez istniejące rozwiązanie w formie tabel Excel. Zdecydowano się na migrację wszystkich umów (aktywnych oraz zakończonych), tak by cała historia sprawozdawczości IFRS 16 dostępna była w jednym miejscu. Dane wejściowe dla niemal 600 umów zostały dostarczone przez Klienta w spójnym i uporządkowanym formacie, dzięki czemu transfer do nowego był względnie prosty.Kompleksowa migracja danych historycznych:
Największym wyzwaniem było wierne odwzorowanie historycznych zmian w umowach w nowym systemie. Aby zapewnić pełną historię wycen, należało odtworzyć zarówno bieżący, jak i archiwalny zestaw parametrów oraz harmonogramów płatności dla wybranych umów. Migracja danych IFRS 16 została przeprowadzona na stan z 31 marca 2023 roku, natomiast wszelkie późniejsze modyfikacje w umowach wprowadzono ręcznie podczas testowania systemu.Zaangażowanie zespołu Klienta i weryfikacja danych
W końcowej fazie projektu zespół Klienta został aktywnie włączony w proces uzgadniania danych. W większości przypadków wyceny wygenerowane przez dotychczasowe narzędzie oraz przez FlexiEPM były spójne, z nieznacznymi różnicami wynikającymi z zaokrągleń oraz drobnych rozbieżności w metodach wyliczania dyskonta. W przypadku około 10 umów pojawiła się konieczność bardziej szczegółowych wyjaśnień i dostosowania parametrów wycen w nowym systemie, szczególnie dla umów zawartych przed przejściem spółki na raportowanie według IFRS oraz dla umów uproszczonych zgodnie z uzgodnieniami z wcześniejszym audytorem.
Transparentne raportowanie i filtrowanie zmian w umowach: FlexiEPM umożliwia transparentne zarządzanie portfelem umów leasingowych. System automatycznie generuje notyfikacje dotyczące umów kończących się w najbliższym czasie, a także pozwala na szybkie filtrowanie i przeglądanie umów, które zmieniły się lub zostały zakończone.
Automatyzacja przygotowania dekretu księgowego: FlexiEPM automatycznie generuje dekret księgowy zgodnie ze schematami używanymi przez spółkę, co znacząco usprawnia proces księgowania i minimalizuje ryzyko błędów. System uwzględnia podział na część długo- i krótko-terminową oraz różne miary finansowe, jak wartość nominalna pozostałych opłat leasingowych i dyskonto przyszłych odsetek.
Elastyczne opcje licencjonowania: Spółka płaci wyłącznie za wykorzystywane funkcje FlexiEPM, co pozwala na efektywne zarządzanie kosztami. System oparty jest na subskrypcyjnej strukturze opłat, dzięki czemu klient ma pełną elastyczność w rozbudowie systemu bez konieczności inwestowania w niewykorzystywane moduły.
Dzięki wdrożeniu tego narzędzia udało się przeprowadzić pełną migrację danych z istniejącego rozwiązania Big4, zaimportować historię umów i skonfigurować środowisko chmurowe na Microsoft Azure, co zapewniło wysoką dostępność i bezpieczeństwo danych.
Korzyści
Optymalizacja procesu, obniżenie kosztów i pełna kontrola nad raportowaniem IFRS 16
Niezależność od zewnętrznych dostawców: FlexiEPM zapewnił zespołowi księgowemu pełną kontrolę nad procesem IFRS 16, eliminując zależność od zewnętrznych audytorów i związanych z tym kosztów. Spółka zyskała pełną niezależność operacyjną, mogąc zarządzać procesem IFRS 16 wewnętrznie, bez konieczności korzystania z zewnętrznych dostawców.
System wykorzystywany jest przez osoby z działów operacyjnych (wprowadzanie nowych umów i ewidencja zmian w istniejących umowach) oraz finansowo-księgowych (weryfikacja wycen, raportowanie i analiza danych i przygotowanie informacji do księgowania wyceny IFRS 16).
W tym kontekście zapewnienia efektywnego przepływu informacji pomiędzy operacjami a księgowością niezwykle użyteczne są funkcjonalności systemu zapewniające:
- notyfikację o umowach kończących się w najbliższym okresie; pozwalają one reagować zgodnie z planami firmy odnośnie ich zakończenia bądź przedłużenia,
- transparentne raportowanie wszystkich zmian w umowach IFRS 16; w przypadku portfela około 500 aktywnych umów IFRS 16 możliwość szybkiego odfiltrowania nowych kontraktów, umów, które zmieniły się lub zostały zakończone w bieżącym okresie jest kluczowa dla sprawnej analizy i weryfikacji danych,
- czytelne raporty pokazujące ponad 40 różnych miar finansowych (odpowiadających różnym pozycjom sprawdzania finansowego i not objaśniających) w sposób zrozumiały dla wszystkich użytkowników.
- Automatyzacja księgowania:
Elastyczność i szczegółowość kalkulacji zapewnianych przez FlexiEPM została wykorzystana do automatyzacji procesu księgowania wycen IFRS 16 zgodnie z nowymi wytycznymi Grupy Kapitałowej. W poprzednim rozwiązaniu polecenie księgowania było przygotowywane ręcznie na podstawie raportów i wycen dostarczanych w postaci tabel Excel. FlexiEPM pomógł istotnie usprawnić ten element procesu zamknięcia miesiąca.
Obecnie system automatycznie generuje dekret księgowy (polecenie księgowania) zgodnie z wytycznymi grupy oraz strukturą zakładowego planu kont spółki. Księgowanie zobowiązania IFRS 16 uwzględnia podział na część długo- i krótko-terminową oraz wartość nominalną pozostałych opłat leasingowych, oraz dyskonto przyszłych odsetek.
FlexiEPM stał się centralnym narzędziem do obsługi IFRS 16, które w pełni wspiera spółkę w raportowaniu zgodnym z wytycznymi, jednocześnie redukując koszty, zwiększając efektywność operacyjną i zapewniając pełną kontrolę nad procesem od początku do końca.
