Zarząd spółki Proximet S.A. poinformował o kolejnych usprawnieniach operacyjnych realizowanych w ramach programu optymalizacji procesów i wdrażania zasad LEAN. Jak wynika z opublikowanego komunikatu prasowego, spółka zakończyła właśnie implementację zaleceń wynikających ze szczegółowego audytu zadań realizowanych przez pracowników Działu Controllingu.
Przeprowadzone badanie czasu pracy wykazało, że najbardziej czasochłonną aktywnością zespołu było oczekiwanie na otwarcie oraz przeliczenie plików Excel wykorzystywanych w raportowaniu zarządczym. Zgodnie z wynikami analizy przedstawionej przez firmę doradczą Advisio Partners, niemal 42% łącznego czasu pracy controllingu stanowiło oczekiwanie na zakończenie procesów technicznych po stronie arkusza kalkulacyjnego.
W tym czasie Excel otwierał pliki, przeliczał formuły lub odświeżał łącza, a komputery pracowników pozostawały praktycznie zablokowane, uniemożliwiając realizację innych zadań. Czas ten, choć niezbędny z punktu widzenia funkcjonowania narzędzi analitycznych, nie był alokowany do żadnego procesu operacyjnego.
W ujęciu tygodniowym oszacowano przeciętnie ponad 3 000 minut czasu pracy zespołu, które nie były bezpośrednio przypisane do żadnego obszaru odpowiedzialności procesowej.
Przykładowo, otwarcie pliku zawierającego comiesięczny raport zarządczy, odpowiadającego jednocześnie za alokację kosztów oraz obejmującego dane historyczne z ostatnich pięciu lat, trwało przeciętnie 48 minut. W trakcie zamknięcia miesiąca plik ten był otwierany lub odświeżany średnio 8,5 raza, przy czym w przypadku księgowań dodatkowych rezerw liczba przeliczeń potrafiła wzrosnąć nawet do 15–16 iteracji w ramach jednego procesu.
– To nie jest kwestia kompetencji zespołu, tylko skali i złożoności narzędzi, z których korzystamy – komentuje Anna Kaczmarek, CFO Proximet S.A. – Nie planowaliśmy i nie planujemy redukcji zatrudnienia. Wszystkie role w controllingu są potrzebne. Jednocześnie uznaliśmy, że długotrwałe utrzymywanie nieprzypisanego czasu pracy nie jest spójne z przyjętym modelem zarządzania efektywnością zasobów.
LEAN w praktyce: nowy model wykorzystania czasu pracy controllingu
W odpowiedzi na wyniki analizy zarząd spółki podjął decyzję o pilotażowym wdrożeniu alternatywnego modelu wykorzystania dostępnych zasobów kompetencyjnych, polegającego na czasowym oddelegowaniu pracowników działu controllingu na 3/8 etatu do działu kontroli jakości.
Nowa alokacja obowiązuje od ubiegłego miesiąca i obejmuje wszystkie przestoje techniczne, w których pracownicy oczekują na zakończenie procesów przeliczeniowych oraz odświeżenie łączy w wykorzystywanych plikach. W tym czasie pracownicy przechodzą do zlokalizowanej w bezpośrednim sąsiedztwie biura hali produkcyjnej i realizują zadania właściwe dla działu kontroli jakości.
Zmiana została ujęta w modelu controllingowym spółki, a odpowiednia część kosztów wynagrodzeń zespołu jest obecnie rozliczana w kosztach wytworzenia produktów.
– Zamiast klasyfikować oczekiwanie jako nieefektywność w obszarze kosztów ogólnych, zdecydowaliśmy się włączyć ten czas w realne wsparcie działalności operacyjnej – wyjaśnia Marek Dąbrowski, Dyrektor Operacyjny Proximet S.A.
Controlling bliżej biznesu dzięki zwiększonej obecności na produkcji
Jak podkreśla spółka, dodatkowym efektem wdrożenia nowego modelu pracy jest wzmocnienie integracji controllingu z procesami operacyjnymi, w szczególności w obszarze produkcji. Pracownicy zespołu realizują zadania z zakresu kontroli jakości bezpośrednio w miejscu powstawania wyrobów.
– Zwiększona ekspozycja na procesy operacyjne pozwala nam lepiej rozumieć źródła odchyleń, które następnie analizujemy w raportach – mówi Paweł Nowicki, Starszy Kontroler Finansowy. – To perspektywa, która w naturalny sposób uzupełnia analizę danych finansowych.
Dodatkowe zasoby dla kontroli jakości bez zwiększania zatrudnienia
Dział kontroli jakości odnotował pierwsze wymierne korzyści wynikające z wdrożonego rozwiązania. We współpracy z zespołem controllingu uruchomiono nowe narzędzie do ewidencji braków oraz wyników kontroli, oparte na arkuszu Excel zintegrowanym z raportowaniem finansowym spółki. Jednocześnie uporządkowano część dokumentacji procesowej oraz procedur kontrolnych.
Zmiany bez wpływu na ciągłość raportowania i jakość danych
Zarząd Proximet S.A. informuje, że zmiana alokacji czasu pracy nie wpłynęła negatywnie na funkcjonowanie organizacji. Raporty controllingowe są przygotowywane zgodnie z harmonogramem, a jakość danych pozostaje na niezmienionym poziomie.
– Rozwiązanie zostało zaprojektowane w sposób, który nie wpływa na terminowość raportowania ani na jakość danych. Brak wpływu na ciągłość raportowania został przez nas uznany za potwierdzenie poprawności przyjętych założeń projektowych – podsumowuje Anna Kaczmarek. – To przykład, że efektywność nie zawsze oznacza szybsze narzędzia. Czasem oznacza inne spojrzenie na to, co robimy w czasie, gdy narzędzia pracują za nas.
Spółka zapowiada, że w kolejnych etapach programu optymalizacji procesów podobne analizy mogą objąć również inne obszary organizacji.
